AAU logo

AAU Håndbogen

Attestation og anvisning

Regler for attestation og anvisning

Publiceret: 12.12.2017 (Sidst ændret: 05.02.2018)

Print som pdf

Indhold

Aalborg Universitetet tegnes af rektor. Universitets indtægter fordeles således af rektor efter budgetteringsprincipper - godkendt af bestyrelsen. Fordelte indtægtsrammer kan alene disponeres af ansatte, der indenfor de enkelte økonomiske ansvarlige enheder er bemyndiget hertil - under iagttagelse af nedenstående regler omkring kontering (attestation) og godkendelse (anvisning).

Efter bemyndigelse fra rektor repræsenterer dekaner og universitetsdirektøren hovedområderne udadtil og varetager ledelsen af hver deres hovedområde.

Rektor har bemyndiget dekaner og universitetsdirektør til at udpege de medarbejdere, der har det daglige budgetansvar og dermed godkendelses-/anvisningsretten - indenfor hovedområdernes enkelte økonomisk ansvarlige enheder.

Det påhviler de budgetansvarlige (lederne af de økonomisk ansvarlige enheder) at sikre, at alle udgiftsbilag forsynes med kontering og godkendelse forud for en udbetaling. Kontering (attestation) og godkendelse (anvisning) skal altid ske af 2 uafhængige medarbejdere i forening.

Den budgetansvarlige (bemyndigelsesgiver) er bemyndiget til at uddelegere konterings- og godkendelsesretten, men bibeholder stadig den budgetansvarliges pligter og ansvar. Denne delegering kan ske indenfor hele - eller begrænsede dele af det tildelte budgetområde.

Kontering (attestation)

Kontering/attestation er den påtegning hvormed varen/ydelsen samt tilhørende bilag kontrolleres og konteres.

Kontering/attestation af bilag (såvel elektroniske som manuelle) foretages af hertil bemyndigede medarbejdere – som udgangspunkt, via universitetets økonomisystem.

Den budgetansvarlige har ansvaret for, at de personer der konterer/attesterer bilag, bliver instrueret om de generelle retningslinjer og interne kontroller for kontering/attestation.

Den, der konterer/attesterer et bilag påtager sig ansvaret for at sikre, at:

  • bilaget vedrører og er udstedt til AAU(valideres automatisk ved køb via FI&D).
  • gældende krav til fakturaer er overholdt (valideres automatisk ved køb via FI&D).
  • leverancen/ydelsen ikke tidligere er betalt (valideres automatisk ved køb via FI&D).
  • betalingsfrister og/eller eventuelle kasserabatter udnyttes (valideres automatisk ved køb via FI&D).
  • konteringen foretages på korrekt kontostreng og i den korrekte periode (periodisering).
  • øvrige interne retningslinjer/forskrifter er overholdt (eksempelvis moms-/repræsentations-regler m.v.).
  • eventuelle á conto betalinger er korrekt fradraget i slutopgørelsen.

Varemodtagelsen/-kontrollen sker på forskellige stadier alt efter hvordan indkøbet foretages. Ved indkøb foretaget via FI&D sker varemodtagelsen først, efter at konteringen er fundet sted, idet konteringen allerede sker ved en godkendt ordreafgivelse. Ved øvrige køb sker varemodtagelsen/- kontrollen typisk i forbindelse med kontering af fakturaen – dvs. før godkendelse/anvisning. I disse situationer skal den der konterer/attesterer fakturaen ligeledes sikre at:

  • varen/ydelsen er leveret og mængde, kvalitet og pris(er) er kontrolleret.
  • varen/ydelsen i øvrigt svarer til det aftalte (evt. jf. indkøbsrekvisition).

Samme kontrol foretages ift. indkøb via FI&D. Varemodtagelsen/-kontrollen registreres her dog elektronisk.

Godkendelse (anvisning)

Anvisning er den påtegning hvormed disponeringen godkendes. Bogføring og betaling sker ikke før godkendelse har fundet sted. Betaling sker først i forbindelse med en central udført frigivelses-proces.

Den, der godkender (anviser) et bilag påtager sig ansvaret for at sikre, at:

  1. dispositionen har hjemmel i en gyldig beslutning.
  2. der er budgetmæssig dækning for dispositionen.
  3. bilaget er behørigt konteret/attesteret og kan betales.

Ingen må foretage udbetalinger til sig selv/eget firma.

Såfremt godkendelseskompetencen er uddelegeret af den budgetansvarlige, skal denne som minimum foretage periodevis budgetkontrol - som en del af ledelsestilsynet hos enheden. Dette ledelsestilsyn skal sikre, at ovenstående ansvarsopgaver og pligter efterleves.

Dokumentationen, for den kontrol der er foretaget, skal opbevares af den budgetansvarlige, i 5 år, jfr. kassationsreglerne.

Konstateres der uregelmæssigheder i forhold til ovenstående, skal universitetets økonomidirektør informeres. Der vil efterfølgende blive iværksat undersøgelse af uregelmæssighederne. Resultatet heraf rapporteres direkte til rektor og universitetsdirektør.

Det er forudsat, at den budgetansvarlige har et tilstrækkeligt kendskab til forretningsgange i relation til dette regelsæt og løbende er ført ajour hermed.

Universitets økonomidirektør har ansvaret for at ajourføre reglerne for hvordan kontering (attestation) og godkendelse (anvisning) af bilag generelt skal tilrettelægges.

Kontakt og ansvar

Økonomiafdelingen

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd