AAU logo

AAU Håndbogen

Bestyrelsens forretningsorden

Regler vedrørende bestyrelsens forretningsorden ved Aalborg Universitet

Publiceret: 12.01.2018 (Sidst ændret: 16.01.2018)

Print som pdf

Indhold

Bestyrelsens organisering og virke

§ 1. Bestyrelsen vælger en formand og en næstformand blandt de udefrakommende med­lemmer. Formandens og næstformandens mandater varer i to år, hvorefter der skal foretages nyvalg.

  • Stk. 2.  Ved formandens forfald varetages dennes opgaver af næstformanden. Ved formandens eller næstformandens længerevarende forfald vælges en ny formand eller næstformand for resten af valgperioden. Genvalg kan finde sted.

Stk. 3. Hvis mindst 8 medlemmer af bestyrelsen udtaler deres mistillid til formanden, skal denne træde tilbage, hvorefter der vælges en ny formand for resten af valgperioden.

 

§ 2. Rektor orienterer løbende bestyrelsens formand om alle forhold af væsentlig betydning for universitetet. Bestyrelsen orienteres løbende om alle forhold af væsentlig betydning for uni­ver­si­te­tet.

  • Stk. 2. Bestyrelsen udøver normalt sin virksomhed i møder. Formanden kan dog beslutte at udsende sager til skriftlig høring, hvorved forretningsordenens bestemmelser skal iagttages med de nødvendige ændringer.
  • Stk. 3. Bestyrelsen kan bemyndige formanden til at træffe beslutning i en konkret sag eller i bestemte typer af sager.
  • Stk. 4. Formanden udtaler sig på bestyrelsens vegne. Rektor repræsenterer universitetet udadtil og udtaler sig på universitetets vegne.
  • Stk. 5. Ekspeditionen af de af bestyrelsen behandlede sager på hviler rektor.

 

§ 3. Der tilstræbes den størst mulige åbenhed om bestyrelsens virke.

  • Stk. 2. Bestyrelsens møder er åbne, medmindre det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt eller ønskeligt, at sagen behandles for lukkede døre. Sager om enkeltpersoners personlige og økonomiske forhold, herunder sager om ansættelser, forfremmelser, samt sager om planer eller forhandlinger om køb og salg af fast ejendom, bedømmelse af ordrer til eller tilbud fra leverandører eller entreprenører skal behandles for lukkede døre. Det angives på den udsendte dagsorden hvilke punkter, der forventes at være lukkede, samt baggrunden herfor.
  • Stk. 3. Rektor, prorektor og universitetsdirektøren deltager i møderne som observatører med taleret, og der kan indkaldes andre til at deltage i behandlingen af punkter på dagsordenen med henblik på at få sagen oplyst bedst muligt. Bestyrelsen kan undtagelsesvis, hvis der er enighed om det blandt de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer, beslutte at lukke mødet også for observatører og tilkaldte personer.
  • Stk. 4. Dagsordener med bilag samt referater gøres tilgængelige for offentligheden i videst muligt omfang. Ved offent­liggørelsen af dagsordener og referater foretages de ændringer af disses formuleringer, som er nødvendige for at sikre, at der ikke offentliggøres oplysninger, som er undergivet tavshedspligt.
  • Stk. 5. Bestyrelsens medlemmer har, jf. forvaltningslovens § 27, tavshedspligt, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til bestemte offentlige eller private interesser.

Indkaldelse til møder

§ 4. Bestyrelsen fastsætter i god tid og senest på det sidste møde i året en mødeplan for det kommende års ordinære mø­der, og der fastlægges i den forbindelse en overordnet arbejdsplan for året.

  • Stk. 2. Ekstraordinære møder af­holdes, når for­manden finder det nødvendigt. Formanden er forpligtet til at indkalde til ekstraordinært møde, når mindst 1/3 af bestyrelsens medlemmer skriftligt fremsætter begæring herom med angivelse af dagsorden. Mødet skal i så fald afholdes inden 3 uger efter formandens modtagel­se af begæringen. Såfremt begæringen vedrører en sag, hvor en tidsfrist indebærer, at sagen ændrer karakter eller forpasses, er formanden forpligtet til at søge mødet afholdt inden fristens udløb.

 

§ 5. Mødedagsordenen og de for sagsbehandlingen nødvendige oplysninger udsendes mindst 8 ar­bejds­da­ge før mødets afholdelse. Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan udsendelse efter for­mandens bestemmelse ske med kortere varsel.

  • Stk. 2. Ethvert medlem samt rektor kan kræve punkter optaget på dagsordenen. I forhold til ordinære møder skal anmodning om optagelse af et bestemt punkt tillige med materialet hertil være sekretæren eller formanden i hænde senest 14 arbejdsdage før mødets afholdelse, medmindre formanden eller næstformanden dispenserer fra fristen som følge af særlige forhold.
  • Stk. 3. Det skal fremgå af dagsordenen hvilke punkter, der, jf. § 3, forventes behandlet for lukkede døre. Dagsordenen gøres i øvrigt tilgængelig for offentligheden i overensstemmelse med § 3.

Mødets afholdelse

§ 6. Ved mødets begyndelse registrerer formanden de fremmødte medlemmers antal og konstaterer, om be­sty­rel­sen er beslutningsdygtig, jf. § 7, og indkaldt med lovligt varsel. Bestyrelsen godkender herefter den udsendte dagsorden.

  • Stk. 2. Formanden leder møderne og træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god orden under mødet. Er hverken formanden eller næstformanden i stand til at lede mødet, ledes mødet af det ældste (i fysisk alder) medlem.
  • Stk. 3. Bestyrelsen kan kun træffe beslutning i sager, som er optaget som selvstændige punkter på dagsordenen, dog at en hastende sag kan behandles, hvis mindst 2/3 af medlemmerne er til stede og tiltræder, at sagen behandles. Beslutning træffes, jf. dog stk. 4, ved afstemning, der normalt sker ved håndsoprækning, men kan ske skriftligt i forbindelse med skriftlige høringer eller på forlangende af et medlem. Formanden formulerer de forslag, der skal undergives afstemning, og fastlægger afstemningsproceduren i øvrigt.
  • Stk. 4. Vurderer formanden, at der ved afholdelse af afstemning kan forventes tilslutning til et fremsat forslag, foreslår han, at forslaget betragtes som vedtaget uden afstemning. Såfremt intet med­lem herefter forlanger afstemning, kan formanden erklære sagen for afgjort i over­ens­stem­melse med sin tilkendegivne opfattelse.
  • Stk. 5. Fremkommer der på et møde forslag om større ændringer til en indstilling mv., eller er me­nin­ger­ne stærkt diver­gerende, kan formanden bestemme, at sagen udskydes til endelig afgørelse på et senere møde. I tilslutning hertil kan formanden bestemme, at ændringsforslag skal foreligge skriftligt til udsendelse forud for dette senere møde, således at der – bortset fra rene justeringer – ikke ved den efter­følgende drøftelse kan stilles andre ændringsfor­slag end dem, der er udsendt for­ud for mødet.
  • Stk. 6. Bestyrelsens møder er åbne for offentligheden i overensstemmelse med § 3.

 

§ 7. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, såfremt mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

  • Stk. 2. Medmindre andet fremgår af lovgivningen eller universitetets vedtægter, afgøres alle afstemninger ved simpelt flertal, hvor kun fremmødte medlemmers stemmer tælles. Står stemmerne lige, er formandens stemme udslagsgivende, dog at han i stedet for at træffe beslutning kan udsætte afgørelsen til det følgende møde.
  • Stk. 3. Er der fremsat mere end 2 hovedforslag, afgør formanden, om afstem­ningen skal foretages med relativt flertal, således at det forslag, der får flest af de afgivne stemmer, er vedtaget, eller om afstemningen skal foretages over flere omgange. Er der til et hovedforslag fremsat et eller flere ændringsforslag, skal der først stemmes om æn­dringsforslaget eller ændringsforslagene. I tilfælde af flere ændringsforslag skal det efter for­man­dens skøn mest vidtgående ændringsfor­slag sættes under afstemning først.

Inhabilitet

§ 8. Finder bestyrelsen, at der i forhold til en bestemt sag foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om et medlems eller en observatørs upartiskhed, erklærer bestyrelsen den pågældende person for inhabil, hvorefter vedkommende er udelukket fra at deltage i forhandlinger og afstemninger i sa­gen. Dette gælder dog ikke, hvis bestyrelsen herved mister sin beslutningsdygtighed, og sagens behandling ikke kan udsættes uden væsentlig skade for offentlige eller private interesser.

  • Stk. 2. Et medlem eller en observatør skal underrette bestyrelsen, hvis der foreligger forhold som nævnt i stk. 1 og skal så vidt muligt give formanden meddelelse om sådanne forhold inden mødets afholdelse. Bestyrelsen afgør herefter, hvorvidt det pågældende medlem skal vige sædet under sagens behandling. Et medlem eller en observatør kan ikke deltage i bestyrelsens behandling af spørgsmålet om vedkommendes habilitet.

Mødereferater

§ 9. Bestyrelsens beslutninger optages i et begrundet beslutningsreferat, som skal indeholde oplysning om hvilke medlemmer, der var til stede ved mødets begyndelse. Referatet udsendes senest 14 dage efter mødets afholdelse til kommentering, hvorefter det offentliggøres som foreløbigt i overensstemmelse med § 3. Referatet udsendes til god­ken­delse på bestyrelsens næste møde.

  • Stk. 2. Et medlem, en observatør eller en i henhold til § 3, stk. 3, tilkaldt person, kan få sin afvigende mening kort optaget i be­slutningsreferatet, såfremt vedkommende forlanger dette med angivelse af indhold inden dags­ordenspunktets færdigbehandling.

Spørgsmål vedrørende forretnings­orde­nens forståelse

§ 10. Ethvert medlem er forpligtet til foreløbigt at rette sig efter forman­dens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretnings­ordenens bestemmel­ser.

Oprindelse, baggrund og historik

Godkendt af bestyrelsen på møde 2-12, mandag d. 23. april 2012.

Formål og afgrænsning

Formålet med reglerne er at illustrere bestyrelsens sammensætning og organisering, og at skabe et fælles regelsæt for måden hvorpå møder afholdes af bestyrelsen.

Kontakt og ansvar

For spørgsmål eller lign. bedes du kontakte Rektorsekretariatet

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd