AAU Håndbogen

Direktionsmøder

Procedure for udarbejdelse af dagsordensmateriale til direktionsmøder

Publiceret: 10.01.2018 (Sidst ændret: 30.11.2021)

Print som pdf

Indhold

Hvordan får du et punkt behandlet i direktionen?

Direktionen afholder direktionsmøde ca. hver anden uge. Rektorsekretariatet administrerer direktionens arbejdsplan, og en afdeling/enhed, som ønsker en sag behandlet i direktionen:

  • Skriver til direktionssekretariatets funktionspostkasse (direktionssekretariatet@adm.aau.dk) i god tid og anmoder om at få et punkt sat på dagsordenen.
  • Sikrer at materiale til brug for punktets behandling fremsendes til Rektorsekretariatet senest 3 uger inden mødet.

 

Dagsordensmateriale

Dagsordensmaterialet skal indeholde:

  • Sagsfremstilling på max 3 skrevne sider.
  • Evt. bilag i begrænset omfang.

Sagsfremstilling
Sagsfremstillingen skal indeholde en kort og præcis beskrivelse af sagen. Alle relevante oplysninger i sagen skal fremgå af sagsfremstillingen, således at direktionen kan træffe beslutning uden nødvendigvis at skulle orientere sig i vedlagte bilag. Dette betyder, at væsentlige forhold i bilagsmaterialet skal trækkes frem i sagsfremstillingen.

Beskrivelsen bør i relevant omfang forholde sig til punkterne beskrevet nedenfor:

  • Beskriv målene med indsatsen/de centrale problemstillinger/forslag.
  • Beskriv eventuelt flere modeller/beslutningsmuligheder.
  • Kom gerne med en anbefaling til, hvad direktionen skal beslutte.
  • Beskriv eventuelle økonomiske og juridiske konsekvenser i forbindelse med sagen, samt hvordan indsatsen/forslaget skal finansieres.
  • Hvis der foreligger en tidsplan for sagens fremtidige proces, skal denne kort skitseres, så direktionen får overblik over sagens vigtige milepæle.
  • Gør opmærksom på potentielle konfliktfelter.
  • Overvej om alle relevante samarbejdspartere/beslutningstagere er taget i ed, inden punktet behandles af direktionen.

For at sikre et tværgående blik ud i organisationen skal sagsfremstillinger kvalitetssikres af relevant chef.

Finansiering

Inden sagsfremstillingen forelægges direktionen, skal de enheder/omkostningssteder, der skal finansiere en ny aktivitet, som udgangspunkt være orienteret og indforstået med, at de skal finansiere en aktivitet, således at det sikres, at de enheder, der skal finansiere en ny aktivitet har finansieringen på plads. Hvis der ikke er tilsagn fra de enheder, som foreslås at skulle finansiere aktiviteten, skal dette tydeligt fremgå af sagsfremstillingen. Hvis et foreslået finansieringsbidrag fra fælles puljer (FU, digitaliseringspulje mv.) medfører behov for forøgelse af den pågældende pulje, skal dette tydeligt fremgå af sagsfremstillingen.

I skabelonen til sagsfremstillingen er der indsat afkrydsningsbokse vedr. finansiering, hvor der skal markeres i minimum én af boksene. Suppler gerne med uddybende tekst efter afkrydsningsboksene.

Bilag
Bilag fremsendes sammen med sagsfremstillingen. Bilagene skal være korte, præcise og aktuelle. Vedlægges der større rapporter mv., skal det sikres, at der er et resumé.

Indstilling
Indled punktet med: ”Det indstilles, at direktionen…” Giv en præcis oplistning af, hvad direktionen skal tage stilling til. Benyt gerne termerne ”beslutte”, ”drøfte” eller ”til orientering”.

Kommunikation
Skriv anbefalinger til hvordan direktionens beslutning kommunikeres ud i organisationen:

  • Hvem har ansvaret for at kommunikere efter direktionens behandling?
  • Hvilke budskaber kommunikeres?
  • Hvem kommunikeres der til?
  • Hvornår kommunikeres der?
  • Ved fortrolige punkter: Hvornår må der kommunikeres ud?

Involvering
Beskriv kort baggrunden for sagen, herunder særligt hvem der har været involveret i sagen.

Er der tale om sager, hvor der er klare grænseflader til andre sagsområder, vurderer den sagsansvarlige afdeling/enhed, om andre relevante enheder/afdelinger skal inddrages i udarbejdelse af sagsfremstillingen.

Tilsvarende skal den sagsansvarlige afdeling/enhed overveje, om sagen med fordel kan forbehandles i rektoratet eller i den administrative ledergruppe.

Mødeplan for direktionsmøder og sagsfremstillingsskabelon finder du her: https://www.inside.aau.dk/organisation/ledelse/direktion/

 

Udsendelse af dagsorden

Dagsordensmateriale sendes ud en uge inden det pågældende direktionsmøde til direktionens medlemmer via direktør- og dekanfunktionspostkasserne med kopi til AAU Fælles Service-ledere. Materiale til lukkede dagsordenspunkter sendes kun til direktionsmedlemmerne.

Dagsorden og mødemateriale frigives også i dagsordenssystemet Prepare til direktionsmedlemmerne.

 

Referat

Når direktionen har behandlet sagen, orienterer Rektorsekretariatet den sagsansvarlige enhed om direktionens beslutning. Efter referatets godkendelse, lægges det på Inside: https://www.inside.aau.dk/organisation/ledelse/direktion/

Referatpunkter af fortrolig karakter journaliseres i WorkZone med indblik.

Oprindelse, baggrund og historik

Proceduren er udarbejdet af Rektorsekretariatet og godkendt af rektoratet i 2015.

Proceduren er revideret den 06-02-2019.

Formål og afgrænsning

Denne procedure har til formål at beskrive, hvordan du udarbejder dagsordensmateriale til møder i AAU’s direktion. I proceduren kan du blandt andet finde information om, hvem du skal kontakte, hvis du ønsker at få et punkt behandlet i direktionen, links til AAU’s sagsfremstillingsskabelon og referater af direktionsmøderne, deadline for fremsendelse af dagsordensmateriale samt en beskrivelse af, hvad sagsfremstillingen skal indeholde.   

Kontakt og ansvar

Rektorsekretariatet har ansvaret for udarbejdelse og revision af Procedure for udarbejdelse af dagsordensmateriale til direktionsmøder. Spørgsmål kan rettes til vicedirektør Birgitte Guldberg bigu@adm.aau.dk eller direktionssekretariatet@adm.aau.dk

Bilag

Mødeplan for direktionsmøder og sagsfremstillingsskabelon: https://www.inside.aau.dk/organisation/ledelse/direktion/

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Journalisering
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Krænkende adfærd
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd