AAU logo

AAU Håndbogen

Studerendes rejser

Regler for studerendes rejser

Publiceret: 06.12.2017 (Sidst ændret: 05.02.2018)

Print som pdf

Indhold

Tilskud til studerendes rejser 

Mange studerende på AAU foretager i deres studietid rejser i ind- og udland i relation til deres studie på AAU. AAU ønsker at støtte denne aktivitet, efter individuel godkendelse.

Der kan være tale om studierejser, ekskursioner, deltagelse i konferencer og seminarer, PR-aktiviteter m.v.

AAU’s muligheder for at give studerende rejsetilskud er reguleret i en række love, bekendtgørelser m.v.

Ansatte Ph.D.’er anses i denne sammenhæng ikke som studerende, idet de er omfattet af tjenesterejsecirkulæret (som gælder alle ansatte på AAU).

Den rejseaktivitet som kan støttes skal have en umiddelbar relation til studiet og AAU og den studerende skal være indskrevet på AAU.

Hvis den studerendes ansøgning om rejsetilskud godkendes af AAU, kan det foretages på to forskellige måde:

1. Ansættelse som studentermedhjælper

Den studerende ansættes som studentermedhjælper og får løn i minimum den periode om rejsen varer.

Den studerende vil i ansættelsesperioden – i sin egenskab som studentermedhjælper - være omfattet af tjenesterejsecirkulæret og AAU kan betale rejseomkostninger i samme omfang som for øvrige ansattes tjenesterejser, herunder km-penge, time- og dagpenge, udokumenteret natophold.

De rejseomkostninger som AAU betaler for/til den studerende i ansættelsesperioden – i sin egenskab som studentermedhjælper - er skattefri for den studerende. AAU indberetter udbetalte diæter (km-penge, time- og dagpenge, udokumenteret natophold) til SKAT.

Der kan ikke udbetales rejseforskud, men rejseudgifter (f.eks. flyrejse, hoteludgift) kan evt. forudbetales.

2. Uden ansættelse som studentermedhjælper

Hvis den studerende ikke er ansat som studentermedhjælper i den periode som rejsen varer, kan AAU refundere dokumenterede faktiske rejseomkostninger (efter faktura)

D.v.s. omkostninger som:

  • flybillet, togbillet, busbillet
  • hotelregning
  • taxa
  • nødvendige vaccinationer

Der kan ikke udbetales km-penge, time- og dagpenge, udokumenteret natophold.

Der kan dog ydes refusion af udgifter til studenters kørsel i privat bil. Refusionen størrelse beregnes ved antal km x  indeværende års lave km.-sats = refusionen.

I RUS’s rejseafregning indsættes refusionen af kørslen i privat bil under ”Opret” og under ”Udlæg”. I feltet ”Beløb” skrives det beløb som ønskes refunderet. I feltet ”Omkostningstype” vælges: Studenters kørsel, refusion. I feltet ”Omk.-kommentar” skrives antal km. I feltet ”Formål/kommentar” skrives: dato, rute, formål med kørslen, samt evt. andre relevante oplysninger.

De omkostninger som AAU refunderer de studerende for indenlandske rejser er skattepligtig indkomst for den studerende og opgives af den studerende på dennes årlige selvangivelse.

AAU har ingen indberetningspligt.

For rejser i udlandet, Grønland og Færøerne er dog skattefri, hvis refusionen dækker sædvanlige udgifter til rejse mellem Danmark og studiestedet og rejseomkostninger jf. ovenstående.

Der kan ikke udbetales rejseforskud, men rejseudgifter (f.eks. flyrejse, hoteludgift) kan evt. forudbetales.

3. Elitestuderende

Ovennævnte gælder også for elitestuderendes rejser, dog således at også dokumenterede fortæringsudgifter (kost) kan refunderes (dog kan beløb ikke overskride den til enhver tid gældende sats for døgnsats for time- dagpenge).

Elitestuderendes rejseudgifter skal afholdes inden for tildelt stipendium.

22. november 2011

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til denne procedure, er du velkommen til at kontakte Økonomiafdelingens rejsekontor.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd