AAU logo

AAU Håndbogen

Konferencer på AAU – moms og andre fokuspunkter

Her kan du læse om regler for, hvordan du håndterer blandt andet moms ved AAU-konferencer.

Publiceret: 14.12.2017 (Sidst ændret: 18.09.2019)

Print som pdf

Indhold

1. Formål

Formålet med denne vejledning er at sikre:

  • At der sker korrekt momshåndtering ved afholdelse af AAU-konferencer.
  • En ensartet budgettering og aflæggelse af konferenceregnskab.
  • At alle indtægter og omkostninger forbundet med konferencen er med i det endelige resultat.
  • Korrekt anvendelse af midler, hvorfor der er særlige opmærksomhedspunkter i forbindelse med budget og regnskab.
  • Fokus på udvalgte opmærksomhedspunkter vedrørende kontrakt med konferenceejer, eventuel PCO-kontrakt (Professional Conference Organiser).

2. Afgrænsning

Dette dokument skal hverken ses som en samlet eller udtømmende regelsæt om konferencer. Fokus er på konferencer og seminarer, der afholdes af AAU, og som har eksterne deltagere.

Reglerne handler kun om momsforhold ved konferencer afholdt i Danmark.
Det anbefales ikke at afholde konferencer i udlandet. Overvejer I som institut undtagelsesvis at afholde en konference i udlandet, skal I kontakte Økonomiafdelingen (ØA) kontaktes, inden I indgår aftaler mv.

Reglerne fokuserer kun på momsrelation i forhold til indtægter og udgifter, samt hvordan disse skal håndteres af AAU. Endvidere er der i reglerne fokus på opstilling af budget og regnskab samt resultat og dets anvendelse.

3. Typiske fokuspunkter, som kræver Kontraktenhedens og/eller Økonomiafdelingens involvering

Når der træffes beslutning om at afholde en konference, er der mange forhold, man skal være opmærksom på, blandt andre:

  • Hvem er juridisk konferenceholder? Er det AAU alene, som afholder konferencen, eller er det i samarbejde med andre eksempelvis universiteter, organisationer eller virksomheder? Arrangeres konferencen i samarbejde med andre, skal der laves en samarbejdsaftale. Momsmæssigt kan der imidlertid kun være én juridisk ansvarlig for konferencen. Er AAU juridisk ansvarlig for en konference, medfører dette en række forpligtigelser. Det skal derfor på forhånd vurderes, om AAU skal være den juridiske ansvarlige for en planlagt konference.
     
  • Kontrakt med konferenceejer. Der er mange kontraktlige forhold, som skal fokuseres på, derfor skal I søge rådgivning hos Kontraktenheden på kontrakt@adm.aau.dk. Der er også mange forhold omkring økonomi, og AAU’s forvaltningsmæssige regler, der skal fokuseres på, og I skal derfor søge rådgivning hos Økonomiafdelingen (ØA).
     
  • Benyttelse af PCO-kontrakt. Der kan være kontraktlige forhold, som Indkøbsenheden i ØA bør vurdere. Der kan ligeledes være økonomiske forhold i forbindelse med selve kontrakten, men også i forhold til afregning af indtægter og afholdelse af udgifter på AAU’s vegne, som skal sikres korrekt behandling. Økonomiafdelingen skal derfor involveres, inden der indgås aftaler og lignende. 
     
  • Hvordan skal indtægterne behandles momsmæssigt? Hvis der foretages en forkert momsmæssig vurdering, risikerer man i værste fald at miste 20 % af de beregnede indtægter. 
     
  • Hvordan kan udgifterne behandles momsmæssigt? Får man ikke planlagt konferencens udgifter korrekt i forhold til moms, kan man risikere at have 18,75 % større udgifter på bl.a. bespisningsomkostningerne (som ”ikke fradragsberettiget moms”).

4. Én juridisk ansvarlig

I forhold til SKAT kan der kun være én juridisk ansvarlig for en konference, hvad angår afregning af moms. Derfor er det vigtigt at gøre sig klart, hvem den juridisk ansvarlige er. Ikke mindst, når man samarbejder med andre, eksempelvis et andet universitet.

Som juridisk ansvarlig har man blandt andet ansvaret for:

Forpligtigelser over for myndigheder i forbindelse med konferencen, eksempelvis afregning af moms til SKAT.
Konferencens budget og regnskab, herunder anvendelse af midler.
Indgåelse af aftaler med leverandører og samarbejdspartnere (eksempelvis konferenceejer, PCO, sponsorer samt ”medarrangører”, der eksempelvis kan være et samarbejdende universitet)

AAU kan med andre ord arrangere konferencer på egen hånd og dermed være juridisk ansvarlig. Eller også kan AAU arrangere en konference i samarbejde med andre, typisk med et andet universitet. I en sådan situation kan AAU enten være juridisk ansvarlig eller ”blot” samarbejdspartner, hvilket betyder, at samarbejdsuniversitetet er juridisk ansvarligt. Endelig kan AAU være underleverandør til en organisation, som afholder konferencen.
 

4.1. Samarbejdsaftale mellem AAU og ekstern partner

Som nævnt ovenfor kan AAU i samarbejde med andre, fx et andet universitet, afholde en konference, hvor AAU er juridisk ansvarlig. Mellem AAU og de øvrige parter skal der udarbejdes en samarbejdsaftale, som det er vigtigt at få Kontraktenheden til at hjælpe med at udarbejde.

