AAU logo

AAU Håndbogen

Momsbogføring

Krav til bogføringsbilag ved momsfradrag

Publiceret: 14.12.2017 (Sidst ændret: 25.04.2019)

Print som pdf

Indhold

1. Formål

1.1. Baggrund

Disse regler angiver AAU’s krav til bogføringsbilag. Opfyldelse af kravene er en betingelse for, at bilagene kan anvendes til gyldig momsbogføring. Endvidere indeholder afsnit 2.3 nogle supplerende krav til visse bogføringsbilag.

1.2. Formål

Formålet med denne instruks er:
- at kravene fra SKAT til bogføringsbilag ved momsfradrag bliver overholdt.

2. Fremgangsmåde

Nedenstående udtrykker den fremtidige procedure i forbindelse med krav til bogføringsbilag.

2.1. Definitioner

Originalbilag
Er ikke fakturakopier, ordrebekræftelser, købekontrakter, kontoudtog, fotokopier, skærmdump eller lignende. Faktura (Papir eller E-faktura), girokort, kasseboner m.m. er originalbilag, så længe det ikke er en kopi og de overholder kravene. Fakturakopier sendt fra leverandøren er dog at regne som originalbilag.
I forbindelse med dokumentation for f.eks. tilmelding til konferencer kan kravet om originalbilag fraviges, da konferencegebyrer er momsfrie.

Varer
Materielle goder, elektricitet, vand, varme m.v.

Ydelser
Alt udover varer.

2.2. Procedurer

Ved anvisning af bilag kan originalbilag opdeles i to gruppe. En gruppe over 750,- kr. ekskl. moms og en gruppe lig med eller under 750,- ekskl. moms.
 
Over 750,- kr. ekskl. moms
skal bilaget være en faktura og derfor som minimum indeholde følgende oplysninger:

  • Fakturaens udstedelsesdato.
  • Fakturanummer (skal være fortløbende og bygge på en eller flere serier, som identificerer fakturaen).
  • Leverandørens navn og adresse.
  • Universitetets navn og adresse. Navnet og adressen kan eventuelt være på et af AAU's institutter. Leverandørens registreringsnummer (CVR/SE-nr.).
  • Varerne og tjenesteydelsernes art og mængde eller omfang.
  • Momsgrundlaget. (beløbet som momsen er beregnet fra)
  • Momsbeløbet i DKK eller EURO. Kan angives i anden valuta, hvis omregningskurs eller moms i DKK anføres. At momsen udgør 20 % af det samlede beløb er også acceptabelt.
  • Hvis der er momsfritagne leverancer på samme faktura, skal det fremgå, hvilke leverancer, der er pålagt moms. Sådanne leverancer skal opføres for sig med særskilt sammentælling.

Hvis kravene ikke er opfyldt, opfylder fakturaen ikke kravene til momsfradrag. Fakturaen skal derfor afvises, og leverandøren skal udstede en kreditnota og en ny gyldig faktura til AAU.
Alle momsregistrerede virksomheder har pligt til at udstede gyldige fakturaer ved momspligtigt salg. Det gælder også detailforretninger, hvor man har krav på at få en faktura i stedet for en kassebon. Kassebon kan accepteres, hvor det er praksis kun at lave bon (f.eks. restaurationsydelser) eller hvis kassebon opfylder ovennævnte krav (bortset fra krav oms AAU's navn)

Lig med eller under 750,- kr. ekskl. moms

skal bilaget som minimum være en forenklet faktura eller kassebon. En forenklet faktura skal mindst indeholde følgende oplysninger:

  • Udstedelsesdato Fortløbende nr.
  • Sælgers navn og momsregistreringsnummer Leverancens art
  • Momsbeløbet eller at momsen udgør 20% af det samlede beløb.
  • Pris

En kassebon skal mindst indeholde følgende oplysninger:

  • Virksomhedens navn eller CVR-nr./SE-nr
  • Udstedelsesdato (fakturadato)
  • Leverancens art
  • Momsbeløbets størrelse eller at momsen udgør 20% af det samlede beløb.
  • Pris

2.3. Specifikke problemstillinger

Anvendelse af indkøbskonto (online-køb og betaling):
Få faktura hvor muligt (leverandører (inkl. i hele EU) skal kunne levere en faktura, hvis dette ikke muligt, så lav fornødne skærmdump, således at de oplysninger som kræves af en faktura i så vidt omfang som muligt fremgår af skærmdumpene. Kontoudtog fra kreditgiver (indkøbskontoudsteder) er ok som grundlag for betaling/afløftning af moms

Betalingsoversigter
PBS-oversigter kan anvendes i stedet for en faktura, hvis fakturakravene er opfyldt. Andre betalingsover-sigter kan som udgangspunkt ikke anvendes.

Momsfrit salg til kunder i andre EU-lande og 3. lande
Ved momsfri leverancer til momsregistrerede kunder i andre EU-lande skal det tydelig fremgå, at leverancen er momsfri og eventuelt, at leverancen er underlagt reglerne om omvendt betalingspligt.

Salg til ikke-momsregistrede kunder(Privatpersoner)

Skal pålægges 25% moms.

Ved salg af varer og ydelser(vedr. EU-lande):

  • Kundens momsnummer.
  • Tekst, der viser, at leverancen er omfattet af omvendt betalingspligt. Det kan ske ved henvisning til bestemmelse i EU’s 6. Momsdirektiv, i momsloven eller anden tekst, der tydeligt viser, at kunden er betalingspligtig for momsen, eksempelvis ”omvendt betalingspligt” eller ”reverse charge”.

Ved salg af ydelser uden ”omvendt betalingspligt”: 

  • er der ingen særlige krav.

Vær opmærksom på, at kravene kun gælder ved salg til andre EU-lande. Kravene gælder ikke ved salg til 3. lande, altså lande udenfor EU.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd