Vejledning til sagsfremstilling til mødepunkter i uddannelsesråd

Indhold

Hvordan får du et punkt på dagsordenen i et Uddannelsesråd?

Aalborg Universitet har tre uddannelsesråd; Det Strategiske Uddannelsesråd (DSUR), Rådet for Kvalitetssikring og -udvikling (RKU) og Studiemiljørådet. Rådene er rådgivende organer for prorektor for uddannelse, som i kraft af sin kompetence (delegation af ansvaret for uddannelsesområdet fra rektor) og på baggrund af input fra og sparring med rådet træffer endelige beslutninger i rådets sager.

På rådenes hjemmesider kan du se dato for afholdelse af møderne samt frist for fremsendelse af sagsfremstilling og evt. bilag. Studieservice sekretariatsbetjener rådene, og forbereder rådenes dagsordensmateriale. Hvis du ønsker at dagsordenssætte et punkt på et møde i et af rådene, skal du kontakte sts-raadsbetjening@adm.aau.dk i god tid og anmode om at få punktet sat på dagsordenen. Dertil skal du sikre, at rette materiale til brug for behandling af punktet fremsendes i henhold til de frister for sagsfremstilling og evt. bilag, som er fastsat på det pågældende råds hjemmeside.
 

Skabelon til sagsfremstilling

På rådenes hjemmeside kan du downloade den nyeste opdaterede skabelon til sagsfremstillingen.

Sagsfremstillingen indeholder følgende afsnit: 

• Indstilling
• Bilag
• Sagsfremstilling
• Finansering
• Involvering 
• Kommunikation 

I det følgende finder du en kort beskrivelse af det forventede indhold i afsnittene.

INDSTILLING

I selve indstillingen skal du give en præcis oplistning af, hvad rådet skal tage stilling til og hvordan. Indled punktet med: ”Det indstilles, at Det Strategiske Uddannelsesråd/Rådet for Kvalitetssikring og -udvikling/Studiemiljørådet…” Giv en præcis oplistning af, hvad rådet skal tage stilling til. Benyt termerne ”drøfte” eller ”til orientering”.
Hvis rådet skal tage stilling til mere end én indstilling, bedes det oplistes i punktform.
 

Sagsfremstillingen

Vær opmærksom på, at sagsfremstillingsteksten og indstillingen som udgangspunkt:

• ikke skal overstige tre sider 
• at sagsfremstillingen skal kunne læses selvstændigt 
• og at information fra evt. bilagsmateriale, som er væsentligt for, at der kan træffes en beslutning på informeret grundlaget, derfor skal medtages i sagsfremstillingen – eller henvises til i sagsfremstillingen.

Det anbefales, at sagsfremstillingen indeholder en kort historik/baggrund for sagens behandling.

Såfremt sagsfremstillingen er teksttung, opfordres der til at anvende overskrifter. Disse skrives med fed.

OBS: såfremt tabeller, grafer, billeder mv. er væsentlige for sagens indhold, og dermed skal indgå i sagsfremstillingen, skal disse være så korte og præcise som muligt. Ligeledes SKAL der anvendes ens typografi/layout ved anvendelse af flere tabeller, grafer mv. Farven på tabeller skal som udgangspunkt være sort/hvid/grå.
 

Finansiering

Angiv om sagsfremstillingen og indstillingen har økonomiske implikationer. I så fald, skal sagsfremstillingen drøftes med relevante aktører, typisk økonomiafdelingen.

Inden sagsfremstillingen forelægges det pågældende råd, skal de enheder/omkostningssteder, der skal finansiere en ny aktivitet, som udgangspunkt være orienteret og indforstået med, at de skal finansiere en aktivitet, således at det sikres, at de enheder, der skal finansiere en ny aktivitet har finansieringen på plads. Hvis der ikke er tilsagn fra de enheder, som foreslås at skulle finansiere aktiviteten, skal dette tydeligt fremgå af sagsfremstillingen. Hvis et foreslået finansieringsbidrag fra fælles puljer (FU, digitaliseringspulje mv.) medfører behov for forøgelse af den pågældende pulje, skal dette tydeligt fremgå af sagsfremstillingen.

I skabelonen til sagsfremstillingen er der indsat afkrydsningsbokse vedr. finansiering, hvor der skal markeres i minimum én af boksene. Suppler gerne med uddybende tekst efter afkrydsningsboksene.

Bilag

Vedlægges der bilag, skal de være præcise og aktuelle. Bilagene skal nummereres, have sigende titiler og om muligt og hvis relevant være forsynet med AAU logo.

Involvering

Beskriv kort baggrunden for sagen, herunder særligt hvem, der har været involveret i sagen. Det være sig f.eks. personer, enheder, fora mv.
 

Kommunikation

Skriv anbefalinger til, hvordan rådets beslutning kommunikeres ud i organisationen:

• Hvem har ansvaret for at kommunikere efter rådets behandling?
• Hvordan kommunikeres der (valg af kanaler)?
• Hvilke budskaber kommunikeres?
• Hvem kommunikeres der til?
• Hvornår kommunikeres der?
• Ved fortrolige punkter: Hvornår må der kommunikeres ud?
   

Sagsbehandler

Det er sagsbehandlers ansvar at sikre, at andre relevante enheder/afdelinger inddrages i udarbejdelsen af sagsfremstillingen.

Det er ligeledes sagsbehandlers ansvar at sikre, at personer, der evt. skal deltage i punktets behandling, kan deltage i rådsmødet, hvor punktet behandles.

Udsendelse af dagsordenen

Dagsorden og mødemateriale udsendes som udgangspunkt ca. 7 eller 10 dage inden mødet, afhængig af kommissoriet for det pågældende råd. Rådets medlemmer modtager mødematerialet via First Agenda samt via mail. Materialet sendes samtidig i kopi til uddannelsesrådgiverne ved dekansekretariaterne. 

Dagsordenen lægges desuden på rådenes hjemmeside.
 

Opfølgning og referat

I de tilfælde hvor sagsansvarlig ikke har deltaget på mødet, vil rådsbetjeneren sikre, at sagsansvarlig orienteres om rådets behandling af punktet.

Når rådet har endeligt godkendt referatet, lægges det på rådenes hjemmeside. Referatet og øvrigt mødemateriale journaliseres også i AAU’s elektroniske journaliseringssystem.

Oprindelse, baggrund og historik

Proceduren er udarbejdet i Studieservice og godkendt af studiechefen i 2016.

Proceduren er revideret:

• d. 3. januar 2019
• d. 3. marts 2021 i forbindelse med Rektorsekretariatets udarbejdelse af en fælles skabelon til sagsfremstilling til AAU's råd og udvalg
• d. 28. juni 2023 i forbindelse med omlægning af AAU Håndbogen til en ny hjemmeside

Formål og afgrænsning

Denne vejledning har til formål at beskrive, hvad sagsfremstillingen til punkter til møder i Det Strategiske Uddannelsesråd, Rådet for Kvalitetssikring og -udvikling samt Studiemiljørådet som minimum bør indeholde.

Overordnede rammer

Ingen

Kontakt og ansvar

Studieservice har ansvaret for udarbejdelse og revision af procedure for udarbejdelse af dagsordensmateriale til Det Strategiske Uddannelsesråd, Rådet for Kvalitetssikring og -udvikling og Studiemiljørådet. Spørgsmål kan rettes til sts-raadsbetjening@adm.aau.dk 

Begrebsdefinitioner

Ingen

Bilag

Link til Det Strategiske Uddannesesråds hjemmeside

Link til Studiemiljørådets hjemmeside

Link til Rådet for Kvalitetssikring og -udviklings hjemmeside