5. Økonomisk risiko

Inden et institut eller fakultet på AAU forpligtiger sig til at arrangere en konference, er det vigtigt, at det pågældende institut eller fakultet har overvejet, om man er klar til at påtage sig den økonomiske risiko, som en konference medfører. Selvom man forventer, at konferencen økonomisk bør hvile i sig selv, er det langt fra givet, at alt går som planlagt. Derfor bør den maksimale økonomiske risiko i tilfælde af aflysning i sidste øjeblik grundet force majeure eller lignende på forhånd beregnes og tages med i overvejelserne om, hvorvidt instituttet eller fakultetet ønsker at arrangere konferencen. Besluttes det at afholde konferencen, bør man ved indgåelse af aftaler i forbindelse med denne overveje, om AAU’s økonomiske risici kan begrænses.

6. Kontrakt med konferenceejer – opmærksomhedspunkter

De konferencer, som AAU afholder, kan være tildelt af en konferenceejer eksempelvis ICCM eller EUCA. 
Der er mange kontraktlige forhold, som skal fokuseres på, og derfor skal Kontraktenheden involveres. Der er også mange forhold omkring økonomi, og AAU’s forvaltningsmæssige regler, der skal iagttages, og derfor skal Økonomiafdelingen involveres. Nogle af de forhold som bl.a. har givet anledning til opmærksomhed fra Økonomiafdelingen side er:

  • Er størrelsen af deltagerbetaling (fee) bestemt af konferenceejer?
  • Hvis der skal betales et beløb til konferenceejer for at få lov til at afholde konferencen, kan AAU’s afregning til konferenceejer have betydning for konferencens økonomi.

    Eksempelvis:
  • Skal der afregnes en fast aftalt pris
  • Skal der afregnes en procent del af et evt. overskud 
  • Kan AAU beholde eksempelvis 10 % af de totale konferenceindtægter ud af evt. overskud, hvorefter rest af overskud skal afregnes til Konferenceejer
  • Skal der afregnes en procentdel af indtægterne
  • Opkræver konferenceejer et yderligere fee pr. deltager til organisationen

 

  • Overskudsbehandling mv.
  • Afholdelse af udgifter til ”keynote speakers”, fly, hotel mv.
  • Stiller konferenceejer krav om dækning af udvalgte personers rejseomkostninger?
  • Har konferenceejer krav omkring budgetteringsunderkategorier inden for indtægter og udgifter?

6.1. Er størrelsen af deltagerbetaling (fee) bestemt af konferenceejer?

Vær opmærksom på, om konferenceejer på forhånd har bestemt deltagerbetalingens størrelse.

Er der eksempelvis meldt følgende ud til to forskellige konferencer:
Konference 1: Deltagerbetaling, der skal opkræves, er fastsat til 500 EURO, hvad enten der skal opkræves moms eller ej.
Konference 2: Deltagerbetaling, der skal opkræves, er fastsat til 625 EURO inklusiv moms.

Dette har stor betydning for, hvilke netto indtægter (eksklusiv moms) man har til rådighed til at dække konferencens udgifter.

Hvis en konference er momspligtig, dvs. man skal afregne moms af sine indtægter, vil det have forskellig betydning i de to eksempler. Er konferencen momspligtig er det derfor vigtigt, at den pris (deltagerbetaling), der fastsættes i aftalen med konferenceejer, tager hensyn til, om konferencen er momspligtig. Det vil sige, at den pris der opkræves skal være inklusiv moms. Eksemplerne nedenfor viser sammenhængene:

  • Konference 1: Konferenceejer har fastsat en fee på 500 EURO. Der har ikke i aftalen med konferenceejer været taget hensyn til, at konferencen var momspligtig. Da der er momspligt af indtægterne, betyder det, at der kun vil være 400 EURO til rådighed i budgettet og regnskabet. De 100 EURO skal afregnes til SKAT.
  • Konference 2: Der er netop i dette eksempel taget hensyn til, at der skal opkræves moms af indtægter ifm. konferencen. Der skal opkræves 625 EURO som fee hos deltageren inklusiv moms. Deltagerbetalingen der netto (eksklusiv moms) skal medtages i budgettet og regnskabet er 500 EURO. De 125 EURO, som er momsen, afregnes til SKAT.

Mange konferenceejere er også opmærksomme på Value Added Tax (VAT), hvorfor de eksempelvis skriver følgende om VAT i deres kontakter (eksempler er ikke udtømmende). I nedenstående eksempler lægger konferenceejerne op til, at det er konferenceholderens ansvar at afregne momsen, hvorfor det netop er vigtig at få lavet de prisaftaler som er beskrevet herover, så de tager hensyn til om konferencen er momspligtig.

Eksempel nr. 1:
Value Added Tax (VAT)
The registration fees requested to participate to a conference are taxable concerning VAT.

Following the article 53 of the VAT Directive (relative to an exception of the general rule of localization), this type of services is localized where the conference takes place and this, independently of the VAT status of the participants.
  
It is important to note that the rules can vary according to the VAT legislation of the host country.

The Local Organizing Committee shall collect and receive registration fees from the participants for the Conference, and shall be responsible of payment of any VAT payable under the Danish tax system.”

Eksempel nr. 2:
Taxation
The organizer is responsible for any tax that may be due as a result of the operation of the conference”.

6.2. Betaling til konferenceejer for at få lov til at afholde konferencen?

Hvis der skal betales en fast pris til konferenceejer for at afholde en given konference, skal man vurdere, om prisen er acceptabel. Beløbet til konferenceejer er en udgift og skal medtages i regnskabet som en sådan.

  • Skal man som konferenceholder betale en vis procentdel af konferencens totale indtægter, til konferenceejer, er det meget vigtigt at have fokus på, hvor stor denne procentdel er, da det selvsagt vil have stor betydning for konferencens økonomi. 
  • Det er sket, at en konferenceejer har krævet 50 % af konferencens totale indtægter. Samtidig skulle samtlige indtægter indbetales direkte til konferenceejer, hvilket medførte, at konferenceholder (fx AAU) først tre måneder efter det endelige regnskab forelå, kunne få de resterende 50 % udbetalt.
  • Konferenceholder forsøgte forgæves at forhandle sig til en anden fordeling, uden held, hvorfor konferenceholder endte med et ”nej tak” til konferenceejer. Hvis denne situation skulle opstå på AAU, bør den enhed på AAU, der ønsker konferencen, derfor afholde sig fra en sådan aftale.
  • Skal man som konferenceholder betale en vis procentdel af et eventuelt overskud til konferenceejer, skal AAU-enheden sikre sig, at alle både direkte og indirekte omkostninger er med i regnskabet, så konferenceejerens andel beregnes ud fra det reelle resultat. Inden man eventuelt beslutter sig for at indgå en sådan aftale, bør man have vurderet konferencens økonomi, på baggrund af et realistisk budget, hvor alle direkte og indirekte omkostninger (herunder evt. kalkulatoriske omkostninger) er medtaget. Dermed kan det på et kvalificeret grundlag vurderes, om det beløb, som AAU forventes at skulle afregne, er acceptabelt.
  • Alternativt kan der være en aftale, hvor konferenceafholder (AAU) må beholde en del af et eventuelt overskud svarende til eksempelvis 10 % af konferencens totale indtægter. Udgør overskuddet mere end 10 procent af konferencens samlede indtægter, går det resterende overskud til konferenceejer. Også her gælder de krav til vurderinger og vigtigheden af at få ”alle omkostninger med” som i eksemplet ovenfor, så det er muligt kvalificeret at vurdere, om det er et acceptabelt beløb, der skal afregnes til konferenceejer.

Hvis man ikke har alle sine omkostninger (direkte og indirekte) med, og konferencens regnskab alene af den grund viser et ”overskud”, så kommer man til at afregne en andel af dette ikke eksisterende overskud, til konferenceejer. I denne situation er det ikke konferencens midler, men derimod er det reelt set finanslovsmidler, der overføres til konferenceejeren. Det betyder, at man faktisk giver tilskud til konferenceejer af finanslovsmidler, hvilket der ikke er lovhjemmel til.

Opkræver konferenceejer iht. kontrakten et yderligere fee pr. konferencedeltager, evt. ud over en af ovenstående opkrævninger, som AAU skal indeholde i deltagerbetalingen, skal man sikre at det aftalte beløb ikke kan reguleres. Samtidig er det vigtigt at sikre, at det beløb, der budgetteres med, også er det beløb, der skal betales efter konferencen og dermed indgå i regnskabet.

Det er svært at komme med generelle anbefalinger til, hvilken løsning der er at foretrække, når der skal laves aftale med konferenceejer, da konferencer er meget forskellige. Men overordnet er det vigtigt blandt andet at have fokus på ovennævnte eksempler, så de rigtige faktorer tages med i overvejelserne, og så der kun træffes beslutninger, som der er lovhjemmel til.

6.3. Overskudsbehandling mv.

Giver en konference overskud, tilfalder pengene som udgangspunkt AAU.

Som der står i punkt 6.1. kan der dog være truffet anden aftale om fordelingen af overskuddet. Konferenceejer kan eksempelvis kræve en given procentdel af et overskud. Beløbet, som konferenceejerens del udregnes af, udgøres af ”Resultat før donationer (uden modydelser) samt evt. intern AAU-underskudsdækning eller bidrag”.

Tallet kendes imidlertid først, når konferenceejers procentdel af overskuddet er fratrukket ”Resultat før afregning med Konferenceejer”.

For at beregne det beløb (X), som konferenceejers procentvise andel (i dette tilfælde 33,33 procent) af overskuddet udgør, bruges følgende formel:

(”Resultat før donationer (uden modydelser) samt evt. intern AAU underskudsdækning eller bidrag”)

(”Resultat før afregning med konferenceejer”- X) *0,33333 = X.

Hvis ”Resultat før afregning med konferenceejer” er 500.000 og den aftalte procent 33,3333 % af ”Resultat før donationer (uden modydelser) samt evt. intern AAU underskudsdækning eller bidrag”, så vil det af ovenstående matematiske beregning fremgå, at konferenceejers andel af overskuddet (X) vil være lig med 125.000 kr. (oprundet tal). Standardbudgettet udregner ud fra en formel dette automatisk.

Er en procentsats ikke aftalt med konferenceejer, men derimod et fast beløb, er processen nemmere. I så fald skal AAU blot udgiftsføre det aftalte beløb. Konferenceejer skal i denne situation fakturere

Konferenceholder (AAU) det aftalte beløb.

6.4. Afholdelse af udgifter forbundet med keynote speakers

Skal AAU, som konferenceholder, afholde udgifter forbundet med keynote speaker (fly, hotel mv.), er det vigtigt at være opmærksom på, at AAU’s regler for tjenesterejser skal overholdes. Det betyder eksempelvis, at hoteldispositionsbeløbet for Danmark ikke må overskrides, og at keynote speaker og andre ikke må flyve på dyrere klasser end AAU ’s egne medarbejdere, jf. tjenesterejsecirkulæret.

Honoreres keynote speaker af AAU, udbetales dette via AAU’s lønsystem og indberettes automatisk som B-indkomst. Sker det på baggrund af et bilag til afregning i bogholderiet, skal honoraret manuelt indberettes som B-indkomst af AAU.

6.5. Stiller konferenceejer krav om dækning af udvalgte personers rejseomkostninger mv.

Konferenceejer kan i kontrakten stille krav om, at konferenceholder (AAU) skal afholde omkostninger til hotel og fly for personer, som konferenceejer har udvalgt, eksempelvis formand og andet personale. Et sådant krav bør forsøges undgået, da AAU sandsynligvis allerede har betalt et beløb til konferenceejer for retten til at afholde konferencen, og derfor kan konferenceejer med rimelighed selv afholde udgifter til hotel og fly for de personer, som konferenceejer udvælger. Hvis AAU undtagelsesvis skal afholde disse udgifter, skal Statens rejsecirkulære overholdes.

6.6. Konferenceejers krav om budgetteringsunderkategorier

Konferenceejer stiller nogle gange særlige krav til kategorisering af indtægter og udgifter i regnskabet, hvor nogle kategorier ikke altid er lige formålstjenstlige. Det er derfor vigtigt, at AAU-enheden også har fokus på den standardopsætning, der fremgår af afsnit 8 (bilag A) i denne vejledning.

Accepteres ovennævnte krav til kategorisering, skal AAU-enheden derfor også i denne situation, sikre sig, at såvel som budget og regnskab forsat indeholder alle indtægter og omkostninger (direkte og indirekte herunder kalkulatoriske), så det reelle resultat fastholdes.

7. Eventuel PCO-kontrakt – opmærksomhedspunkter

Hvis AAU i forbindelse med en konference benytter sig af en PCO (Professional Conference Organiser) eksempelvis Visit Aalborg, MCI eller andre, kan der være kontraktlige forhold, som I skal søge rådgivning om ved Indkøbsenheden i ØA.

Det betyder også, at Indkøbsenheden skal vurdere udgiftsstørrelsen til PCO og konferencested, da AAU skal sikre, at udbudsloven overholdes.

Samtidig kan der også være økonomiske forhold, der kræver Økonomiafdelingens assistance. Det kan dels være forhold om selve kontrakten, men også forhold om afregning af indtægter og afholdelse af udgifter på AAU’s vegne, som skal sikres korrekt behandling, hvorfor Økonomiafdelingen skal involveres.

Afhængig af konferencens størrelse, og hvem der benyttes som PCO, kan kontraktens indhold variere. Eksempelvis kan der i kontrakten aftales, at der skal betales for enkelte eller samtlige af nedenstående punkter:

  • Projektledelse
  • Håndtering af deltagere - betaling som enhedspris pr tilmeldte deltager.
  • Håndtering af abstracts - betaling evt. til en stykpris samt et fast opstartshåndteringsgebyr
  • Håndtering af proceedings - betaling evt. til en stykpris samt et fast opstartshåndteringsgebyr
  • Vært/Værtinder til en gennemsnitlig timepris, som afhænger af krav til serviceniveau
  • Valgfri ydelse omkring programlægning og publicering af abstracts og proceedings til en timepris
  • Håndtering af lokalefordeling
  • Håndtering af hjemmeside for konferencen
  • Håndtering af henvisninger om interesserede sponsorer til AAU – evt. timepris.
  • Håndtering af henvisninger om interesserede lejere af standpladser til AAU – evt. timepris
  • Derudover kan PCO’en kræve betaling for andre ydelser

PCO’en arrangerer typisk hotelbooking direkte med konferencedeltagerne. PCO’en opkræver et gebyr af deltageren og får samtidig typisk en kommission fra hotellerne, hvorfor AAU ikke bliver opkrævet for dette arbejde. Kommissionen fra hotellerne får PCO’en for at håndtere al kommunikation med gæsterne inklusiv forudbetaling og fremsending af endelig roomingliste til hotellerne. PCO’erne indgår aftaler med hotellerne og påtager sig ansvaret i forhold til cancelleringsfrister, no-shows mv.

Mange PCO’er vil gerne optræde som ”teknisk arrangør” og således selv håndtere alle indtægter, udgifter og den afledte moms. Ofte vil de derfor ønske at sende en samlet nettoafregning på hele konferencen til AAU. Dette er dog ikke muligt grundet krav til regnskabet og til korrekt afregning af moms.

AAU kan ikke overlade det til andre at håndtere økonomien omkring en konference, hvilket skyldes SKATs regel om, at der i forhold til momsafregning kun må være én juridisk ansvarlig for en konference. Derfor kan PCO´en blandt andet ikke håndtere momsen på AAU’s konferenceindtægter og -udgifter.

Hvis AAU skal være konferenceholder og ønsker at profilere/eksponere sig udadtil, er det vigtigt at være opmærksom på, at PCO’en ikke ”får hele eksponeringen”.

7.1. Håndtering af deltagerbetaling

Mange PCO’er vil gerne selv håndtere indbetalingerne fra deltagerne (opbevare midlerne, momshånd-tering, evt. regnskabsføring). Da AAU skal sikre sine midler, kan AAU ikke lade andre opbevare AAU’s

midler. Endvidere skal AAU altid selv afregne salgsmoms af indtægter i forbindelse med egne konferencer, derfor kan vi ikke tillade, at PCO’en afregner AAU’s salgsmoms til SKAT. Følgende regler er derfor fastsat, for håndtering af deltagerbetaling på AAU:

Hvis PCO’en benytter online kortbetaling til betaling af deltagergebyr mv., skal der, hvis muligt, laves en integration til AAU’s kortbetalingsløsning (WBM).

Når WBM benyttes, sættes beløbene (indtægterne) direkte ind på AAU’s bankkonto, og WBM sikrer korrekt kontering (indtægtsføring) i AAU’s Økonomisystem (ØSS), samt at der foretages korrekt momshåndtering (forudsat ”varen” er oprettet korrekt i WBM). Indtægtsføring og momshåndtering håndteres således af AAU’s WBM og ØSS-systemer.

Rent teknisk foregår integrationen til WBM ved, at PCO’en skifter deres betalings-backend, som typisk er DIBS, QuickPay eller Epay ud med WBM.

For yderligere information omkring den tekniske løsning af WBM, kontakt ITS på AAU.

Er ovenstående løsning ikke mulig, kan deltagerbetaling håndteres således: PCO’en kan modtage deltagerbetalinger, men skal månedligt overføre den samlede indtægt til arrangørens (AAU) bankkonto. Dog skal overførsel iværksættes straks, hvis indtægterne for samtlige aktiviteter i alt overstiger kr. 100.000. Betalingsoverførslerne mærkes med aftalt oplysning (AAU’s kontostreng). Samtidig skal den projektansvarlige hos AAU modtage en udspecificeret opgørelse af det overførte i form af en liste over de deltagere m.v., der har betalt for tilmeldingen til konferencen. Denne metode medfører en manuel håndtering af indtægtsføringen og momsbehandlingen i AAU’s hovedkasse.

Evt. rykkerprocedure for manglende betaling gennemføres af PCO’en i samarbejde med AAU (arrangøren).

Når PCO’en håndterer indtægter på denne måde skal det af indtægtsbilag (faktura, tilmeldingsmateri-ale, hjemmesider m.v.) klart fremgå, at Aalborg Universitet er arrangør, og at konferencen gennemføres på vegne af AAU i et samarbejde med PCO’en.

7.2. PCO’ens eventuelle håndtering af sponsorater samt standpladser

Er PCO’en involveret i håndtering af sponsorater eller standpladser, skal PCO’en meddele AAU-enhedens kontaktperson, hvem der ønsker at være sponsorer, og hvilke beløb de ønsker at sponsere. PCO’en skal også meddele, hvem der ønsker at leje hvilke standpladser, og hvilken pris der er aftalt i de indgåede kontrakter.

Det er således AAU-enheden der, i henhold til indgåede kontrakter, skal fakturere de virksomheder/organisationer, der har indgået sponsorater eller leje af standpladser. (se under afsnit 9.2.2 og 9.2.3., hvordan de momsmæssigt mv. skal behandles.)

7.3. PCO’s håndtering/disponering af udgifter i forbindelse med konferencen

PCO’en vil i mange tilfælde på vegne af arrangøren (AAU) håndtere forskellige opgaver i forbindelse med en konference. Er det tilfældet, skal følgende indskrives i kontrakten:

PCO’en kan disponere indkøb – jf. nedenstående bemyndigelse - i henhold til PCO-aftalens specifikationer (opgaver). Regninger/fakturaer vedr. disse indkøb skal være adresseret til Aalborg Universitet, idet de skal indgå i universitetets regnskab, så korrekt momsmæssig håndtering sikres.

Leverandører skal udstede/sende regninger til Aalborg Universitet, som forestår bogføring og betaling. Regning/faktura vedr. PCO’ens ydelser fremsendes til AAU senest ved aktivitetens afslutning.

Regninger/fakturaer til AAU skal fremsendes som elektroniske fakturaer og overholde standarder og lovkrav for e-fakturering. AAU fratrækker moms i henhold til gældende regelsæt.

Bemyndigelse.
AAU (arrangøren) bemyndiger - ved indgåelse af ovennævnte aftaler – PCO’en til at indgå de aftaler med leverandører m.v., som er nødvendige for aktivitetens gennemførelse i henhold til opgavebeskrivelsen i den pr. aktivitet indgåede aftale. Dog således at aftaler med leverandører der overstiger 20.000 kr. forudgående skal godkendes af AAU (arrangøren).

 

7.4. PCO kontrakten – udgifter til PCO for leverede ydelser

Af nogle PCO-kontrakter vil det fremgå, hvilke timepriser den pågældende PCO opkræver for forskellige services. Ud over timeprisen koster nogle af disse services en stykpris pr. håndtering af eksempelvis abstract, proceedings og deltager. Men for at kunne lave et realistisk budget, er det ikke altid nok at kende time-/stykprisen.

Mindst lige så vigtigt er det at få oplyst, hvad PCO’en typisk bruger (timeforbrug, enhedshåndtering) på sammenlignelige konferencer, selv om det naturligvis ikke nødvendigvis betyder, at forbruget vil være tilsvarende for den aktuelle konference.

ØA anbefaler, at der i kontrakten anslås et forventet timeforbrug inden for eksempelvis projektledelse, værter, abstracts, proceedings, deltagerhåndtering, m.v. Ligeledes anbefaler ØA, at der i kontrakten skrives, at PCO’en skal orientere AAU, så snart PCO’en konstaterer, at det anslåede timeforbrug vil blive overskredet. Overskrides det anslåede timeforbrug, kan der ikke uden foregående godkendelse fra arrangøren (AAU) forbruges yderligere timer.

Der er set eksempler på at regnskabstal for PCO-ydelsen er femdoblet i forhold til den budgetterede udgift, hvorfor det er et fokus punkt, som man ikke skal nedprioritere.

Når PCO’en skal fakturere AAU for en aftalt og udført ydelse, sker fakturering inklusiv moms. Momsen kan AAU fratrække.

Er der i PCO-kontrakten indgået aftale om, at PCO’en forestår hotelbookningsservice, vil AAU typisk ikke skulle betale for dette, da PCO’en typisk opkræver deltagerne et gebyr for bestilling af hotel. Samtidig forventer PCO’en at få kommission fra de benyttede hoteller. Men det er vigtigt at have fokus på gebyrets størrelse, da gebyret er med til at øge den samlede omkostning, som den enkelte deltager har ved at deltage i konferencen.

8. Budget og regnskab - opmærksomhedspunkter

Forud for afholdelse af en konference er det vigtigt at lave et realistisk budget. Det vil sige, at der i budgettet er medtaget alle forventede indtægtstyper og omkostningstyper, herunder beløbsmæssige AAU-forbrug af TAP og VIP tid, samt andele af AAU-fælles Service udgifter. På den måde kan man sikre sig overblikket over det endelige retvisende resultat.

Det er særligt vigtigt, hvis man skal afregne en del af et overskud til en konferenceejer. Hvis man ikke har alle indtægter og udgifter med kan man ved afregning af dele af overskud til en konferenceejer risikere at yde tilskud til konferenceejeren med finanslovsmidler, som der tidligere nævnt ikke er lovhjemmel til.

Det er ligeledes vigtigt, hvis budgetresultatet viser et underskud. Man kan således vurdere, om underskuddet er acceptabelt, forstået på den måde, om underskuddet vil kunne dækkes af det tilsagn, der er opnået om underskudsdækning. Det kan være i form af eksterne donationer (uden modydelse), eller en underskudsgaranti fra det pågældende AAU-fakultet eller -institut.

Vær opmærksom på, at underskudsdækning ikke er en indtægt, der forbedrer konferencens resultat, men blot en finansiering af et underskud.

For at sikre muligheden for at lave et fornuftigt budget og efterfølgende aflæggelse af et regnskab opbygget på det samme fundament som budgettet, er det vigtigt, at man har en standard budget-/regnskabsmodel. ØA har derfor udarbejdet en standard, som skal bruges, og som kan findes i bilag A herunder.

Standarden er på ingen måde udtømmende, og der kan derfor være indtægter og udgifter om konferencer, som ikke er taget med i bilag A. Skulle der være indtægter og udgifter, som ikke er indeholdt i bilag A, og der er tvivl om håndteringen, kontakt da Økonomiafdelingen. 

I bilag A vil de enkelte typiske poster i et konferenceregnskab blive kommenteret i forhold til moms, men også i forhold til andre forhold. Der vil ikke være tale om en udtømmende kommentering.

 

8.1. Anbefalet kontering af omkostninger og indtægter

Det anbefales at alle omkostninger og indtægter relateret til konferencen bogføres entydigt, f.eks. på et analysenummer. På den måde er transaktions- og kontrolsporet sikret, og man vil til enhver tid kunne trækket et retvisende billede af konferencens økonomi.

 

8.1.1. Eksterne indtægter til konferencen - bogføring

Salg af standpladser bogføres på UK10, art 219019, Diverse indtægter-tjenesteydelser.

Eksterne tilskud i form af sponsorater skal, hvis det det enkelte tilskud overstiger kr. 10.000, oprettes som projekt. Hvis der er tale om flere småtilskud fra samme type bevillingsgiver og med samme momsvurdering, vil disse kunne samles på ét projektnummer (skal medtages i budgetmodellen ” Sponsorater (modydelser) (enkeltvis OVER 10.000)”. Her samles bevillingsgivere inden for nedenstående typer:

  • Danske statslige
  • Danske kommuner
  • Danske regioner
  • Danske øvrige offentlige
  • Danske private fonde og organisationer
  • Danske private virksomheder
  • Danske private tilskud i øvrigt
  • EU
  • Offentlige udenlandske
  • Private udenlandske

Anmodning om oprettelse af projekt følger de normale procedurer. Se Projektøkonomis hjemmeside.

Hvis instituttet/enheden vælger at isolere alle omkostninger relateret til konferencen på et analysenummer og bruge Økonomiafdelingens konferenceskabelon til internt regnskab for konferencen (med udtræk fra Qlikview som dokumentation), er det ikke et krav, at omkostningerne føres direkte på de enkelte projektnumre.

I stedet fremsender instituttet/enheden, når konferencen er afsluttet, dokumentation bestående af opgjort regnskab i konferenceskabelonen supplereret med udtræk fra Qlikview til Projektøkonomi sammen med lukkeanmodningerne. Kontostrengen som oplyses ved anmodningen om lukning skal indeholde det analysenummer, som den øvrige aktivitet er registreret på. Således sikres det fulde overblik over konferencen ved afslutning.

Ved lukningen overfører Projektøkonomi således summer af omkostninger fra UK10 til de enkelte projektnumre, hvorefter projekterne lukkes.

Man skal ved instituttet/enheden skal være opmærksom på, at der ved periodeopfølgning og årsafslutning kan være behov for at foretage periodiseringer (bilag 9C2 Skyldige omkostninger, omkontering fra UK10), så der i regnskabet er et retvisende billede af, hvilke omkostninger der dækkes af de eksterne tilskud. 

 

9. Momsmæssige relationer

9.0. Én juridisk ansvarlig

Ifølge SKATs regler kan der i forhold til moms kun være én juridisk ansvarlig for en konference, og det er derfor vigtigt at gøre sig klart, hvem den juridisk ansvarlige er. Ikke mindst, når der samarbejdes med andre, eksempelvis et andet universitet.


9.1. Typer af konferencesituationer

Ved vurderingen af om en konference/seminar er momspligtig eller momsfritaget, skal der overordnet skelnes mellem følgende:

9.1.1.1.Konferencer/arrangementer

Ved konferencer/arrangementer afholdt i Danmark, hvor AAU opkræver et deltagergebyr, skal der som udgangspunkt, tillægges dansk moms på deltagergebyret.

Ovenstående vil være gældende uanset om deltageren er dansk eller udlænding.

Udenlandske deltagere vil under visse omstændigheder kunne ansøge om at få den betalte moms refunderet. Enten ved ansøgning til SKAT (Skattecenter Tønder) (gælder deltagere fra lande uden for EU) eller via deres hjemlands skattemyndigheder (gælder deltagere fra EU).

Hovedparten af de på AAU afholdte konferencer/arrangementer vurderes at være momspligtige.

Eneste undtagelse til ovenstående vil være, hvis en deltager er inden for eget ministerområde – så skal der faktureres uden moms. Vær opmærksom på, hvis en medarbejder selv betaler er der ikke tale om salg inden for eget ministerområde.
 

9.1.1.2.Universitetsundervisning

Momslovens § 13, stk. 1 fritager generelt universitetsundervisning for moms. Er der derfor tale om en konference eller et arrangement med nær tilknytning til AAU’s momsfrie universitetsundervisning, kan deltagerbetalingen også fritages for moms. Det vurderes dog meget sjældent, at ville være aktuelt.
 

9.1.1.3. Kurser

I modsætning til universitetsundervisning kan KURSER i nogle situationer være momspligtige.
 

9.1.1.3.1. Kurser er momspligtige, når:

  • Der budgetteres med overskud 
  • Kurset retter sig mod virksomheder og institutioner

Universiteter skal derfor opkræve moms af kursusaktiviteter, der drives med gevinst for øje, og som primært retter sig mod virksomheder og institutioner mv. (skyldes en praksisændring fra 2011).
”Primært” fortolkes som mere end 50 % af deltagerne.

Deltagerbetaling modtaget fra andre danske universiteter og andre institutioner under vort ressortministerium er at betegne som salg inden for eget ministerområde og vil derfor være fritaget for moms.

Er køberen/modtageren en momsregistreret virksomhed/institution, vil denne have fradrag for købsmomsen. Melder privatpersoner eller organisationer, som ikke er momsregistreret, sig til et kursus, der primært retter sig mod virksomheder og institutioner, vil de pågældende privatpersoner/
organisationer reelt komme til at betale en merpris, da de ikke kan trække momsen fra.

9.1.1.3.2. Kurser er momsfrie, når:

  • Der IKKE budgetteres med overskud eller
  • Kurset retter sig mod enkeltpersoner

Universiteter skal derfor ikke opkræve moms af kursusaktiviteter, når der ikke er budgetteret med overskud eller kurset primært retter sig mod enkeltpersoner. ”Retter sig mod” betyder den kundekategori, som forventes at være købere af kurset, dvs. dem, som fakturaen skal udstedes til. ”Primært” fortolkes som mere end 50 % af deltagerne.

Når kurset retter sig mod enkeltpersoner stiles fakturaen typisk til den enkelte person. Refunderer personens arbejdsgiver kurset, så vil det stadig være omfattet af ”retter sig mod enkeltpersoner”.                     

Er kurset at betragte som ren undervisning og dermed en del af AAU’s kerneydelse, vil dette også være fritaget for moms. Det samme vil gælde kurser, som er ECTS-pointgivende, da disse også betragtes som værende undervisning.

Vær opmærksom på, at deltagerbetaling i forbindelse med konferencer kun kan opkræves uden moms efter forudgående godkendelse fra Økonomiafdelingen, som derfor kontaktes.

9.1.2. Hovedkonferencetyper på AAU – og relateret momsmæssig behandling

I praksis kan AAU’s konferencer inddeles i nedenstående typer:

9.1. Momsmæssig behandling af indtægter

Som nævnt tidligere vurderes det, at hovedparten af de afholdte konferencer/seminarer, som AAU afholder for eksterne, vil være omfattet af momspligt, og derfor skal deltagerbetaling, når konferencen afholdes i Danmark, som udgangspunkt tillægges dansk moms på deltagergebyret.

Deltagergebyret skal opkræves med moms, uafhængigt af om deltageren er dansk eller udlænding.

Eneste undtagelse til ovenstående er, hvis en deltager er inden for eget ministerområde – så skal der faktureres uden moms. Vær opmærksom på, at hvis en medarbejder selv betaler, er der ikke tale om salg inden for eget ministerområde.

Er der tale om en konference eller et arrangement med nær tilknytning til den momsfrie universitetsundervisning, kan deltagerbetalingen også være fritaget for moms. Det vurderes dog kun sjældent at ville være aktuelt.

9.2.1. Deltagerbetaling

Når der opkræves/faktureres deltagerbetaling, skal der, hvis den er momspligtig, tillægges 25 % moms. Hvis deltagerbetalingen er momspligtig, og AAU fejlagtigt ikke tillægger de 25 % moms, der skal afregnes til SKAT, vil det resultere i, at der vil være 20 procent færre indtægter til at dække konferencens udgifter, hvilket illustreres af eksemplet herunder.

Er deltagerbetalingen 3.000 kr. + moms 750,00 kr. skal der således opkræves 3.750 kr. Regnskabsmæssigt har AAU en indtægt på 3.000 kr.

Har man kun opkrævet de 3.000 kr., og deltagerbetalingen er momspligtig, skal der til SKAT afregnes 20 % i moms af de 3.000 kr., nemlig 600 kr. Dermed har AAU regnskabsmæssigt så blot en indtægt på 2.400 kr. frem for 3.000 kr.

Det er vigtigt, at deltagerbetalingen kun dækker betalingen for selve konferencen, så evt. momsfri undervisningssessions (”Pre-conference” e.l.) opkræves særskilt. Brugerbetalte konferenceaktiviteter, såsom ”Festmiddag” eller ”Virksomhedsbesøg” mv., som AAU arrangerer og opkræver på vegne af deltagerne, skal også opkræves særskilt.

Er der tale om tilmeldinger på webshops, skal de enkelte ”ydelser” kunne vælges særskilt. Fakturerer AAU deltagerne, kan betaling for forskellige ydelser opkræves på samme faktura med hver deres fakturalinje, hvad enten de er momspligtige eller momsfrie.

Vær opmærksom på, at der i jeres konferencebeskrivelser skal være oplyst, at konferencens deltagerbetalinger opkræves inklusiv moms, når der er tale om en momspligtig konference.

Deltagerbetaling for konferencer skal konteres på artskonto 212025.

9.2.2. Sponsorater

Sponsorater skal AAU opkræve ved at fakturere sponsorerne tillagt moms.

Hvis en sponsor eksempelvis vil sponsorere 50.000 kr., skal der til dette beløb lægges 12.500 kr. i moms (som afregnes til SKAT). Dermed lyder fakturaen inklusiv moms på 62.500 kr., mens AAU regnskabsmæssigt får en indtægt på 50.000 kr.

Tillægger AAU ikke moms til sponsoraterne, medfører det, at der skal afregnes 20 % moms af de 50.000 kr. De 10.000 afregnes til SKAT. Det medfører, at AAU så kun regnskabsmæssigt har en indtægt på 40.000 kr.

Der vil således være 10.000 mindre til rådighed for konferencens udgifter.

Sponsorindtægter konteres på artskonto 212028

9.2.3. Standpladser

På samme måde som sponsorater, skal Standpladser opkræves af AAU via fakturering af de virksomheder der ønsker disse Standpladser.

Der vil være de samme momsmæssige krav og udfordring som i afsnit 9.2.2.

Standpladsindtægter konteres på artskonto 219019.

9.2.4. Momsfrie indtægter (undervisning)

Der kan i forbindelse med momspligtige konferencer være nogle udvalgte undervisningssessions, som vil være at sammenligne med den momsfrie undervisning, hvorfor disse skal opkræves særskilt uden moms.
De må derfor ikke opkræves i deltagergebyret, der jo som hovedregel er momspligtigt.
 

9.2.5. Brugerbetalt konferenceaktivitet - festmiddag mv.

I forbindelse med konferencer vil AAU typisk arrangere en festmiddag på vegne af deltagerne. AAU kan i nogle tilfælde også arrangere virksomhedsbesøg på vegne af deltagerne.

Det er vigtigt, at AAU opkræver betaling for disse aktiviteter særskilt og tillægger 25 % moms.

Indtægtsarten er 219021.

Er AAU på forhånd vidende om, at universitet skal viderefakturere regningen for festmiddagen til de enkelte deltagere i festmiddagen, kan AAU fratrække den fulde købsmoms af festmiddagen (artskonto 142006 i dette tilfælde, også selvom det er på restaurant).  Det er nettobeløbet, AAU skal tillægge 25 % salgsmoms, når deltagerne opkræves betaling for festmiddagen. Momsen afregnes til SKAT.

Andre ”indtægter” – donationer, egenfinansiering

9.2.6.1 Donationer (ingen modydelse)

AAU kan modtage donationer uden modydelse, eksempelvis som tilskud til selve konferencen, eller til dækning af et evt. underskud. Sådanne donationer/tilskud er ikke momspligtige, da der ikke er krav om nogen modydelse.

9.2.6.2. Egenfinansiering

Der kan fra fakultetets eller instituttets side være givet et bidrag eller stillet en underskudsgaranti. Der vil ikke være nogen momsrelation til dette. Denne evt. underskudsgaranti vil være en intern finansiering af evt. underskud.

9.3. Momsmæssig behandling af udgifter

Der er momsfradrag for de fleste momsbelagte udgifter for nogle udgifter dog kun delvist momsfradrag. Hvis man er opmærksom på forskellige forhold, vil man imidlertid kunne fratrække den fulde moms af nogle af disse udgifter, hvilket vil blive beskrevet nærmere i bilag A vedrørende konferencens budget og regnskab. Der vil dog også være udgifter, hvor momsen ikke kan fratrækkes.

Der hvor man skal være specielt opmærksom på momsen er ved bespisning i forbindelse med konferencerne. Hvis man spiser på restaurant, så vil der kun være ¼ momsfradrag, hvilket også er gældende, hvis lokaleudlejer også leverer bespisning jf. restaurationsdommen fra 2003 (SKM2003.72.VLR).

Bespisning er typisk en af de helt store udgifter i forbindelse med en konference, hvorfor det er meget vigtigt at have momsreglerne i tankerne, når konferencen planlægges. Eksempelvis er der kun ¼ momsfradrag, hvis bespisningen er foretaget i lokaler, som tilhører restauranten eller madleverandøren, hvorimod der er derimod fuldt momsfradrag, hvis bespisningen sker i AAU’s lokaler eller til lejligheden lejede lokaler.

Eksempel herpå kan være en afholdelse af en konference i AKKC’s (Aalborg kongres og kulturcenter) lokaler. Hvis man vil have fuldt momsfradrag, skal man ikke gå ind i Papegøjehaven (restaurant) og blive

bespist. Man skal heller ikke lade AKKC stå for hele arrangementet inklusiv bespisning, da man i begge tilfælde kun kan få ¼ momsfradrag. Man skal i stedet for, ud over de lokaler man har lejet i AKKC til konferencen, også leje lokaler i AKKC til bespisning. Man skal få maden leveret i disse lejede lokaler fra enten restaurant Papegøjehaven eller andre madleverandører. AAU skal have en særskilt faktura, fra eksempelvis restaurant Papegøjehaven, for den mad som er leveret i AKKC’s lokaler. På denne måde kan man få den fulde momsrefusion.

I bilag A vil de enkelte typiske omkostninger blive kommenteret i forhold til moms, men også i forhold til andre forhold. Der vil ikke være tale om en udtømmende kommentering af alle omkostningstyper.

Oprindelse, baggrund og historik

Reglen er udarbejdet i juni 2016 af Økonomiafdelingen, Jan Walther Beck i samarbejde med momskonsulent. Den har været i høring hos Kontraktenheden, samt kontaktpersoner i Konferencenetværket på AAU. På baggrund af en undersøgelse af udvalgte konferencer afholdt i 2012-2013, blev det besluttet at lave et regelsæt som oprindeligt skulle omhandle Moms i forbindelse med konferencer, men også andre fokuspunkter.

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til dokumentet, er du velkommen til at kontakte Jan W. Beck i Økonomiafdelingen på jwb@adm.aau.dk eller på lokal 9529. 

Du er også velkommen til at kontakte Økonomiafdelingens Bogholderi.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd