AAU Håndbogen

Personalereduktioner begrundet i institutionens forhold

Aalborg Universitets retningslinjer for personalereduktioner begrundet i institutionens forhold

Publiceret: 22.01.2018 (Sidst ændret: 14.07.2020)

Print som pdf

Indhold

1. Indledning

Disse retningslinjer har til formål at fastlægge klare rammer for håndtering af situationer, hvor AAU, på grund af budgetreduktioner, bortfald af bevillinger, organisatoriske ændringer eller lignende, gennemfører økonomiske besparelser eller strukturelle ændringer med mulige ansættelsesmæssige konsekvenser for de ansatte. Retningslinjerne er baseret på AAU’s personalepolitik og skal sikre, at gældende love, aftaler og regler overholdes, at situationer håndteres på basis af et tæt samarbejde, at der ikke skabes unødig utryghed i organisationen og at de ansatte også i sådanne situationer oplever en understøttende arbejdsplads, med åbne, klare og hensigtsmæssige processer.

Retningslinjerne giver svar på, hvilke forhold der skal drøftes i samarbejdsudvalget, og hvornår drøftelsen skal ske. Desuden angives hvilket niveau (LSU, FSU, HSU), der skal inddrages.

Retningslinjerne gælder for alle ansatte på AAU.

2. Inddragelse af HR-afdelingen

Såfremt ledelsen overvejer personalereduktioner som følge af institutionens forhold, skal HR-afdelingen inddrages så tidligt som muligt. Det sker for at sikre, at ledelsen får den fornødne rådgivning, at procedurerne for inddragelse af samarbejdsorganerne overholdes, og for at sikre, at de efterfølgende individuelle afskedigelser, begrundet i institutionens forhold, sker på et sagligt grundlag.

HR-afdelingen skal:

  • Bistå ledelsen, tillidsrepræsentanter og samarbejdsudvalg efter behov (juridisk, generel rådgivning, og tilrettelæggelse af forløbet herunder hvad angår samarbejdsudvalgets behandling af sagen og en detaljeret procestilrettelæggelse)
  • Sikre saglighed, ansvarlighed og overholdelse af love, regler og aftaler på området
  • Medvirke til tværgående samarbejde om afværge- og hjælpeforanstaltninger
  • Bistå ved forhandling af eventuelle aftaler.

3. Inddragelse af samarbejdsudvalget

 3.1  Hvad skal drøftes i samarbejdsudvalget?

Af Statens Samarbejdsaftale fremgår det, at aftalens formål bl.a. er at involvere de ansatte i arbejdet med arbejdspladsens mål og strategi [1] Ledelsen har pligt til at infomere samarbejdsudvalget om arbejdspladsens aktuelle situation og forventede udvikling med hensyn til struktur og beskæftigelse, især i forbindelse med strukturændringer og i situationer, hvor beskæftigelsen er truet. Planlagte og forventede tiltag skal inddrages i denne sammenhæng.

Samarbejdsudvalget skal inddrages inden ledelsen træffer endelig beslutning om at iværksætte en procedure, hvor det meddeles, at ansatte påtænkes afskediget begrundet i institutionens forhold.

Det er både vigtigt, at afskedigelsesprocesserne tilrettelægges med stor omhu, og at der gøres så meget som muligt for at afværge afskedigelserne og/eller hjælpe dem, der forventes at blive omfattet. Afskedigelser er en alvorlig situation og håndteringen heraf bør bygge på et indgående samarbejde. Derfor er det vigtigt at inddrage de relevante samarbejdsudvalg, så en god proces kan blive fastlagt og alle synspunkter og ideer kan indgå i overvejelserne.

I samarbejdsudvalget er det principper, generelle forhold og strukturer, der skal drøftes i forbindelse med personalereduktioner. Den individuelle sagsbehandling foregår således ikke i samarbejdsudvalget. I tilfælde af enkeltstående bortfald af bevillinger, der medfører en enkelt ansats afskedigelse, anbefales det, at samarbejdsudvalgets formandskab tager stilling til, hvorvidt sagen skal drøftes i samarbejdsudvalget.

Ledelsen skal i forbindelse med påtænkte afskedigelser begrundet i institutionens forhold udarbejde et skriftligt materiale, som oplæg til de nærmere drøftelser i samarbejdsudvalget. Oplægget skal indeholde ledelsens beslutningsgrundlag, overvejelser om eventuelle afværgeforanstaltninger og hvis relevant et oplæg til udvælgelseskriterier for afskedigelse. Oplægget kan endvidere indeholde punkter til mulige støtteforanstaltninger for de ansatte, der bliver berørt af situationen.

I forbindelse med fastlæggelsen af processen skal der tages stilling til spørgsmålet om fortrolighed i de forskellige faser, jf. HSU’s forretningsorden §12.

3.1.1  Afværgeforanstaltninger

I forbindelse med mulige personalereduktioner begrundet i institutionens forhold skal afværgeforanstaltninger drøftes i samarbejdsudvalget. Ledelsen skal forinden drøftelsen vurdere mulighederne for at afværge personalereduktionen. For eksempel:

  • Generelt eller delvist ansættelsesstop
  • Frivillig fratræden eller gradvis tilbagetrækning jf. statslige bestemmelser
  • Tilbud om orlov uden løn
  • Reduktion i arbejdstiden
  • Undlade forlængelse/genbesættelse af midlertidige stillinger
  • Anden ansættelse/omplacering på ansættelsesområdet
  • Kompetenceudvikling med henblik på intern omplacering på ansættelsesområdet

Eventuelle planer om omplacering af personale i forbindelse med afværgeforanstaltninger drøftes på forhånd i det lokale samarbejdsorgan og, såfremt afværgeforanstaltningerne går på tværs af institutter/afdelinger, også i FSU. I drøftelsen bør indgå eventuelle ulige arbejdsbelastninger mellem de pågældende områder. Drøftelsen skal foregå på et overordnet niveau og ikke omhandle navngivne personer

3.1.2  Principper for udvælgelse af ansatte, der indstilles til afskedigelse

Såfremt ledelsen, på trods af afværgeforanstaltninger, forventer, at afskedigelser vil finde sted, skal principperne for udvælgelse af ansatte, der skal afskediges, forelægges samarbejdsudvalget til drøftelse.

Ved fastlæggelse af principperne overvejer lederen, hvorledes enhedens samlede opgaver bedst kan varetages fremadrettet. De almindelige saglighedskrav i forbindelse med afskedigelser følges i den forbindelse. [2]

3.2. Hvornår skal samarbejdsudvalget inddrages?

Som tidligere nævnt fremgår det af Statens Samarbejdsaftale, at ledelsen generelt har pligt til at informere samarbejdsudvalget om den aktuelle situation og den forventede udvikling med hensyn til struktur og beskæftigelse [3]. Information om beslutninger, der kan føre til betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og medarbejdernes ansættelsesforhold skal gives så tidligt, at der kan gennemføres en grundig drøftelse i samarbejdsudvalget, således at de ansattes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens endelige beslutning. Såfremt flere niveauer af samarbejdsorganisationen skal inddrages, er det vigtigt, at ledelsen sikrer, at processen tager højde for, at de relevante udvalgsniveauer kan nå at blive inddraget inden de tilsvarende ledelsesniveauer træffer beslutninger. De formelle krav til rettidig inddragelse fremgår af den af HSU aftalte standardforretningsorden.[4]

3.3  Hvilket samarbejdsudvalg skal inddrages?

Informationen skal gives og drøftelsen skal ske på det rette niveau i samarbejdsorganisationen.

Udgangspunktet i tilfælde af behov for personaletilpasninger begrundet i afgrænsede, lokale forhold er et nærhedsprincip, hvorfor sagen i første omgang behandles af samarbejdsudvalget på det niveau, hvor personaleledelsesansvaret ligger, og der samtidig findes et samarbejdsudvalg.[5] Information og drøftelse skal således først ske mellem den ledelse, som har den økonomiske og personaleledelsesmæssige kompetence (typisk formanden for det lokale SU), og lokale SU-repræsentanter for de personalegrupper, der berøres.[6] I tilfælde hvor beslutningskompetencen vedr. den endelige afsked ligger på et højere niveau i universitetets organisation (typisk VIP-ansatte), skal der i samarbejde mellem ledelsen og som minimum næstformanden på dette niveau, tages konkret stilling til, hvorvidt samarbejdsudvalget på højere niveau skal inddrages (typisk fakultetssamarbejdsudvalget). Ledelsen har ansvaret for rettidig information og høring mellem SU-niveauerne.[7]

I tilfælde af generelle besparelser og/eller strukturændringer på universitets-/hovedområdeniveau med mulige personaletilpasninger til følge skal situationen først behandles på HSU/FSU-niveau. Når der foreligger information om konsekvenser på lokalt niveau (institutter/afdelinger) skal der ske behandling i de relevante lokale SU efter en nærmere aftalt konkret plan.

HSU informeres desuden af rektor i tilfælde af forventede væsentlige personalereduktioner et eller flere steder på universitetet. Det kan ske i forbindelse med den almindelige orientering til HSU om institutionens forhold eller under et særligt punkt på dagsordenen. I visse akutte situationer kan rektors information gives alene til HSU’s næstformand, der dog kan stille krav om, at informationen gives på et ekstraordinært HSU-møde, og at en nærmere drøftelse finder sted.

4. Orientering af medarbejderne

Når der er foretaget en drøftelse i det relevante samarbejdsudvalg, og lederen har besluttet, hvilke ansatte, der skal indstilles til afskedigelse, har lederen en række opgaver i forhold til at informere de direkte berørte ansatte og deres kolleger. Lederen skal f.eks. kontakte de berørte ansatte med henblik på et møde, hvor den påtænkte afskedigelse udleveres, samt informere alle enhedens ansatte om, at de direkte berørte har fået besked. For at sikre generel åbenhed om afskedigelser begrundet i institutionens forhold, bør lederen, på et passende tidspunkt, informere alle ansatte om de nærmere omstændigheder.

5. Involvering af tillidsrepræsentanten/den faglige organisation

Ved sager om uansøgt afsked begrundet i institutionens forhold opfordrer lederen tidligst muligt den ansatte til at lade sig bistå af tillidsrepræsentanten eller den faglige organisation, hvis der ikke er valgt en tillidsrepræsentant. Lederen har derudover en særlig forpligtelse til at orientere tillidsrepræsentanten om en forestående afskedigelse. Det betyder i praksis, at tillidsrepræsentanten orienteres inden den ansatte informeres om den forestående afskedigelse. Orienteringen er fortrolig, indtil den ansatte har fået besked. Perioden fra orientering af tillidsrepræsentanten, og indtil den ansatte får besked, bør være så kort som mulig. Den ansatte har endvidere mulighed for at lade sig bistå af andre.

6. Støtteforanstaltninger for ansatte, der afskediges/er indstillet til afskedigelse

Det enkelte hovedområde fastlægger selv, med udgangspunkt i universitetets personalepolitik, hvilke støtteforanstaltninger der kan igangsættes ved afskedigelser som følge af institutionens forhold.

7. Særlige grupper

7.1  Afskedigelse af tjenestemænd

I det omfang ledelsen måtte ønske at afskedige en medarbejder ansat på tjenestemandsvilkår, gælder der særlige regler om uansøgt afsked. Beslutningen om afskedigelse af en tjenestemand træffes af Ministeriet for forskning, innovation og videregående uddannelser efter indstilling fra HR-afdelingen. HR-afdelingen skal kontaktes for rådgivning i konkrete sager.

7.2  Afskedigelse af tillidsrepræsentanter og andre med tillidshverv

Der er fastlagt særlige procedurer og opsigelsesvarsler for afskedigelse af tillidsrepræsentanter. [8]Afskedigelse af tillidsrepræsentanter eller andre med tillidshverv kan kun ske, såfremt der foreligger tvingende årsager hertil. AAU har bevisbyrden for, at der foreligger tvingende årsager til afskedigelse af en medarbejder med tillidshverv. Den særlige beskyttelse gælder (fælles)tillidsrepræsentanter, suppleanter for (fælles)tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter, samarbejdsudvalgsmedlemmer (medarbejderrepræsentanter) samt suppleanter for medarbejderrepræsentanter samt medarbejderrepræsentanter i AAU’s bestyrelse. HR-afdelingen skal kontaktes for rådgivning i konkrete sager.

8. Ret til samtale angående opslåede stillinger

Afskedigede vil i forbindelse med personalereduktioner, begrundet i institutionens forhold, have ret til samtale i forbindelse med opslåede stillinger inden for hovedområdet som den pågældende vurderes formelt kvalificeret til.

9. Gyldighed og opsigelse

Retningslinjerne er vedtaget og underskrevet dags dato med baggrund i behandling på HSU mødet d. 6/3-2013 (Sidste afsnit i 3.1.1. og nyt pkt 8 er tilføjet med virkning fra 1.5. 2014, jf. bilag 4.1. i HSU-referat af 2.4. 2014).

Opsigelsen følger Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i Statens virksomheder og institutioner, hvor hver af parterne kan opsige fastlagte retningslinjer med 3 måneders varsel. Inden opsigelsen skal HSU forsøge at ændre de hidtidige retningslinjer på en måde, som er tilfredsstillende for samarbejdsudvalgets parter.

Ovenstående retningslinjer erstatter tidligere aftale 1.03 af den 19. december 2007 Rammeaftale om retningslinjer for behandling af sager om afskedigelse, der er begrundet i generelle budgetreduktioner samt aftale 1.11 af den 19. december 2007 Omplacering og omskoling ved foranstående afskedigelser.

Aftalen er behandlet af HSU og underskrivet af Formand for HSU Rektor Finn Kjærsdam samt Næstformand Henriette Frahm den 12/8-2013

[1] Samarbejdsaftalen, Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner, § 1. 

[2] Afskedigelsesvejledning til universiteterne, 2007

[3] Samarbejdsaftalen, Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner, 2011, §3 stk. 2

[4] Forretningsorden for AAU Samarbejdsudvalg – aftale 2.01 af 18. februar 2010

[5] Der henvises til den enhver tid gældende delegationsinstruks fra rektor.

[6] Samarbejdsaftalen, Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner, 2011, §3 stk. 3

[7] Samarbejdsaftalen, Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner, 2011, § 3, stk. 3. 

[8] Cirkulære om tillidsrepræsentanter i Staten mv. af 30. september 2008

Oprindelse, baggrund og historik

Aftale 1.26 af 6. august 2013.

Kontakt og ansvar

Hvis du har spørgsmål til ovenstående, er du velkommen til at kontakte Camilla Vinther Sørensen eller Camilla Skjødt Jakobsen

Ansvarlig for dokumentet: Dorte Hollensen, HR-Specialistcentret. 

 

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Journalisering
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Krænkende adfærd
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd