AAU Håndbogen

Procedure for fremsendelse af studenterklagesager og klager vedrørende ph.d.-studerende til styrelsen

Publiceret: 31.01.2018 (Sidst ændret: 05.02.2018)

Print som pdf

Indhold

Rektors pligt til at føre legalitetskontrol

Rektor har pligt til at føre tilsyn og legalitetskontrol med klagesager vedr. ordinære studerende og ph.d.-studerende. Denne opgave er på Aalborg Universitet delegeret ud til Studieservice, der som altovervejende udgangspunkt fremsender klagesagerne til styrelsen.

Studieservices primære rolle i forbindelse med fremsendelse af klagesager er at sikre, at der sker en legalitetskontrol af sagerne, før de fremsendes. Det er ikke Studieservices rolle at efterprøve sagerne i deres helhed og vurdere det skøn, der er foretaget i den enkelte sag – så længe skønnet holder sig inden for de retlige rammer.

Rektoratets kontrolpligt, som udføres af Studieservice, omfatter alle retlige forhold, eksempelvis:

  • Er afgørelsen truffet af rette myndighed? Ellers vil afgørelsen være ugyldig.
  • Er legalitetsprincippet overholdt, dvs. var der konkret hjemmel til, at den pågældende afgørelse kunne træffes?
  • Var sagen tilstrækkeligt oplyst, da der blev truffet afgørelse (undersøgelsesprincippet)?
  • Er proportionalitetsprincippet overholdt?
  • Er procedureregler blevet tilsidesat, og ses dette konkret at udgøre en væsentlig mangel? Er partshøringsregler overholdt? Er der angivet korrekt klagevejledning?
  • Er der foretaget et reelt skøn, og ligger dette skøn inden for de retlige rammer?
  • Er der givet en fyldestgørende begrundelse for afgørelsen (med henvisning til retsregler, angivelse af hovedhensyn mv.)?
     

Retsvirkningen af, at ovennævnte forhold ikke er overholdt, vil i mange tilfælde være, at afgørelsen er ugyldig, alternativt at eventuelle klagefrister forlænges, indtil forholdet er bragt i orden.

Hvis legalitetskontrollen viser, at afgørelsen ikke bør opretholdes, vil sagen ikke blive fremsendt til styrelsen, men vil som altovervejende udgangspunkt blive returneret til fornyet sagsbehandling ved fakultetskontoret.

I forbindelse med AAU’s fremsendelse af klagesager til styrelsen skal det fremgå, at sagen er blevet legalitetskontrolleret af Studieservice, og at der ikke findes at være retlige mangler. Hvis der er retlige mangler eller andre væsentlige mangler, skal det fremgå af fremsendelsesskrivelsen – og afhængigt af den konkrete mangel ledsages af kommentarer hertil.
 

Procedure i forbindelse med sagsbehandling af klagesager mv.

Når den studerende (både ordinære studerende og ph.d.-studerende) har indgivet en klage til det respektive fakultet over retlige forhold, udarbejder fakultetet en udtalelse i den konkrete sag og sender denne i partshøring ved den studerende. Herefter videresendes sagen til legalitetskontrol hos Studieservice.

Af hensyn til overholdelse af krav fra styrelsen, smidig sagsbehandling og unødig forstyrrelse vedr. indhentning af yderligere oplysninger til behandling af en sag, bør følgende krav være opfyldt ved fremsendelse af klagesager mv.:

  • a) At det fremgår klart af dateringer i sagen, hvilke sagsskridt der er taget hvornår, og at eventuelle følgebreve/følge e-mails medsendes.
  • b) At sagens dokumenter medsendes i korrekt tidsrækkefølge, nummereret og navngivet - eksempelvis ”Bilag x – mail af x dato med den studerendes klage”. Dette kan med fordel angives via Adobe-funktionen ”bookmarks”.
  • c) At de medsendte dokumenter er behørigt dateret.
  • d) At det fremgår, hvorvidt en korrespondance i sagen er foregået pr. e-mail eller brevpost. Dette af hensyn til beregning af klagefrister.
  • e) At det fremgår af sagen, hvilket semester den studerende læser på, og hvornår den studerende er indskrevet på institutionen.
  • f) At der med sagen medsendes en udskrift af den eller de præcise studieordning(er), regler om disciplinære foranstaltninger mv., som klager er omfattet af.
  • g) At institutionens journal- eller sagsnummer fremgår af sagen.
  • h) At klagers cpr.nr. fremgår af institutionens følgebrev eller e-mail til styrelsen. Hvis der er tale om en studerende uden dansk cpr.nr., at der er oplyst en postadresse på den pågældende.
  • i) At det af sagen fremgår, hvilken enhed på institutionen, der har behandlet den respektive del af klagen i det omfang, det ikke naturligt følger af sagen.
  • j) At forkortelser, der ikke er umiddelbart forståelige, skrives helt ud, hvorefter forkortelsen sættes i parentes.
  • k) At afgørelse og udtalelse til klagesagen indeholder en henvisning til det hjemmelsgrundlag, der er anvendt i sagen. Det vil sige en henvisning til nr. og dato på det retsgrundlag, der er anvendt i sagen, den relevante paragraf, det relevante stykke, nr., litra, afsnit, pkt. mv. Der tænkes herved både på henvisninger til lov- og bekendtgørelsesgrundlag og henvisninger til studieordninger, hjemmesider mv.
     

Når sagen fremsendes til Studieservice med henblik på videresendelse til styrelsen, skal ovenstående punkter a-g og i-k allerede være opfyldt af fakultetskontoret. Herudover bedes sagen være fremsendt i én samlet fil. Hvis disse punkter ikke er opfyldt, vil Studieservice returnere sagen til det pågældende fakultetskontor med henblik på, at punkterne opfyldes.

Studieservice legalitetskontrollerer dernæst sagen og overtager derved journaliseringsforpligtigelsen. Såfremt der ikke vurderes at være retlige mangler i sagen, indsender Studieservice sagen til styrelsen. Det er ligeledes Studieservice, som modtager afgørelsen fra styrelsen og orienterer fakultetet om afgørelsen evt. med angivelse af videre sagsbehandling.

Overordnet sagsgangsbeskrivelse 

Overordnet sagsgangsbeskrivelse

Anvendelse af sikker e-mailadresse ved kommunikation med styrelsen

Klagesager fremsendes til styrelsens sikre e-mailadresse studenterklager@ufm.dk. Dette foregår via ESDH-sekretariatet fra aau@aau.dk, som er sat op til sikker digital kommunikation. Svar fra styrelsen og eventuel mellemliggende korrespondance i sagen vil derfor også foregå via aau@aau.dk.  

Af den e-mail, der sendes fra Studieservice til aau@aau.dk med henblik på videresendelse af klagen til styrelsen, skal følgende fremgå:

  • AAU’s journalnummer.
  • At der er tale om en klagesag, der fremsendes fra AAU til styrelsen.
  • Klagers fulde navn og cpr.nr. (postadresse for studerende uden dansk cpr.nr.).
  • At sagen er undergået en legalitetskontrol.
  • Den fulde signatur for sagsbehandleren ved Studieservice. 

Oprindelse, baggrund og historik

Proceduren er foranlediget af ”Hyrdebrev til uddannelsesinstitutioner under Uddannelses- og
Forskningsministeriet” modtaget den 15. december 2016 – se bilag.

Formål og afgrænsning

Formålet med proceduren er at afklare den interne arbejdsgang i forbindelse med AAU’s fremsendelse af studenterklagesager og klager vedrørende ph.d.-studerende mv. til styrelsen. Ud over studenterklagesager forekommer det ligeledes, at dispensationsansøgninger, hvor styrelsen har kompetence til at træffe afgørelse, fremsendes til styrelsen. Studenterklagesager på SU-området er undtaget dette dokument, da der gælder særlig procedure herfor.

Kontakt og ansvar

Sekretariatet i Studieservice har udarbejdet proceduren. Kontakt Sekretariatet på sts-sekretariatet@adm.aau.dk for spørgsmål vedr. proceduren. 

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Journalisering
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Krænkende adfærd
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd