AAU logo

AAU Håndbogen

Rejseforskud

Regler for udbetaling af rejseforskud

Publiceret: 12.12.2017 (Sidst ændret: 05.02.2018)

Print som pdf

Indhold

Anmodning om udbetaling af rejseforskud. l forbindelse med tjenesterejser kan der udbetales kontant forskud til ansatte ved AAU. 

Det kontante forskud kan benyttes til betaling af de tjenestelige udgifter, der er forbundet med rejsens gennemførelse. Der kan således udbetales forskud svarende til rejsens tjenestelige udgifter, som den rejsende selv skal betale kontant under rejsen. 

Der kan ikke udbetales forskud til betaling af regninger/fakturaer, som AAU (Økonomiafdelingen) betaler (f.eks. Via Travel-fakturaer, kursus/konferencegebyrer).

Forudbetalinger afholdt af den rejsende før afrejse kan også dækkes via forskud, dokumentation for afholdte udgifter skal vedhæftes rejseafregning med forskud på i RUS.

Det kontante forskud, er statslige midler, og kan kun bruges til tjenestelige udgifter. 
Kontant forskud udbetales på grundlag af opstartet rejse i rejsesystemet, hvor der oprettes forskud, der udfyldes jf. vejledning,sendes til godkendes og godkendes.

HUSK, at det er forskuddet, der skal sendes til godkendelse og godkendes ikke selve rejsen. 

Økonomiafdelingen overfører efterfølgende rejseforskuddet til den rejsendes NEM-konto. 

Af hensyn til ekspeditionstiden på Rejsekontoret og hos pengeinstitutterne skal anmodningen om rejseforskuddet være Økonomiafdelingen i hænde senest 7 dage før rejsen påbegyndes. 

Afregning af forskud sker i forbindelse med endelig rejseafregning. Rejseafregningen skal afsluttes snarest og senest 10 arbejdsdage efter rejsens afslutning. Ved evt. tilbagebetaling af forskud vil den rejsende modtage opkrævning fra Rejsekontoret, når rejsen er endeligt opgjort. 

På grund af gentagne påtaler herom fra Rigsrevisionen må ansatte, der ikke overholder disse tidsfrister påregne:

  • at rejseforskud tilbageholdes ved førstkommende lønudbetaling
  • at rejseforskud ikke kan påregnes udbetalt ved fremtidige rejser


Studerendes ekskursioner og studierejser

Rejseforskud kan ikke udbetales til studerende. I forbindelse med studerendes ekskursioner m.v. vil forskud alene kunne udbetales, hvor en ansat indgår som forskudstager og dermed hæfter for beløbet, jf. de ovenfor anførte bestemmelser omkring afregning af rejseforskud.

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til denne procedure, er du velkommen til at kontakte Økonomiafdelingens rejsekontor.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd