AAU Håndbogen

Vejledning til sagsfremstilling til mødepunkter i uddannelsesråd

Publiceret: 02.03.2018 (Sidst ændret: 03.03.2021)

Print som pdf

Indhold

Hvordan får du et punkt på dagsordenen i et Uddannelsesråd?

Aalborg Universitet har tre uddannelsesråd; Det Strategiske Uddannelsesråd (DSUR), Rådet for Kvalitetssikring og -udvikling (RKU) og Studiemiljørådet. På rådenes hjemmesider kan du se dato for afholdelse af møderne samt frist for fremsendelse af sagsfremstilling og evt. bilag. Strategi og Kvalitet i Studieservice sekretariatsbetjener rådene, og forbereder rådenes dagsordensmateriale. Hvis du ønsker at dagsordenssætte et punkt på et møde i et af rådene, skal du kontakte sts-raadsbetjening@adm.aau.dk i god tid og anmode om at få punktet sat på dagsordenen. Dertil skal du sikre, at rette materiale til brug for behandling af punktet fremsendes i henhold til de frister for sagsfremstilling og evt. bilag, som er fastsat på det pågældende råds hjemmeside.
 

Skabelon til sagsfremstilling

På rådenes hjemmeside kan du downloade den rette skabelon til sagsfremstillingen.


INDSTILLING

I selve indstillingen skal du give en præcis oplistning af, hvad rådet skal tage stilling til og hvordan. Indled punktet med: ”Det indstilles, at Det Strategiske Uddannelsesråd/Rådet for Kvalitetssikring og -udvikling/Studiemiljørådet…” Giv en præcis oplistning af, hvad rådet skal tage stilling til. Benyt termerne ”beslutte”, ”drøfte” eller ”til orientering”.
Hvis rådet skal tage stilling til mere end én indstilling, bedes det oplistes i punktform.
 

Sagsfremstillingen

Vær opmærksom på, at den samlede sagsfremstilling højst må fylde tre sider, at sagsfremstillingen skal kunne læses selvstændigt, og at information fra evt. bilagsmateriale, som er væsentligt for, at der kan træffes en beslutning på informeret grundlaget, derfor skal medtages i sagsfremstillingen – eller henvises til i sagsfremstillingen.

Sagsfremstillingens indhold:

  • Beskriv målene med indsatsen/de centrale problemstillinger/forslag.
  • Beskriv eventuelt flere modeller/beslutningsmuligheder.
  • Overvej om sagsfremstillingen og indstillingen har økonomiske implikationer. I så fald skal sagsfremstillingen drøftes med relevante aktører, uden for sagsbehandlerens enhed, typisk Økonomiafdelingen.
  • Hvis der foreligger en tidsplan for sagens fremtidige proces, skal denne kort skitseres, så rådet får overblik over sagens vigtige milepæle.
  • Angiv gerne anbefalinger til kommunikationsplan eller anbefalinger til, hvordan den videre dialog om sagen bør forløbe, og hvem der skal inddrages. Beskriv også, hvis der er en medievinkel på det pågældende emne.
  • Kom gerne med en anbefaling til, hvad rådet skal beslutte.

Såfremt sagsfremstillingen er teksttung, opfordres der til at anvende overskrifter. Disse skrives med fed.

OBS: Såfremt tabeller, grafer, billeder mv. er væsentlige for sagens indhold, og dermed skal indgå i sagsfremstillingen, skal disse være så korte og præcise som muligt. Ligeledes SKAL der anvendes ens typografi/layout ved anvendelse af flere tabeller, grafer mv. Farven på tabeller skal som udgangspunkt være sort/hvid/grå.
 

Finansiering

Angiv om sagsfremstillingen og indstillingen har økonomiske implikationer. I så fald, skal sagsfremstillingen drøftes med relevante aktører, typisk økonomiafdelingen.

Inden sagsfremstillingen forelægges det pågældende råd, skal de enheder/omkostningssteder, der skal finansiere en ny aktivitet, som udgangspunkt være orienteret og indforstået med, at de skal finansiere en aktivitet, således at det sikres, at de enheder, der skal finansiere en ny aktivitet har finansieringen på plads. Hvis der ikke er tilsagn fra de enheder, som foreslås at skulle finansiere aktiviteten, skal dette tydeligt fremgå af sagsfremstillingen. Hvis et foreslået finansieringsbidrag fra fælles puljer (FU, digitaliseringspulje mv.) medfører behov for forøgelse af den pågældende pulje, skal dette tydeligt fremgå af sagsfremstillingen.

I skabelonen til sagsfremstillingen er der indsat afkrydsningsbokse vedr. finansiering, hvor der skal markeres i minimum én af boksene. Suppler gerne med uddybende tekst efter afkrydsningsboksene.


BILAG

Vedlægges der bilag, skal de være præcise og aktuelle. Bilagene skal nummereres. 


Involvering

Beskriv kort baggrunden for sagen, herunder særligt hvem, der har været involveret i sagen. Det være sig f.eks. personer, enheder, fora mv.
 

Kommunikation

Skriv anbefalinger til, hvordan rådets beslutning kommunikeres ud i organisationen:

  • Hvem har ansvaret for at kommunikere efter rådets behandling?
  • Hvordan kommunikeres der (valg af kanaler)?
  • Hvilke budskaber kommunikeres?
  • Hvem kommunikeres der til?
  • Hvornår kommunikeres der?
  • Ved fortrolige punkter: Hvornår må der kommunikeres ud?
     

Sagsbehandler

Det er den sagsbehandlers ansvar at sikre, at andre relevante enheder/afdelinger inddrages i udarbejdelsen af sagsfremstillingen.

Det er ligeledes sagsbehandlers ansvar at sikre, at personer, der evt. skal deltage i punktets behandling, kan deltage i rådsmødet, hvor punktet behandles.


Udsendelse af dagsordenen

Dagsorden og mødemateriale udsendes som udgangspunkt ca. 7 eller 10 dage inden mødet, afhængig af kommissoriet for det pågældende råd. Rådets medlemmer modtager mødematerialet via Prepare (mødeværktøj i First Agenda) samt via mail. Materialet sendes samtidig i kopi til uddannelsesrådgiverne ved dekansekretariaterne. Lukkede punkter lægges kun i Prepare.

Dagsordenen lægges desuden på rådenes hjemmeside.
 

Opfølgning og referat

Når det pågældende råd har behandlet sagen, vil rådsbetjeneren orientere sagsansvarlig om rådets beslutning. Når rådet har endeligt godkendt referatet, lægges det på rådets hjemmeside.

Referatpunkter af fortrolig karakter journaliseres i AAU’s elektroniske journaliseringssystem.

Oprindelse, baggrund og historik

Proceduren er udarbejdet i Studieservice og godkendt af studiechefen i 2016.

Proceduren er revideret d. 3. januar 2019 og igen d. 3. marts 2021 i forbindelse med Rektorsekretariatets udarbejdelse af en fælles skabelon til sagsfremstilling til AAU's råd og udvalg. 

Formål og afgrænsning

Denne vejledning har til formål at beskrive, hvad sagsfremstillingen til punkter til møder i Det Strategiske Uddannelsesråd, Rådet for Kvalitetssikring og -udvikling samt Studiemiljørådet som minimum bør indeholde.

Overordnede rammer

Ingen

Kontakt og ansvar

Strategi og Kvalitet i Studieservice har ansvaret for udarbejdelse og revision af procedure for udarbejdelse af dagsordensmateriale til Det Strategiske Uddannelsesråd, Rådet for Kvalitetssikring og -udvikling og Studiemiljørådet. Spørgsmål kan rettes til sts-raadsbetjening@adm.aau.dk 

Begrebsdefinitioner

Ingen

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Journalisering
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Krænkende adfærd
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd