Workzone-journalisering på eksternt finansierede projekter
Proceduren fastlægger, hvordan du sætter Workzone op og håndterer elektronisk journalisering i forbindelse med eksternt finansierede projekter.
Publiceret: 26.02.2018 (Sidst ændret: 13.02.2019)
Print som pdfIndholdsfortegnelse
Indhold
Ansvar for oprettelse af sagsnummer og løbende journalisering
Det er instituttets ansvar at sikre, at der oprettes et sagsnummer til projektet, ligesom det er projektadministrator på instituttet, der har det overordnede ansvar for den løbende journalisering.
Når instituttet søger om eksterne midler, skal de samtidig oprette et sagsnummer i Workzone for projektet. Udbygger projektadministrator sagsnummeret med undersager, skal der oprettes et unikt sagsnummer for hver undersag, og disse knyttes sammen som henholdsvis over- og undersager.
I løbet af projektets levetid vil Projektøkonomi flere gange være inde over projektet, og i disse faser vil Projektøkonomi have en del af journaliseringsansvaret, se bilag 1. Hvis fx Økonomicenter, F&P-kontoret eller Kontraktenheden er involveret i projektet, er det projektadministrators ansvar at sikre, at der sker den nødvendige journalisering i Workzone.
Projektadministrators ansvar består udelukkende i at gøre projektleder opmærksom på, at det faglige indhold skal journaliseres og være behjælpelig med det. Hvis projektadministrator ikke sættes cc. på fagligt materiale, der skal journaliseres i Workzone, påhviler ansvaret for mangelfuld journalisering alene projektleder.
Oprettelse af sag, sagstitler og sagsstamdata
Du skal som minimum oprette én sag pr. projektnummer.
Du skal bruge sagsgrupperne 511-515 på eksternt finansierede projekter. Styrende for valget er, hvilken gruppe bevillingsgiver tilhører. Hvis der fx er tale om et konsortium bestående af danske og udenlandske partnere, men finansieret af Det Frie Forskningsråd, skal sagsgruppe 513 vælges. Se i øvrigt AAUs journalplan.
Når du vælger en sagsgruppe, skal du vælge en værdi i feltet Undernummer. Du finder listen over undernumre under bilag. Der er med nummerrækken lagt op til, at den elektroniske journalisering afspejler eller erstatter de fysiske ringbind.
Sagstitel-syntaks: FIK [projektnummer] [projekttitel], [bevillingsgiver]
Journalnumre fra andre systemer, bevillingsgiverkoder o.a. som indgår i projekttitlen i ØSS tastes i feltet Sagstekst.
Sagstitler, der oprettes, før der foreligger et ØSS projektnummer, oprettes uden dette – dvs. med syntaksen FIK [projekttitel], [bevillingsgiver]
FIK erstattes af IV i sagstitler for projekter for indtægtsdækket virksomhed.
Kendte akronymer/forkortelser eller sagsnumre, som ikke fremgår af sagstitel, oplistes i sagstekst.
Eksempel: Titel: FIK 460701 Ethics and energy - FKK
Sagstekst: Bevillings-ID: DFF – 4001-00302
Planlagt afslutningsdato: Når du opretter sagen, skal du taste en forventet slutdato for projektet. Du har mulighed for at lukke undersager, efterhånden som de afsluttes. Man vil fx typisk lukke ansøgningssagen, når man har fået bevillingen.
Parter: Sagen tilføjes som minimum følgende parter:
- Bevillingsgiver(e)
- Bevillingshaver(e)
Du har også mulighed for at skrive alle parter på sagen. Se eksemplet nedenfor.
Omkostningssted: Indtastes under Oplysninger: Omkostningssted.
Inteum journalnummer: Indtastes under Oplysninger: Inteum j.nr. Inteum j.nr. oplyses i åbningsbrev fra Projektøkonomi og indtastes af projektadministrator i Workzone.
Læseadgang: Sagerne er generelt ikke indbliksbeskyttede. Hvis du ønsker, at informationer om projektet bliver behandlet fortroligt, kan du tilføje indblikskoder. Det er obligatorisk at tilføje indblikskode for Projektøkonomi [PROJEKTOKONOMI] på alle sager med indbliksbeskyttelse. Så giver du adgang til medarbejderne i Økonomiafdelingens afdeling Projektøkonomi. Det kan være hensigtsmæssigt at oprette en ”projekt-indblikskode” for instituttet, der sikrer, at projektadministratorer og institutleder på instituttet har indblik i alle sager på instituttet. Hvis du ønsker en sådan indblikskode, er du velkommen til at kontakte ESDH-sekretariatet.
Lukning/afslutning: Du har som projektadministrator ansvaret for at lukke sagen i Workzone. Når du har fået et lukkebrev fra Projektøkonomi og har sikret dig, at relevant materiale om økonomi/resultater mv. er arkiveret i Workzone, skal du foretage lukning af sagen inkl. evt. undersager i Workzone. Det er vigtigt, at du har afklaret med projektleder, at alt relevant materiale er arkiveret. Er forskernes resultater/rapporter mv. ikke arkiveres i Workzone, anbefaler vi, at der i Workzone laves en henvisning til, hvor det alternativt er arkiveret (fx VBN).
Oversager og undersager
Har projektet et begrænset omfang og en kort levetid, kan det være tilstrækkeligt at oprette én sag med undernummeret Generelt og journalisere alt materiale herunder.
Er der imidlertid tale om et mere kompliceret projekt anbefales det, at man opretter de relevante under-numre og knytter dem til sagen Generelt som undersager, som du kan se i illustrationen nedenfor. 
Du opretter sagens første undersag ved at kopiere sagen Generelt og opdatere sagens stamdata (titel, undernummer, sagsbehandler, indsigt o.a.). Herefter skal du tilknytte originalsagen Generelt som over-sag på den nyoprettede sag. Du opretter efterfølgende undersager ved at kopiere en undersag, hvorved den nye sag automatisk arver relationen til oversagen.
For overblikkets skyld anbefales det, at du først opretter en undersag, når behovet opstår, ligesom det også er muligt løbende at lukke undersager, der er afsluttede.
Dokumenter
For at sikre det bedste overblik over dokumenterne på en sag, anbefaler vi, at du giver dokumenterne meningsfulde navne, og at du bruger de relevante dokumenttyper og –grupper. Fx ”Kontrakt” til kontrakter og samarbejdsaftaler. Se under bilag for eksempler på dokumenter og tilknytning til dokumenttype, -gruppe og undergruppe.
Vi anbefaler, at du skriver følgende, når du navngiver dokumenter:
[projektnummer] anmodning om oprettelse
[projektnummer] regnskab [periode]
[projektnummer] tjekliste [periode]
[projektnummer] ØSS afstemning [periode]
[projektnummer] anmodning om lukning
Eksempler: 460701 regnskab 2014
460701 ØSS afstemning 2014
460701 regnskab 2015
460701 ØSS afstemning 2015
460701 anmodning om lukning
Vær særligt opmærksom på navngivning, når du arkiverer mailkorrespondance. Her bliver mailemne automatisk til dokumenttitel i Workzone, medmindre du ændrer det i forbindelse med arkiveringen.
Bemærk, at der kan vælges følgende tilstande for dokumenterne:
- ARK, Arkiveret
- UL, Låst dokument
- UP, Personligt udkast
- UÅ, Udkast
Først når tilstanden for et dokument er sat til ARK, Arkiveret, har du sikret dig mod ændringer i dokumentet.
Journalisering af fagligt indhold
Dokumenter der ligger i VBN skal ikke dobbeltarkiveres i Workzone. Af hensyn til dokumentationen af forskningsprojekternes resultater anbefaler vi, at du opretter henvisninger i Workzone til relevante in-formationer i VBN, fx ved i undersagen Faglig afrapportering (”FagligRapp”) at indsætte link til VBN i sagstekstfeltet.
Formål og afgrænsning
Målgruppen for proceduren er projektadministratorer, dvs. økonomimedarbejdere, der står for den lø-bende håndtering af projektets økonomi, herunder økonomisk afrapportering, bogføring mm.
Proceduren skal ses i sammenhæng med journalplan og ESDH-vejledning for Aalborg Universitet, som beskriver lovgrundlag og journaliseringspraksis ved Aalborg Universitet.
Kontakt og ansvar
Har du spørgsmål om funktioner, opsætning og brugeroprettelse i Workzone og AAU’s journalplan, kan du kontakte ESDH-sekretariatet.
Har du spørgsmål om den løbende journalisering på eksternt finansierede projekter, kan du kontakte Projektøkonomi, Økonomiafdelingen.
Begrebsdefinitioner
Projektadministrator
Skal i denne sammenhæng forstås som den TAP-medarbejder, der står for den løbende håndtering af projektets økonomi og bogføring samt overholdelse af eksterne og interne regler og procedurer i forbindelse med projektets oprettelse, økonomiske afrapportering og lukning. Som udgangspunkt vil det være den medarbejder, der er tilknyttet projektet i ØSS stamdata, men det vil ved nogle enheder kunne dreje sig om flere personer.