Udlægskasser

Indhold

Ansvaret for udlægskassen henlægges til lederen af den økonomiske ansvarlige enhed (herefter benævnt lederen) hvor udlægskassen er placeret. Lederen drager omsorg for, at midlerne opbevares på forsvarlig vis og kan, efter de i regnskabs-instruksens afsnit om delegation, bemyndigelse og strukturer delegere varetagelsen af udlægskassens funktioner til en eller flere fastansatte medarbejdere. 

Der gøres opmærksom på, at den/de person(er), der af lederen udpeges til at varetage udlægskassens funktioner ikke samtidig kan anvise udgiftsbilagene. I henhold til regnskabsinstruksens afsnit om attestation og anvisning påhviler det de budgetansvarlige (lederne af de økonomisk ansvarlige enheder) at sikre, at alle udgiftsbilag forsynes med kontering og godkendelse forud for en udbetaling. Kontering (attestation) og godkendelse (anvisning) skal altid ske af 2 medarbejdere i forening.

I tilfælde af ændringer vedr. attestations og anvisningsberettigede skal nye underskriftsblade fremsendes til hovedkassen. 

Lederen skal med passende mellemrum foretage kasseeftersyn. 

1. Afholdelse af udgifter 

Udlægskassen har alene til formål at afholde mindre beløb til dækning af afholdte udgifter til fragt og småanskaffelser af materiel. Udlægskassens forskudsbeløb fastsættes af regnskabschefen og lederen. 

Til eventuel udbetaling af á conto beløb benyttes særskilt blanket, som kan rekvireres i hovedkassen. Udlægskassens midler kan ikke benyttes til indfrielse af checks, ligesom forskud ikke må udbetales. Bilag, der opbevares i kassen, skal være attesteret og konteret. 
Ved eventuel kassedifference udfærdiges bilag, som skal attesteres af lederen. 

2. Særlige kasseforretninger 

Hvor særlige forhold gør sig gældende, kan der gives tilladelse til, at udlægskassen kan afholde udgifter til andre formål end de førnævnte. Tilladelsen hertil opnås gennem regnskabschefen.

3. Rekvirering af yderligere beløb 

Udlægskassen rekvirerer telefonisk yderligere beløb fra hovedkassen. Overførsel vil finde sted ved førstkommende transport til udlægskassen.

4. Tømning af kontantautomater

Al tømning af kontantautomater (kaffeautomater mv.) skal altid foretages at to hertil bemyndigede medarbejdere i forening.
Der skal i samarbejde med den ansvarlige for udlægskassen, ske optælling i umiddelbar forlængelse af tømningen, hvor bilag udarbejdes og underskrives af de to medarbejdere der har foretaget tømningen. Den ansvarlige for udlægskassen skal på samme bilag kvittere for at have modtaget de optalte- og på bilaget anførte kontanter. 

5. Regnskabsaflæggelse 

Udlægskassernes regnskab føres i en kasserapport, evt. i et Excel regneark.

I forbindelse med AUB’s kasseopfyldning returneres kasserapporten til hovedkassen sammen med udbetalte bilag. Hovedkassen indtaster bilagene i Kassebogen i ØSS. Bogholderiet afstemmer udlægskontoen. Kasserapport samt bilag indgår i Hovedkassens bilag og arkiveres med disse.

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til udlægskasser, er du velkommen til at kontakte Økonomiafdelingens Bogholderi.