AAU logo

AAU Håndbogen

QlikView: Procedure, Qlikview Projektportefølje

Denne procedure beskriver, hvordan du bruger Qlikview-rapporten til opfølgning på din portefølje af eksternt finansierede projekter.

Publiceret: 15.12.2017 (Sidst ændret: 05.03.2019)

Print som pdf

Indhold

Rapportens forside

På rapportens forside kan du se ledelsesinformation om den økonomiske status på et instituts/en enheds samlede eksterne projektportefølje for indeværende år. Omdrejningspunktet er den påvirkning porteføljen har på UK10 (driftseffekten).

Du bør altid vælge en enhed i valgboksen til venstre og tage udgangspunkt i en lukket måned i ØSS.
Se figur 1 Valgboks på rapportens forside nedenfor.

Rapporten viser som udgangspunkt realiserede tal op mod ankerbudgettet fra Prophix. Ønsker du andre budgetversioner, vælger du også disse i valgboksen.

Valgboks på rapportens forside
1 Valgboks på rapportens forside

Når valgene er foretaget, viser tabellen på forsiden den økonomiske påvirkning på UK10 (driften) fra den eksterne projektportefølje.

Bemærk, at tallene i tabellen vises i hele 1.000 kr., og at der vises tal for:

  • Budget indeværende år (budgettet for hele året)
  • Budget år til og med den valgte periode
  • Realiseret til og med den valgte periode.

Vises tallene med fortegn (-), skal det læses som en indtægt. Vises tallene uden fortegn, er der tale om en omkostning.

Øverst i tabellen vises nøgletallene for eksterne indtægter. Herefter følger VIP og TAP frikøb. Nettoløn UK10 viser de lønomkostninger, der er på UK10 efter frikøb, dvs. den løn, som UK10 skal afholde. Ønsker du at kigge nærmere på disse tal, skal du bruge Qlikview-rapporterne ”Budgetopfølgning 20xx” og ”Løn 20xx udvidet”.

Nettoindtægt UK10 indeholder elementerne: Overhead, intern handel, symmetrisk medfinansiering, asymmetrisk medfinansiering og hensættelser/projektlukning; alle væsentlige elementer som påvirker driften positivt eller negativt. Du skal være opmærksom på, at der kan være andre projektomkostninger, som påvirker driften, men som ikke fremhæves i denne rapport.

Er du interesseret i at dykke ned i de projekter, hvor der er budgetteret eller realiseret medfinansiering, kan du se tabellerne under faneblad Medfinansiering. Vil du undersøge hensættelser og lukkede projekter, skal du se under faneblad Hensættelser. Ellers kan du læse mere i Qlikview-rapporterne ”Budgetopfølgning 20xx” og ”ProjektStatus”.

Rapportens faneblade

2 Rapportens faneblade

Nederste række i tabellen på forsiden viser bufferprojekter, dvs. det budget der er lavet på projekter, der ikke var kendte/tildelt projektnummer, da man lagde budgettet. Budgettallene holdes op imod realiseret forbrug på projekter, hvor der ikke har været lagt budget for valgte år (Projekter, hvor systemet ikke har fundet budget i Prophix i den valgte budgetversion). Dette inkluderer projekter, der er oprettet efter budgettet blev låst samt projekter af ældre dato, hvor man ikke har budgetteret omkostninger det valgte år. Vil du se, hvilke projekter det drejer sig om, henvises til tabellen Bufferprojekter på fanebladet Restbevillinger.

Vælger du det flydende budget, vil du på bufferprojekterne kunne se, at der sker ændringer i bufferprojekternes sammensætning i takt med, at de flydende budgetter opdateres.

Ud for de realiserede tal markerer et ’trafiklys’ med rød/gul/grøn, om differencen mellem budgetår til dato og realiseret år til dato kræver særlig opmærksomhed. Hvis differencen er +/- 0-5 % markeres det med grønt lys, og emnet kræver ikke særlig opmærksomhed. Ved differencer på +/- 5-15 % markeres det med gult lys, og emnet kræver en vis grad af opmærksomhed. Markeres emnet med et rødt lys er differencen mere end +/-15 %, og emnet kræver særlig opmærksomhed. 

Til venstre for tabellen på forsiden kan du se otte nøgletal for projektporteføljen.
Nøgletal fra rapportens forside
3 Nøgletal fra rapportens forside
 

Faneblad Restbevillinger

De fire tabeller på dette faneblad indeholder kun projekter, der er aktive i ØSS i den valgte periode. Er du kun interesseret i et udsnit af projektporteføljen, kan du med fordel afgrænse i valgboksen til venstre på fx bevillingshaver eller projektadministrator.

Tabellerne under faneblad Restbevillinger
4 Tabellerne under faneblad Restbevillinger
 

Tabel Projekter der ikke har været aktivitet på det seneste år

Det er vigtigt at få synliggjort projekter, hvor aktiviteten endnu ikke er begyndt, eller hvor aktiviteten ligger flere år tilbage. Tabellen viser en liste over de projekter, der ikke har været bevægelser på et år tilbage fra den valgte måned. Du kan for hvert projekt se en række stamdataoplysninger, som fx kontraktstart- og slutdato. Du kan også se bevilling, projektets samlede omkostninger, budget år til dato og omkostninger år til dato. Du kan med fordelt sammenholde restbevillingen med projektperiodens slutdato. Formålet med tabellen er at skabe opmærksomhed om projekter, hvor der skal ske aktivitet, inden projektperioden lukker og vise, om der er projekter, hvor projektperioden er udløbet, og projektet derfor bør lukkes.

Tabel Restbevillinger

Tabellen viser en liste over alle aktive projekter. Her får du et overblik over, om der er projekter med særligt store restbevillinger, og om der er en stor difference mellem budgetteret og realiseret år til dato, altså om forbruget følger forventningerne. Du bør være opmærksom på, at tabellen ikke viser budget/disponeret, der ligger ud over indeværende år.

Er restbevillingen lille eller 0, bør du forholde dig til, om der kan forventes overforbrug på projektet i forhold til slutdato. Er restbevillingen stor, bør du forholde dig til, om instituttet risikerer ikke at få brugt midlerne inden slutdato.

Tabel Bufferopfølgning

Tabellen viser de projekter, der ikke ligger Prophix-budget på i det pågældende år, men hvor der har været aktivitet i den valgte periode. Ud fra oprettelsesdato og kontraktperiode kan man se, om der er tale om nyoprettede projekter eller projekter af ældre dato, som man ikke har budgetteret på. Øverst i tabellen holdes omkostningerne op mod det budget, der er lagt på projektnumrene 99xxxx, dvs. budgettet på de projekter, man ikke kendte, da budgettet blev lagt. Hvis differencen mellem bufferbudget og realiseret er stor, kan man forholde sig til, om der skal sættes yderligere aktivitet i gang på nye projekter.

Du skal være opmærksom på, at tabellen ikke kan stemmes direkte af mod rapportens forside, da tabellen udelukkende indeholder projekter, der er aktive i ØSS i den valgte måned, og der kan være projekter, der er lukket tidligere på året, hvis omsætning indgår i beløbet på forsiden.
 

Tabel Projektudløb

Tabellen viser projekter, hvor kontraktslutdatoen er overskredet og projekter, hvor kontraktslutdatoen ligger inden for det næste år. Tabellen giver en indikation af, hvor stor en del af enhedens portefølje der udløber inden for det næste år. Formålet er at sætte fokus på projekter, der enten skal lukkes, eller hvor kontraktperioden skal opdateres (fx i forbindelse med forlængelser), ligesom den også giver et overblik over projekter, der snart skal afsluttes. En mulig udløst handling kan være, at instituttet sikrer, at bevillingen bliver brugt inden udløb eller at begrænse et underskud, der ellers ville akkumulere.

Faneblad Medfinansiering

Tabellen på dette faneblad viser projekter, hvor der er budgetteret og/eller realiseret symmetrisk eller asymmetrisk medfinansiering. Du skal være opmærksom på, at du ikke kan stemme tabellen direkte af mod rapportens forside, da tabellen kun indeholder projekter, der er aktive i ØSS i den valgte periode, og der kan være projekter, der er lukket tidligere på året, hvis omsætning indgår i beløbet på forsiden.

Det primære formål med tabellen er at sammenholde budgetteret med realiseret medfinansiering. Et sekundært formål er at give mulighed for at vurdere, om man bør budgettere medfinansiering anderledes. Kolonnerne Afvigelse kr. og Afvigelse % viser differencen mellem budgetteret og realiseret medfinansiering.

Faneblad Omsætning indeværende år

Tabellen på denne fane viser, i modsætning til de andre tabeller i rapporten, alle projekter, hvor der har været afholdt omkostninger indeværende år, uanset om projekterne efterfølgende er lukket. Tallene kan derfor stemmes af op mod eksterne indtægter på rapportens forside, ligesom den kan bruges i forbindelse med månedsopfølgningen. Her får du hurtigt et overblik over projekter med de største afvigelser mellem budget og realiseret, og hvor en gennemgang kan være nødvendig i forbindelse med månedsopfølgningen.

