AAU logo

AAU Håndbogen

vedligehold - Indvendigt

Procedure

Publiceret: 26.01.2018 (Sidst ændret: 04.07.2018)

Print som pdf

Indhold

Planlagt vedligehold

AAU’s Vedligeholdelsesplan, som godkendes sammen med Lokaleplanen, definerer rammerne for det planlagte indvendige vedligehold af bygningerne på AAU.

Indvendigt vedligehold er planlagt gennemført med et forudbestemt interval, for at opretholde en ensartet standard. Bygninger, der gennemgår revitalisering eller ombygges væsentligt, har første prioritet.

Efter vedtagelse af Vedligeholdelsesplanen informeres brugerne om, hvilke bygninger der vil være omfattet af planlagt indvendig vedligehold i det efterfølgende år.

Projektmateriale (prioriteret omfang af indvendig vedligehold og økonomisk overslag inden for rammerne af budgettet) udarbejdes af Campus Service (projektlederen), hvorefter brugerne og øvrige interessenter indkaldes til møde, hvor vedligeholdelsesaktiviteten og tidsrammen drøftes.

Brugeren definerer sit ønske om information og udpeger 1–2 kontaktpersoner, som er ansvarlige for information i egen organisation.

Campusdirektør indhenter tillige godkendelse hos rektor, hvis omkostningerne overstiger 0,5 mio. kr. Rektor kan godkende omkostninger til planlagt og budgetteret vedligehold på op til 1 mio. kr..
Campusdirektør indhenter endelig tillige godkendelse hos bestyrelsesformanden, hvis omkostningerne overstiger 1 mio. kr. Bestyrelsesformanden inddrager bestyrelsen, hvis dette findes nødvendigt.

Ved godkendt licitationsresultat igangsættes projektet.

Lokaler, som berøres af projektet, bookes af AAU Campus Service i samarbejde med brugeren.

Brugerne informeres om projektets omfang og gældende tidsplan udleveres til brugeren.
Brugeren medvirker til projektets gennemførelse ved afdækning af eget inventar/foranledige flytning af dette og ved evt. midlertidigt at finde alternative lokaler.

Skilte med information opstilles på byggepladsen af Campus Service (projektlederen).

Afhængig af projektets kompleksitet afholdes et antal bygge-/pladsmøder. Referater fra disse møder fremsendes altid til brugerens kontaktperson/-er. Såfremt brugeren ønsker det, er 1 repræsentant velkommen til at deltage i møderne.

Ved projektets afslutning gennemfører projektlederen mangelgennemgang og afleveringsforretning i henhold til AB92 med de involverede entreprenører.

Efter mangelafhjælpning gennemfører projektlederen overdragelsesforretning med brugeren.


Ad hoc vedligehold

Såfremt et hovedområde har særlige ønsker til ad hoc vedligehold, eller det af andre grunde er nødvendigt at gennemføre akut vedligeholdelse, anvendes følgende procedurer:

Ønsker til ad hoc vedligehold mailes til:

Aalborg: BygAalborg@adm.aau.dk
København: BygCph@cph.aau.dk
Esbjerg: BygEsbjerg@adm.aau.dk

Rekvirenten vil modtage et autosvar, som bekræftelse på modtaget forespørgsel.
Indenfor 10 arbejdsdage kontaktes rekvirenten af en projektleder.

Campus Service (projektlederen) vurderer opgavens omfang, økonomi og kategorisering som akut vedligeholdelse eller øvrig ad hoc vedligeholdelse. Vurderes det, at der er tale om et ønske om ombygning af lokalerne, følges proceduren herfor.

Ved akut vedligehold godkender rektor projektøkonomien efter indstilling fra universitetsdirektøren (eller fra campusdirektør efter bemyndigelse fra universitetsdirektøren).

Ved øvrigt ad hoc vedligehold rekvirerer hovedområdelederen for egen regning og inden for egen budgetramme vedligeholdelsesopgaven hos Campus Service. Overstiger omkostningerne 100.000 kr., indhenter hovedområdelederen godkendelse i overensstemmelse med gældende procedurer for godkendelse af bygningsrelaterede investeringer.

I øvrigt henvises til relevante punkter under procedure for planlagt vedligehold (ovennævnte).

Aktion ved afvigelser

Såfremt brugerne ikke ønsker det foreslåede planlagte vedligehold, tilbydes der først vedligehold igen i henhold til næste planlagte vedligeholdelsesinterval.
Ved ændringer/afvigelser af tid, økonomi eller omfang skal alle interessenter orienteres.

Registreringer

  • Sagsliste (Bygningsgruppens database til håndtering af sagsinformation)
  • Mdoc
  • WorkZone
  • Fordeling

Nødvendig orientering til relevante interessenter

Arkivering

Projektmateriale arkiveres i Mdoc, WorkZone og bygningsgruppens fællesdrev.

Gennemførelse af opgaven planlægges i samråd med brugeren.
Det er i denne fase der tages stilling til evt. særlige hensyn.

Projektlederen indhenter, inden for rammerne af budgettet, priser på baggrund af det med brugeren aftalte projekt.
 

Ved projekter, som finansieres af AAU Fællesskabet anvendes følgende godkendelsesprocedure:

  • Campus Service (projektleder) kan godkende omkostninger på op til 10.000 kr.
  • Overstiger de fællesskabsbetalte vedligeholdelsesomkostninger 10.000 kr., skal universitetsdirektøren eller Campusdirektør efter bemyndigelse fra universitetsdirektøren godkende omkostningerne. Campusdirektør er af universitetsdirektøren bemyndiget til at godkende omkostninger til planlagt og budgetteret vedligehold på op til 100.000 kr.
  • Campusdirektør indhenter godkendelse hos universitetsdirektøren, hvis omkostningerne overstiger 100.000 kr. Universitetsdirektøren kan godkende omkostninger til planlagt og budgetteret vedligehold op til 05, mio. kr.

Oprindelse, baggrund og historik

Proceduren er godkendt af Peter Plenge d. 19.12.2013

Formål og afgrænsning

Beskrivelse af forretningsgangen i forbindelse med udførelse af indvendig vedligehold i AAU’s bygninger.

Proceduren er gældende for planlagt indvendig vedligehold samt ad hoc indvendig vedligehold, herunder overflader (gulve, vægge og lofter), indvendige døre og glaspartier, udskiftning af tekniske installationer (el, vvs og ventilation) m.m.

Planlagt vedligehold

Som led i udarbejdelsen af AAU’s Lokaleplan udarbejder Campus Service en gang årligt en plan for næste års vedligehold. Vedligeholdelsesplanen godkendes sammen med Lokaleplanen.

Ad hoc vedligehold

Hvis der opstår akut vedligeholdelsesbehov udarbejder Campus Service en plan for udførelse af arbejdet. Medfører arbejdet ekstraomkostninger, som ikke indgår i budgettet, skal planen godkendes efter de for anlægsinvesteringer gældende procedurer.

Kontakt og ansvar

Campus Service

Teamleder Peter Thorup Hansen, pth@adm.aau.dk

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd