AAU logo

AAU Håndbogen

Tilgang af arealer og opsigelse af arealer

Publiceret: 31.01.2018 (Sidst ændret: 04.07.2018)

Print som pdf

Indhold

Tilgang af arealer

Rekvisitionen sker ved udfyldning og fremsendelse til Campus Service af ”Ansøgning om nyt lejemål ml. hovedområde og Campus Service”, som skal indeholde oplysninger om:

  • Begrundelse for lejemålet
  • Lejemålets ønskede lokalitet
  • Lejemålets estimerede bm2
  • Lejemålets anvendelse
  • Lejemålets varighed
  • Lejemålets ibrugtagningsdato
  • Finansiering (reference til budget eller business case)

Når rekvisition foreligger, arbejder Campus Service på at tilvejebringe det ønskede lejemål til den ønskede ibrugtagningsdato - inden for et godkendte loft for huslejeniveau. Dette sker på følgende måde:

Campus Service undersøger i en intern høring om andre hovedområder kan afgive lokaler svarende til det efterspurgte areal (ved planlagt eller ad hoc afgang af arealer).
Campus Service afsøger sideløbende markedet for optimalt lejemål, herunder økonomi, transport, logistik etc.
Hvor der er tale om indfrielse af planlagt arealbehov ved nybyggeri, iværksættes ”Procedure for Nybyggeri”

Campus Service sørger i den enkelte sag for,

  • at der udarbejdes et fuldstændigt økonomigrundlag for stillingtagen til dispositionen, herunder med inddragelse af eventuelle flytteomkostninger, alle engangsinvesteringer (herunder til retablering og istandsættelse af lejemål), husleje, aktiverede omkostninger, (straks)afskrivninger, eventuelle konsekvenser for (større) materielle aktiver samt eventuelle særlige omkostninger (fx øget transporttid i arbejdstiden efter en flytning). Afskrivningsperioder skal fastsættes, så de svarer til leje/anvendelses-perioden. Det økonomiske grundlag skal omfatte såvel fællesskabsomkostninger som decentrale omkostninger.
  • at potentielt nyt lejemål afstemmes med den nye bruger
  • at nyt lejemål senest ved kontraktindgåelse journaliseres og at der orienteres i Campus Service organisationen
  • at lejemålet optages i databaserne AAU FM og AAU ArealWeb.

Tilgang af arealer følger Rektors delegationsinstruks’ bestemmelser i relation til Bygninger og lokaler.

Campus Service og hovedområde sørger hver især for, at Lokaleplan og (husleje)budgetter opdateres på baggrund af det endelige resultat.

Campus Service meddeler hovedområdet fra hvilken dato nyt lejemål kan indflyttes.

 

Opsigelse af arealer

Opsigelse sker ved udfyldning og fremsendelse til Campus Service af ”Opsigelse af lejemål ml. hovedområde og Campus Service”, som skal indeholde oplysninger om:

  • Lejemålets adresse
  • Lejet areal
  • Lejemålets bruger og anvendelse og hvor der evt. flyttes til
  • Lejemålets opsigelsesvarsel i kontrakt over for udlejer
  • Fra hvilken dato lejemålet ønskes henholdsvis opsagt og fraflyttet
  • Finansiering (reference til budget eller business case) samt kendte økonomiske konsekvenser ved opsigelsen, herunder forøgede omkostninger til afskrivninger (fx pga. forkortede afskrivningsperioder), konsekvenser for (større) materielle aktiver, fraflytningsforpligtelser mv.

Når opsigelsen foreligger, arbejder Campus Service for, at hovedområdet kan frigøres fra lejemålet i overensstemmelse med dets ønsker. Dette sker på følgende måde:

  • Campus Service undersøger i en intern høring om andre hovedområder er interesseret i eller skal bruge lokalerne (ved planlagt eller ad hoc tilgang af arealer)
  • Campus Service undersøger, om lejemålet skal opsiges eksternt.

Campus Service sørger i den enkelte sag for:

  • at der udarbejdes et fuldstændigt økonomigrundlag for stillingtagen til dispositionen, herunder med inddragelse af eventuelle flytteomkostninger, alle engangsinvesteringer (herunder til retablering og istandsættelse af lejemål), husleje, aktiverede omkostninger, (straks)afskrivninger), eventuelle konsekvenser for (større) materielle aktiver samt eventuelle særlige omkostninger (fx øget transporttid i arbejdstiden efter en flytning). Afskrivningsperioder skal fastsættes, så de svarer til leje/anvendelses-perioden. Tomgangsleje betales i overensstemmelse med fastsatte principper herfor, herunder fastsatte principper for flytninger. Det økonomiske grundlag skal omfatte såvel fællesskabsomkostninger som decentrale omkostninger.
  • at reduceret lejemål senest ved kontraktophør journaliseres og at der orienteres i Campus Service organisationen: drift, rengøring etc.
  • at reduceret lejemål ajourføres i databaserne AAU FM og AAU ArealWeb.

Intern opsigelse godkendes af hovedområdeleder. Ekstern opsigelse af arealer godkendes i henhold til Rektors delegationsinstruks .

Campus Service og hovedområde sørger hver især for, at planer og (husleje)budgetter opdateres på baggrund af det endelige resultat.

Campus Service meddeler hovedområdet fra hvilken dato opsigelsen kan effektuere

Oprindelse, baggrund og historik

Dokument dato: 29.01.2018
Dokumentansvarlig: Andreas Rasmussen
Senest revideret: 29.01.2018
Senest revideret af: Andreas Rasmussen
Godkendt dato: 29.01.2018
Godkendt af: Andreas Rasmussen

Formål og afgrænsning

Formålet med proceduren er at sikre forretningsgangen i forbindelse med tilgang af arealer og opsigelse af arealer. Proceduren er gældende for alle lejemål ved Aalborg Universitet

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd