AAU logo

AAU Håndbogen

Månedslukning i ØkonomiStyringsSystemet ØSS

Procedure for lukning af månedsperioder i ØSS

Publiceret: 02.01.2018 (Sidst ændret: 06.02.2018)

Print som pdf

Indhold

Proceduren for månedslukning er knyttet til processerne i økonomisystemet ØSS. Opfølgning og estimering af resultat ikke er indeholdt heri. Den proces er beskrevet her.

Forberedelse til månedslukning

Denne nye procedure ændrer og forkorter arbejdstiden for nogle af de områder, der har forbindelse til månedslukningen.

Du kan med fordel begynde processen tidligere, hvis du f.eks. arbejder med: 

  • Håndtering af fakturaer (ind- og udgående)
  • Tidsregistrering
  • Andre løbende driftsøkonomiske opgaver

5 hverdage før kalendermånedsskifte

Få et overblik over tidsregistrering.

  • Er der påbegyndte timesedler for de medarbejdere der forventes at skulle registrere tid?
  1. ProjektTid i Qlikview kan sammenholdes med Prophix/RES
  2. Kontakt de medarbejdere, som ikke har oprettet en timeseddel
  • Er der registreret på de forventede projekter med et forventeligt timetal?
  1. ProjektTid i Qlikview kan sammenholdes med Prophix/RES
  2. Uoverensstemmelser skal afklares med den pågældende medarbejder og/eller projektleder alt efter egen intern procedure.

Ved at begynde på kontrol og opfølgning allerede nu, er der tid til at få de sidste korrektioner og regi-streringer på plads På den måde kan timesedlerne afleveres og godkendes inden fristen, som er 4. hverdag i måneden efter.

3 hverdage før kalendermånedsskifte

Få et overblik over ikke-færdigbehandlede indgående leverandørfakturaer.

  • Har området mange fakturaer, som enten afventer kontering eller anvisning/godkendelse?
  1. Benyt overvågningsrapporten i Qlikview til at få et overblik over områdets leverandør-fakturaer
  • ​Har området mange fakturaer som er på hold som en følge af at der en forskel til den afsendte indkøbsordre?

Følg op på ikke-færdigbehandlede fakturaer, så du undgår at skulle tage hensyn til mange fakturaer når der skal periodiseres.  

2 hverdage før kalendermånedsskifte

Få et overblik over udgående fakturaer.

  • Er der sendt fakturaer på de projekter (UK90, 95 og 97), som efter aftalen skal udskrives i denne måned / har opnået en milepæl, der udløser fakturering?
  • Er der sendt fakturaer vedrørende bruger-/deltagerbetaling, konferencer, leje og lignende?

Sammenhold i øvrigt de realiserede driftsindtægter (UK10) med de budgetterede og følg op på eventuelle manglende faktureringer.

1 hverdag før kalendermånedsskifte

Få et overblik over de interne handler.

  • Er der interne handler der enten ikke er afsendte eller godkendte?
  1. Benyt evt. budgetopfølgningsrapporten til at få et overblik over områdets realiserede og budgetterede interne handler.

Følg op på eventuelle afvigelser og sørg for at kontakte modparten i den interne handel så I kan afklare om, der skal gennemføres en intern handel i den aktuelle måned.

Deadlines op til månedslukningen

Aflevering af frikøb til HR/Løn ikke indgår i denne procedure, da fristerne følger udmeldinger fra Moderniseringsstyrelsen. Du kan finde disse deadlines på HR-afdelingens hjemmeside.

3 hverdage efter kalendermånedsskifte

Alle leverandørfakturaer skal være konteret og godkendt for at indgå i månedslukningen. Fakturaer, der ikke er færdigbehandlede overføres til den kommende måned, og vedrører fakturaen en ydelse eller vare, der er leveret i den måned der lukkes, skal der for væsentlige beløb foretages periodisering.

Alle interne handler skal være afsendt og godkendt.

Alle salgsfakturaer skal være færdigbehandlede. Såfremt en faktura ikke blev lavet – eks. fordi man manglede nogle kundeoplysninger – skal der for væsentlige beløb foretages periodisering.

4 hverdage efter kalendermånedsskifte

Periodiseringsark og evt. tilhørende bilag skal sendes til Økonomiafdelingen senest kl. 12.00 for at kunne nå at blive behandlet og registreret i den aktuelle periode. Procedure for periodisering, beløbs-grænse og standardskema kan findes på økonomiafdelingens hjemmeside. Der bliver ved hver månedslukning også fremsendt særskilt advis herom på mail.

Alle timesedler skal være afleveret og godkendt. 

Månedslukning

Den systemmæssige månedslukning i ØSS foretages af økonomiafdelingen.

1 hverdag efter kalendermånedsskifte

Anlægsmodulet månedslukkes og der foretages afskrivningskørsler. Anlæg har ansvaret for denne opgave.

4 hverdage efter kalendermånedsskifte

Debitormodul månedslukkes kl. 09.00. Debitor har ansvaret for denne opgave.

Kreditormodul månedslukkes kl. 09.00. Efter lukningen gives besked til e-handelsteam. Kreditor har ansvaret for denne opgave.

Indkøbsmodul månedslukkes efter modtagelse af besked fra kreditor. E-Handelsteamet har ansvaret for denne opgave.

5 hverdage efter kalendermånedsskifte

Timesedler omregnes kl. 08.00. Efter omregning gives besked til HR/Løn. Projektøkonomi har ansvaret for denne opgave

De omregnede timeseddelslinjer indlæses i lønbogen og konsolideres i hovedbogen. Efter indlæsning gives besked til kreditor. HR/Løn har ansvaret for denne opgave

Clearing af anlægstransaktioner skal være bogført kl. 12.00. Anlæg har ansvaret for denne opgave

Alle versur-bilag, ADI-versur-bilag, ADI-Indtægtsfordelingsbilag m.m. bogføres. Bogføringen skal være afsluttet kl. 12.00. Kreditor har ansvaret for denne opgave

Periodiseringsark med posteringslinjer indlæses og bogføres. Bogføringen skal være afsluttet kl. 12.00. Kreditor har ansvaret for denne opgave

Når alle bilag er bogført og der er modtaget besked fra HR/Løn om indlæste timeseddelslinjer begynder månedslukningen af finansmodulet. Kørslerne FIKFAK Beregning, OH-stamdata Beregning, Medfinansiering Beregning, Likvid-Beregning og Masseallokering afvikles i nævnte rækkefølge. Når kørslerne er afsluttede månedslukkes Finansmodulet. Kreditor/Bogholderi har ansvaret for denne opgave. 

Kontrol

For at sikre en høj kvalitet i de realiserede regnskabstal for den afsluttede måned er der med denne procedure indlagt en dag til kontrol af data. Der foretages en central afstemning og kontrol i Økonomiafdelingen på en række områder. De enkelte institutter/hovedområder/afdelinger kan desuden kontrollere om regnskabstallene for deres område ser korrekte ud. 

6 hverdage efter kalendermånedsskifte

Den 6. hverdag i måneden er afsat til kontrol. I Økonomiafdelingen afstemmes og kontrolleres som minimum:

  • Balance mellem indtægter og omkostninger på UK95 og UK97, således at resultatet udviser kr. 0. Varetages af Projektøkonomi.
  • Artskontiene 35xxxx afstemmes. Afskrivningsfordeling og opgørelse af de bogførte donationer afstemmes. Varetages af Anlæg.
  • Periodiseringsposter gennemgås på overordnet niveau. Transaktionssummerne kontrolles. Varetages af Kreditor.
  • Indtægtsfordelingen af statstilskud og deltagerbetaling kontrolleres. Varetages af Økonomistyringsenheden.
  • Balance i Intern Handel således at køb og salg på sumniveau stemmer overens. Varetages af Kreditor

Hvis afstemning og kontrol giver anledning til korrektioner, skal disse være meddelt Kreditor og foretaget senest kl. 14.00, så en ny og endelig månedslukning kan gennemføres.   


Månedsopfølgning

Selve processen omkring månedsopfølgning igangsættes 7. hverdag og følger særskilt procedure.

7 hverdage efter kalendermånedsskifte

QlikView er opdateret med de endelige og kvalitetssikrede regnskabstal for den afsluttede måned.

Oprindelse, baggrund og historik

Proceduren er udarbejdet i Økonomiafdelingen for at sikre en høj og ensartet kvalitet i de økonomiske data ved hver månedslukning. Proceduren er udarbejdet på baggrund af samarbejde med Deloitte i deres årlige ”Deep Dive”, og der har været afholdt workshop om emnet med deltagelse fra alle hovedområder samt fra niveau 1, 2 og 3.

Formål og afgrænsning

Formålet med denne procedure er at beskrive rækkefølgen af de processer, der skal foretages i forbindelse med en månedslukning i ØSS. Proceduren finder ikke anvendelse på lukning af december måned og periode 13. Datoplan og deadlines for lukning af disse perioder meldes ud i plan for årsafslutning, som udsendes hvert år af økonomiafdelingen ca. 1. december. 

Proceduren skal sikre en ensartet standardiseret proces omkring lukning af de enkelte månedsperioder i ØSS ud fra et ønske om at levere så korrekt og retvisende data til månedsopfølgningerne som muligt. Proceduren er bygget op omkring beskrivelser af de opgaver der skal udføres på de respektive arbejdsdage i måneden. Der er i proceduren indarbejdet enkelte gode råd i forhold til hvornår nogle opgaver bør igangsættes for at sikre at deadline overholdes – der er ikke udarbejdet et særskilt dokument omkring Gode Råd.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd