AAU logo

AAU Håndbogen

Særlige feriedage

Procedure for behandling af særlige feriedage på AAU

Publiceret: 22.01.2018 (Sidst ændret: 06.08.2020)

Print som pdf

Indhold

Foruden optjening af 25 feriedage med løn, optjener mange medarbejdere særlige feriedage. Dette gælder for ansatte, der er omfattet af Centralorganisationernes forhandlingsret, statens ferieaftale, og som er berettiget til fuld løn under sygdom. Følgende medarbejdergrupper er ikke omfattet af ovenstående og optjener derfor ikke særlige feriedage: Studenterundervisere, undervisningsassistenter, eksterne lektorer, studentermedhjælpere med 8 eller færre timer/uge samt elever, lærlinge og praktikanter, der ikke er omfattet af lov om erhvervsuddannelser. 

Optjening

Der optjenes 0,42 særlige feriedag med løn pr. måneds ansættelse, sådan at en medarbejder ved uafbrudt ansættelse ved AAU i et helt optjeningsår optjener 5 særlige feriedage med løn. Optjening af særlige feriedage sker i det, der kaldes optjeningsåret, som går fra 1. januar til 31. december, hvorefter optjeningen af særlige feriedage gøres op. Bliver en medarbejder ansat pr. 1. juli ved AAU, vil denne således frem til nytår (6 måneders ansættelse) nå at optjene 2,52 særlig feriedag med løn til afvikling i det kommende ferieår. 

Der optjenes særlige feriedage når medarbejderen er i beskæftigelse, samt i visse fraværsperioder hvor der ydes løn fra AAU, fx ved sygdom, ferie, barsel osv. I tjenestefrihedsperioder, hvor der ikke ydes løn fra AAU, fx ved orlov, kan der efter aftale med tjenestestedet optjenes særlige feriedage de første 6 måneder af orloven. Optjeningen af særlige feriedage forudsætter dels, at medarbejderen genindtræder i tjenesten, og dels at medarbejderen ikke har haft andet lønnet arbejde i tjenestefrihedsperioden. Der optjenes ikke særlige feriedage i perioder, hvor medarbejderen deltager i strejke eller lockout.

Afholdelse

De særlige feriedage afvikles i løbet af ferieåret, der går fra d. 1. maj til 30. april det følgende kalenderår. Det vil fx sige, at en medarbejder optjener særlige feriedage i optjeningsåret fra 1. januar til 31. december 2017, som skal afvikles i ferieåret fra 1. maj 2018 til 30. april 2019.

Særlige feriedage findes alene i form af optjente dage, og kan derfor ikke afholdes med mindre de er optjente.

Planlægning af særlige feriedage

Særlige feriedage kan afvikles både som sammenhængende dage eller som enkeltstående dage. De kan ligeledes afvikles som enten hele dage eller som brøkdele af dage. De kan ikke afvikles i timer. Det gælder altid, at afholdelse af dagene skal aftales med lederen, og derfor bør ønsker om afvikling meddeles tidligt, så der er mulighed for at efterkomme ønsket. Det er altid lederens beslutning, om ønsket kan imødekommes.

Der er ikke fastlagt nogen bestemmelser om, hvornår en medarbejder skal meddele lederen, at den pågældende vil holde en særlig feriedag. Det skal blot ske hurtigst muligt. Jo tidligere lederen gives besked, jo større er muligheden for, at afholdelsen kan forenes med arbejdet.

Lederen kan pålægge den enkelte medarbejder at afvikle de særlige feriedage, en medarbejder måtte have optjent. Hvis dagene ikke er afholdt og afviklingstidspunktet ikke er fastlagt senest den 1. januar, kan lederen varsle dagene afholdt med 1 måneds varsel. dvs. at første særlige feriedage tidligst kan pålægges til afholdelse d. 1. februar i ferieåret. 

Brøkafholdelse

Ønsker medarbejderen at afholde en brøkdel af en dag, kan friheden udregnes i timer ved hjælp af følgende formel:

Daglig arbejdstid (antal ugentlige arbejdstimer/5) x Brøkdel af dag som ønskes afholdt = antal timer til afholdelse.

  • Har en medarbejder 37 timer om ugen, og ønsker at afholde 0,5 særlig feriedag, kan der afholdes 37 timer/5 = 7,4 * 0,5 særlig feriedag = 3,7 timers fri. Dette svare til 3 timer og 42 minutter. (0,7*60 = 42).
  • Arbejder en medarbejder derimod 30 timer om ugen, kan der afholdes 30 timer/5 = 6 * 0,5 særlig feriedag = 3 timers fri.

Medarbejderen kan på personprofil.aau.dk, se hvor mange feriedage og evt. brøkdele af feriedage som er til rådighed.

Sygdom i forbindelse med afholdelsen

Hvis en medarbejder bliver syg, inden afviklingen af de planlagte særlige feriedage begynder, vil aftalen om afvikling blive ophævet, og medarbejderen vil have krav på at kunne afholde den/de særlige feriedage på et senere tidspunkt. Medarbejderen skal derfor som udgangspunkt møde på arbejde, når denne er raskmeldt, med mindre der indgås en ny aftale med lederen. Sygemelder medarbejderen sig ikke rettidigt, anses pågældende at have afviklet den/de særlige feriedage som planlagt. Bliver medarbejderen syg efter at afviklingen af den/de særlige feriedage er påbegyndt, anses pågældende ligeledes at have afviklet den/de særlige feriedage som planlagt. Der findes dog undtagelser ved alvorlig sygdom, dette skøn foretages af lederen.  

Overførsel

Pr. 1. januar 2018 har man som medarbejder på AAU mulighed for, at overføre op til 5 feriedage og særlige feriedage sammenlagt jf. HSU tilkendegivelse om ferieoverførsel. Overførte feriedage skal afvikles i det ferieår, de er overført til. De overførte særlige feriedag skal derfor forhåndsdisponeres i forbindelse med overførsel jf. regler vedr. ferieafvikling ved Aalborg Universitet.

Dette betyder, at såfremt en medarbejder har lavet aftale om overførsel af 5 feriedage, er der ikke mulighed for at få overført særlige feriedage. De særlige feriedage skal i dette tilfælde afholdes eller udbetales. Har medarbejderen derimod kun indgået aftale om overførsel af 3 feriedage, er det muligt at overføre 2 særlige feriedage til det efterfølgende ferieår.

Modsat reglerne for almindelige feriedage, er der ikke krav om, at et bestemt antal af de optjente særlige feriedage skal være afviklet, før der kan ske overførsel.

Overførsel af særlige feriedage forudsætter en individuel aftale ml. lederen og medarbejderen. Hverken lederen eller medarbejderen kan således ensidigt bestemme, at ferie skal overføres.

Hvornår skal aftale om overførsel af særlige feriedage være indgået 

Evt. aftaler om overførsel af særlige feriedage skal være indgået senest d. 30. april, hvor ferieåret afsluttes. På AAU skal aftalen dog senest 20. april være HR-afdelingen i hænde, som skal godkende alle aftaler på universitetet. Kontakt gerne din lokale ferieregistrant/leder eller dit lokale HR servicecenter i god tid, hvis du har spørgsmål til dine muligheder for at indgå aftale om overførsel af særlige feriedage. 

En aftale mellem medarbejder og leder sker ved at udfylde og underskrive HR-afdelingens blanket Aftale om overførsel af ferie og særlige feriedage. Blanketter kan findes på HR-afdelingens hjemmeside.

Udbetaling

Ved afvikling af en særlig feriedag ydes der den sædvanelige løn.

Fratrædelse

Hvis en medarbejder fratræder sin stilling ved Aalborg Universitet, vil værdien af de resterende særlige feriedage blive udbetalt sammen med den sidste løn fra AAU. 

Hvis en medarbejder overgår til anden månedslønnet ansættelse ved AAU overføres de optjente særlige feriedage til det nye tjenestested. Hvis en medarbejder derimod overgår til timelønnet ansættelse udbetales de særlige feriedage kontakt sammen med den sidste månedsløn.

Hvis en medarbejder går på orlov uden løn fra universitetet, vil resterende særlige feriedage som udgangspunkt blive bevaret ved AAU, så medarbejderen fortsat har mulighed for at afvikle dem, når denne genindtræder ved AAU. Hvis medarbejderen senere fratræder sin stilling, eller hvis et ferieår afsluttes (d. 30. april) under den pågældende orlov, vil værdien af de særlige feriedage blive udbetalt ved førstkommende lønudbetaling. 

Overgår medarbejderen til en anden statslig ansættelse, vil der være mulighed for at overføre de særlige feriedage. Dette kræver dog, at medarbejderen indgår skriftelig aftale herom med den nye ansættelsesmyndighed.

Formål og afgrænsning

Formålet med artiklen er at beskrive regler og procedure for behandling af særlige ferie på Aalborg Universitet.

Kontakt og ansvar

Ved spørgsmål kontakt dit lokale HR-servicecenter.

SUND og TECH: EST-ST-HR@adm.aau.dk
ENG: EST-EF-HR@adm.aau.dk
HUM og SAMF: HS-HR@adm.aau.dk
Fælles Service: FS-HR@adm.aau.dk

Ejer af dokumnet: Stine Vestergaard, HR-specialistcenter.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd

Relaterede dokumenter

Ferie

Procedurer for behandling af ferie på AAU

Læs mere

Ferieoverførsel

AAU regel vedr. overførsel af ferie

Læs mere