AAU logo

AAU Håndbogen

Rektors delegationsinstruks

Regler vedrørende delegation af rektors kompetence

Publiceret: 16.01.2018 (Sidst ændret: 28.03.2019)

Print som pdf

Indhold

1. Overordnede bestemmelser

1.1. Ifølge universitetslovens § 14, stk. 1, varetages universitetets daglige ledelse af rektor inden for de rammer, som bestyrelsen har fastsat.

Den daglige ledelse omfatter ikke dispositioner, der efter universitetets forhold er af usædvanlig art eller stor betydning. Sådanne dispositioner kan rektor kun foretage efter bestyrelsens særlige bemyndigelse, som kan gives konkret eller gennem vedtagelse af rammerne for universitetets virksomhed i strategi, budget, lokaleplan og lignende. Bestyrelsesformanden kan, efter delegation fra bestyrelsen, meddele særlig bemyndigelse til rektor.

Bestyrelsen kan, inden for universitetslovens rammer, fastsætte nærmere rammer for rektors kompetence, herunder for rektors ret til at delegere sine kompetencer.
 

1.2. Rektors kompetence kan opdeles i kompetence til at godkende dispositioner og træffe afgørelse (beslutningskompetence) samt kompetence til ved sin underskrift eller sit (mundtlige eller skriftlige) tilsagn at forpligte universitetet over for eksterne parter eller på anden måde repræsentere universitetet udadtil (tegningsret).

Rektor træffer afgørelse i alle sager og godkender alle dispositioner, der ikke ved lov, vedtægt eller delegation er henlagt til andre. Rektor tegner universitetet, med undtagelse af dispositioner over universitetets faste ejendom. Se pkt. 3.1.

Rektor kan delegere sine kompetencer, hvilket indebærer, at rektor overlader dele af sine kompetencer til andre (de bemyndigede). Den øvrige ledelse varetager alle deres opgaver efter bemyndigelse fra rektor.
 

1.3. Delegationsinstruksen vedrører delegation fra (hovedsageligt) leder til leder, i hvilken forbindelse lederne tildeles følgende niveaubetegnelser[1]:

Delegationsniveau 1:                  
Rektor

Delegationsniveau 2:                  
Prorektor, universitetsdirektør, innovationsdirektør og dekaner

Delegationsniveau 3:                  
F.eks. prodekaner, institutledere, ph.d.-skoleledere samt funktionschefer i Fælles Service

Delegationsniveau 4:                  
F.eks. viceinstitutledere, studieledere, sektorchefer ved SBi, områdeledere samt sekretariatschefer ved dekansekretariater og institutter[2]

Delegationsniveau 5:                    
F.eks. teamledere, ledere af forskningsgrupper, ledere af forskningsprojekter, ledere af it-projekter[3]

Særligt betroede medarbejdere:  
Medarbejdere, der af ledere på niveau 1, 2 eller 3, gives status som særligt betroede medarbejdere.

De anvendte niveaubetegnelser har ingen indflydelse på universitetets organisationsstruktur i øvrigt, hvor f.eks. afdelinger og medarbejdere i Fælles Service og AAU Innovation, jf. f.eks. pkt. 6.10. og 6.14., varetager opgaver på institutionsniveau.
 

1.4. Ved delegationen fra rektor får de bemyndigede – med de begrænsninger, som er fastsat i delegationsinstruksen, universitetets vedtagne politikker og andre relevante regelsæt – de samme pligter og beføjelser som rektor inden for de områder, bemyndigelsen angår, og deres beslutninger har samme gyldighed.

Rektor er ansvarlig for, at de kompetencer der er delegeret, varetages på ansvarlig vis af de bemyndigede. Rektor er ikke ankeinstans vedrørende afgørelser truffet i henhold til delegation, men kan i kraft af sin almindelige tilsynsforpligtelse af egen drift gribe ind over for afgørelser truffet af de bemyndigede og har således mulighed for at omgøre en afgørelse. Rektor kan til enhver tid tilbagekalde en delegation både generelt og i konkrete tilfælde.

Den, der får delegeret kompetence fra rektor, kan videredelegere helt eller delvist til andre, inden for rammerne af nærværende instruks. Delegationsgiveren er ansvarlig for, at de delegerede kompetencer varetages på ansvarlig vis. Delegationsgiveren har således en tilsynspligt over for delegationstageren og skal derfor af egen drift gribe ind over for beslutninger og dispositioner, som ikke er i overensstemmelse med delegationsinstruksen. Delegationsgiveren kan fastsætte begrænsninger i videredelegationen, også selv om delegationen følger eksplicit af nærværende delegationsinstruks, se i øvrigt afsnit 7.
 

1.5. En leder, der én gang har truffet afgørelse i en sag, kan ikke, hvis vedkommende ansættes i en overordnet lederstilling, behandle klager over samme sag. Klagen behandles i stedet af nærmeste overordnede instans.
 

1.6. Er en leder fraværende[4], og er ingen bemyndiget til at agere på vedkommendes vegne, godkendes en disposition eller afgøres en sag i stedet af nærmeste overordnede leder. Er en leder inhabil i medfør af forvaltningsloven, afgøres sagen af nærmeste overordnede leder.
 

Særlige personalegrupper

1.7. Rektor bemyndiger dekanerne til at godkende institutlederens udpegning af viceinstitutledere. Dekanens godkendelse forudsætter, at viceinstitutlederens kompetence er fastlagt i en af dekanen godkendt delegationserklæring. Rektor orienteres om enhver udpegning eller afsættelse af viceinstitutledere.

1.8. Lederne på niveau 1, 2 og 3 kan delegere kompetence til ledere på niveau 4 og lavere niveauer samt til udpegede særligt betroede medarbejdere, som i nærmere bestemt omfang kan agere på vegne af den pågældende leder. Delegationen skal ske inden for rammerne af nærværende instruks, universitetets vedtagne politikker og andre relevante regelsæt, jfr. pkt. 1.4. Generelle regler for omfanget af sådan delegation kan fastsættes i forbindelse med fastsættelse af regler og procedurer efter pkt. 2.6., 3.5.,4.11., 5.15. og 6.15.

 

2. Økonomisk dispositionskompetence[5]

2.1. Rektor er over for bestyrelsen ansvarlig for, at universitetets midler fordeles og anvendes inden for det af bestyrelsen vedtagne budget. I det omfang rektors økonomiske dispositionskompetence delegeres, er den bemyndigede ansvarlig for, at de midler, som er stillet til rådighed for vedkommende, fordeles og anvendes inden for de vedtagne budgetrammer.

2.2. Større enkeltstående dispositioner skal altid godkendes konkret og særskilt på korrekt ledelsesniveau set i forhold til dispositionens art og beløbsmæssige værdi. Under forudsætning af, at den enkeltstående disposition er omfattet af og kan iværksættes inden for et godkendt budgets rammer, gælder således godkendelsestærsklerne i bilag 1 som kan suppleres af universitetets vedtagne politikker.

Den godkendende leder er selvstændigt ansvarlig for, at dispositionen kan iværksættes inden for budgettets rammer.
 

Delegation til ledere på niveau 2

2.3. Til lederne på niveau 2 delegerer rektor kompetence til at disponere de midler, der stilles til rådighed for niveau 2-lederne, inden for de i bilag 1 anførte godkendelsestærskler og i overensstemmelse med universitetets vedtagne politikker.
 

Delegation til ledere på niveau 3

2.4. Til lederne på niveau 3 delegerer niveau 2-lederne kompetence til at disponere de midler, der stilles til rådighed for niveau 3-lederne, inden for de i bilag 1 anførte godkendelsestærskler og i overensstemmelse med universitetets vedtagne politikker.
 

Delegation til ledere på niveau 4

2.5. Til ledere på niveau 4 delegerer niveau 2- og 3-lederne alene dispositionskompetence i overensstemmelse med de i bilag 1 anførte godkendelsestærskler. Lederne på niveau 4 kan ikke videredelegere dispositionskompetence.


Delegation til ledere på niveau 5 og lavere niveauer samt til særligt betroede medarbejdere

2.6. Til ledere på niveau 5 og lavere niveauer samt til særligt betroede medarbejdere kan lederne på niveau 3 delegere dispositionskompetence i overensstemmelse med de i bilag 1 anførte godkendelsestærskler. Lederne på niveau 5 og lavere niveauer samt de særligt betroede medarbejdere kan ikke videredelegere dispositionskompetence. Den kompetence der videredelegeres skal være fastlagt i en af niveau 3-lederen godkendt delegationserklæring.
 

Delegation til ledere i servicefællesskaber og i fælles administrationer

2.7. Niveau 3-ledere, som betjener sig af en fælles administration eller indgår i et servicefællesskab, der organisatorisk er placeret under en anden niveau 3-leder, kan delegere dispositionskompetence til ledere på niveau 4 og lavere niveauer og til særligt betroede medarbejdere i den fælles administration eller servicefællesskab[6]. Den kompetence der videredelegeres skal være fastlagt i en af niveau 3-lederen godkendt delegationserklæring.

 

Fastsættelse af regler og procedurer for økonomistyring og regnskabspraksis

2.8. Universitetsdirektøren kan fastsætte administrative regler og procedurer for økonomistyring og regnskabspraksis. Reglerne kan bl.a. indeholde følgende elementer:

Delegation af økonomisk dispositionskompetence til ledere på niveau 4 og lavere niveauer samt til særligt betroede medarbejdere, herunder disses mulighed for at attestere, at en disposition er godkendt af en leder på niveau 1, 2 og 3.

 

3. Bygninger og lokaler[7]

Til- og afgang af bygninger og lokaler

3.1. Bestyrelsen har til rektor delegeret kompetence til at indgå aftaler om lejemål og fremleje inden for de i bilag 2 anførte godkendelsestærskler.
 

Delegation til ledere på niveau 2

3.2. Til universitetsdirektøren delegerer rektor kompetence til at indgå aftaler om lejemål og fremleje samt kompetence til at opsige aftaler om lejemål og fremleje inden for de i bilag 2 anførte godkendelsestærskler og i overensstemmelse med universitetets vedtagne politikker.
 

Delegation til ledere på niveau 3

3.3. Til campusdirektøren delegerer universitetsdirektøren kompetence til at indgå aftaler om lejemål og fremleje samt kompetence til at opsige aftaler om lejemål og fremleje inden for de i bilag 2 anførte godkendelsestærskler og i overensstemmelse med universitetets vedtagne politikker. 
 

Bygningsomkostninger

3.4. Dispositioner forbundet med bygningsdrift, herunder vedligehold og indretning samt forandringer forudsætter økonomisk dispositionskompetence som beskrevet i pkt. 2.3 - 2.5, jf. bilag 1. 
 

Fastsættelse af regler og procedurer på bygningsområdet

3.5. Universitetsdirektøren kan fastsætte administrative regler og procedurer på bygningsområdet samt for flytninger og omrokeringer. Reglerne og procedurerne kan bl.a. omfatte følgende elementer:

  • Godkendelse af dispositioner på relevant ledelsesniveau, jf. godkendelsestærsklerne i bilag 1
  • Sikring af, at beslutninger på området træffes på et fuldstændigt økonomigrundlag
  • Rekvireringsprocedurer
  • Inddragelse af relevant ledelsesniveau ved budgetoverskridelser i forbindelse med større projektaktiviteter, idet der skal indhentes godkendelse ved væsentlige overskridelser og orienteres i øvrige tilfælde.

 

4. Personaleledelse[8]

4.1. Personaleledelse omfatter kompetence til at lede, ansætte, afskedige og sanktionere fuld- og deltidsansat personale, der er ansat i tidsbegrænsede og tidsubegrænsede stillinger, herunder kompetence til at aftale nærmere vilkår for ansættelsen samt kompetence til at pålægge medarbejdere at løse bestemte opgaver. Ved sanktion af personale forstås i nærværende afsnit disciplinære foranstaltninger over for ansatte.

4.2. Rektor bevarer kompetence til at ansætte, afskedige og sanktionere tjenestemandsansatte.

4.3. Rektor bevarer kompetence til, efter indstilling fra lederne på niveau 2, at tildele lokalt aftalte individuelle løntillæg (tillæg udover centralt aftalte stillingsbestemte tillæg og overenskomstfastsatte tillæg) samt engangsvederlag til enkeltpersoner, hvis tildelingen heraf medfører, at den økonomiske værdi af vedkommendes løntillæg samlet set over 12 måneder overstiger de i bilag 3 anførte beløbsgrænser, jf. dog punkt 4.5.
 

Delegation til ledere på niveau 2

4.4. Rektor delegerer til dekanerne kompetence til at tildele titler som adjungeret lektor og adjungeret professor samt lektor emeritus og professor emeritus.

4.5. Rektor delegerer til lederne på niveau 2, personaleledelsen af det ved deres område ansatte personale, jf. dog pkt. 4.2 og 4.3.

4.6. Rektor delegerer til universitetsdirektøren kompetence til at tildele lokalt aftalte individuelle løntillæg til enkeltpersoner ansat ved AAU Fælles Service, hvis tildelingen heraf medfører, at den økonomiske værdi af vedkommendes løntillæg samlet set over 12 måneder overstiger de i bilag 3 anførte beløbsgrænser. 

4.7. Niveau 2-lederen kan ikke videredelegere kompetence til at ansætte, afskedige og sanktionere videnskabeligt personale, dvs. videnskabelige assistenter, ph.d.-stipendiater, post.docs og ansatte på adjunkt-, lektor- eller professorniveau. Niveau 2-lederens videredelegation omfatter dog kompetence til at tildele påtaler.
 

Delegation til ledere på niveau 3

4.8. Til lederne på niveau 3 delegerer niveau 2-lederne personaleledelsen af fakulteters, institutters og afdelingers teknisk-administrative personale, herunder kompetence til at ansætte, afskedige og sanktionere. Niveau 2-lederen orienteres om enhver afskedigelse eller sanktionering, der foretages af ledere på niveau 3. Niveau 3-lederne kan alene videredelegere de tildelte kompetencer i overensstemmelse med pkt. 4.9 og inden for rammerne af afsnit 7. 

4.9. Til institutlederne delegerer niveau 2-lederne personaleledelsen af institutters videnskabelige personale, dvs. videnskabelige assistenter, ph.d.-stipendiater, post.docs og ansatte på adjunkt-, lektor- og professorniveau. Til institutlederne kan niveau 2-lederne endvidere delegere kompetence til at ansætte, afskedige og sanktionere undervisningsassistenter, studenterundervisere/undervisningsassistenter, studenterundervisere/hjælpelærere samt eksterne lektorer, jf. pkt. 4.6 og 4.7. Institutlederne kan alene videredelegere de tildelte kompetencer i overensstemmelse med pkt. 4.9 og inden for rammerne af afsnit 7.
 

Delegation til ledere på niveau 4 og lavere niveauer

4.10. Niveau 2- og 3-ledere kan delegere personaleledelse af både teknisk-administrativt personale og videnskabeligt personale, til ledere på niveau 4 eller lavere niveauer, herunder kompetence til at tildele påtaler, jf. pkt. 4.6-4.8, men ikke kompetencen til at ansætte, afskedige og sanktionere. Dekaner og institutledere kan dog til sekretariatschefer ved dekan- og institutsekretariater delegere kompetencen til at ansætte, afskedige og sanktionere teknisk-administrativt personale. Såfremt kompetencen delegeres til sekretariatschefen orienteres niveau 2- og 3-lederen om enhver ansættelse, afskedigelse eller sanktionering. Den ledelseskompetence, der videredelegeres, til ledere på niveau 4 og lavere, skal være fastlagt i en af niveau 2- eller 3-lederen godkendt delegationserklæring[9].
 

Fastsættelse af regler og procedurer for personaleledelse

4.11. Universitetsdirektøren kan fastsætte administrative regler og procedurer for personaleledelse, herunder regler for i hvilket omfang ledere på niveau 4 og lavere niveauer samt særligt betroede medarbejdere kan attestere beslutninger truffet af ledere på niveau 1, 2 og 3.

 

5. Forskningsbevillinger og samarbejdsaftaler

5.1. Rektor bevarer kompetencen til at forhandle, godkende og underskrive samarbejdsaftaler om forskning og øvrige samarbejdsaftaler, der vedrører universitetet som helhed.

5.2. Til prorektor delegerer rektor kompetence til at forhandle, godkende og underskrive samarbejdsaftaler inden for uddannelse. Se dog pkt. 5.8.

5.3 Da udnyttelse af eksterne forskningsmidler forudsætter anvendelse af universitetets ressourcer, er eksterne forskningsbevillinger sidestillet med samarbejdsaftaler om forskning ift. bestemmelserne nedenfor.
 

Eksterne forskningsbevillinger, samarbejdsaftaler om forskning og øvrige samarbejdsaftaler[10]

Delegation til ledere på niveau 2

5.4.  Til dekanerne delegerer rektor kompetence til at forhandle, godkende og underskrive samarbejdsaftaler om forskning og øvrige samarbejdsaftaler, herunder aftaler der inkluderer ph.d.-studier og generelle samarbejdsaftaler på ph.d.-området, som vedrører de pågældendes hovedområder - inden for rammerne af de i bilag 4 anførte godkendelsestærskler. Kompetence til at godkende og underskrive samarbejdsaftalerne er dog betinget af, at den enkelte aftale tillige godkendes og underskrives af den af universitetsdirektøren udpegede juridisk ansvarlige for den legalitetsmæssige kontrol.
 

Delegation til ledere på niveau 3

5.5. Til institutlederne delegerer dekanerne kompetence til at forhandle, godkende og underskrive samarbejdsaftaler om forskning og øvrige samarbejdsaftaler, som alene vedrører den pågældendes institut eller afdeling – inden for rammerne af de i bilag 4 anførte godkendelsestærskler. Kompetencen til at godkende og underskrive samarbejdsaftalerne er dog betinget af, at den enkelte aftale tillige godkendes og underskrives af den af universitetsdirektøren udpegede juridisk ansvarlige for den legalitetsmæssige kontrol. Institutlederne kan ikke videredelegere deres kompetence til at godkende og underskrive samarbejdsaftaler om forskning.
 

Delegation til ledere på niveau 4

5.6. Til ledere på niveau 4 kan institutlederne delegere kompetence til at forhandle samarbejdsaftaler om forskning og øvrige samarbejdsaftaler, som alene vedrører de sagsområder, som henlægges under disses enheder – dog således, at delegationen skal ske inden for rammerne af afsnit 7 og inden for de i bilag 4 anførte godkendelsestærskler. Kompetence til at godkende og underskrive samarbejdsaftalerne er bevaret på niveau 3. Den kompetence, der videredelegeres til ledere på niveau 4, skal være fastlagt i en af niveau 3-lederen godkendt delegationserklæring.

 

Samarbejdsaftaler om uddannelse

Delegation til ledere på niveau 2

5.7. Til dekanerne delegerer rektor kompetence til at forhandle, godkende og underskrive samarbejdsaftaler om uddannelse[11], som vedrører de pågældendes hovedområder, inden for rammerne af de i bilag 4 anførte godkendelsestærskler.
 

Delegation til ledere på niveau 3 (prodekaner)

5.8. Til prodekanerne kan dekanerne delegere kompetencen til at forhandle, godkende og underskrive samarbejdsaftaler om eksisterende uddannelser. Prodekanerne kan ikke videredelegere denne kompetence.
 

Øvrige samarbejdsaftaler

Delegation til ledere i Fælles Service

5.9. Til universitetsdirektøren delegerer rektor kompetence til at forhandle, godkende og underskrive samarbejdsaftaler, inden for rammerne af de i bilag 4 anførte godkendelsestærskler, som alene vedrører de sagsområder, der henlægges under Fælles Service[12],
 

Delegation til ledere på niveau 3

5.10. Til ledere på niveau 3 delegerer universitetsdirektøren kompetence til at forhandle, godkende og underskrive samarbejdsaftaler, inden for rammerne af de i bilag 4 anførte godkendelsestærskler, som alene vedrører de sagsområder, som henlægges under disses enheder. I det tilfælde, at aftalen indebærer projektindtægter[13] til AAU, er kompetence til at godkende og underskrive samarbejdsaftalerne dog betinget af, at den enkelte aftale tillige godkendes og underskrives af den af universitetsdirektøren udpegede juridisk ansvarlige for den legalitetsmæssige kontrol.
 

Delegation til ledere på niveau 4

5.11. Til ledere på niveau 4 kan delegeres kompetence til at forhandle samarbejdsaftaler, inden for rammerne af de i bilag 4 anførte godkendelsestærskler, som alene vedrører de sagsområder, som henlægges under disses enheder, inden for rammerne af afsnit 7. Den kompetence der videredelegeres skal være fastlagt i en af niveau 3-lederen godkendt delegationserklæring.
 

Delegation til ledere i AAU Innovation

5.12. Til innovationsdirektøren delegerer rektor kompetence til at forhandle, godkende og underskrive samarbejdsaftaler, inden for rammerne af de i bilag 4 anførte godkendelsestærskler, som alene vedrører de sagsområder, som henlægges under AAU Innovation[14]. I det tilfælde, at aftalen indebærer projektindtægter[15] til AAU, er kompetence til at godkende og underskrive samarbejdsaftalerne dog betinget af, at den enkelte aftale tillige godkendes og underskrives af den af universitetsdirektøren udpegede juridisk ansvarlige for den legalitetsmæssige kontrol.
 

Delegation til ledere på niveau 3

5.13. Til ledere på niveau 3 delegeres kompetence til at forhandle, godkende og underskrive samarbejdsaftaler, inden for rammerne af de i bilag 4 anførte godkendelsestærskler, som alene vedrører de sagsområder, der henlægges under disses enheder. I det tilfælde, at aftalen indebærer projektindtægter[16] til AAU, er kompetence til at godkende og underskrive samarbejdsaftalerne dog betinget af, at den enkelte aftale tillige godkendes og underskrives af den af universitetsdirektøren udpegede juridisk ansvarlige for den legalitetsmæssige kontrol.
 

Delegation til ledere på niveau 4

5.14. Til ledere på niveau 4 kan delegeres kompetence til at forhandle samarbejdsaftaler, inden for rammerne af de i bilag 4 anførte godkendelsestærskler, som alene vedrører de sagsområder, der henlægges under disses enheder, og inden for rammerne af afsnit 7. Den kompetence, der videredelegeres, skal være fastlagt i en af niveau 3-lederen godkendt delegationserklæring.

 

Fastsættelse af regler og procedurer for forskningsbevillinger og samarbejdsaftaler

5.15. Universitetsdirektøren kan fastsætte administrative regler og procedurer, bl.a. vedrørende eksterne forskningsbevillinger, samarbejdsaftaler om forskning, uddannelse og øvrige samarbejdsaftaler samt om ansøgninger vedrørende eksterne forskningsmidler, inden for rammerne af de i bilag 4 anførte godkendelsestærskler. Endvidere kan fastsættes nærmere regler for i hvilket omfang ledere på niveau 4 og lavere niveauer samt særligt betroede medarbejdere kan attestere beslutninger truffet af ledere på niveau 1, 2 og 3.

 

6. Faglig ledelseskompetence og kompetence til at repræsentere universitetet

6.1. Rektor repræsenterer universitetet udadtil, og udtaler sig på universitetets vegne. I henhold til universitetets vedtægt er kompetencen til at repræsentere universitetet udadtil og udtale sig på universitetets vegne dog delegeret til den daglige ledelse, for så vidt angår deres respektive områder, jf. dog pkt. 6.2., 6.3. og 6.10.

6.2. Rektor bevarer kompetencen til at repræsentere universitetet og invitere notabiliteter til universitetets arrangementer. Ved universitetets arrangementer forstås arrangementer, der foregår i universitets regi, herunder arrangementer der er begrænset til et hoved- eller fagområde. Ved notabiliteter forstås universitetets bestyrelse, medlemmer af kongehuset, ministre, ambassadører og konsuler, i det omfang disse personer alene inviteres i kraft af deres stilling eller titel. Hvis arrangementet er begrænset til et hoved- eller fagområde, inviterer rektor pågældende person iht. en begrundet indstilling herom, fra en niveau 2-leder. I de tilfælde hvor notabiliteter inviteres i anden kapacitet end deres stilling eller titel, og i de tilfælde, hvor der til universitetets arrangementer inviteres medlemmer af folketing, regionsråd og kommunalbestyrelser, skal rektor orienteres forud for invitationens afsendelse.  

6.3. Rektor bevarer kompetencen til at tildele såvel akademiske som ikke-akademiske hæderstitler og til at indstifte priser, se dog pkt. 4.4.
 

Delegation til ledere på niveau 2

6.4. Til prorektor delegerer rektor faglig ledelse inden for uddannelsesområdet. Rektors delegation omfatter kompetencen til at repræsentere området udadtil, herunder kompetence til at udtale sig på universitetets vegne.

 

Delegation til videnskabelige enheder

Delegation til ledere på niveau 2

6.5. Til dekanerne delegerer rektor den faglige ledelse af de sagsområder, som henlægges under de respektive hovedområder.
 

Delegation til ledere på niveau 3

6.6. Til lederne på niveau 3 delegerer niveau 2-lederne den faglige ledelse af de sagsområder, som henlægges under disses enheder
 

Delegation til ledere på niveau 4 og lavere niveauer

6.7. Til ledere på niveau 4 og lavere niveauer kan delegeres fagligt ledelsesansvar inden for rammerne af afsnit 7. Den ledelseskompetence, der videredelegeres, skal være fastlagt i en af niveau 2- eller 3-lederen godkendt delegationserklæring.

 

Delegation til ledere i Fælles Service

Delegation til ledere på niveau 2

6.8. Til universitetsdirektøren delegerer rektor den faglige ledelse af de sagsområder, som henlægges under Fælles Service. Universitetsdirektøren varetager fordelingen af indkomne sager, kan give forskrifter for ekspeditionen heraf og drager omsorg for deres udførelse.

6.9. Til universitetsdirektøren delegerer rektor kompetence til at varetage legalitetskontrollen af universitetets virksomhed, herunder økonomikontrollen, og kompetence til at repræsentere universitetet over for andre offentlige myndigheder[17]. Universitetsdirektøren kan efter aftale med ledere af andre enheder end Fælles Service lade legalitetskontrol udføre af disse enheder.
 

Delegation til ledere på niveau 3

6.10. Til lederne på niveau 3 delegerer universitetsdirektøren den faglige ledelse af de sagsområder, som henlægges under disses enheder samt kompetence til at repræsentere enhederne udadtil, herunder kompetence til at udtale sig om disses forhold.
 

Delegation til ledere på niveau 4 og lavere niveauer

6.11. Til ledere på niveau 4 og lavere niveauer kan delegeres faglig ledelse, inden for rammerne af afsnit 7. Den ledelseskompetence, der videredelegeres, skal være fastlagt i en af niveau 3-lederen godkendt delegationserklæring.

 

Delegation til ledere i AAU Innovation

6.12. Til innovationsdirektøren delegerer rektor den faglige ledelse af de sagsområder, som henlægges under AAU Innovation samt kompetence til at repræsentere disse udadtil, herunder kompetence til udtale sig om disses forhold.
 

Delegation til ledere på niveau 3

6.13. Til lederne på niveau 3 delegerer innovationsdirektøren den faglige ledelse af de sagsområder, som henlægges under disses enheder samt kompetence til at repræsentere enhederne udadtil og kompetence til at udtale sig om disses forhold.
 

Delegation til ledere på niveau 4 og lavere niveauer

6.14. Til ledere på niveau 4 og lavere niveauer kan delegeres faglig ledelse, inden for rammerne af afsnit 7. Den ledelseskompetence, der videredelegeres, skal være fastlagt i en af niveau 3-lederen godkendt delegationserklæring.

 

Fastsættelse af regler for invitationer til medlemmer af folketinget mv.

6.15. Universitetsdirektøren kan fastsætte administrative regler og procedurer for invitationer til medlemmer af folketinget, regionsråd, kommunalbestyrelser samt til ledelsesrepræsentanter fra eksterne organisationer.

 

7. Regler for videredelegation

7.1. Overførelse af kompetencer/beføjelser (delegation) kan vedrøre en bestemt kompetence, herunder beslutningskompetence på konkrete områder, en bestemt sagstype eller en bestemt sag. Delegation sker fra en person (bemyndigelsesgiveren) til en person (den bemyndigede), som i øvrigt vil kunne videredelegere kompetencen/beføjelsen inden for delegationsinstruksens rammer.
 

Delegation og videredelegation er reguleret af en række helt overordnede regler:

  • Der kan ikke ske en generel delegation af ledelsesansvar. Delegation skal altid ske for én eller flere konkrete kompetencer, sagstyper eller sager og kan kun ske på baggrund af en konkret vurdering.
  • Der kan ikke ske delegation i strid med lovgivning, vedtægt, delegationsinstruksen, regnskabsinstruksen eller andre gældende regler.
  • Bemyndigelsesgiveren kan til enhver tid – og såvel generelt som i konkrete tilfælde – tilbagekalde de delegerede kompetencer.
  • Den bemyndigede er underlagt bemyndigelsesgiverens instruktionsbeføjelse i forhold til de afgørelser mv., som træffes på grundlag af delegationen.
  • Der kan ikke ske delegation fra enkeltpersoner (ledelsesstrengen) til kollegiale organer, idet enkeltpersoner ikke har instruktionsbeføjelser i forhold til kollegiale organer[18].
  • Bemyndigelsesgiveren fritages ikke for sit ansvar som følge af delegationen, men er fortsat ansvarlig for, at de kompetencer, der er delegeret, varetages på ansvarlig vis af den bemyndigede.
  • Bemyndigelsesgiveren har derfor en tilsynspligt over for den bemyndigede og kan og skal derfor af egen drift gribe ind over for ulovlige afgørelser og lignende. Afgørelser, som allerede er meddelt en sagspart, kan i denne forbindelse ikke ændres til skade for parten, medmindre afgørelsen er åbenbart ugyldig eller kan tilbagekaldes efter reglerne herom.
     

7.2. Delegation kan som nævnt kun ske på baggrund af en konkret vurdering, som skal foretages i forhold til hver kompetence og hvert tilfælde af delegation for sig. Der skal foretages en samlet vurdering med inddragelse af følgende forhold:
 

Det taler imod, at der konkret kan ske delegation, hvis:

  • Der er tale om en indgribende og/eller byrdefuld afgørelse[19]
  • Der er tale om en ’større’ og/eller principiel afgørelse[20]
  • Den pågældende kompetence/sagstype er henlagt til en bestemt person, fordi vedkommende opfylder bestemte kriterier[21]
  • Den pågældende kompetence/sagstype er lovgivnings- eller vedtægtsmæssigt henlagt til en bestemt person, et bestemt kollegialt organ eller en bestemt enhed.[22]
     

Det taler for, at der konkret kan ske delegation, hvis:

  • Der er tale om ukomplicerede afgørelser af ikke-principiel karakter
  • Der er tale om en delegation foretaget for en tidsbegrænset periode (af kortere varighed)
  • Den bemyndigede i forhold til bemyndigelsesgiveren har tilsvarende eller bedre sagkundskab
  • Bemyndigelsesgiveren har gode kontrolmuligheder og indsigt i de afgørelser, der træffes på grundlag af delegationen
  • Der er tale om udøvelse af faktisk forvaltningsvirksomhed, om sagsforberedelse mv. – ikke om afgørelseskompetence
  • Bemyndigelsesgiveren har ansvaret og kompetencen inden for et meget stort antal sager.

 

[1] Ledere på alle niveauer skal sikre, at underordnede ledere placeres på rette delegationsmæssige niveau.

[2] Det er stillingens delegationsmæssige placering og ikke referenceforholdet, der er afgørende for niveauet. En niveau 4-leder kan således godt referere til en niveau 2-leder, ligesom en niveau 5-leder kan referere til en niveau 3-leder.

[3] Se note 2.

[4] Fravær kan f. eks skyldes sygdom, ferie eller tjenesterejser.

[5] Se oversigt i bilag 1.

[6] Delegationen er betinget af, at der er indgået en samarbejdsaftale mellem de to niveau 3-ledere, hvori de nærmere betingelser for den fælles administration/servicefællesskabet er beskrevet. Den, der delegerer dispositionskompetence, har fortsat tilsyns- og kontrolforpligtelse, jf. punkt 1.4. og Vejledning til delegationserklæringer. Samarbejdsaftalen skal godkendes af niveau 2-lederen.

[7] Se oversigt i bilag 2.

[8] Se oversigt i bilag 3.

[9] Bestemmelsen indebærer, at ledere på niveau 4 og lavere kan tildeles kompetence til at tildele påtaler til medarbejdere, hvis det følger specifikt af den delegationserklæring, som niveau 3-lederen har udstedt. I delegationserklæringen kan fastsættes nærmere vilkår, f. eks. om informationspligt eller krav om forudgående samtykke, hvis en påtale skal tildeles.

[10] F.eks aftaler om vidensamarbejde som integreret element i forskning og uddannelse.

[11] Herunder aftaler om vidensamarbejde, som integreret element i uddannelse.

[12] F. eks aftaler om samarbejde mellem virksomheder, institutioner og andre aktører og enheder under Fælles Service, dog således, at aftaler der vedrører universitetet som helhed, herunder institutionsaftaler vedr. vidensamarbejde tegnes af rektor, med mindre andet er specifikt aftalt mellem de bemyndigede. 

[13] Dvs. indtægter, der skal projektoprettes, uk90, uk95 og uk97.

[14] Der er behov for afgræsning af innovationsområdet, som er i overlap med fakulteternes fagområder inden for forskning, uddannelse og vidensamarbejde, samt om afgrænsning ift. rektors kompetence, der vedrører universitetet som helhed.

[15] Dvs. indtægter, der skal projektoprettes, uk90, uk95 og uk97.

[16] Dvs. indtægter, der skal projektoprettes, uk90, uk95 og uk97.

[17] Dette indebærer, at universitetsdirektøren har kompetence til at rette henvendelse til andre offentlige myndigheder i forhold, der er af principiel betydning for universitets virke. Denne kompetence er ikke videredelegeret. Henvendelser til andre offentlige myndigheder vedr. forhold, der ikke er principielle for institutionen, men som foretages som led i almindeligt samarbejde og drift, hører ind under den faglige ledelseskompetence, der delegeres fra niveau til niveau.

[18] Studieledere kan f. eks ikke delegere kompetencer til studienævnet.

[19] Dette medfører f. eks. at der er begrænsninger ift. at kunne delegere kompetence til at foretage disciplinære foranstaltninger over for ansatte.

[20] F. eks hvis effekten kan være vidtrækkende og have konsekvenser for flere enheder.

[21] Som eksempler på konsekvenserne heraf kan nævnes følgende: 1) En institutleder kan til teknisk-administrativt personale (f. eks en TAP-sekretariatsleder) som udgangspunkt kun delegere rent administrative kompetencer, herunder personaleledelse. 2) En institutleder kan ikke delegere personaleledelse af det videnskabelige personale til teknisk-administrativt personale, heller ikke til en TAP-sekretariatsleder.

[22] Årsagen til, at der i disse tilfælde er mindre adgang til at delegere, er, at det antages, at det nøje er blevet vurderet, hvem der bør varetage de pågældende kompetencer.

Oprindelse, baggrund og historik

Delegationsinstruksen er udarbejdet af Nina Schjoldager (Kontraktenheden) i samarbejde med Rektorsekretariatet, og er herefter godkendt af rektor. Reglerne er udarbejdet d. 22/11 2016 og senest revideret pr. 19/12 2018.

Instruksen og dennes bilag vil blive opdateret, når der opstår behov herfor i organisationen samt vil i øvrigt af Rektorsekretariatet blive gennemset for revision én gang årligt.

Formål og afgrænsning

Nedenstående instruks er fastsat i medfør af Aalborg Universitets vedtægt og skal læses i sammenhæng med bilagene til instruksen.

Rektors delegationsinstruks fastlægger kompetencen til at godkende dispositioner og træffe afgørelse (beslutningskompetence) samt kompetencen til ved sin underskrift eller sit (mundtlige eller skriftlige) tilsagn at forpligte universitetet over for eksterne parter eller på anden måde repræsentere universitetet udadtil (tegningsret).

Foruden overordnede bestemmelser indeholder instruksen særskilte afsnit om henholdsvis økonomisk dispositionskompetence, bygninger og lokaler, personaleledelse, forskningsbevillinger og samarbejdsaftaler samt faglig ledelseskompetence og kompetence til at repræsentere universitetet. Endvidere indeholder instruksen et afsnit om regler for videredelegation.

Overordnede rammer

Rektors delegationsinstruks er fastsat i medfør af Aalborg Universitets vedtægt og skal læses i sammenhæng med bilagene til instruksen. Den danske version af rektors delegationsinstruks går ved fortolkningstvivl forud for den engelske version.

Skabeloner og vejledninger til delegationsinstruksen findes som bilag til instruksen.

Kontakt og ansvar

Spørgsmål til fortolkning og forståelse af instruksen kan rettes telefonisk til Rektorsekretariatet v. Bettina Thomsen, til Nina Schjoldager i Kontraktenheden eller på e-mail: rektorsekretariatet@adm.aau.dk. Spørgsmål og svar vil blive samlet i et Q&A-dokument, som kan findes nedenfor.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd

Relaterede dokumenter

Rektors stedfortræderinstruks

Regler vedrørende udpegning af stedfortrædere

Læs mere