Omkontering af kreditorfakturaer

Indhold

Omkontering af kreditorfakturaer

Vælg ansvarsområdet ”Omkontering af kreditorfakturaer”:

Vælg ”Omkontering” tryk på → i midten ”Omkontering”.

Find fakturaen

Det første skærmbillede, som kommer frem, når ansvarsområdet åbnes:

Tryk på F7 for at gøre felterne søgbare → felterne bliver lyseblå (skærmprint er lavet på et testmiljø,
og derfor vil du opleve en anden farve på din skærm):

Nu kan du fx taste fakturanummer i kolonnen fakturanr.:

Tryk på F8, og fakturaen kommer frem:

Du kan også finde en faktura ved at trykke på lommelygten øverst i billedet (markeret med rødt
i skærmbilledet herunder):

Herefter kan du skrive søgekriterier ind (her er det også muligt at søge på indkøbsordrenr.):

Tryk på ”søg”, og du kan se fakturaen:

Tilbageførsel af oprindelig konterede linjer

Du skal nu tilbageføre den oprindelige kontering, og det er vigtigt, at det er nøjagtig samme kontostreng, der tilbageføres på som den oprindelige kontering.

Find den oprindelige kontering

Tryk ”konteringer” i fane ”2 linjer”:

Herefter kopierer du kontostrengen (stå på kontostrengen og trykke Ctrl + F) og konteringsskærmbilledet
lukkes ned:

I nogle tilfælde kan du også se konteringen her: 

Tilbageførsel af oprindelig kontererede linjer

Du laver tilbageførslen ved at stå på linje 1 og trykke på det grønne + i øverste venstre hjørne (markeret
med rødt i skærmbilledet ovenover): 

Du skal lave en minuslinje på samme beløb som på linje 1, så konteringen på linje 1 går i 0. Du kan nu sætte konteringen ind i ”Standard konteringskonto” ved at trykke Ctrl + V. I ”Beskrivelse” kan feltet ovenover kopieres ved at trykke F3, men du kan også sætte en valgfri tekst ind:

Tilbageførsel af mange linjer på samme kontostreng
Du kan tilbageføre en faktura med mange linjer på samme kontostreng på 1 linje. Et eksempel på en sådan faktura:

Du kan tilbageføre linjerne i et beløb, som vist her:

Ny kontering

Den nye kontering laves sådan her:

Du trykker på det grønne + øverst i venstre hjørne (markeret med rødt i skærmbilledet ovenfor):

Indsæt beløb, kontering, momskode og beskrivelse:

Tryk på F10 for at gemme og herefter ”Beregn afgift”.

En linje splittes op i flere konteringer

Du kan splitte en linje op i flere konteringer ved at lave flere nye linjer. Det kan eksempelvis se sådan ud:

Tryk F10 for at gemme, og herefter ”Beregn afgift”.

Flere konteringslinjer laves til én konteringslinje

Du kan samle en faktura med flere linjer til én linje ved at lave en tilbageførsel af hver linje, men kun lave én pluslinje. Dette kan eksempelvis se således ud:

Tryk F10 for at gemme, og herefter ”Beregn afgift”.

Ny konteringslinje, hvor der skal vælges udstyr

Når den nye konteringslinje er lavet på art 15xxxx, og der er sat en momskode på, bliver der ikke automatisk sat ”Udstyr” på linjen.

Det kan ændres sådan:

Stå på den pågældende linje - tryk på ”Konteringer” (markeret med rødt i skærmbilledet ovenover):

Du skal trykke på feltet, som i skærmbilledet ovenover er markeret med rødt (feltet kan godt være helt ude
i højre side af skærmbilledet):

Skriv ”Udstyr”, og tryk OK

Omkontering af ompostering fra Intern Handel og Ompostering (OMP)

Ompostering af fx en rejseafregning, som er lavet i Intern Handel og Ompostering, kan omkonteres igen.
Dette skal dog ske i ”Omkontering af kreditorfakturaer”.

Du finder OMP’en på samme måde som en kreditorfaktura, dog med OMP-nr. som fakturanr.:

Du skal først tilbageføre den oprindelige kontering. Det er aldrig linje 1. Du tilbagefører ved at trykke pil ned
og lave en ny linje, hvor du laver en minuslinje på samme beløb og kontostreng som linje 2 (3, 4, 5…)
”Afgiftsklassificeringskode” skal være ”0 ingen moms” (brug evt. F3 til at kopiere feltet ovenfor og F4 til at
kopiere hele linjen):

Du skal lave en ny kontering. Du trykker pil ned igen for at lave en ny linje, hvor beløbet, den nye kontostreng
og ”0 ingen moms” indsættes (brug evt. F3 til at kopiere feltet ovenfor og F4 til at kopiere hele linjen):

Kontrol

Som kontrol kan du gå på fane ”1 generelt”.

Her kan du se, om linjerne i omkonteringen stemmer overens. Stemmer linjerne ikke, vil der være røde tal her,
det betyder, at der er lavet noget forkert i omkonteringen.

Omkonteringen er nu færdig. Efter en natkørsel kan du se den i Finans og kan dermed se på transaktionslisterne
og i QlickView.

Oprindelse, baggrund og historik

Udarbejdet første gang i oktober 2013.

Senest revideret i januar 2018.

Formål og afgrænsning

I denne procedure kan du læse om, hvordan du udarbejder en omkontering på en kreditorfaktura, som er konteret forkert, og du først opdager fejlen, når kreditorfakturaen er bogført. Kreditorfakturaer er fakturaer som vi har modtaget for vores leverandører.

Hvis din omkontering gælder rejser eller udlæg, skal du benytte vejledningen Intern Handel og Ompostering. 

I proceduren kan du se, hvordan en omkontering af en faktura foregår fra start til slut. Du kan få et overblik i indholdsfortegnelsen.  

Du kan læse om de transaktioner, der ikke er omfattet af denne procedure under overordnede rammer. 

Overordnede rammer

Tilfælde, hvor du ikke skal følge proceduren ”Omkontering af kreditorfakturaer”

• Fakturaer konteret den 29. oktober 2013 eller før. Du skal i stedet sende en mail til oea-kreditor@adm.aau.dk med leverandør, fakturanummer, fakturabeløb og præcis, hvilke rettelser der skal foretages.
• Fakturaer som er konteret på lukkede segmenter (fx et lukket projektnummer). Du skal i stedet sende en mail til oea-kreditor@adm.aau.dk med leverandør, fakturanummer, fakturabeløb og præcis, hvilke rettelser der skal foretages. Det er som hovedregel de nye segmenter, der skal benyttes i både debet og kredit.
• Fakturaer konteret på art 35XXXX og 904004.Du skal sende et omkonteringsbilag med rettelserne til Jette Rusholt (jru@adm.aau.dk). Du finder omkonteringsbilaget : http://www.okonomi.aau.dk/blanketter/ 
• Fakturaer konteret på art 9XXXXX og 6XXXXX. Du skal sende en mail til oea-kreditor@adm.aau.dk med leverandør, fakturanummer, fakturabeløb og præcis, hvilke rettelser der skal foretages. Gælder det art 904004, skal omkonteringen ske, som ved art 35XXXX

• Omkontering af rejser og udlæg. Brug vejledningen Intern Handel og Ompostering. 
• Omkontering af OMP’ere (arterne 71xxxx/76xxxx, 81xxxx/86xxxx og 85xxxx)Send en mail til oea-kreditor@adm.aau.dk, hvor du skriver hvilken OMP, det drejer sig om, og hvad du vil have ændret.
• Debitorfakturaer. Send et omkonteringsbilag med intern post eller til oea-kreditor@adm.aau.dk. Du finder omkonteringsbilaget her: http://www.okonomi.aau.dk/blanketter/
• Kassetransaktioner: Send et omkonteringsbilag med intern post eller til oea-kreditor@adm.aau.dk. Du finder omkonteringsbilaget her: http://www.okonomi.aau.dk/blanketter/

Hvis du sender en mail eller udfylder et omkonteringsbilag, skal der være to personer, som godkender. Det sker ved en underskrift på omkonteringsbilag eller ved at videresende en mail med godkendelse.

Du kan også finde regler og vejledninger i disse dokumenter:

Regnskabsinstruksen
Vejledning til elektronisk fakturahåndtering
Vejledning i Intern Handel og Ompostering
Her finder du omkonteringsbilaget
Diverse momsvejledninger
Regler og satser for repræsentation og personaleforplejning

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til denne procedure, er du velkommen til at kontakte Kreditorbogholderiet på:

oea-kreditor@adm.aau.dk eller find telefonnumre her: http://www.okonomi.aau.dk/oea-it/oss/kreditor/  

Begrebsdefinitioner

Når vi skriver faktura i dette dokument, så mener vi kreditorfakturaer med mindre andet fremgår.

Bilag

Flow over omkonteringer maj 2016