AAU Håndbogen

Ferieafvikling

Regler om forhåndsdisponering af ferie på AAU

Publiceret: 08.01.2018 (Sidst ændret: 07.09.2021)

Print som pdf

Indhold

Nedennævnte AAU regler udspringer af ledelsens ønske om at understøtte det gode arbejdsmiljø. Det indebærer, at medarbejderne sikres muligheden for at restituere sig i løbet af et arbejdsår, hvilket eksempelvis sker ved at afvikle den optjente ferie. Samtidig er universitetets ferieforpligtelse også en faktor i forsøget på at opnå bedre budgetlægning, idet der årligt hensættes penge til at dække den ferie, medarbejderne forventes af afvikle det kommende år.

Herudover er det universitetsledelsens ønske, at det sikres, at ferieadministrationen sker med det samme udgangspunkt overalt i organisationen, samtidig med at den lokale ledelse får rum til at organisere administrationen og planlægningen af ferien ud fra lokale hensyn, når dette kan ske uden at påvirke den øvrige organisation uhensigtsmæssigt.

Forhåndsdisponering af ferie

Det er universitetsledelsens ønske, at alle medarbejdere afvikler optjente ferie- og særlige feriedage i løbet af en ferieafholdelsesperiode (1. september til 31. december året efter). Derfor skal ferieplanlægningen ske i god tid af hensyn til at kunne imødekomme medarbejdernes ønsker om ferie såvel som lederens muligheder for at planlægge ferieafvikling under hensyn til tjenestestedets drift.

Ved Aalborg Universitet vil man i september måned begynde ferieplanlægningen for det kommende ferieår (1. september – 31. august). Medarbejdere og ledelse indgår aftale om, hvornår ferie/særlige feriedage afvikles i det kommende ferieår, og disse aftaler efterleves, medmindre der indgås fornyet aftale om afviklingstidspunkt.

Det vil i langt de fleste tilfælde være muligt at omlægge planlagt ferie til en anden periode, hvis medarbejderes ønsker ændrer sig i løbet af ferieåret – særligt hvis anmodningen kommer i god tid i forhold til ønsket om ændret periode. Ledelsen skal omvendt have en særlig begrundelse for ensidigt at ændre på aftalt ferie, og i nogle tilfælde vil det endvidere medføre pligt til kompensation efter gældende regler (Statens ferieaftale).

Administration og ferieaftaleskema

Universitetets HR-afdeling vil hvert år i august lave et ferieaftaleskema, som benyttes i hele organisationen. Primo september udsender de enkelte institutter/afdelinger et ferieaftaleskema til alle dets medarbejdere, der optjener/afvikler ordinær ferie med løn, og medarbejderne bedes returnere det udfyldte skema med ønsker til ferieafvikling i det kommende ferieår senest den 31. oktober. Ferieaftaleskemaet returneres til lederen eller ferieregistranten i det pågældende institut/afdeling.

Tjenestestedet gennemgår ønskerne til ferieafvikling og giver medarbejderne besked, hvis ønskerne kan imødekommes. Det tilstræbes at ledelsen giver besked snarest muligt efter 31. oktober. Hvis der er behov for at ændre tidspunkterne for et eller flere af ønskerne, gives medarbejderen besked om dette.

Hvis en medarbejder returnerer et ferieaftaleskema, hvor ikke alle feriedage er disponeret i den kommende ferieafholdelsesperiode, varsler tjenestestedet de restende feriedage efter nedenstående ferieperioder. Som nævnt tidligere, vil medarbejderne have mulighed for, undervejs i ferieafholdelsesperioden, at anmode om ændringer i de aftalte/fastlagte ferieaftaler.

Hvis en medarbejder ikke returnerer ferieaftaleskemaet, meddeler tjenestestedet til medarbejderen, hvornår ferien er fastlagt for det kommende år. Meddelelse skal ske umiddelbart efter 31. oktober, således relevante frister for varsling af ferie overholdes.

Fastlæggelse af ferie

Hvis tjenestestedet har behov for at fastlægge ferien for en medarbejder, jf. ovenstående, sker det i følgende perioder, som er opført i prioriteret rækkefølge. Der skal tages udgangspunkt i den mængde af optjent ferie, en medarbejder måtte have, idet man ikke kan fastlægge ferie, som ikke er optjent med løn/feriepenge (ved AAU eller anden dansk arbejdsgiver). Ved fuld ferie på 25 dage optjent i ferieåret fra 1. september 2021 til 31. august 2022, drejer det sig om følgende dage til afholdelse i ferieafholdelsesperioden fra 1. september 2021 til 31. december 2022:

  • Den 27., 28., 29. og 30. december 2021 (mellem jul og nytår)
  • Uge 29, 30 og 31, 2022 (hovedferie)
  • Den 27. maj 2022 (dagen efter Kristi Himmelfartsdag) 
  • Uge 42, 2022 (efterårsferie)

Der er mulighed for at instituttets/afdelingens samarbejdsudvalg træffer beslutning om andre perioder, så længe det stemmer overens med ferielovens regler.

Særlige feriedage

Hvis en medarbejder har optjent særlige feriedage, kan arbejdsgiver, hvis der ikke tidligere er lavet aftale om afvikling, fastlægge afviklingen af disse. Dagene kan tidligst varsles til afvikling den 1. januar i et ferieår, hvorfor tjenestestedet har mulighed for at fastlægge dem til afvikling i foråret, når det passer tjenestestedet bedst.

Det fastlagte tidspunkt skal meddeles medarbejderen senest én måned inden første særlige feriedag.

Universitetets HR-afdeling vil erindre tjenestestederne om dette forhold primo januar hvert ferieår.

Oprindelse, baggrund og historik

Reglerne har været drøftet i AAU's hovedsamarbejdsudvalg den 19. april 2017.

Kontakt og ansvar

Ved spørgsmål kontakt Stine Vestergaard, HR-afdelingen.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Journalisering
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Krænkende adfærd
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd

Relaterede dokumenter

Ferie

Procedurer for behandling af ferie på AAU

Læs mere