AAU Håndbogen

Ferie

Procedurer for behandling af ferie på AAU

Publiceret: 22.12.2017 (Sidst ændret: 12.09.2021)

Print som pdf

Indhold

Overgangen til ny ferielov

Den 1. september 2020 er alle medarbejdere overgået til en ny ferielov. Ikke-afholdt ferie fra miniferieåret er automatisk overført til afholdelse efter den nye ferielov. Læs mere om overgangen fra gammel ferielov til ny ferielov i AAU Håndbogen under ”Ferie – Overgangen til ny ferielov”.

Optjening af ferie

Hvor meget ferie optjenes?
Alle månedslønnede medarbejdere optjener ferie med løn, dette uanset deres beskæftigelsesgrad. Der optjenes 2,08 feriedage løbende for hver måneds ansættelse i ferieåret (1. september til 31. august = 12 måneder), hvilket svare til 25 feriedage pr. ferieår. Ved ansættelse i dele af en måned optjenes 0,07 dages ferie pr. kalenderdag, dog højest 2,08 dage pr. måned. Feriedagene tilskrives ultimo måneden og kan holdes i den efterfølgende måned.  Medarbejderen har efter aftale med lederen også mulighed for at holde ferie på forskud, læs mere under afsnittet ”Ferie på forskud”.

I Statens HR kan medarbejderen se, hvor meget ferie der er optjent på nuværende tidspunkt. I ferieberegneren kan medarbejderen se, hvor meget ferie der er optjent på et givent tidspunkt af året.

Hvornår optjenes ferie?
Som hovedregel optjenes der ferie med løn, når medarbejderen er i beskæftigelse. Ferie optjenes dog også i visse fraværssituationer, hvor der ydes hel eller delvis løn fra AAU på grund af fx: Sygdom, barsel, afholdelse af ferie, omsorgsdage, barns 1. og 2. sygedag osv. I perioder med tjenestefri uden løn optjenes ferie i de første 6 måneder af fraværsperioden. Det er dog en forudsætning, at medarbejderen genindtræder i tjenesten og afholder ferien inden udløbet af ferieafholdelsesperioden. Der optjenes ikke ferie i perioder hvor medarbejderen deltager i strejke eller lockout.

Vær opmærksom på at der gælder særlige regler for timelønnede medarbejdere og elever.

Afholdelse af ferie

Den optjente ferie kan afholdes i ferieafholdelsesperioden fra den 1. september til 31. december året efter (16. måneder). Det vil sige, at ferieafholdelsesperioden er sammenfaldende med ferieåret (1. september til 31. august) dog tillagt ekstra fire måneder. Ferieåret afsluttes den 31. december.

En medarbejder har altid krav på at holde 5 ugers ferie i ferieafholdelsesperioden, også selvom medarbejderen ikke har ret til betalt ferie. Er der ikke optjent ferie med løn, betaler medarbejderen selv for feriedagene ved fratrækning i lønnen.

Regler for feriens fastlæggelse:
På AAU ønsker universitetsledelsen, at alle medarbejdere afvikler deres optjente ferie i løbet af ferieafholdelsesperioden. Ferieplanlægningen finder derfor sted ved forhåndsdisponering jf. Regler vedr. ferieafvikling ved Aalborg Universitet. Ferien skal fastlægges så tidligt som muligt, og derfor fremsender ledelsen primo september et brev og et ferieaftaleskema til alle medarbejdere. Heri kan medarbejderne anføre ønsker om tidspunkt for afvikling af ferie.

Medarbejderen skal altid huske at reservere feriedage til virksomhedslukningen mellem jul og nytår samt 3 ugers ferie til sommerferien. I forhold til sommerferien skal alle medarbejdere være opmærksom på, at de sidste 2 * 2 feriedage først er optjent og klar til afvikling pr. henholdsvis 1. august og 1. september. Det betyder, at medarbejderen kun har optjent 20,8 feriedage ud af 25 feriedage i juli måned. Først i september måned er der optjent fuld ferie i ferieåret. Når medarbejderen har reserveret ferie til de ovenstående to ferieperioder, kan de resterende alm. feriedag og særlige feriedage anvnedes til de resterende ferieperioder, som medarbejderen måtte ønske at holde.

Indlevere medarbejderne ikke deres ferieaftaleskema, skal ledelsen senest 3 måneder inden hovedferien begynder varsle medarbejderen om ferietidspunktet. For øvrig ferie er varslet 1 måned. Ferien skal være optjent på afholdelsestidspunktet, men kan varsles før ferien er optjent. Hvis medarbejderen ikke har optjent ret til betalt ferie, kan ledelsen dog ikke varsle medarbejderen at holde ferie, bortset fra ved AAU’s virksomhedslukning mellem jul og nytår.

Der kan efterfølgende aftales ændringer i den fastlagte ferie, hvis medarbejderen ønsker det, og tjenesten tillader det.

Optjent ferie holdes før ikke-optjent ferie, og ferien holdes som udgangspunkt i den rækkefølge, den er optjent. Medarbejderen har dog mulighed for at holde ferie optjent ved nuværende arbejdsgiver før ferie optjent hos en tidligere arbejdsgiver. Ligeledes skal ferie holdes i hele dage. Det er derfor ikke muligt at holde halve feriedage eller at placere ferie på dage, hvor medarbejderen er delvist sygemeldt, med mindre medarbejderen selv ønsker det.

Planlægning af ferie:
Udgangspunktet er, at medarbejderen holder mindst 3 ugers sammenhængene ferie i hovedferieperioden (1. maj til 30. september). Ledelsen og medarbejderen kan dog indgå aftale om at hovedferien deles, men mindst 10 dage skal holdes i sammenhæng. De resterende 2 ugers ferie (øvrig ferie) kan holdes på et hvilket som helst tidspunkt i løbet af ferieafholdelsesperioden.

Medarbejderen har krav på at holde 4 ugers ferie inden for ferieåret. Den resterende uge kan holdes i ferieafholdelsesperioden. Det er dog muligt for medarbejderen og lederen at aftale anden tilrettelæggelse.

Ferie på forskud:
Direktionen har besluttet, at AAU tillader at medarbejder og leder aftaler op til 2,08 dages ferie på forskud. Det betyder, at den ferie medarbejderen optjener i indeværende måned kan holdes med det samme, fremfor at vente til måneden efter. Fratræder medarbejderen inden ferien er blevet optjent, vil AAU være berettiget til at modregne den afholdte ferie i medarbejderens krav på løn og feriebetaling.

Medarbejdere med færre end 5 arbejdsdage om ugen:
Alle medarbejdere optjener 5 ugers ferie, også selvom medarbejderen kun arbejder 4 dage om ugen. Ferien skal dog holdes på samme måde, som arbejdet tidsmæssigt er tilrettelagt, og de arbejdsfri dage skal derfor indgå i ferien med et forholdsmæssigt antal dage. Hvis en medarbejder eksempelvis arbejder 4 dage om ugen, skal den ugentlige arbejdsfri dag indgå i en ferieuge. Det betyder, at der i de 5 ugers ferie skal indgå 5 arbejdsfri dage.

Eksempel: En medarbejder arbejder 29,6 timer ugentligt. Arbejdet er placeret med 7,4 timer dagligt mandag, tirsdag, onsdag, torsdag og medarbejderen har fri hver fredag. Hvis ferien afvikles som hele uger registreres der 5 dage, når der holdes én uges ferie. Hvis ferien afvikles som enkeltdage, skal der for hver 4 feriedage på arbejdsdage (mandag, tirsdag, onsdag og torsdag) også registreres en feriedage på en fridag (fredag).

Meddelelse om ekstra ferie (tjenestefri uden løn):
Såfremt en medarbejder ønsker at afholde ferie udover de 25 dage (optjent med løn, med feriekort eller uden løn) skal dette meddeles Lønkontoret via en mail (skriv venligst at det er ferie udover 25 feriedage) eller via følgende blanket. Ferie udover 25 dage kan ikke indmeldes i ScanPas.

Overførsel

Hvis en medarbejder ikke har haft mulighed for at afvikle al sin ferie, er det muligt at overføre op til 5 feriedage og særlige feriedage sammenlagt. Overførte feriedage skal afvikles i det ferieår, de er overført til.

Krav til overførsel:

  • Medarbejderen har optjent mindst 20 dages ferie med løn og/eller feriegodtgørelse på et feriebevis
  • Den overførte ferie er ferie udover 20 dage
  • Aftale om overførsel indgås med nærmeste leder inden udløbet af ferieafholdelsesperioden 31. december
  • Aftale om overførsel indgås skiftligt på blanket fra HR-afdelingen
  • Det aftales konkret, hvornår den overførte ferie skal holdes

Optjent ferie op til fire uger, der ikke er afholdt i ferieafholdelsesperioden, fortabes, medmindre den manglende afholdelse skyldes en feriehindring.

Eksempel 1: En medarbejder har optjent 22 feriedage og afholdt 17 feriedage. Ikke afholdte feriedage under 20 dage går tabt, hvilket svare til 3 dage. Det er dog muligt at overføre dage udover 20 dage, efter aftale med egen leder, hvilket svare til 2 dage.

Eksempel 2: En medarbejder har optjent 10 feriedage ved tidligere beskæftigelse og 14 feriedage ved AAU. Medarbejderen har afholdt 20 feriedage. Det er muligt at overføre dage udover 20 dage, efter aftale med egen leder, hvilket svare til 4 dage.

Feriehindring

Der kan være tale om flere forhold, der gør, at medarbejderen er forhindret i at afvikle sin ferie. De typiske eksempler på en feriehindring er egen sygdom og barselsorlov samt orlov til adoption. Der er altså kun tale om en feriehindring, når det drejer sig om medarbejderen selv. Ligeledes er der ikke tale om en feriehindring, såfremt en medarbejder ikke har holdt sin ferie pga. travlhed, eller hvis en medarbejder i forbindelse med et ansættelsesforhold ved AAU har været en periode i udlandet.

Sygdom inden feriens start:
Er en medarbejder syg ved feriens begyndelse, har medarbejderen ikke pligt til at påbegynde ferien. Medarbejderen skal melde sig syg efter de almindelige regler, og dette skal gøres senest ved arbejdstidsbegyndelse den første feriedag.

Sygdom under ferien:
Hvis en medarbejder bliver syg efter ferien er gået i gang, er det muligt at få erstatningsferie. Det er medarbejderens eget ansvar at søge om erstatningsferie. For at få erstatningsferie, skal følgende betingelser være opfyldt:

  • Medarbejderen skal på første sygedag melde sin sygdom til arbejdsgiver. Dette sker ved at give besked til den sygeregistrant på instituttet/i afdelingen, som medarbejderen normalt melder sig syg hos, og på samme måde, som det er aftalt på tjenestestedet. Ved tvivlstilfælde kan dit lokale HR servicecenter kontaktes.
  • Medarbejderen skal sørge for at skaffe en lægeerklæring, hvor den oplyste periode inkluderer den første sygedag (og oplysninger om sygeperiodens sidste dag, hvis der sker raskmelding i løbet af ferien). Medarbejderen afholder selv udgifter til lægeerklæringen, hvad enten den indhentes i Danmark eller ved en udenlandsk læge. Udgifter kan ikke senere refunderes af AAU.

Udgangspunktet er, at en medarbejder som er ansat i hele ferieåret (1. september til 31. august) har ret til erstatningsferie efter i alt 5 sygedage (karensdage), dvs. en ret til maksimalt 4 ugers erstatningsferie. Har medarbejderen ikke været ansat i hele ferieåret, vil antallet af karens dage nedsættes forholdsmæssigt. Det betyder, at såfremt en medarbejder tiltræder eller fratræder i løbet af ferieåret, vil ledelsen skulle regulere antallet af erstatningsdage, som medarbejderen vil være berettiget til.

Raskmelding af sygdom under ferie:
Bliver medarbejderen rask inden udløbet af den planlagte ferie, skal medarbejderen i forbindelse med sin raskmelding meddele ledelsen, om den resterende del af ferien holdes, eller om arbejdet genoptages. Det er alene resten af den planlagte ferie, som medarbejderen kan vælge at holde. Medarbejderen har således ikke ret til at holde den udskudte ferie i forlængelse af sin raskmelding.

Barsel:
Barsels- og adoptionsorlov er en feriehindring. Det gælder enhver form for orlov i forbindelse med barsel og adoption, herunder orlov, hvor der hverken ydes løn eller dagpenge. Medarbejderen er dog ikke feriehindret, hvis arbejdet er delvist genoptaget, da medarbejderen i disse tilfælde stadig har mulighed for at afvikle sin ferie.

Feriehindret ved ferieafholdelsesperiodens afslutning:
Konstateres det ved ferieafholdelsesperiodens udløb, at medarbejderen ikke har kunnet afvikle hele eller dele af sin ferie pga. feriehindring, overføres op til 4 ugers årligt betalt ferie automatisk til den efterfølgende ferieafholdelsesperiode. Består feriehindringen forsat ved udløbet af den efterfølgende ferieafholdelsesperiode (12 måneder senere), kan medarbejder og leder indgå aftale om udbetaling.

Hvis medarbejderen på grund af en feriehindring ikke har holdt ferie udover 4 uger, skal ledelsen automatisk udbetale denne ferie efter ferieafholdelsesperiodens udløb, medmindre det aftales mellem ledelsen og medarbejderen, at ferien overføres.

Om der har foreligget en feriehindring, kan som udgangspunkt først konstateres ved ferieafholdelsesperiodens udløb. Er medarbejderen feriehindret ved hovedferiens udløb, skal ferien afholdes i den resterende del af ferieafholdelsesperioden.

Betaling for ferie

Har en medarbejder optjent ferie med løn fra AAU, ydes der løn + særlig feriegodtgørelse på 1 ½ pct. under afvikling af ferie. Den særlige feriegodtgørelse udbetales to gange årligt. Betaling for perioden 1. september til 31. maj forfalder til udbetaling ultimo maj, mens særlig feriegodtgørelse for perioden 1. juni til 31. august forfalder til betaling ultimo august.
OBS: Vær opmærksom på, at du i april måned 2021 vil få udbetalt særlig feriegodtgørelse på 0,5 % fra indefrysningsperioden den 01.01.2020 – 31.08.2020. 

Medarbejdere, der har optjent ferie hos en tidligere arbejdsgiver, holder ferie uden løn, men får ferie udbetalt på feriekort fra den tidligere ansættelse. Holder medarbejderen optjente dage på et feriekort eller ikke-optjente dage uden løn, vil disse dage blive trukket ved næste lønudbetaling.

Har en medarbejder på ferietidspunktet en anden beskæftigelsesgrad end på optjeningstidspunktet beregnes lønnen under ferie på grundlag af arbejdstiden/omfanget på optjeningstidspunktet og lønnen på det tidspunkt, hvor ferien holdes.

Udbetaling af ikke-afholdt ferie:
Hvis en medarbejder ved ferieafholdelsesperiodens udløb ikke har holdt hele sin ferie, bliver ferie ud over fire uger automatisk udbetalt til medarbejderen. Har en medarbejder overført ferie fra tidligere ferieår, vil denne ferie indgå i opgørelsen af de 4 uger. Ferie overført pga. en feriehindring indgår ikke i beregningen. Udbetaling af ferie bør kun finde sted i tilfælde, hvor det ikke vil være muligt, at afvikle ferien (f.eks. barsel og sygdom), eller hvor der foreligger en begrundet aftale med lederen.

Ferie i forbindelse med fratræden

Hvis en medarbejder fratræder sin stilling, gælder de almindelige regler om varsling, placering og afholdelses af ferie. Allerede fastlagt ferie, som ligger inden fratrædelsestidspunktet, holdes som planlagt. Den ferie som medarbejderen ikke har afholdt ved fratrædelsen, vil blive afregnet og indbetalt på et feriekort til FerieKonto. Overført ferie, der ikke er aftalt afholdt inden fratrædelsestidspunktet, kommer til udbetaling ved fratrædelsen.

Når en medarbejder forlader arbejdsmarkedet på grund af sygdom, alder eller fordi medarbejderen fraflytter landet, udbetales ferien direkte til medarbejderen. Det kræver blot, at medarbejderen i god tid har fremsendt dokumentation til HR-afdelingen. Derimod indebærer overgang til efterløn ikke, at medarbejderen anses for at have forladt arbejdsmarkedet. Læs mere om reglerne for overgang til pension og efterløn på borger.dk.

Overgår medarbejderen fra en månedslønnet stilling til anden månedslønnet stilling ved AAU flyttes ferieretten til det nye tjenested. Retten til at afvikle overført ferie, dvs. til at afholde mere end 25 dage i et ferieår, bortfalder derimod, hvis lederen af det nye tjenestested ikke ønsker at indgå aftale om overførsel til det nye tjenestested. Den overførte ferie afregnes på overgangstidspunktet og udbetales herefter kontant til medarbejderen.

Formål og afgrænsning

Formålet med siden er at beskrive procedure for behandling af ferie på Aalborg Universitet.

Kontakt og ansvar

Ved spørgsmål kontakt dit lokale HR-servicecenter.

SUND og TECH: EST-ST-HR@adm.aau.dk
ENG: EST-EF-HR@adm.aau.dk
HUM og SAMF: HS-HR@adm.aau.dk
Fælles Service: FS-HR@adm.aau.dk

Ejer af dokumnet: Stine Vestergaard, HR-specialistcenter.

Bilag

Ferieberegner 

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Journalisering
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Krænkende adfærd
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd

Relaterede dokumenter

Særlige feriedage

Procedure for behandling af særlige feriedage på AAU

Læs mere