Faneblad Deadlines

Data i denne tabel trækkes fra stamdata i ØSS, hvor de indtastes og vedligeholdes af projektadministrator. Tabellen viser de registrerede deadlines og noter på regnskaber samt forfaldsdatoer og noter på fakturering.

Du skal være opmærksom på, at disse data udelukkende vedligeholdes af projektadministrator, og at der ikke sker nogen automatisk registrering af, om en faktura fx er sendt, ligesom der heller ikke sker en automatisk advisering, når en deadline nærmer sig. 
Den enkelte projektadministrator har ved hjælp af denne rapport mulighed for at få et overblik over sine deadlines og sikre, at fakturering på projekterne sker til tiden. Enhedens projektansvarlige kan få overblik over teamets spidsbelastningsperioder på regnskabsaflæggelser, ligesom det er muligt at fange deadlines i forbindelse med fx sygdom i teamet.

Da det kræver, at data er opdateret og komplet, før man er sikret et retvisende overblik, indeholder fanen også en tabel, der viser de projekter, der ikke er registreret data på. Denne tabel skal give brugeren en indikation af, om oversigten med deadlines er retvisende.

Registrering af deadlines i stamdata
Hvis du ønsker at registrere deadlines for regnskabsaflæggelse og fakturering på projektet i ØSS, så du kan tilgå informationerne i Qlikview ProjektPortefølje, skal du gøre det i ØSS-ansvarsområderne ’Projekt’ og ’Regnskab’. Du skal være opmærksom på, at du ikke automatisk bliver adviseret om disse datoer.

Vi anbefaler denne procedure:
Når du som projektadministrator får åbningsbrevet med projektnummer, indtaster du regnskabsdeadlines og faktureringsdatoer i stamdata. Du skal vedligeholde stamdata løbende, fx når regnskabsdeadlines rykkes.

For regnskabsdeadlines skal du registrere den deadline, der er sat af bevillingsgiver (fx på de fleste Horizon 2020-projekter 60 dage efter endt projektperiode), og ikke den interne deadline eller koordinators deadline.

Hvis ikke der i aftalen er oplyst konkrete datoer for opkrævning af bevilling, anbefales det, at du registrerer rimelige deadlines, der skal sikre, at du husker at sende faktura/opkræve bevilling.

Når et regnskab eller en faktura er sendt, sætter du flueben ud for linjen i stamdata i ØSS, og punktet vil fremgå som ekspederet i ProjektPorteføljen.
 

Faneblad Hensættelser

Tabellerne under faneblad Hensættelser

5 Tabellerne under faneblad Hensættelser

Tabellerne Hensættelser til tab pr. projekt og Lukkede projekter indeværende år

Tabellen Hensættelse til tab pr. projekt er genereret ud fra en liste, der vedligeholdes i Økonomiafdelingen. Listen opdateres fire gange om året i januar, april, september og periode 13, uanset om en hensættelse er tilbageført i andre måneder. Tabellen viser de projekter, hvor der er sket hensættelser - enten nye eller reguleringer - i indeværende år, uanset om projekterne er lukkede i løbet af året.

De væsentlige kolonner er:
Hensættelse primo året: Beløbene i denne kolonne har tidligere påvirket driften. Fortegnet her er minus (kredit), da det er hensættelsen på balancen, som vises.

Balanceeffekt ÅTD: Her vises reguleringerne på balancen. Er fortegnet et minus, så er hensættelsen forøget, eller der er tale om nye hensættelser. Er fortegnet plus, så er hensættelsen reguleret ned eller helt tilbageført – hvis projektet eksempelvis er lukket.

Driftseffekt: Her vises reguleringerne i driften. Et minus her angiver en indtægt i driften (kreditpostering), og et plus angiver en omkostning i driften (debetpostering).

Samlet hensættelse: Her vises de samlede hensættelser på projekterne (primo +/- reguleringer). Det er balancetal, der vises, og alle beløb er angivet med fortegnet minus.

Tabellen kan med fordel holdes op mod tabellen Lukkede projekter indeværende år, som viser en liste over lukkede projekter påført det over-/underskud, projekterne er lukket med. Den samlede driftseffekt i de to tabeller kan sammenlignes direkte med hensættelser og lukninger på rapportens forside.

Sammenligner du hensættelser og lukninger, skal du være opmærksom på, at hensættelser til tab altid indeholder overhead. Ved lukning af projekter med symmetrisk medfinansiering er overhead indeholdt i bogføringen af projektunderskuddet. På projekter uden medfinansiering eller med asymmetrisk medfinansiering posteres lukningen i to poster: Underskud og tilbageført overhead.

Tabellerne Projekter med underskud ift. bevilling og Projekter med underskud ift. indbetalinger

De to tabeller kan bruges til at få et overblik over, hvor man potentielt er på vej ud i et overforbrug, og hvor man bør undersøge, om bevillingen kan/skal opkræves, og om der evt. skal hensættes til tab.

Faneblad Totalliste

Rapportens sidste fane indeholder alle aktive projekter uden nogen form for filtrering.

Standardkolonnerne er diverse stamdata, bevilling, indbetalinger projekt til dato og omkostninger projekt til dato. Hertil kan en række ekstra kolonner vælges efter behov. Se boksen i figur 6. 

Tilvalg under Fanebladet Totalliste
6 Tilvalg under Fanebladet Totalliste

Oprindelse, baggrund og historik

Denne procedure erstatter Vejledning Qlikview ProjektPortefølje version 1.1.

Formål og afgrænsning

Formålet med Qlikview-rapporten ProjektPortefølje er at give primært institut-/afdelingsleder og økonomisupport, sekundært projektledere og niveau 1 overblik over den eksterne projektportefølje (underkonti 90/95/97) og at fremhæve væsentlige tendenser og risici på området.

Rapporten skal ses som et værktøj til overblik. Hvis du har brug for fx detaljer om frikøb på enkelte medarbejdere eller projekter, detaljeret overblik over omkostningstyper, budgetter o.l. skal du finde det i andre Qlikview-rapporter.

Rapportens fokus er:
1) Den aktive projektportefølje
2) Driftseffekten indeværende år forårsaget af de eksternt finansierede projekter. Her kigges bl.a. på hensættelser til tab, lukning af projekter, overhead, frikøb og medfinansiering.

Rapporten tager udgangspunkt i den aktive projektportefølje, det vil sige alle eksterne projektnumre uden lukkedato i ØSS. Hermed fremhæver rapporten nødvendigheden af, at stamdata vedligeholdes løbende, da fx en manglende opdatering af aftalebeløb og slutdato påvirker summen af restbevillinger og omsætningshastighed.

I denne procedure gennemgås rapportens tabeller faneblad for faneblad.

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål om proceduren for projektportefølje, er du velkommen til at kontakte Projektøkonomi, Økonomiafdelingen. 

Begrebsdefinitioner

Projektomkostninger og driftseffekt:
Projektomkostninger er de omkostninger, der genereres på UK90, 95 og 97. Driftseffekt er den påvirkning omkostningerne på projekterne har for UK10.

Eksempel: Et frikøb er en projektomkostning, som genererer en indtægt på UK10 på det omkostningssted, hvor personens grundløn kører. Det vil sige, at der er driftseffekt på UK 10 svarende til frikøbets størrelse på UK9x.

Stamdata:
I mange af rapportens tabeller fremgår en række stamdata, der trækkes fra ØSS. Disse stamdata er som udgangspunkt oplyst i anmodningen om oprettelse.

Du skal være opmærksom på, at stamdata ikke er knyttet op på en dato, hvilket betyder, at hvis der ændres i stamdata (fx ændring af slutdato eller forhøjelse af aftalebeløb) vil dette fremgå i rapporten uanset om den periode man vælger ligger før den måned ændringen blev foretaget.

Projektøkonomi kan efter anmodning ændre stamdata om blandt andet aftalebeløb, projektadministrator, start-, slut- og ønsket lukkedato, overhead, medfinansiering og omkostningssted.

For retningslinjer om ændring af stamdata se Projektøkonomis vejledning her

For stamdata vedr. forfaldsdatoer på fakturering og regnskabsaflæggelse skal disse data tastes i ØSS af projektadministrator.

Enheder:
Valgmuligheden Enhed er defineret ud fra en komplet liste af omkostningssteder, som er koblet op mod enhederne. Det er derfor muligt at vælge fx et helt institut uden, at man skal lave komplicerede valg af omkostningssteder.

Det er også muligt at vælge et enkelt omkostningssted. Her skal man dog være opmærksom på, at der er stor risiko for, at det ikke er den korrekte driftspåvirkning, der vises på forsiden, da projektomkostninger og driftsindtægter kan ligge på forskellige omkostningssteder.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd