Bestyrelsens forretningsorden

Indhold

Valg og udpegning af bestyrelsens medlemmer

§ 1. Bestyrelsens interne medlemmer vælges i henhold til vedtægtens § 8. Bestyrelsesformanden og de øvrige eksterne medlemmer udpeges i henhold til vedtægtens §§ 9-20. Bestyrelsen vælger en næstformand blandt de eksterne medlemmer jf. vedtægtens § 22.

bestyrelsens formandskab

§ 2. Rektor orienterer løbende formanden om alle forhold af væsentlig betydning for universitetet. Rektor og formanden orienterer løbende bestyrelsen om alle forhold af væsentlig betydning for uni­ver­si­te­tet.

§ 3. Bestyrelsen kan bemyndige formanden til at træffe beslutning i en konkret sag eller i bestemte typer af sager.

§ 4. Formanden udtaler sig på bestyrelsens vegne. Rektor repræsenterer universitetet udadtil og udtaler sig på universitetets vegne.

§ 5. Ved formandens forfald varetages formandens opgaver af næstformanden i forfaldsperioden.  

• Stk. 2. Ved formandens længerevarende forfald drøfter bestyrelsen processen for udpegning af ny formand.
• Stk. 3. Ved næstformandens længerevarende forfald kan bestyrelsen beslutte at vælge en ny næstformand. Bestyrelsen beslutter desuden, om den nye næstformand vælges for den resterende valgperiode eller for en ny 2-årig periode.

Bestyrelsens virke

§ 6. Der tilstræbes den størst mulige åbenhed om bestyrelsens virke.

• Stk. 2. Bestyrelsens møder og materiale hertil er offentlige, medmindre det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt, bl.a. af hensyn til enkeltpersoner eller kontraktforhandlinger, findes nødvendigt at behandle en sag for lukkede døre eller undtage materialet fra offentligheden jf. vedtægtens § 4. På dagsordenen angives, hvilke punkter der forventes at være lukkede, samt baggrunden herfor.
• Stk. 3. Dagsordener og bilag samt referater gøres tilgængeligt for offentligheden i videst muligt omfang. Ved offent­liggørelsen foretages de ændringer, som er nødvendige for at sikre, at der ikke offentliggøres oplysninger, som er undergivet tavshedspligt.

§ 7. Bestyrelsen udøver normalt sin virksomhed i møder. Formanden kan dog beslutte at udsende sager til skriftlig behandling. Forretningsordenens bestemmelser skal ligeledes iagttages ved skriftlig behandling.

§ 8. Rektor, prorektor og universitetsdirektøren deltager i møderne som observatører med taleret. Der kan også indkaldes andre til at deltage i behandlingen af punkter på dagsordenen med henblik på at få sagen bedst muligt oplyst. Bestyrelsen kan undtagelsesvis beslutte at lukke møder eller punkter for observatører og øvrige deltagere, hvis der er enighed herom blandt de tilstedeværende medlemmer.

§ 9. Rektor stiller administrativ bistand til rådighed for bestyrelsen og sikrer ekspedition af sager behandlet af bestyrelsen.

§ 10. Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde en oplysning for at varetage væsentlige hensyn til bestemte offentlige eller private interesser jf. forvaltningslovens § 27.

indkaldelse til møder

§ 11. Bestyrelsen fastsætter i god tid og senest på det sidste møde i året en mødeplan for det kommende års ordinære mø­der. Der fastlægges løbende en plan over punkter til behandling.

• Stk. 2. Ekstraordinære møder af­holdes, når for­manden finder det nødvendigt. Formanden er forpligtet til at indkalde til ekstraordinært møde, når mindst 1/3 af bestyrelsens medlemmer skriftligt fremsætter begæring herom med angivelse af dagsorden. Mødet skal i så fald afholdes inden 3 uger efter formandens modtagel­se af begæringen. Såfremt begæringen vedrører en sag, hvor en tidsfrist indebærer, at sagen ændrer karakter eller forpasses, er formanden forpligtet til at søge mødet afholdt inden fristens udløb.

§ 12. Dagsorden og bilag udgives i universitetets elektroniske dagsordenmodul mindst 8 ar­bejds­da­ge før mødets afholdelse. Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan udsendelse efter for­mandens bestemmelse ske med kortere varsel.

• Stk. 2. Ethvert medlem samt rektor kan kræve punkter optaget på dagsordenen. I forhold til ordinære møder skal anmodning om optagelse af et bestemt punkt samt eventuelle bilag være sekretæren eller formanden i hænde senest 14 arbejdsdage før mødets afholdelse. Formanden kan dispensere fra fristen som følge af særlige forhold.
• Stk. 3. Dagsordenen gøres tilgængelig for offentligheden i overensstemmelse med § 6.

Mødets afholdelse

§ 13. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne, heriblandt formand eller næstformand, er til stede.

• Stk. 2. Har et medlem ikke mulighed for at være fysisk til stede, deltager medlemmet som udgangspunkt virtuelt på hele eller dele af mødet efter aftale med formanden. Hvis medlemmet hverken har mulighed for at deltage fysisk eller virtuelt, kan medlemmet undtagelsesvis forud for mødet afgive skriftlig stemme eller beslutning om et bestemt punkt til formanden. Formanden orienterer herom under beslutningsproceduren for det pågældende punkt jf. stk. 3.
• Stk. 3. Beslutning træffes som udgangspunkt ved, at formanden konstaterer, om der er tilslutning til et fremsat forslag. Formanden erklærer forslaget for vedtaget. Beslutning skal dog træffes ved afstemning, hvis et eller flere medlemmer forlanger det. Formanden fastlægger i den forbindelse afstemningsproceduren.
• Stk. 4. Medmindre andet fremgår af lovgivning eller universitetets vedtægt, afgøres alle afstemninger ved simpelt flertal blandt de medlemmer, der er tilstede. Står stemmerne lige, er formandens stemme udslagsgivende. Formanden kan dog, i stedet for at træffe beslutning, udsætte afgørelsen til det følgende møde.
• Stk. 5. Bestyrelsen kan kun træffe beslutning i sager, som er optaget som selvstændige punkter på dagsordenen. Dog kan en hastende sag behandles, hvis mindst 2/3 af medlemmerne er til stede og tiltræder, at sagen behandles.

§ 14. Ved mødets begyndelse konstaterer formanden, om be­sty­rel­sen er beslutningsdygtig jf. § 13, stk. 1. Bestyrelsen godkender herefter dagsordenen.

§ 15. Formanden leder møderne, sikrer god orden på møderne og træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse. Er hverken formanden eller næstformanden i stand til at lede mødet, ledes mødet af det ældste medlem.

§ 16. Fremkommer der på et møde forslag om større ændringer til en indstilling mv., eller er me­nin­ger­ne stærkt diver­gerende, kan formanden bestemme, at sagen udskydes til endelig afgørelse på et senere møde. I tilslutning hertil kan formanden bestemme, at ændringsforslag skal foreligge skriftligt til udsendelse forud for dette senere møde, således at der, bortset fra rene justeringer, ikke ved den efter­følgende drøftelse kan stilles andre ændringsfor­slag end dem, der er udsendt for­ud for mødet.

Inhabilitet

§ 17. Finder bestyrelsen, at der i en sag foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om et medlems eller en observatørs habilitet, jf. forvaltningslovens regler herom, erklærer bestyrelsen den pågældende person for inhabil, hvorefter vedkommende er udelukket fra at deltage i behandlingen af sa­gen. Det gælder dog ikke, hvis bestyrelsen mister sin beslutningsdygtighed, og sagens behandling ikke kan udsættes uden væsentlig skade for offentlige eller private interesser.

• Stk. 2. Et medlem eller en observatør skal underrette bestyrelsen, hvis der foreligger omstændigheder som nævnt i stk. 1, og skal så vidt muligt give formanden meddelelse om sådanne omstændigheder inden mødets afholdelse. Et medlem eller en observatør kan ikke deltage i bestyrelsens behandling af spørgsmålet om vedkommendes habilitet.

Mødereferater

§ 18. Bestyrelsens beslutninger optages i et begrundet beslutningsreferat, som skal indeholde oplysning om hvilke medlemmer der var til stede ved mødets begyndelse. Det tilstræbes, at referatet udsendes senest 14 dage efter mødets afholdelse til kommentering, hvorefter det offentliggøres som foreløbigt i overensstemmelse med § 6. Referatet god­ken­des på bestyrelsens næste møde.

• Stk. 2. Et medlem, en observatør eller en i henhold til § 8 tilkaldt person, kan få sin afvigende mening kort optaget i be­slutningsreferatet, såfremt vedkommende forlanger det med angivelse af indhold inden dags­ordenspunktets færdigbehandling.

Fastsættelse af forretningsordenen og spørgsmål vedr. forretningsordenens forståelse

§ 19. Forretningsordenen fastsættes af bestyrelsen. Ethvert medlem kan fremsætte forslag om ændring af forretningsordenen.

• Stk. 2. Ved spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse, er medlemmerne forpligtede til foreløbigt at rette sig efter forman­dens afgørelse.

Oprindelse, baggrund og historik

Godkendt af bestyrelsen på møde 2-12 den 23. april 2012.

Forretningsordenen er senest revideret den 21. september 2022 og efterfølgende godkendt af bestyrelsen på møde 4-22 den 27. oktober 2022.

Formål og afgrænsning

Formålet med forretningsordenen er at fastsætte regler for bestyrelsens virke. Forretningsordenen er fastsat i henhold til § 6 i AAU's vedtægt.

Kontakt og ansvar

Bestyrelsens forretningsorden er udarbejdet af Rektorsekretariatet og opdateres løbende ved behov. Spørgsmål eller lignende rettes til Rektorsekretariatet via rektorsekretariatet@adm.aau.dk.