AAU Håndbogen

Ansættelse og rekruttering - TAP (TAP-opslagsregler)

Regler ved Aalborg Universitet for rekruttering og ansættelse af Teknisk Administrativt Personale (TAP)

Publiceret: 08.01.2018 (Sidst ændret: 07.07.2020)

Print som pdf

Indhold

1. Indledning

Regler ved Aalborg Universitet for rekruttering og ansættelse af Teknisk Administrativt Personale (TAP), herunder D-TAP, ved Aalborg Universitet (AAU) angiver, hvordan rekruttering og ansættelse håndteres ved AAU - uanset stillingskategori, ansættelsesperiodens længde og beskæftigelsesgrad.

1.1 Formål

Formålet med retningslinjerne er at præsentere en samlet ramme for rekrutteringsprocessen på AAU, således

  • at der skabes ensartede retningslinjer for rekrutteringsprocessen på AAU

  • at rekrutteringsprocessen bærer præg af kvalitet, professionalisme og hurtig sagsbehandling

  • at det er klart, hvem der skal deltage i processen på hvilke tidspunkter

  • at rekruttering og ansættelse sker i henhold til gældende regler

 

2. Rækkevidde

Retningslinjerne er gældende for rekruttering og ansættelse af alle universitetets TAP-medarbejdere uanset geografisk tilknytning eller personalekategori.

Undtaget fra disse retningslinjer er stillingsbesættelse af

  • erhvervsuddannelseselever og praktikanter

  • medarbejdere ansat iht. Loven om aktiv beskæftigelsesindsats (Beskæftigelsesindsatsloven)

For disse stillinger gælder særlige regler, jf. AAU-Håndbogen.

 

3. Regelgrundlag

Regler om opslag af stillinger i staten findes hhv. i Bekendtgørelse om opslag af tjenestemandsstillinger i staten (Opslagsbekendtgørelsen) samt i Cirkulære om opslag af stillinger og lønnede hverv i staten, samt i de forskellige overenskomster og aftaler.

 

4. Rekruttering

Ansættelse af nye medarbejdere sker på baggrund af personaleplanlægning, der er baseret på forventede fremtidige arbejdsopgaver, områdets nuværende personalesammensætning og økonomiske forhold.

For at sikre en hurtig og effektiv rekrutteringsproces er det lederen, der har ansvar for, at der udarbejdes tids- og handleplaner for besættelse af nye eller ledige stillinger. Ved genbesættelse af en stilling, skal lederen vurdere, om stillingen skal genbesættes med uændret stillingsindhold, eller om stillingsindholdet skal ændres, jf. også 4.2.1.

I særlige tilfælde kan det, hvis det er klart begrundet, findes nødvendigt at inddrage et rekrutteringsbureau. Ved brug af rekrutteringsbureau, skal processen i nærværende retningslinjer følges i den udstrækning, det er muligt.

4.1 Ansættelsesudvalg

Lederen for det tjenestested, som stillingen er knyttet til, har efter bemyndigelse fra rektor, kompetence til at styre rekrutteringsprocessen, jf. Rektors delegationsinstruks.

Til behandling af den enkelte ansættelsessag tager lederen initiativ til, at der nedsættes et ansættelsesudvalg bestående af medarbejdere fra det pågældende tjenestested. Der udpeges som minimum 1-2 repræsentanter for ledelsen og 1-2 repræsentanter af og blandt medarbejderne inden for tjenestestedet/området, når der er relevante medarbejdere ved tjenestestedet/området. Udvalget kan evt. udvides med en repræsentant fra f.eks. kredsen af samarbejdspartnere, en tillidsrepræsentant eller en medarbejder fra en anden afdeling, herunder HR-afdelingen.

Ved ansættelse af studerende, D-TAP, kan ansættelsesudvalget bestå af færre personer.

Lederen har ansvaret for stillingsopslagets endelige udformning, jf. nedenstående pkt. 4.2.

4.1.1 Tavshedspligt

Ansættelsesudvalgets medlemmer og andre, der deltager i behandlingen af ansættelsessager, har tavshedspligt med hensyn til ansøgernes identitet og andre personlige forhold, som man bliver bekendt med under sagsbehandlingen.

For mere om tavshedspligt se også God adfærd i det offentlige, kapitel 4.

4.1.2 Inhabilitet

Den, der er inhabil i forhold til en ansættelsessag, må ikke træffe afgørelse eller i øvrigt medvirke ved behandling af sagen.

En person er inhabil, b.la. hvis vedkommende selv har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller hvis vedkommendes ægtefælle eller andre nært beslægtede har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er repræsentant for nogen, der har en sådan interesse eller der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed.

For mere om habilitet og inhabilitet se også God adfærd i det offentlige, kapitel 5.

Herudover: Regel vedrørende håndtering af nært personligt tilhørsforhold mellem leder og medarbejder ved AAU og deraf følgende inhabilitet.

4.2 Stillingsopslag

Hovedreglen er, at alle stillinger skal i offentligt opslag. Offentligt opslag skal ske på den måde, som er bedst egnet til at gøre offentligheden bekendt med opslaget.

Undtagelse fra kravet om offentligt opslag kan ske i ganske få klart begrundede situationer, jf. pkt. 4.2.6.

4.2.1 Klassificering af stilling

Ved opslag af nye stillinger, herunder ved genbesættelse af visse stillinger skal der ske en klassificering af stillingen inden stillingen slås op.

Der er i denne sammenhæng tale om en ny stilling ved:

  • Besættelse af en nyoprettet stilling

  • Genbesættelse af en vakant stilling, hvor der sker væsentlige ændringer af funktionerne i stillingen

  • Genbesættelse af en vakant stilling, hvor der sker en ændring af stillingens klassificering (kræver, at der også er væsentlige ændringer i funktionerne i stillingen)

  • Genbesættelse af en vakant stilling, når stillingen opslås til en anden og/eller bredere kreds af ansøgere, dvs. med henvisning til en anden eller flere overenskomster

Klassificering af stillingen sker på grundlag af en stillingsbeskrivelse, stillingsopslaget eller en funktionsbeskrivelse, hvoraf de funktionsmæssige og personlige forhold, der tillægges betydning for lønfastsættelsen/lønændringen, klart fremgår. Indholdet afhænger bl.a. af, hvilken personalekategori der er tale om. Følgende faktorer bør dog normalt indgå:

  • De væsentligste arbejdsopgaver

  • Det ansvar, der er knyttet til stillingen, herunder beskrivelse af ansvar i forhold til nærmest foresatte og nærmest underordnede

  • Den lønmæssige indplacering af nærmest foresatte

  • Eventuel arbejdsledelse og i givet fald for hvilket personale, dettes antal samt lønmæssige placering

  • Særlige uddannelses- eller erfaringskrav 

  • Krav om særlige personlige egenskaber

Ved ansættelse af studerende, D-TAP, er funktionerne i stillingen afgørende for valg af stillingskategori.

Stillingen sendes til kommentering ved den/de relevante lokale tillidsrepræsentanter inden for det berørte område, med henblik på vurdering af overensstemmelse mellem stillingsindhold og lønmæssig klassificering

Der kan sættes en svarfrist for kommentering på 2 arbejdsdage.

Kredsen af tillidsrepræsentanter, der skal gives mulighed for at kommentere stillingsopslaget beror på, hvorvidt stillingen opslås med givne løn- og ansættelsesvilkår eller om stillingen opslås bredt.

Når opslaget nævner, at ansættelse kan ske med henvisning til en eller flere konkrete overenskomster og/eller organisationsaftaler vil løn- og ansættelsesvilkår samt funktioner i stillingen være afgørende for, hvilke tillidsrepræsentanter, der fremsendes opslaget til kommentering.

Ved brede stillingsopslag, hvor ansættelse vil ske efter gældende overenskomst fastsættes kredsen af tillidsrepræsentanter på baggrund af funktionerne i stillingen.

4.2.2 Hvor

Stillinger opslås på AAU’s hjemmeside via e-rekrutteringssystem samt på jobnet.dk. Herudover laver lederen en konkret vurdering af, om der skal ske opslag på anden måde, f.eks. i digitale medier og/eller fagblade og/eller andre jobportaler.

4.2.3 Indhold

Opslaget skal indeholde oplysning om:

  • Stillingsbetegnelse (stillingsbetegnelsen skal være den samme i opslag og i ansættelsesbrev)

  • Ansættelsesområde og det for tiden gældende tjenestested

  • Ved oplag med givne løn- og ansættelsesvilkår angives stillingens lønmæssige placering (klassificering af stillingen) herunder stillingsmæssige tillæg. I det tilfælde, hvor der er knyttet et særligt tillæg til stillingen (stillingsmæssigt tillæg), skal den aktuelle størrelse af tillægget angives i opslaget.

  • Stillingsindhold. Her angive en præcis og uddybende beskrivelse af opgaver og funktioner i stillingen samt hvilke kvalifikationer, der efterspørges.

  • Prøvetid anvendes som hovedregel ved AAU, men kan fraviges. Oplysninger om prøvetid skal fremgå af opslaget, se også pkt. 4.5.

  • Beskæftigelsesgrad

  • Hvilken (fælles-)overenskomst/organisationsaftale den pågældende vil blive omfattet af (hvis det følger af (fælles-)overenskomsten/organisationsaftalen, at dette skal oplyses ved annoncering).

  • Ansøgningsfrist – Det skal fremgå af opslaget, hvornår ansøgningen senest skal være modtaget. Stillingen skal være i opslag i rimelig tid med henblik på at tiltrække kvalificerede kandidater til stillingen og som minimum skal stillingen være i opslag i 14 dage.

  • Det skal fremgå af opslaget, om opslaget omfatter en eller flere stillinger.

  • Det skal fremgå af opslaget, at der anvendes personprofil- og færdighedstest - hvis det vides på forhånd, at der vil blive anvendt test, jf. punkt 4.4.

  • Såfremt stillingen besættes på åremål skal denne mulighed være nævnt i opslaget

  • Såfremt stillingen besættes på åremål og den pågældende tilbydes en tilbagegangsstilling skal denne mulighed være nævnt i opslaget. Ved tilbagegang til en videnskabelig stilling, skal det præciseres, at tilgangsstillingen er en mulighed efter positiv fagkyndig bedømmelse. HR-afdelingen kan kontaktes med henblik på relevant formulering.

4.2.4 Opslag til tids-, begivenheds- eller opgavebegrænset ansættelse

En tids-, begivenheds- eller opgavebegrænset ansættelsesaftale indgås, når ansættelsesforholdets udløb er fastsat ud fra objektive kriterier såsom en bestemt dato, fuldførelsen af en bestemt opgave eller indtrædelsen af en bestemt begivenhed. En sådan ansættelse medfører, at ansættelsesforholdet ophører, når tidsrummet er forløbet, begivenheden er indtruffet eller arbejdsopgaven er udført.

En aftale om tidsbegrænset ansættelse skal være udtrykkelig/tydelig.

Ansættelsesformen begivenheds ansættelsesaftale er særlig anvendelig i forbindelse med ansættelse af barsels- og sygevikarer. Ansættelsesformen opgavebegrænset ansættelsesaftale anvendes når den pågældende skal løse en konkret opgave, der ligger uden for områdets normale løbende opgaver og som kan og skal færdiggøres.

Det særlige for de 2 ansættelsesformer er, at ansættelsesaftalen ikke angiver en præcis fratrædelsesdato, i det udløb af ansættelsesforholdet er betinget af, at opgaven er afsluttet eller begivenheden er indtruffet. Ansættelsen skal herudover ske under hensyn til de gældende regler og retningslinjer for rekruttering af ansættelse af TAP.

Forlængelse af en tidsbegrænset ansættelsesperiode kan alene ske i overensstemmelse med Lov om Tidsbegrænset ansættelse. For yderligere om dette henvises endvidere til HR-afdelingens Retningslinjer for tidsbegrænset ansættelse af TAP og AC-TAP-medarbejdere ved AAU.

En midlertidigt ansat TAP-medarbejder kan overgå til varig ansættelse i samme stilling, hvis den forudgående midlertidige ansættelse er sket ved offentligt opslag.

4.2.5 Genopslag

Såfremt lederen vurderer, at ingen ansøgere, der har søgt stillingen rettidigt, er tilstrækkeligt egnet til stillingen, eller vurderer, at man ved fornyet opslag kan fremskaffe mere kvalificerede ansøgere, kan stillingen opslås på ny. Inden et evt. genopslag af stillingen skal sagen færdigbehandles, herunder skal ansøgere gives besked om, at sagen afsluttes, at stillingen ikke besættes, men vil komme i genopslag.

4.2.6 Ansættelse uden opslag

Opslag kan undlades, hvis der er tale om ferieafløsning, vikariater og anden kortvarig beskæftigelse, der ikke overstiger et år. Yderligere ansættelse af medarbejderen ud over et år vil altid skulle ske efter offentligt opslag og bedømmelse.

Ved besættelse af stillinger uden opslag skal relevante tillidsrepræsentanter involveres hurtigt muligt, inden stillingen besættes. Der udarbejdes en funktionsbeskrivelse til stillingen, som fremlægges for tillidsrepræsentanter, jf. pkt. 4.2.1.

4.3 Udvælgelse af ansøgere

Det er ansættelsesudvalget, der ved ansøgningsfristen udløb, gennemser de modtagne ansøgninger og som resultat af arbejdet til sidst udvælger den person, der skal indstilles til ansættelse i den ledige stilling.

Ansættelsesudvalget skal tilstræbe at nå til enighed om, hvem der skal indstilles. Lederen træffer den endelige beslutning om besættelse af stillingen.

Ansøgninger modtaget til en opslået stilling, kan som hovedregel ikke anvendes ved besættelse af en anden opslået stilling. Hvis ansøgningen findes relevant og ønskes anvendt ved besættelse af en anden opslået stilling, kræver det den pågældendes accept af, at ansøgningen overføres til den anden stilling. Såfremt denne mulighed anvendes skal relevante tillidsrepræsentanter på det enkelte tjenestested involveres inden processen igangsættes.

4.3.1 Ansættelsessamtale

Ansættelsesudvalget gennemfører en samtalerunde med de bedst kvalificerede kandidater til den ledige stilling. Det er muligt at gennemføre yderligere en uddybende ansættelsessamtale med den/de foretrukne kandidater.

4.3.2 Referencer

Det er en mulighed at indhente referencer. Anvendelse af referencer kræver, at der indhentes samtykke fra ansøgeren, jf. persondataloven.

Ved indhentning af referencer – også telefonisk – skal der gøres et notat herom.

4.4 Personprofil- og færdighedstest

I forbindelse med ansættelse er det en mulighed at anvende test.

Hvis ansættelsesudvalget på forhånd ved, at der vil blive anvendt test til bedømmelse af ansøgerne, bør det fremgå af stillingsopslaget, jf. afsnit 4.2.3.

4.5 Prøvetid

Første ansættelse ved AAU på funktionærlignende vilkår sker som hovedregel med 3 måneders prøvetid iht. funktionærlovens § 2. stk. 5. om prøvetid. Det skal fremgå af stillingsopslag og ansættelsesbrev, at ansættelsen sker på prøve.

I prøvetiden er opsigelsesvarslet forkortet for hhv. AAU som arbejdsgiver og medarbejderen.

Der anvendes ikke prøvetid:

  • ved ny ubrudt ansættelse inden for samme overenskomst og stillingskategori

  • ved ansættelse på timeløn (sanitører mv.)

  • ved midlertidig ansættelse, hvor ansættelsesperioden er mindre end 3 måneder.

Senest 30 dage inden prøvetidens udløb bør der afholdes en prøvetidssamtale mellem medarbejderen og dennes nærmeste leder.

Som led i forhandling af vilkår vedr. besættelse af stillingen, kan det undtagelsesvis aftales, at der ikke skal være prøvetid i stillingen. Dette skal bero på en konkret vurdering.

4.6 Afslag til ansøgere

Der skal skrives afslag. Begrundelsen skal angive den eller de hovedmomenter, der er lagt vægt på ved stillingens besættelse.

En mere indgående begrundelse kan være relevant for ansøgere med hvem, der har været ansættelsessamtale, herudover er det god service, at den/de ansatte, der har været til samtale, kontaktes via telefon.

 

5. Procedurer i forbindelse med indstilling til ansættelse

Når en ansøger skal indstilles til ansættelse, er der en række forhold, der skal iagttages i henhold til gældende lovgivning, aftaler og interne retningslinjer – herunder, at der sker lønforhandling i forbindelse med nyansættelse.

5.1 Lønforhandling

Når ansættelsesudvalget har besluttet, hvem der skal indstilles til ansættelse, orienteres ansøgeren herom. Såfremt ansøgeren accepterer, optager lederen i henhold til lokal aftale forhandling om de endelige løn- og ansættelsesvilkår med den tillidsrepræsentant/organisation, der har forhandlings- og aftaleretten.

Ansatte i lønrammeklassificerede stillinger, institutledere, dekaner samt special- og chefkonsulenter har ret til at føre egen forhandling, men kan vælge at lade sig bistå af sin organisation. For ansatte i lønrammeklassificerede stillinger gælder, at aftaler om varige- og midlertidige tillæg skal fremsendes til den forhandlingsberettigede organisations endelige godkendelse.

Af hensyn til den nye medarbejder er det vigtigt, at vedkommende kender ansættelsesvilkårene inden vedkommende accepterer et tilbud om ansættelse og måske opsiger et eksisterende ansættelsesforhold. Derfor er det universitetets politik, at vilkårene, herunder lønnen, skal være aftalt senest en måned inden tiltrædelsen.

Ved ansættelse af studerende, D-TAP, skal der ikke ske lønforhandling.

5.2 Ansættelsesbrev

Efter modtagelse af indstilling til ansættelse udsteder HR-afdelingen ansættelsesbrev til den valgte kandidat. Det tilstræbes, at medarbejderen har modtaget sit ansættelsesbrev senest en måned inden tiltrædelsen. Iht. gældende lovgivning (Ansættelsesbevisloven) skal ansættelsesbrevet være udstedt senest en måned efter, at ansættelsesforholdet er påbegyndt.

 

6. Vejledning

Yderligere informationer samt de nærmere administrative procedurer i forbindelse med rekruttering og ansættelse af teknisk administrativt personale ved Aalborg Universitet kan findes på: www.stillinger.aau.dk, der løbende revideres under hensyn til de administrative sagsgange, nye og ændrede love og bekendtgørelse m.v.

 

7. Gyldighed og opsigelse

Regler ved Aalborg Universitet for rekruttering og ansættelse af Teknisk Administrativt Personale (TAP) ved Aalborg Universitet er vedtaget i HSU den 16. juni 2020 og har virkning fra 1. juli 2020.

Denne aftale erstatter Retningslinjer for rekruttering og ansættelse af Teknisk Administrativt Personale (TAP) ved Aalborg Universitet af 28. september 2016, aftale nr. 3.33.

Aftalen kan opsiges med 3 måneders varsel. Inden opsigelsen skal HSU forsøge at ændre de hidtidige retningslinjer på en måde, som er tilfredsstillende for samarbejdsudvalgets parter.

 

8. Formandskab ved indgåelse af aftale

Formand for HSU                                       Næstformand for HSU

Per Michael Johansen                                Jesper Lindgaard Christensen

Oprindelse, baggrund og historik

Aftale nr. x.xx af 16.06.2020.

(erstatter Aftale nr. 3.33 af 28.09.2016).

Formål og afgrænsning

Regler ved Aalborg Universitet for rekruttering og ansættelse af Teknisk Administrativt Personale oplyser, hvordan ledere, medarbejdere og tillidsrepræsentanter i fællesskab håndterer rekruttering og ansættelse af medarbejdere på Aalborg Universitet (AAU) i praksis. Rekruttering vil blive håndteret på basis af universitetets værdier og personalepolitik. Uanset stillingskategori, ansættelseslængde og beskæftigelsesgrad vil AAU følge fastlagte regler og procedurer på området.

Overordnede rammer

Forefindes ikke.

Kontakt og ansvar

Hvis du har spørgsmål til ovenstående, er du velkommen til at kontake dit lokale HR Servicecenter.

Begrebsdefinitioner

Forefindes ikke.

Bilag

Forefindes ikke.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Journalisering
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Krænkende adfærd
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd

Relaterede dokumenter

Delpolitik til personalepolitikken om rekruttering og ansættelse

Læs mere

E-rekruttering

Anvendelse af systemet

Læs mere