Tillidsrepræsentant, Struktur og funktioner for tillidsrepræsentanter

Indhold

Formål

Formålet med nærværende rammeaftale, herefter refereret til som aftalen, er at sikre gode, ensartede og transparente vilkår for tillidsrepræsentanterne ved AAU, herunder at tilstræbe en struktur, som er enkel og gennemskuelig, og som sikrer gode organisatoriske rammer for udøvelse af tillidshvervet.

"Tillidsrepræsentanten er organisationens repræsentant på arbejdspladsen og medarbejdernes repræsentant i forhold til ledelsen. Som organisationens repræsentant har den pågældende en særlig pligt til at handle i overensstemmelse med gældende aftaler og overenskomster og til at fremme gode og rolige arbejdsforhold.

Som medarbejdernes repræsentant skal tillidsrepræsentanten formidle samarbejdet mellem ledelsen og personalet, og tillidsrepræsentanten er derfor som oftest medlem af samarbejdsudvalget." (Cirkulære om tillidsrepræsentanter i staten).

Tillidsrepræsentanten og tillidsrepræsentantstrukturen anerkendes på Aalborg Universitet som et væsentligt element i samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere.

Rækkevidde

Aftalen er gældende for samtlige tillidsrepræsentanter ved AAU blandt de forhandlingsberettigede organisationer.

Regelgrundlag

Nærværende rammeaftale er en lokal aftale for Aalborg Universitet (AAU) mellem ledelsen og tillidsrepræ-sentanterne ved AAU. Regelgrundlaget for aftalen er de til enhver tid gældende overenskomster, Cirkulære om tillidsrepræsentanter i staten mv. og Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i staten. Aftalens indhold kan således ikke sættes i stedet for det til enhver tid gældende cirkulære, men skal betragtes som et supplement hertil.

Struktur

Varetagelse af tillidshvervet jf. ovenstående formålsbeskrivelse forudsætter et veletableret og velfungerende samarbejdssystem i hele AAU's organisation. Tillidsrepræsentantstrukturen opbygges således ud fra denne præmis.

Tillidsrepræsentantstrukturen bør være så ensartet og gennemskuelig i hele AAU's organisation, at samtlige medarbejdere, tillidsrepræsentanter og ledelse nemt og tydeligt kan se, hvilken tillidsrepræsentant der dækker hvilket område og for hvilken organisation.

Tillidsrepræsentantstrukturen bør svare til AAU's organisationsstruktur, som konkret kommer til udtryk i ledelsesstrukturens tre niveauer (1) rektorat, (2) hovedområder og (3) afdeling/institut.

Den cirkulærebestemte "hovedreglen (om) … at der på enhver institution - for større institutioner hver afdeling - kan vælges 1 tillidsrepræsentant pr. medarbejdergruppe[1], hvis den pågældende repræsenterer mindst 5 medarbejdere" vil altid være gældende. Det vil dog være ønskeligt, at en tillidsrepræsentant på AAU har et tillidshverv af en vis volumen for at kunne opnå en så høj grad af indsigt, erfaring og rutine som muligt, således at tillidsrepræsentanten kan indgå som ligeværdig samarbejdspartner med ledelsen. Det anbefales derfor, at en tillidsrepræsentant som minimum repræsenterer ca. 25 medarbejdere. Omvendt er det ikke ønskeligt, at arbejdsbyrden omkring tillidshvervet bliver tillidsrepræsentantens primære beskæftigelse, hvorfor der tilsvarende er et anbefalet maksimum på ca. 200 medarbejdere pr. tillidsrepræsentant. De nævnte antal er anbefalinger.

Ligeledes kan der i særlige tilfælde efter forhandling mellem ledelse og organisation vælges en tillidsrepræsentant, som ikke nødvendigvis følger den ovennævnte linjeledelsesstruktur.

Repræsentation og valg

I nærværende rammeaftale skelnes mellem to typer repræsentation, som tillidsrepræsentanten har som opgave: (1) den repræsentation, der følger af medlemskab af samarbejdsudvalg, hvorigennem der er indflydelsesmulighed på ledelsesretten (arbejdsopgaver, organisation og personalebehov). Herefter betegnet "SU-repræsentation". (2) den repræsentation, der følger direkte af valget som tillidsrepræsentant, hvor- igennem der er indflydelsesmulighed på aftaleretten (løn og ansættelsesforhold). Herefter betegnet "TR- repræsentationen".

SU-repræsentationen indebærer repræsentation i samarbejdsudvalget af alle medarbejdere i instituttet, afdelingen, hovedområdet eller universitetet og ikke kun egen fagforenings medlemmer jf. cirkulære om tillidsrepræsentanter i staten: ”Udvalgets medarbejderrepræsentanter skal tage udgangspunkt i medarbejdergruppernes fælles interesser om arbejdspladsens forhold.” Det er i denne sammenhæng alene ved dannelsen af et samarbejdsudvalg, at foreningstilhørsforholdet er af betydning. Når samarbejdsudvalget er i funktion, er det arbejdspladsens samlede interesser, der er i fokus, og dermed alle medarbejdere, tillidsrepræsentanten repræsenterer.

TR-repræsentationen indebærer repræsentation af de medarbejdere, der er ansat efter en given overenskomst. TR-repræsentationen omfatter også uorganiserede medarbejdere.

Valget af hhv. tillidsrepræsentant, tillidsrepræsentantsuppleant og fællestillidsrepræsentant er omfattet af cirkulæret om tillidsrepræsentanter i staten. Nærværende aftale præciserer dog følgende:

• Det bør tilstræbes, at tillidsrepræsentanten repræsenterer den type medarbejder, som vedkommende selv udgør jf. definitionen af en medarbejdergruppe.
• Det bør tilstræbes, at fællestillidsrepræsentanten er den samlede organisations repræsentant for den pågældende medarbejdergruppe for hele AAU.

Man er TR (og beskyttet) fra den dag, anmeldelsen modtages i HR-afd. Anmeldelsen kan dog også ske fremadrettet (pr. dato ud i fremtiden), men aldrig pr. dato i fortiden.

Når en medarbejder er blevet valgt og anmeldt som TR, forventes det, at vedkommende straks varetager hvervet. Det forventes, at den nødvendige uddannelse af TR sker i umiddelbar tilknytning til valget af TR. Grundkurser kan altid foregå i arbejdstiden, og tidsforbrug i arbejdstiden til alle andre TR-kurser sker efter aftale med lederen (drøftelsen om arbejdstilrettelæggelse).

An- og afmeldelse af TR.

Når der har været generalforsamling, og der sker en række ændringer, skal HR modtage an- og afmeldelser på samme tid. An- og afmeldelser af TR og F-TR foretages af hovedorganisationen til HR. F-TR foretager anmeldelsen af H-TR til HR.

Ved anmeldelse af TR skal der refereres til AAU’s organisation og AAU’s terminologi om samme benyttes

Funktionsbeskrivelse

Tillidsrepræsentant (TR).

At være tillidsrepræsentant ved AAU er et hverv, som indebærer en række arbejdsfunktioner, som indholdsmæssigt stort set er det samme for alle tillidsrepræsentanter ved AAU, men som i omfang oftest vil være proportionalt med antallet af repræsenterede medarbejdere.

Tillidsrepræsentanten varetager typisk følgende opgaver:

• Lønforhandlinger ved ansættelser.
• Løbende og årlige lønforhandlinger inkl. indledende drøftelser og løbende opfølgninger på dette.
• Deltagelse i SU eller udpegning af repræsentanter til dette.
• Dialog med og opbakning til lokale SU-medlemmer.
• Forhandling af individuelle aftaler eksempelvis seniorordninger, vagtordninger m.v.
• Forhandling af lokalaftaler eksempelvis arbejdstidsaftaler, lokale lønaftaler, studieledelsesaflønning og vagtordninger.
• Informationspligt til medarbejdere, SU-system, ledelse og øvrige tillidsrepræsentanter.
• Information og rådgivning af medlemmer pr. email, ved møder mv.
• Medlemsarkivsajourføring.
• Trivselssamtaler.
• Sygefraværssamtaler.
• Bisidder i personsager.
• Kommunikation med hovedorganisation og en eventuel hovedområdetillidsrepræsentant og fælles- tillidsrepræsentant.
• Kompetenceudvikling og deltagelse i tillidsrepræsentantkurser.
• Velkomst(møder) for nye ansatte.

Hovedområdetillidsrepræsentant (H-TR).

Hvor tillidsrepræsentant og fællestillidsrepræsentant er beskrevet i cirkulæret om tillidsrepræsentanter i staten, er hovedområdetillidsrepræsentant en særlig AAU-konstruktion dannet ved denne aftale.

Hovedområdetillidsrepræsentanten varetager typisk følgende opgaver:

• Repræsenterer medarbejdergruppen på hovedområdet.
• Deltagelse i FSU med underudvalg.
• Lønforhandling hvor dette foregår på hovedområdeniveau.
• Kontaktled mellem ledelse og medarbejdere på hovedområdeniveau.
• Informationsformidling til øvrige tillidsrepræsentanter og ledelse.

En TR kan varetage flere H-TR-funktioner.

Fællestillidsrepræsentant (F-TR)

Fællestillidsrepræsentanten varetager typisk følgende opgaver:

• Repræsenterer den samlede organisations medlemmer indenfor medarbejdergruppen på hele AAU.
• Deltagelse i HSU med underudvalg.
• Deltage i FSU med underudvalg (såfremt der ikke findes en hovedområdetillidsrepræsentant).
• Informationsformidling til øvrige tillidsrepræsentanter, ledelse og organisationer.
• Kontaktled mellem ledelse og medarbejdere på AAU-niveau.
• Back-up for samt sparring med og rådgivning af øvrige tillidsrepræsentanter.
• Afholdelse af møder og andre faglige arrangementer i organisationens regi.
• Deltagelse i møder, workshops, råd og udvalg i organisationen og det landspolitiske arbejde.

En TR kan kun varetage én F-TR-funktion.

Tillidsrepræsentantsuppleant

At være tillidsrepræsentantsuppleant er som hovedregel begrænset til at træde til, når tillidsrepræsentanten ikke er til stede eller er forhindret i at varetage hvervet som tillidsrepræsentant. Der vil dog efter for- handling mellem ledelse og tillidsrepræsentant kunne laves individuelle aftaler omkring en anden fordeling.

Suppleanten indtræder i alle tillidsrepræsentantens, hovedområdetillidsrepræsentantens og fællestillidsrepræsentantens funktioner samt i dennes rettigheder og pligter, når denne ikke er til stede, dog ikke nødvendigvis i SU-repræsentationen, da denne bestemmes ved aftale mellem organisationerne

Honorering for varetagelse af tillidshvervet som tillidsrepræsentant, hovedområ- detillidsrepræsentant og fællestillidsrepræsentant

Generelt bør varetagelse af tillidsrepræsentanthvervet ikke stille den enkelte TR ringere end sammenlignelige kolleger i forhold til karriere- og lønudvikling, bl.a. fordi tillidsrepræsentantinstitutionen er til gavn for AAU's udvikling og virke.

Varetagelse af hvervet som tillidsrepræsentant på AAU udløser et funktionstillæg jf. bilag 2. Funktionstillægget ydes for den koordinerende funktion jf. funktionsbeskrivelsen ovenfor og som kompensation for manglende karrieremæssig udvikling på lige fod med de kolleger, som pågældende TR repræsenterer. Funktionstillæggets størrelse er angivet ud fra antallet af medarbejdere, som tillidsrepræsentanten repræsenterer.

Varetagelse af hvervet som hovedområdetillidsrepræsentant eller fællestillidsrepræsentant på AAU udløser funktionstillæg, jf. bilag 2. Funktionstillæggets størrelse er som hovedregel det samme for samtlige hovedområdetillidsrepræsentanter og fællestillidsrepræsentanter på AAU, som varetager samme funktion, idet det forventes, at arbejdsfunktionerne som tillidsrepræsentant fordeles ligeligt heriblandt.

Funktionstillægget for at være hovedområdetillidsrepræsentant eller fællestillidsrepræsentant gives som tillæg til TR-funktionstillægget. Idet en TR kan varetage flere H-TR-funktioner, kan vedkommende oppebære flere H-TR-funktionstillæg.

Satserne for funktionstillæggene aftales i en særskilt, men samlet aftale gældende for hele AAU, bilag 2.

Fælles for alle tillidsrepræsentantfunktionstillæg er, at i tilfælde af sygdom, barselsorlov eller tilsvarende, skal der tildeles tillæg til suppleanten, hvis denne indtræder som vikar i en given periode á minimum 3 sammenhængende måneders varighed, og gives for hele funktionsperioden. Tillægget bevares i samme perioder af den tillidsrepræsentant, hovedområdetillidsrepræsentant eller fællestillidsrepræsentant, som måtte være sygemeldt, på barselsorlov eller på lignende måde er forhindret i at udøve hvervet (i modsætning til selv at fravælge hvervet i en periode).

Tiden til TR-arbejdet

"Tillidsrepræsentanten må anvende den tid, der er nødvendig til hvervets forsvarlige udførelse, under hensyntagen til såvel institutionens arbejdsopgaver som tillidsrepræsentantopgavernes omfang.

Det forudsættes, at institutionen og tillidsrepræsentanten drøfter arbejdstilrettelæggelsen både ved nyvalg og genvalg samt i øvrigt, hvis der opstår ændringer i omfanget af tillidsrepræsentantarbejdet." (cirkulære om tillidsrepræsentanter i staten).

Opgaverne i TR-arbejdet sidestilles med øvrige arbejdsopgaver i relation til arbejdstilrettelæggelsen herun- der bl.a., at TR-arbejdet som hovedregel placeres inden for normal arbejdstid i et omfang svarende til bilag 1. For TAP medfører TR-arbejdet en reduktion i den øvrige opgaveportefølje svarende til omfanget af TR- arbejdet. For VIP-TR gælder som hovedregel, at TR-arbejdet medfører reduktion i undervisningsforpligtelsen svarende til omfanget af TR-arbejdet.

For at kunne sikre gode organisatoriske rammer for tillidsrepræsentanterne, hovedområdetillidsrepræsentant og fællestillidsrepræsentanterne er der afsat en central pulje til intern udmøntning af kompensation til de tjenestesteder, hvor tillidsrepræsentanter dækker områder ud over tjenestestedet samt, hvor der forefindes hovedområdetillidsrepræsentanter eller fællestillidsrepræsentanter; kompensationen fremgår af bilag 3. Denne interne udmøntning af midler sker for at kunne sikre, at de enkelte tjenestesteder kan leve op til cirkulærets regel om, at tillidsrepræsentanten må anvende den tid, der er nødvendig til tillidshvervets forsvarlige udførelse, ligesom der kan være udgifter forbundet med udførelsen af tillidshvervet, som fx rejser mellem AAU’s campusser, hvilket udmøntningen også er en kompensation for.

Opgørelse og beregning af funktionstillæg og kompensation til tjenestestedet

Opgørelsen af funktionstillæg og kompensation til tjenestestedet sker årligt i januar på baggrund af bestandtallene pr. 1. januar. Opgørelsen af funktionstillæg fastsætter størrelsen af tillægget for perioden fra januar til december i det år, hvor opgørelsen foretages. Opgørelsen af kompensation til tjenestestedet sker vedrører det forgangne år.

Når tillidshvervet ophører

Når tillidshvervet ophører, skal den afgående tillidsrepræsentants nærmeste leder optage en drøftelse  med medarbejderen om relevante løn- og arbejdsmæssige forhold herunder fx opgavesammensætning og eventuelle behov for faglig opdatering.

Gyldighed og opsigelse

Aftalen kan af hver af parterne opsiges skriftligt med 3 måneders varsel. Forud for opsigelse bør det aftales, hvad der skal træde i stedet for aftalen.

En evaluering af aftalen foretages, når en af parterne anmoder herom.

Denne aftale erstatter aftale 1.31 af 9.7.2010 "Retningslinjer vedrørende funktionstillæg for varetagelse af hvervet som tillidsrepræsentant for TAP-medarbejdere ved Aalborg Universitet."

Aftalen blev godkendt på HSU-mødet d. 9. december 2015. Aftalen blev revideret d. 31. maj 2016 og efter beslutning i HSU godkendt af formandskabet i HSU. Aftalen blev revideret igen i 2018 og godkendt af formandskabet i HSU med virkning pr. 1. januar 2019.

Oprindelse, baggrund og historik

Aftalen blev godkendt på HSU-mødet d. 9. december 2015

Aftalen blev revideret i 2018 og godkendt af formandskabet i HSU med virkning fra 1. januar 2019.

Kontakt og ansvar

Ved spørgsmål kontakt Jonas Bech Jensen, HR speciaistcenter.

Bilag

Bilag 1: Den nødvendige tid til TR-arbejdet

Bilag 2: Funktionstillæg til tillidsrepræsentanten

Bilag 3: Kompensation til tjenestestedet