AAU logo

AAU Håndbogen

Procesbeskrivelse for udsendelse af fællesmails fra rektoratet

Procedure for fællesmails fra rektoratet

Publiceret: 31.01.2018 (Sidst ændret: 19.08.2019)

Print som pdf

Indhold

Procesbeskrivelse

Ved udsendelse af e-mails fra AAU’s rektoratsmedlemmer følges denne proces:

  1. Indholdsleverandøren (den, der skriver e-mailen) afklarer i forbindelse med udarbejdelsen af sin e-mail:
    - Hvad er det primære formål med e-mailen?
    - Hvem er afsender? Rektor, prorektor el. direktøren?
    - Hvem er modtagerne? Alle på AAU, FS eller et campus?
    - Hvornår skal mailen afsendes? Tænk her ind, at ud over udarbejdelse af teksten, skal den oversættes, kvalitetssikres og endeligt udsendes inden for normal arbejdstid, således at medarbejderne ikke oplever, at rektoratet forventer, at de fx læser vigtige meddelelser fra ledelsen sent om eftermiddagen.
    - Er der brug for kommunikationsfaglig el. anden sparring omkring ovenstående?
     
  2. Kontakt Bo T. Andersen, AAU Kommunikation, med svarene på spørgsmålene under punkt 1. Sæt ’forkontoret’ på cc:
    Ved udsendelse af mail fra:

  3. Mailen skal være skrevet med udgangspunkt i følgende:

  • Kort overskrift til mailens emnefelt.
  • Modtagerorienteret. Hvilke forudsætninger har modtagerne for at forstå det, du vil fortælle dem? Husk at tilpasse niveau og detaljeringsgrad derefter.
  • Start med at sammenfat dine pointer i første afsnit og uddyb i de efterfølgende afsnit. Dermed kan læseren danne sig et overblik fra starten af.
  • Skriv så kort som muligt uden brug af flere lange sætninger efter hinanden. Skift mellem korte og mellemlange sætninger.
  • Opdel eksten i korte afsnit på to til fire linjer, gerne med afsnitsoverskrifter. Det hjælper læseren til at danne sig et overblik over indholdet.
  • Brug punktopstillinger hvor muligt.
  • Brug af humor eller indforståede udtryk skaber misforståelser og undgås derfor.
  • Alle fællesmails fra rektoratet udgår til både dansk- og engelsktalende medarbejdere. Teksten skal dog leveres i endelig form på dansk, da dette giver det bedste udgangspunkt for at lave den engelske oversættelse.
  • Overskriften i emnefeltet adskilles af skråstreg. Øverst i selve mailteksten skal der stå English version below med fed.
  • Komplekse grafiske elementer må ikke indgå i mailen. Mindre grafiske effekter kan indgå, men de skal i givet fald udformes i overensstemmelse med AAU’s Corporate Visual Identity.
  • Brug ikke billeder/foto. Billeder i mails fylder uhensigtsmæssigt meget på AAU’s servere
  • Afslutningsvis kan der være link til en artikel på fx AAU Inside, der giver mere information, hvor læseren også kan se, hvem der kan besvare spørgsmål. Alternativt indsættes kontaktdata på kontaktpersonen i bunden af mailteksten før signaturen.
  • Tjek stavning, tegnsætning, om eventuelle links virker, og at vedhæftede filer medsendes i deres endelige version.

4. Færdig tekst og vedhæftede filer sendes til Bo T. Andersen med forkontoret på cc (se mailadresser under afsnit 2). Bo laver den endelige sproglige kvalitetssikring i samarbejde med indholdsleverandøren.

5. De relevante moderatorer (se herunder) kontaktes af Bo og forvarsles om, at en mail fra rektoratet skal godkendes, hvorefter forkontoret udsender den pågældende mail. 

Fællesmailadresser og moderatorer

Alle ansatte: aau-staff@aau.dk

Bo T. Andersen
Annette Lind
Pia Pedersen

Fælles Service: fs-staff@aau.dk

Bo T. Andersen
Annette Lind
Pia Pedersen

AAU i Aalborg: aau-staff-alb@aau.dk

Bo T. Andersen
Annette Lind
Pia Pedersen

AAU CPH: aau-staff-cph@aau.dk
Her sættes følgende altid på cc: institutledere-cph@adm.aau.dk

Martin Vive Ivø
Mette Vium Asbjørn
Helle Taiger Oskarsson

AAU Esbjerg: campus@esbjerg.aau.dk

Ellen Karlsen
Merete Henriksen

Oprindelse, baggrund og historik

Proceduren er udarbejdet i samarbejde mellem Louise Skov Pihlkjær, Tine Lützhøft, Ulla Gjørling, Lise Thorup-Pedersen og Bo T. Andersen på baggrund af et behov for at afklare, hvem der gør hvad, hvordan og hvornår i forbindelse med udarbejdelse, kvalitetssikring og udsendelse af fællesmails fra rektor, prorektor og universitetsdirektøren.

Formål og afgrænsning

Procesbeskrivelsen vedrører udsendelse af fællesmail fra rektor, prorektor eller universitetsdirektøren til alle ansatte, Fælles Service eller et campus.

Kontakt og ansvar

KONTAKT / ANSVAR

Kommunikationschef Bo T. Andersen: 2071 2110 / bta@adm.aau.dk

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd