AAU logo

AAU Håndbogen

Godkend eller afvis en rekvisition

Sådan godkender eller afviser du en rekvisition i E-handelssystemet

Publiceret: 16.04.2018 (Sidst ændret: 12.04.2019)

Print som pdf

Indhold

Du har rollen godkender og skal godkende en rekvisition

Når du har rollen godkender, har du tre muligheder for at godkende rekvisitionen: 

  • Godkend via workflow mail
  • Godkend via arbejdsliste
  • Godkend via fanen Godkendelser

Du vil altid blive adviseret via mail, hvis du skal foretage handlinger. I mailens emne står der, at en indkøbsrekvisition kræver din godkendelse.

Kræver handling

Åbn workflow mailen. Nederst i denne kan du godkende eller afvise.

Godkend eller afvis

Tryk på ”Godkend”.

Der åbnes automatisk en mail, som du skal sende. Har du ikke flere oplysninger, kan du trykke ”Send”. 
Hvis du ønsker at skrive en note, skriver du ud for ”Notat” mellem tegnene ''. Det er vigtig at skrive mellem citationstegnene, da teksten ellers ikke vil blive overført til iProcurement.

Handling: 'Godkend'

Tryk på ”Send”.

Tryk på send

Rekvisitionen bliver nu omdannet til en indkøbsordre og afsendt til leverandør. Samtidig sendes der automatisk en workflowmail til rekvirenten om, at rekvisitionen er godkendt. Du kan altid se i systemet, hvilke rekvisitioner du har godkendt.

En rekvisition bliver først til en indkøbsordre og sendt afsted til leverandøren, når rekvisitionen er godkendt.


Godkend via arbejdsliste

Du kan også godkende en rekvisition via din arbejdsliste på startsiden (”Hjem”) eller under fanen ”Shop”, hvor ”Mine underretninger” findes. 

Tryk på den understregede linje.

Tryk på den understregede linje

Hermed åbnes rekvisitionen, og du kan godkende den ved at trykke på knappen ”Godkend”. Du har hermed foretaget en godkendelse.

Rekvisitionen bliver nu omdannet til en indkøbsordre og afsendt til leverandør. Samtidig sendes der automatisk en workflow mail til rekvirenten om, at rekvisitionen er godkendt.Du kan altid i systemet se, hvilke rekvisitioner du har godkendt.


Godkend via fanen Godkendelser

I iProcurement åbner du fanen ”Rekvisitioner” og underfanen ”Godkendelser”.

Rekvisitioner

På listen vælger du ”Rekvisitioner til godkendelse”.

Tryk på 

Marker ”Vælg” ud for rekvisitionen, og tryk på ”Godkend”.



Se, hvad du har godkendt

I iProcurement åbner du fanen ”Rekvisitioner” og underfanen ”Godkendelser”.

På listen vælger du ”Rekvisitioner, som jeg har godkendt”.
Rekvisitioner, jeg har godkendt

Tryk på 
 



afvisning af rekvisitionen

Når du har rollen godkender, har du tre muligheder for at afvise rekvisitionen:

  • Afvis via workflow mail
  • Afvis via arbejdsliste
  • Afvis via fanen Godkendelser

Du modtager en workflow mail, når du skal godkende en rekvisition.


Afvis via workflowmail

Godkende en rekvisition
Åbn mailen. Nederst i mailen er der mulighed for at tage aktion:
Afvis rekvisition
Der åbnes automatisk en mail, som du skal sende. Årsagen til afvisning skrives udfor ”Notat” mellem tegnene. Årsagen er vigtig at skrive, når du afviser en rekvisition. Det er vigtigt at skrive mellem citationstegnene, da teksten ellers ikke vil blive overført til iProcurement.

Handling 'Avis'

Tryk send

Tryk send.

Rekvisitionen er nu afvist. Der sendes automatisk en workflow mail til rekvirenten om, at rekvisitionen er afvist. Rekvisitionen findes nu i Rekvirentens arbejdsliste.



Afvis rekvisition via arbejdsliste eller ”Mine underretninger”

Du kan afvise en rekvisition via din arbejdsliste på startsiden (”Hjem”) eller under fanen ”Shop”, hvor ”Mine underretninger” findes. 

Tryk på den understregede linje..
Tryk på den understregede linje

Tryk på rekvisitionsemnet. Herefter åbnes indkøbsrekvisitionen. Skriv årsag til afvisningen i feltet ”Notat”.
Notat
Tryk ”Afvis” Afvis
Rekvisitionen er nu afvist.



Afvis via fanen ”Godkendelser”

Du kan også afvise en rekvisition i iProcurement på fanen ”Rekvisitioner” og underfanen ”Godkendelser”.

På listen vælger du ”Rekvisitioner til godkendelse”.
Rekvisitioner til godkendelse

Tryk på Start

Marker ”Vælg” ud for rekvisitionen og tryk på ”Afvis”.

 Hvis du vil angive en årsag, skal du klikke på ”Svar”  og skrive i notatfeltet.

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål, er du er velkommen til at kontakte vores e-handelsteam på ehandel@adm.aau.dk eller telefonnummer 3000.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd