AAU logo

AAU Håndbogen

Lønkontrol

Procedure for lokal lønkontrol

Publiceret: 14.12.2017 (Sidst ændret: 07.11.2019)

Print som pdf

Indhold

Som led i det økonomiske ledelsestilsyn skal der lokalt - hos de økonomisk ansvarlige enheder – løbende foretages vurdering/kontrol af de udbetalte lønninger.

Formålet med denne vurdering/kontrol er at overvåge, at lønregistreringer sker korrekt og rettidigt. Hermed sikres det, at eventuelle uberettigede lønudbetalinger, fejlkonteringer mv. opdages i umiddelbar forlængelse af lønkørslerne, og at reaktionstiden i forhold til tilbagebetalingskrav, omkontering mv. dermed optimeres – til gavn for universitetets økonomi og regnskabsaflæggelse.

Denne procedure er udarbejdet således, at kontrolniveauet for den lokale lønkontrol er tydeliggjort og ensartet.

Ansvar

HR-afdelingen, som registrer såvel udgifter som indtægter i relation til løn, udfører en række kontroller. Kontrollerne har til formål at sikre, at der er sket registrering i henhold til aftaler/bilag fra de økonomisk ansvarlige enheder og HR-afdelingen. Disse kontroller er overordnet beskrevet i Universitetets regnskabsinstruks. Kontrollerne skal bl.a. sikre, at der er registreret samme beløb, timer og anvendt samme kontostreng, som angivet af den økonomisk ansvarlige enhed, at stamdata og lønudbetalingen - i forbindelse med nyoprettelser/ændringer - er i overensstemmelse med lønaftale.  HR-afdelingen har ansvaret for, at disse kontroller udføres, dog vil der stadig være risiko for fejl.

På Aalborg Universitet ligger det økonomiske ansvar hos de økonomisk ansvarlige enheder. Disse har hermed ansvaret for, at regnskabet er retvisende, herunder at der konteres korrekt og rettidigt, på de enkeltes omkostningssteder (budgetområde).

Den lokale lønkontrol er en del af det økonomiske ledelsestilsyn. Hos de økonomisk ansvarlige enheder er det således den øverste chef/leder, der har ansvaret for, at gennemgangen gennemføres i henhold til proceduren. Opgaven kan uddelegeres til en hertil bemyndiget og betroet medarbejder. Det er en nødvendighed, at medarbejdere, som varetager denne funktion, har et godt indblik i personalesammensætningen hos den enkelte enhed. Ved større enheder kan foranstaltningen med fordel opdeles på flere betroede medarbejdere, for derved at sikre tilstrækkelig kendskab til personalets ansættelses- og fratrædelsesforhold mv.

Lønkontrollanten skal have adgang til enhedens personalesager i WorkZone. Adgangen er nødvendig for at kunne udføre lønkontrollen effektivt. Lønkontrollanten har tavshedspligt jf. Forvaltningsloven §27.

De lokale lønkontroller udføres under forudsætning af, at kontroller hos HR-afdelingen udføres, samt ud fra en løbende risikovurdering. Derfor er de anførte kontroller tilrettelagt således, at væsentlige fejl, som ofte ikke kan fanges af kontrollerne i HR-afdelingen, bør opdages ved de kontroller og vurderinger, de økonomisk ansvarlige enheder udfører.

De lokalt udførte lønkontroller har primært fokus på

  • At udbetaling sker til den berettigede medarbejderkreds
  • Sandsynlighedskontrol af lønnen til de enkelte medarbejdere (kontrol af åbenlyse fejl og mangler), herunder kontering For nyansatte kontrolleres første løn dog til lønskema.
  • Årlig kontrol af midlertidige tildelte løntillæg.

Kontrollen anbefales foretaget ud fra uddata tilgængelige i QlikView. Kontrollen kan alternativt foretages ud fra uddata tilgængelige i ØSS. Eventuelle afvigelser mellem uddata tilgængelige i QlikView (lønbogen) og hovedbogen (hele regnskabsgrundlaget) afstemmes og rettes af HR-afdelingen.

Månedskontrol (udføres hver måned)

Kontrollen udføres her måned - dog kan lønkontrol for juni og juli vælges udført sammen med lønkontrol for august.

Kontrollen bygger på en overordnet konstatering af, om lønudbetalingerne i den pågældende måned sker til den berettigede medarbejderkreds. Herudover foretages en sandsynlighedsvurdering af selve lønudbetalingerne – der foretages kun decideret beløbskontrol for nyansattes første løn (afstemmes til lønskema).

Gennemgangen sker på personniveau og omfatter:

Fratrædelser

Ud fra uddata på de enkelte omkostningssteder konstateres det, om der er fratrådte medarbejdere, som stadig modtager fast løn. Dette kan dog forekomme i en kortere periode i forbindelse med afskedigelse - grundet fratrædelsesordninger og lignende, ligesom ferieafregning mv. kan forekomme i månedskørslen efter fratrædelsen.

Kontrollen skal sikre, at information om fratrædelse er registreret igennem ”systemet”. Det vil sige fra ansættelsesstedet til HR-afdelingen. Dermed optimeres universitetets interne kontrolniveau, og risikoen for eventuelle tabsafskrivninger eller lange tilbagebetalingsforløb minimeres.

Ansættelser

Der foretages beløbskontrol af nyansattes løn.

Det kontrolleres, at første lønudbetaling sker rettidigt og på korrekt kontostreng. Da fejl i nyansattes løn potentielt vil gentage sig måned for måned fremadrettet, skal første lønudbetaling kontrolleres til lønskema i WorkZone. Normalt vil første lønudbetaling ske ultimo i den måned, hvor medarbejderen er påbegyndt sin stilling hos Aalborg Universitet.

Kontrollen skal sikre, at lønskema er registreret korrekt igennem ”systemet”. Dermed opnås en højere grad af sikkerhed for, at regnskabsregistreringerne på lønområdet løbende er retvisende.

Øvrige ansatte

For øvrige ansatte foretages en sandsynlighedsvurdering af selve lønudbetalingerne – men ikke decideret beløbskontrol. Kontrollen indbefatter en vurdering af, om den specifikke løn til den enkelte medarbejder overordnet set svarer til de indgåede aftaler. Gennemgangen skal sikre, at lønaftaler/hændelser med lønkonsekvens er modtaget af HR-afdelingen og registreret igennem ”systemet”, og at de afledte beløbsmæssige lønregistreringer vurderes retvisende. Under denne gennemgang vurderes bl.a. følgende:

Fast løn/timeløn

Modsvarer den faste løn ved en overordnet scanning tidligere måneders udbetalinger?

Der kan forekomme ”naturlige” udsving grundet overenskomstmæssige reguleringer, stigninger samt udbetaling af særlig feriegodtgørelse (april måned) m.v. 

Herudover kan der forekomme aperiodiske udsving i aflønningen. Eksempler på årsager til aperiodiske udsving samt kontrol heraf - fremgår af nedenstående:

Ferie-/fridage

Sker der løntræk i forbindelse med afholdelse af ferie for medarbejdere, der ikke har optjent ferie-/fridage?

Barsels-, adoptions-, forældreorlov og alm. orlov

Sker der lønreduktion/-stop i forbindelse med afholdelse af orlov - jf. de statslige regler herfor?

Ændret arbejdstidsnorm / beskæftigelsesgrad

Sker der ændring af lønudbetalingen i henhold til ændret arbejdstidsnorm/beskæftigelsesgrad (op-/ned i timetal)?

Refusioner

Modtages der refusionsindtægter (barsel, sygdom, fleksjob, løntilskud m.v.) for de relevante medarbejdere?

Tillæg/vederlag

Sker der udbetaling af tillæg i henhold til indgåede aftaler?

Eks.: Sker der udbetaling uden for aftale, f.eks. er engangsvederlag blevet til fast tillæg?

Mer-/overarbejde

Sker der udbetaling af mer-/overarbejde i henhold til indgåede aftaler?

Eks.: Sker der udbetaling uden for aftale, f.eks. er mer-/overarbejde blevet til et fast løntillæg?

Årskontrol (Skal som minimum udføres i april måned hvert år)

En række løntillæg gives som midlertidige tillæg. Eksempelvis gives en række medarbejdere funktionstillæg for varetagelse af en bestemt funktion. Bortfalder den funktion, som varetages, skal det tilhørende funktionstillæg ligeledes bortfalde. Til sikring af, at midlertidige løntillæg, som ikke længere kan oppebæres, er stoppet, skal der foretages kontrol heraf. Kontrollen skal som minimum foretages i april måned hvert år. Kontrollen skal ske ved en dokumenteret ledelsesmæssig godkendelse af de enkelte økonomiske enheders midlertidige tillæg.

Rapporter

Til gennemførsel af lønkontrollen hentes der, via QlikView, løndata - tilhørende den økonomisk ansvarlige enhed. Herunder er oplistet relevante dataark fra QlikView-rapporten ”Løn 20XX – udvidet” (rapporten kræver bemyndigelse til lønoplysninger i QV).

Dataark – ”Start - Lønudgifter pr. måned pr. person” (opdelt i cpr.nr.-orden)

Rapporten giver et overblik over den samlede bruttoløn fordelt pr. måned pr. medarbejder. Denne rapport er anvendelig i forbindelse med den månedlige lønkontrol af medarbejderkredsen. Ved at dobbeltklikke på et specifikt navn, opnås et overblik over bruttolønnen fordelt på grundløn, tillæg, pension mv.

Dataark - ”Udvidet tabel – løn pr. måned pr. person pr. under-/artskonto” (alfabetisk orden)

Denne rapport giver ligeledes et overblik over den samlede løn pr. måned pr. person - men vist med under- og artskonto.  Rapporten specificerer således også fordelingen af bruttolønnen på grundløn, tillæg, pension mv. - særligt til brug i forbindelse med lønkontrol af beløb mv.

Dataark – ”Afvigende løndelstekster”

Denne rapport anvendes i forbindelse med den årlige kontrol af midlertidige løntillæg, idet de registrerede årsagsforklaringer bag de enkelte midlertidige løntillæg fremsøges herigennem.

Data fra QlikView kan udskrives, men kan også overføres til Excel.

Opfølgning på konstaterede fejl/uoverensstemmelser

Den enkelte chef/leder eller den heraf bemyndiget lønkontrollant er forpligtet til, at der straks sker opfølgning på eventuelle konstaterede uoverensstemmelser/fejl. Denne opfølgning vil oftest foregå i samarbejde med HR-afdelingen. Der rettes således henvendelse til HR-afdelingen – hvor sagen undersøges nærmere, og eventuel årsag vil blive afdækket.

Tjekliste

Af bilag 1 fremgår tjekliste - til brug for den lokale lønkontrol.

Tjeklisten skal benyttes og kan enten udfyldes elektronisk eller udskrives og udfyldes manuelt af lønkontrollanten.

I tjeklistens øverste del angives omkostningssted og eventuel øvrig afgrænsning. I feltet måned angives, hvilken måned kontrollerne er udført for. Det er vigtigt, at kontrollen udføres for alle enhedens tilknyttede omkostningssteder og underkonti, til sikring af at alle lønninger kontrolleres.

I tjeklistens højre side markeres med flueben (√), hvilke kontroller som er udført. At en kontrol ikke er markeret ("), er udtryk for at kontrollen ikke er relevant i den pågældende måned (eksempelvis ingen fratrædelser). Eventuelle fejl noteres i bemærkningsfeltet og undersøges – jf. foregående afsnit.

Kolonnen ”initialer” kan anvendes. Kolonnen anvendes eksempelvis, hvis de enkelte kontrolpunkter er fordelt imellem flere medarbejdere. Der er således mulighed for med initialer at angive, hvem der har udført de enkelte kontrolpunkter.

Til flere af punkterne i tjeklisten er der en tilhørende fodnote med uddybning og supplerende forklaring.

På tjeklistens nederste linjer skrives med blokbogstaver

  • Navn på den medarbejder, der er bemyndiget og dermed har det overordnede ansvar i forhold til enhedens lokale lønkontrol. Vedkommende kvitterer endvidere med dato og underskrift for kontrollens gennemførsel.
  • Navn på den for enheden relevante institutsekretariatschef (delegationsniveau 4), sekretariatschef i AAU Innovation (delegationsniveau 4), Økonomidirektør (for dekansekretariaterne) eller funktionschef i Fælles Service[1] (delegationsniveau 4). Vedkommende kvitterer endvidere enten ved forelæggelse i Workzone eller med dato og underskrift for lønkontrollantens gennemførsel af kontrollen.

[1] Funktionschef i Fælles Service omfatter Overbibliotikar, IT-direktør, Campusdirektør, HR-chef, Sekretariatschef for Rektorsekretariatet og Kommunikation, Studiechef, Økonomidirektør, Campuschef CPH samt ESB.

Dokumentation og opbevaring

Den udfyldte tjekliste godkendes via forelæggelse i WorkZone eller underskrives. Den udfyldte og godkendte/underskrevne tjekliste udgør dokumentationen for, at kontrollerne er udført.

QlikView rapporter anvendt i forbindelse med kontrolprocedurerne samt udfyldte og underskrevne tjeklister anbefales arkiveret i WorkZone. Alternativt kan materialet opbevares elektronisk på særskilt mappe på netværksdrev eller fysisk i særskilt mappe hos kontrollanten. Opbevaringen skal ske under iagttagelse af persondataloven § 41 stk. 3.

Al dokumentation, såvel tjekliste som øvrige elektroniske filer, skal opbevares i 5 år og skal kunne forevises i forbindelse med intern- eller ekstern revision.

Oprindelse, baggrund og historik

Nærværende procedure blev oprindelig implementeret i 2012 – bl.a. på baggrund af en revisionsbemærkning.

Proceduren er i maj 2017 revideret, som følge af nyt tiltag ift. kontrol med midlertidige tillæg (årsagskontrol) samt implementering af den fælles standardskabelon for politikker, regler og procedurer. Endelig er kontrollen med manuelle lønomkonteringer udgået, idet anvendelsen af timeregistreringssystemet ift. frikøb har medført, at der i dag kun er ganske få af disse bilag og idet omkonteringerne samtidig ikke har nogen personhenførbar og udbetalingsmæssig konsekvens. 

Proceduren er i april 2019 revideret som et led i en løbende revurdering. Proceduren ændrer navn fra procedure for decentral lønkontrol til procedure for lokal lønkontrol. I den forbindelse er nogle kontroller flyttet fra periodekontrol til månedskontrol, af hensyn til reaktionstiden i forhold til tilbagebetalingskrav, omkontering mv. – og til gavn for universitetets økonomi og regnskabsmæssige månedsopfølgning.

For nyansatte er kontrollen ændret fra en sandsynlighedskontrol til, at den første løn kontrolleres til lønskema. Kontrol af nyansattes første løn er i overensstemmelse med Moderniseringsstyrelsens anbefaling. Sandsynlighedsvurdering af, at løn til timeansatte modsvarer de leverede timer, er udgået. Dette som følge af, at området er mindre væsentligt beløbsmæssigt end løn til månedslønnede, at en uopdaget fejl sandsynligvis ikke vil have varig effekt, og at en væsentlig fejl bør blive opdaget ved enhedens budgetopfølgning.

Kontrol af, at det i projekt-tidsregistreringssystemet er kontrolleret, at alle timer for foregående måneder er godkendte, inden perioden lukkes, er udgået af proceduren. Kontrollen indgår i stedet i proceduren ”Månedslukning i ØSS”. Der er indført krav om, at tjeklisten altid anvendes. I tjeklisten er opdelingen mellem VIP og TAP udgået som en konsekvens af opløsningen af fakultetskontorerne i oktober 2018. Det er præciseret, at lønkontrollanten skal have adgang til enhedens personalesager i WorkZone og i øvrigt er underlagt tavshedspligt. Det anbefales nu, at dokumentation arkiveres i WorkZone.

Afsnit om erfaringsudveksling og proceduretilretning er udgået. Det er vurderet, at opfølgning mere hensigtsmæssigt sker via controllerenhedens årlige kontrolbesøg hos udvalgte enheder. Udover ovennævnte er der foretaget layout- og tekstmæssige ændringer.

Proceduren er i september 2019 opdateret med krav om, at tjekskema også underskrives af den for enheden relevante institutsekretariatschef (delegationsniveau 4), sekretariatschef i AAU Innovation (delegationsniveau 4), Økonomidirektør (for dekansekretariaterne) eller funktionschef i Fælles Service1 (delegationsniveau 3). Tjeklisten godkendes via forelæggelse i WorkZone, eller kan alternativt underskrives. Det er nu angivet, at lønkontrol for juni og juli kan vælges udført sammen med lønkontrol for august.

Overordnede rammer

I henhold til universitetets regnskabsinstruks er de økonomisk ansvarlige enheder forpligtet til løbende at følge op på lønudbetalinger inden for eget ansvarsområde. Denne opfølgning skal ske i henhold til nærværende procedurebeskrivelse

Kontakt og ansvar

Økonomiafdelingens Controllerenhed: Controller Lone Levin Mortensen, tlf. 7999

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd

Relaterede dokumenter

Månedslukning i ØkonomiStyringsSystemet ØSS

Procedure for lukning af månedsperioder i ØSS

Læs mere