AAU logo

AAU Håndbogen

Ferie - FAQ til forhåndsdisponering

FAQ henvender sig til ferieregistranter på AAU

Publiceret: 02.03.2018 (Sidst ændret: 10.05.2019)

Print som pdf

Indhold

#1: Udregning af feriedage

Hvordan kan en medarbejder, som ikke har været ansat ved AAU hele optjeningsåret, se hvor mange feriedage der er optjent ved AAU til brug for ferieåret 2018/2019.

  • Vi har desværre ikke nogen systemer som kan vise medarbejderen, hvor mange feriedage der er optjent ved AAU (PDS’en opdateres først primo maj). Medarbejderen skal derfor selv udregne antallet af dage. Medarbejderen optjener 2.08 dages ferie pr. hele måneds ansættelse. Er medarbejderen startet midt i en måned, optjener medarbejderen 0.07 dages ferie pr. dag denne måned (Weekend og helligdage skal tælles med).
     

#2: Tidsbegrænset stilling

Hvis en medarbejder har en tidsbegrænset stilling løbende til den 31/8, hvor meget ferie skal så forhåndsdisponeres?

  • Iht. ferieloven skal hovedferien afholdes i perioden fra den 1. maj til den 30. september. Instututet/afdelingen har dog mulighed for bestemme, at hovedferien skal forhåndsdisponeres inden udgangen af ansættelsen.
     

Hvis en medarbejder har en tidsbegrænset stilling løbende til den 30/9, hvor meget ferie skal så forhåndsdisponeres?

  • Medarbejderen skal forhåndsdisponere sin hovedferie som skal afholdes mellem 1. maj og 30 september. Det kan ikke kræves, at medarbejderen forhåndsdisponere ydereliger ferie.  
     

Hvis en medarbejder har en tidsbegrænset stilling løbende til den 30/11, hvor meget ferie skal så forhåndsdisponeres?

  • Medarbejderen skal forhåndsdisponere sin hovedferie som skal afholdes mellem 1. maj og 30 september. Det kan ikke kræves, at medarbejderen forhåndsdisponere yderligere ferie, da medarbejderen forsat har mulighed for at afholde sin resterende ferie efter fratrædelse.  
     

#3: Langtidssygemeldte, barslene og nye medarbejdere

Hvordan skal man forholde sig til langtidssygemeldte, barslende og nye medarbejdere i forhold til forhåndsdisponering af ferie?

  • Ferien skal i disse tilfælde forhåndsdisponeres, når det giver mening og snarest muligt. Ved barsel og sygdom kan det gøres ved samtaler, der afholdes ifm. medarbejderens tilbagevenden til jobbet.
     

#4: Overført ferie

Hvorfor kan overført ferie ikke forhåndsdisponeres på ferieaftaleskemaet?

  • Overført ferie forhåndsdisponeres direkte på skemaet for overførsel af ferie og særlige feriedage.
     

#5: Underskrifter

Er det nødvendigt, at medarbejder og leder fysisk underskriver ferieaftaleskemaet?

  • Nej, såfremt medarbejderen fremsender ferieaftaleskemaet til lederen via egen personlig AAU-mail, udgør dette en entydig identifikation af medarbejderen samt medarbejderens ferieønsker og accepteres derfor som medarbejderens underskrift.
     
  • Ligeledes kan en klar identifikation fra lederen pr. mail, om at forhåndsdisponeringen godkendes, erstatte lederens fysiske underskift. Det er dog nødvendigt, at lederen i mailen til medarbejderen vedhæfter medarbejderens aftaleskema (evt. ved at trykke videresend), så det fremgår tydeligt, hvilke ønsker der accepteres.

  • Det er valgfrit, om man anvender ovenstående procedure eller underskriver fysisk på blanketterne. Anvender man ovenstående procedure, er det lederens ansvar at sikre, at ferieregistranten modtager godkendte blanketter.

Må en sektionsleder underskrive ferieaftaleskemaet og blanketter om ferieoverførsel?

  • Ja, såfremt sektionslederen har fået uddelegeret personaleansvaret.
     

#6: Godkendelse og varsling til medarbejderen

Skal lederen sende det godkendte ferieaftaleskema til medarbejderen, eller må ferieregistranten gøre det?

  • Ferieregistranten må gerne sende det godkendte ferieaftaleskema på vegne af lederen, såfremt lederen er med på kopi (cc).

Skal lederen varsle ferien, for de der ikke aflevere deres ferieaftaleskema, eller må ferieregistranten gøre det?

  • Ferieregistranten må gerne varsle ferien til afholdelse på vegne af lederen, såfremt lederen er med på kopi (cc).
     

#7: ændring af fastlagte ferieuger

Kan vi i afdelingen beslutte, at ferien varsles i andre uger end de fastlagte jf. ”Regler vedr. ferieafvikling ved Aalborg universitet”, såfremt en medarbejder ikke indlevere sit ferieaftaleskema? Fx fire ugers sommerferie og uge 42.

  • Under hensyn til opgavernes udførelse kan tjenestestedet undtagelsesvist fastlægge ferie på øvrige tidspunkter. Dette dog kun såfremt, det er nødvendigt for at varetage instituttet/afdelingens opgaver. Der kan derfor ikke lokalt aftales, at de som udgangspunkt fastlægger ferien i andre uger.

#8: Journalisering i Workzone  

Hvor skal jeg gemme medarbejderens ferieaftaleskema og evt. efterfølgende ændringer pr. mail i WorkZone?

Dokumenterne skal gemmes under medarbejderens feriesag under personalesagen. Dokumenterne kan med fordel kaldes ”Forhåndsdisponering” og ”Ændringer af forhåndsdisponering”, dette er dog op til den enkelte.

Hvordan gemmer jeg lettes mine dokumenter i WorkZone?

Du kan journalisere mails og dokumenter i Workzone direkte fra din mail og Office. Se vejledning til dette på følgende link. 

Det er ligeledes muligt at arkivere mail og vedhæftet fil i det man sender mailen med godkendelse. Dette gøres ved at følge denne vejledning.

#9: Registrering i scanpas

Hvordan registrerer vi ferie for medarbejdere som ikke har optjent ferie med løn?

  • Ferien for medarbejdere der ikke har optjent ferie med løn, skal registreres på samme måde som ferien for medarbejdere på samtidighedsferie. Dette betyder, at ferien skal registreres i takt med at ferien afholdes. Det er altså ikke muligt, at ligge alt ferien ind i ScanPas så snart ferieaftaleskemaet er afleveret.
     

en medarbejder ændre beskæftigelsesgrad – hvordan håndtere vi det i forhold til forhåndsdisponeringen?

  • Såfremt den forhåndsdisponerede ferie er registreret i ScanPas inden medarbejderens beskæftigelsesgrad ændres, er det nødvendigt at slette ferien i ScanPas og indføre den på ny. Ved spørgsmål kontakt dit lokale servicecenter.
     

En medarbejder bliver syg inden/under en registreret ferieperiode:

  • AAU’s sygefraværssystem og ScanPas er ikke integrerede. Dette betyder, at såfremt en medarbejder bliver syg inden en registreret ferieperiode, skal den registrerede ferie manuelt slettes i ScanPas. Bliver medarbejderen syg under en registreret ferieperiode, skal reglerne for erstatningsferie følges.
     

En medarbejder går på barsel inden en registreret ferieperiode:

  • Er en medarbejders ferie registreret i ScanPas inden medarbejderen går på barsel, skal den registrerede ferie manuelt slettes i ScanPas.
     

En medarbejder Ændre regisreret ferie på feriebevis og ferie uden løn:

  • Den 10. i hver måned sker der udtræk af data fra ScanPas til brug for løntræk for ferie med feriebevis og ferie uden løn. Løntræk sker i den måned, hvor ferien afvikles. Ønsker en medarbejder, som holder ferie med feriebevis/uden løn, at ændre i ferieafviklingen, og denne ændring sker efter den 9. i måneden, vil dette ikke blive medtaget i udtrækket. Medarbejderen vil derfor blive reguleret i løn, selvom ferieafviklingen er ændret. Ferieregistranten bør være opmærksom på denne problematik, og bede medarbejderne om at angive ændringer af ferien i god tid, således at det kan registreres i ScanPas inden den 9. i måneden.
     
  • Vær opmærksom på at der ikke må ændres i de indtastede ferieoplysninger, såfremt HR-afdelingen har sagsbehandlet løntrækket. Såfremt der er sket løntræk, vil ScanPas se således ud: (Skal der ændres i de indtastede oplysninger efter løntræk SKAL HR-afdelingen kontaktes)

      

Formål og afgrænsning

Formålet med siden er, at samle de spørgsmål der bliver stillet ifm. med de nye regler vedr. ferieafvikling ved Aalborg Universitet. Siden henvender sig primært til ferieregistranterne, og andre der sidder med selve ferieadministrationen.

Kontakt og ansvar

Ved spørgsmål kontakt Stine Vestergaard, HR-specialistcenter.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd

Relaterede dokumenter

Ferieafvikling

Regler om forhåndsdisponering af ferie på AAU

Læs mere