AAU logo

AAU Håndbogen

Journaliseringspligt for AAU ansatte

Publiceret: 04.01.2018 (Sidst ændret: 27.05.2019)

Print som pdf

Indhold

Du skal hverken journalisere for meget eller lidt. Men grundlæggende skal du oprette sager og journalisere dokumenter i WorkZone, hver gang du håndterer dokumenter, der udgør dokumentation for forvaltningshandlinger fx afgørelser, oplysninger knyttet til bindende aftaler/kontrakter, strategier samt øvrige oplysninger, der kan anvendes til vidensdeling på tværs af hele organisationen.
 

Hvad er en sag?

En sag udgøres af en samling dokumenter, der omhandler en opgave, hvor der skal træffes en afgørelse eller dokumenter af juridisk eller principiel betydning for universitetets virke samt øvrige oplysninger, der kan anvendes til vidensdeling på tværs af organisationen.

Principielt skal alle skrivelser, der har betydning for sagsbehandlingen (herunder e-mails, post, notater, og rapporter m.m.) registreres. Dette gælder også mødemateriale med specifik sagsrelevans, beslutningsnotater med eventuelle indstillinger, universitetets egne interne cirkulærer samt (telefon)notater, jvf. lov om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven). Dvs. en pligt til at dokumentere sagens historik.  Offentlighedslovens § 7, stk. 1, nr. 2, medfører en pligt til at føre sagsjournaler, hvilket bl.a. og især tjener følgende formål:

  • Sikring af en ensartet afgørelsespraksis, således ”at der ikke træffes afgørelser, der strider mod det forvaltningsretlige lighedsprincip”, jf. FOB 2006.0390[1]
  • Sikring af offentlighed i AAU’s forvaltning, jf. FOB 1990.0339
  • Sikring af en effektiv sagsstyring, herunder at der sker en systematisk inddragelse af indkomne akter i forbindelse med sagers afgørelse, jf. FOB 2001.0539
  • Reduktion af ”risikoen for, at sagerne og dokumenterne går tabt, navnlig efter at de ikke længere tjener et administrativt formål”, og dermed sikring af arkivhensyn, jf. kapitel 25 i (kommissions)betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven.

[1] Læses som: Sagen refereret fra side 390 i Folketingets Ombudsmands Beretning for 2006.

Formål og afgrænsning


journaliseringspligt

Registrering i ESDH-systemet, der som udgangspunkt medfører opbevaring af sagsakterne direkte i ESDH-systemet, giver herudover mulighed for effektiv og hurtig fremsøgning af sager og akter på tværs af AAU’s afdelinger, hvilket i sig selv medfører en øget vidensdeling.
 

Ansvaret for at registrere

Afdelingslederen/lederen har det daglige ansvar for, at der i afdelingen registreres i overensstemmelse med arkivlovgivningen samt de retningslinjer, som systemejeren har fastlagt – bl.a. Aalborg Universitets journalvejledning. Det er som udgangspunkt den enkelte sagsbehandler, der opretter nye sager. Afdelingslederen kan dog beslutte, at oprettelse af sager foretages af afdelingens journalansvarlige. Alle opretter sager i henhold til gældende journalvejledning og administrationens journalplan.

Overordnede rammer

  • Arkivloven
  • Forvaltningsretten
  • Kassation lovgivningen 

Kontakt og ansvar

ESDH-sekretariatet

Kontakt: esdh-sekretariat@adm.aau.dk

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd

Relaterede dokumenter

Tavshedspligt

Læs mere