Studieguide - Procedure for inddatering af kandidatuddannelser på aau.dk/en.aau.dk i Infoglue CMS

Indhold

PROCEDURE FOR OPRETTELSE AF KANDIDATUDDANNELSER/MASTER'S PROGRAMMES

1. Sekretariat og Uddannelsesjura modtager mail om godkendelsesbrev fra ministeriet på en ny uddannelse/specialisering fra Strategi og Kvalitet, og de sørger for opdatering af Uddannelsesbasen. Herefter videreformidles informationen til ITS (web-intern@its.aau.dk) med besked om at oprette uddannelsen/specialiseringen i Infoglue CMS.
   I mailen fra Sekretariat og Uddannelsesjura er der et link til uddannelsen i Uddannelsesbasen, hvor der kan findes grundoplysninger som uddannelsens titel (DK og EN), campus, sprog og institut.
    
2. ITS opretter uddannelsens indholdsmapper i instituttets uddannelsesrepositories i Infoglue; Uddannelser/[institut] samt Education/[department]. ITS opretter webstrukturen på aau.dk/uddannelser/kandidat og for engelsksprogede uddannelser desuden på en.aau.dk/education/master/. Alle engelsksprogede uddannelser skal også være repræsenteret i den danske studieguide med deres engelske titel.
    
3. ITS giver besked til instituttets inddateringsansvarlige med cc til Optagelse og Efteruddannelse (sts.optagelse@aau.dk) og Studievejledningen (aaustudievejledning@adm.aau.dk), når uddannelsen er oprettet og klar til at oprette indhold.
   
   3A: Instituttets inddateringssansvarlige udfylder uddannelsesbeskrivelsen, indsætter de konkrete adgangskrav i indholdsmappen ” Adgangskrav” / ”Application and requirements” og sikrer sig, at studieordningen er oprettet i studieordningsdatabasen [1] samt indsætter info om kontakt til studenterstudievejleder(e).
   De svarer på mailen fra ITS – med Optagelse og Efteruddannelse (sts.optagelse@aau.dk) på cc, når uddannelsesbeskrivelsen er klar til publicering, og angiver i mailen:
   - UG-emnekategorier for uddannelsen på dansk og engelsk
   - tre-fire kerneområder til boksen ”Du får viden om” / ”You will gain knowledge about”.
   
   3.B: Optagelse og Efteruddannelse kontrollerer visningen af adgangskrav i structure af undersiden ”Optagelse og adgangskrav” / "Application and requirements", herunder at boks med ansøgningsprocedurer vises i højre side.
   Optagelse og Efteruddannelse svarer på mailen fra instituttets inddateringsansvarlige, når de godkender undersiden ”Optagelse og adgangskrav” / ”Application and requirements” til publicering.
   
   3.C Når ITS har fået mail fra: instituttets inddateringsansvarlige og Optagelse og Efteruddannelse, publicerer ITS uddannelsen inklusiv emnekategorier og kerneområder, og giver Optagelse og Efteruddannelse, instituttets kommunikationsansvarlige, Studievejledningen og AAU Kommunikation (aaukommunikation@adm.aau.dk) besked. Hermed fremgår uddannelsen på aau.dk/uddannelser/kandidat og/eller på en.aau.dk/education/master.

Procedurer for sammenlægning af kandidatuddannelser/Master’s programmes

1. Sekretariat og Uddannelsesjura modtager mail om godkendelsesbrev fra ministeriet af sammenlægning af uddannelser fra Strategi og Kvalitet, og de sørger for opdatering af Uddannelsesbasen. Sekretariat og Uddannelsesjura sender mail videre til Optagelse og Efteruddannelse med info om sammenlægninger(ne) og uddannelseslink(s) i uddannelsesbasen.
   
   1a: Såfremt der skal oprettes en ny uddannelse, sender Optagelse og Efteruddannelse mail til ITS (web-intern@its.aau.dk) med besked om at oprette uddannelsen i Infoglue CMS.
   Herefter fortsætter ”Proceduren for oprettelse af kandidatuddannelser/Master’s programmes fra punkt 2”.
   
   1b: Skal uddannelsen integreres i en anden eksisterende uddannelse, finder Optagelse og Efteruddannelse (web-intern@its.aau.dk) ud af, hvornår uddannelsen, der skal integreres, er lukket for optagelse, samt hvilken uddannelse (hoveduddannelse) den tilknyttes (fx som specialisering).
   -  Når uddannelsen er lukket for optag, tager Optagelse og Efteruddannelse (sts.optagelse@aau.dk) kontakt til instituttets inddateringsansvarlige for at få rettet indholdet under hoveduddannelsen.
   
   - Optagelse og Efteruddannelse tjekker adgangskrav og instituttets inddateringsansvarlige tjekker alt andet indhold. De sender begge mail til ITS, når uddannelsesbeskrivelsen er klar til publicering, og instituttets inddateringsansvarlige angiver i mailen:
    Evt. rettelser til UG-emnekategorier for hoveduddannelsen på dansk og engelsk
    Evt. rettelser til tre-fire kerneområder til boksen ”Du får viden om” / ”You will gain knowledge about”.
   
   - Når ITS har fået ok fra instituttets inddateringsansvarlige samt Optagelse og Efteruddannelse, publicerer ITS hoveduddannelsen samt specialisering(er) inkl. emnekategorier og kerneområder og giver AAU Kommunikation (aaukommunikation@adm.aau.dk) og Studievejledningen (aaustudievejledning@adm.aau.dk) besked herom.
   
   1c: Skal uddannelser(ne) lukkes ned efter sammenlægningerne, træder ”Proceduren for nedlæggelse af eksisterende kandidatuddannelser og specialiseringer/ master's programmes and specialisations.

Procedurer for nedlæggelse af eksisterende kandidatuddannelser og specialiseringer/ master's programmes and specialisations

1. Sekretariat og Uddannelsesjura i Studieservice giver besked om nedlæggelse af en uddannelse/specialisering (kan være i form af sprogændring, campusændring eller ren nedlukning) inklusiv dato for lukket for optag på uddannelsen via mail. Mailen med link til uddannelsen i Uddannelsesbasen sendes til Optagelse og Efteruddannelse (sts.optagelse@aau.dk).
    
2. Når uddannelsen er lukket for optag og skal tages af hjemmesiden, sender Optagelse og Efteruddannelse en mail til Studievejledningen (aaustudievejledning@adm.aau.dk), instituttets inddateringsansvarlige, ITS (web-intern@its.aau.dk) samt AAU Kommunikation(aaukommunikation@adm.aau.dk).
   
   2A: Optagelse og Efteruddannelse tager kontakt til AAU Kommunikation [1] hvis der er tvivl eller problemer med nedlæggelsen ift. visningen på Studieguiden, så den (midlertidigt) skal forblive på listen over uddannelser, eller giver ok til, at uddannelsen kan fjernes fra listen over uddannelser på aau.dk/uddannelser/kandidat.
    
3. ITS flytter uddannelsessidens struktur fra aau.dk/uddannelser / en.aau.dk/education (minus optagelse og adgangskravssiden) til studerende.aau.dk/undervisning/uddannelser-uden-optag / students.aau.dk/educations-without-admission efter ok fra AAU Kommunikation.
4. Indholdet bliver liggende i instituttets uddannelsesrepository i Infoglue CMS i en mappe ved navn ”uddannelser uden optagelse”/ ”educations without admission”.
    
5. ITS opretter redirects på uddannelsessiden under aau.dk/uddannelser/kandidat / en.aau.dk/education/master, som linker til uddannelsessidens nye placering [2].
   ITS publicerer uddannelsesstruktur samt redirects for den nye placering og svarer tilbage via mail til Optagelse og Efteruddannelse(sts.optagelse@aau.dk), Studievejledningen (studievejledning@adm.aau.dk), instituttets inddateringsansvarlige, ITS (web-intern@its.aau.dk) samt AAU Kommunikation (aaukommunikation@adm.aau.dk).

Procedurer for titelændringer på eksisterende kandidatuddannelser/master's programmes

1. Sekretariat og Uddannelsesjura giver besked om titelændringer på en uddannelse og dato for ikrafttrædelse til Optagelse og Efteruddannelse (sts.optagelse@aau.dk). I mailen fra Sekretariat og Uddannelsesjura er der et link til uddannelsen i Uddannelsesbasen med grundoplysninger om uddannelsen.
    
2. Optagelse og Efteruddannelse giver besked, når uddannelsens titelændring skal publiceres, til Studievejledningen (studievejledning@adm.aau.dk), instituttets inddateringsansvarlige, ITS (web-intern@its.aau.dk) og AAU Kommunikation (aaukommunikation@adm.aau.dk).
    
3. ITS foretager evt. ændringer i strukturdelen på aau.dk/uddannelser/kandidat / en.aau.dk/education/master, publicerer dem, og svarer tilbage til alle på mailen.
    
4. Instituttets inddateringsansvarlige retter uddannelsens titel i alle de tekster, hvor titlen fremgår.

Fodnoter

[1] Ledelsen i AAU Kommunikation beslutter, hvordan og om uddannelsen skal fremgå på aau.dk/uddannelser/kandidat og en.aau.dk/education/master ved tvivlsspørgsmål.

[2] ITS nedlægger uddannelser på aau.dk/uddannelser/kandidat/ & en.aau.dk/education/master/, men er der henvisninger i en uddannelsesbeskrivelse til en uddannelse eller specialisering, som er blevet nedlagt, skal instituttets inddateringsansvarlige selv sørge for at slette disse.

Oprindelse, baggrund og historik

Proceduren er opstået gennem et samarbejde mellem Studieservice, AAU Kommunikation, ITS og fakulteternes uddannelsesteams i et forsøg på at skabe et hensigtsmæssigt workflow for alle involverede afdelinger.

Formål og afgrænsning

Formålet med proceduren er at gøre de inddateringsansvarlige på uddannelsesbeskrivelserne på aau.dk/uddannelser/kandidat/ og en.aau.dk/education/master i infoglue…opmærksomme på, hvordan de skal indberette ændringer til AAU’s online studieguide, således alle får den information, de skal have på lige præcis det tidspunkt, de har brug for den ift. at udføre deres arbejdsopgave.

Overordnede rammer

Proceduren hænger sammen med tilsvarende procedurer for:
- Bacheloruddannelser (Dansk og engelsk)
- Tilvalgsfag
- Sidefag
- Masteruddannelser (Efteruddannelse)

Kontakt og ansvar

AAU Kommunikation samt Studieservice.