Fleksibel arbejdstid for Fælles Service

Indhold

Teknisk administrativt personale (TAP) ansat i Fælles Service, med undtagelse af chefer i lønrammestillinger, er som udgangspunkt omfattet af flekstid. Den enkelte FS-chef kan efter forudgående drøftelse undtage medarbejdere eller grupper af medarbejdere fra at være omfattet. Flekstid betyder, at den enkelte medarbejder har mulighed for, inden for fastlagte rammer, selv at tilrettelægge sin daglige arbejdstid under hensyntagen til organisationen, herunder specifikt aftalte tidsfrister, og den enkeltes eget behov.

Der gøres opmærksom på, at chefkonsulenter og specialkonsulenter samt medarbejdere omfattet af § 8 stk. 3 i cirkulære om Statens arbejdstidsaftale[1] eller tilsvarende regelsæt, også skal registrere deres arbejdstid, for at kunne udnytte aftalen om fleksibel arbejdstid, uden at de dog har ret til en-til-en afspadsering af overskydende arbejdstimer.

1.1 Fikstid og flekstid

Det er op til det enkelte tjenestested at fastsætte regler for, hvorvidt der skal være en ramme for flekstiden jf. Aalborg Universitets "Politik om fleksibel arbejdstid for teknisk administrativ personale". 

Som udgangspunkt er der ingen rammer for flekstiden. FS-lederen i den enkelte afdeling kan, efter forudgående drøftelse, fastsætte en fikstid for funktioner eller teams. Ved anvendelse af flekstid (og eventuelt fikstid) skal tjenestestedet tage hensyn til afdelingens åbningstid/kontortid og bemanding, så der altid sikres en tilstrækkelig personaledækning. Dette skal medarbejdere også tage hensyn til, når der afspadseres. For deltidsansatte aftales fikstiden individuelt. FS-lederen i den enkelte afdeling kan, om nødvendigt, fastsætte forskellige fiks- og flekstider for forskellige områder og funktioner.

1.2 Arbejdstid

Medarbejdere som er omfattet af denne flekstidsaftale skal tidsregistrere, dvs. registrere deres møde- og gåtider i et flekstidsregnskab. Det kan fx ske i det Excel-ark som findes som tilknyttet fil til dette dokument.

En arbejdsdag for fuldtidsansatte udgør gennemsnitligt 7,4 timer pr. dag svarende til 7 timer og 24 minutter. Ved udgangen af hver måned skal medarbejderen aflevere en kopi af flekstidsregnskabet til sin nærmeste leder, for at lederen kan anerkende eventuelle overskudstimer.

Flekstidsregnskabet skal som minimum indeholde møde- og gåtider for de enkelte arbejdsdage, evt. afholdt flekstid midt på dagen, overført flekstidssaldo fra tidligere måned samt ny flekstidssaldo.

Hensigten er, at tidsregistreringen skal bruges af medarbejdere og ledere som et dialogværktøj til at afstemme forventninger, sikre en god anvendelse af arbejdstiden.

1.3 Overskuds- og underskudstimer

Overskudsstimer må ved månedens udgang ikke overstige 37 timer, og underskudstimer må ikke overstige 10 timer med mindre andet konkret aftales med nærmeste leder, fx i forbindelse med en særlig travl periode i den specifikke jobfunktion. Såfremt timerne nærmer sig maksimum eller minimum, er det medarbejderens ansvar hurtigst muligt at meddele dette til nærmeste leder med henblik på at aftale, hvorledes timerne f.eks. holdes nede eller afvikles. Leder og medarbejder har herefter et fælles ansvar for at sikre, at der skabes balance ift. arbejdstiden.

1.4 Afspadsering 

Opsparet flekstid afspadseres én til én, uanset hvornår flekstimerne er optjent. Medarbejdere kan normalt afspadsere de optjente flekstimer når som helst. Det er dog et krav, at afdelingen altid skal være funktionsdygtig i den normale åbningstid/kontortid. (dvs. i fikstiden). Hvor der er aftalt en fikstid skal afspadsering i fikstiden godkendes af nærmeste leder.

1.4.1 Særligt ved fratrædelse 

Opsiges en medarbejder i afdelingen, eller opsiger medarbejderen sin stilling, vil eventuelle overskudstimer søges afholdt i opsigelsesperioden. Overskudstimer udbetales normalt ikke, i særlige tilfælde kun efter universitetsdirektørens godkendelse.  

[1] Cirkulære om Statens arbejdstidsaftale af 2. december 2019.

For mere om fikstid se Politik om fleksibel arbejdstid (flekstid) for administrativt og teknisk personale på Aalborg Universitet, pkt. 2.1

Oprindelse, baggrund og historik

Aftale af 5. juli 2017 indgået af det Fælles Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg i AAU Fælles Service (FSA)
Underskrevet aftale af 5. juli 2017

Aftalen er gældende fra og med den 1. august 2017

Aftalen kan ændres eller opsiges med et varsel på 3 måneder. 

Formål og afgrænsning

Dette er en lokalaftale som beskriver rammerne for fleksibel arbejdstid (flekstid) for medarbejdere i AAU Fælles Service. Det er op til FS-afdelingerne at fastsætte nærmere regler for fleksibel arbejdstid i den enkelte afdeling eller enhed i overensstemmelse med denne lokalaftale.  

For spørgsmål og svar i relation til denne lokalaftale henvises der til siden, Fleksibel arbejdstid for Fælles Service - FAQ

Overordnede rammer

I henhold til Aalborg Universitets Politik om fleksibel arbejdstid for administrativt og teknisk personale, er der indgået denne lokalaftale om fleksibel arbejdstid (flekstid) for Fælles Service på Aalborg Universitet.

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til ovenstående kan du kontakte specialkonsulent ved HR Specialistcentret Camilla Skjødt Jakobsen, enten på mail csj@adm.aau.dk eller på telefon 9940 3943.

Begrebsdefinitioner

Forefindes ikke.

Bilag

Fleksskema 2021