AAU logo

AAU Håndbogen

Mail- og kalenderpolitik

Politik for mail og kalender for AAU-ansatte

Publiceret: 24.04.2018 (Sidst ændret: 02.05.2018)

Print som pdf

Indhold

1. Generelt

AAU´s fælles mail- og kalendersystem (MS Exchange/Outlook) er for både ansatte og studerende. For at
sikre den største nytteeffekt er følgende politik udarbejdet - gældende for alle medarbejdere på AAU. Det
overordnede mål med fælles mail og kalender er at skabe fælles praksis og gennemskuelighed.
Mail og kalender kan tilgås via egen pc, smartphone, iPad mm. og i en webudgave, som kan tilgås via
internettet, fx fra offentlig pc.

Kommunikation inden for AAU’s mail-/kalenderdomæne sker i samme sikrede forvaltningsområde, hvorfor
data som udgangspunkt kan sendes frit. Se dog retningslinjer for anvendelse af postkasse.
Det skal bemærkes, at elektronisk post og kalenderoplysninger har status som anden skriftlig
kommunikation og skal behandles efter universitetets gældende retningslinjer for arkivering,
informationsformidling m.v. 1   Der kan i henhold til forvaltningsretten begæres aktindsigt i e-mailkorrespondance,
og der gives som udgangspunkt aktindsigt i mails, der er udgået fra eller indkommet til
AAU. Oplysninger i medarbejdernes personlige kalendere sidestilles med oplysninger i mailsystemet, og der
kan således – på baggrund af begæring om aktindsigt – gives en anden adgang til medarbejderens
postkasse og kalender. Dette forudsætter dog inddragelse af nærmeste leder.

Lederen af en enhed kan, hvis det findes bydende nødvendigt, fx i forbindelse med en opgaves udførelse
ved længere sygdomsfravær, godkende, at en kollega gives adgangsrettighed til medarbejderens mail eller
kalender. Medarbejderen orienteres herom, og den pågældende kollega er underlagt tavshedspligt.

2. Mailpolitik

Postsystemet er etableret med henblik på arbejdsrelateret brug. Generelt gælder det, at når man som
medarbejder sender e-mail via Aalborg Universitets postsystem, repræsenterer man Aalborg Universitet,
og man skal derfor nøje overveje indhold og ordlyd af e-mailen.

Postkassen må gerne bruges til privat brug i begrænset omfang, men private mails skal gemmes i en mappe
mærket Privat. E-mail og vedhæftede filer, der er mærket ”privat”, ”personligt” eller lignende i emnefeltet,
må som udgangspunkt kun åbnes af den adresserede selv.

Som medarbejder bør man overveje i hvilke private sammenhænge, man opgiver sin arbejdsmailadresse
(f.eks. i forbindelse med chat, debatfora, sociale medier og nyhedsgrupper på internet), da mailadressen
bliver forbundet med Aalborg Universitet.


Retningslinjer for anvendelse af postkasse


Den ansattes ansvar

 

  • Man skal anvende sin postkasse til arbejdsrelateret e-mail-kommunikation
  • Det forventes, at man læser sin e-post og svarer på relevante henvendelser. Post må normalt ikke ligge uåbnet i flere dage. Når man er forhindret i at åbne sin post, opfordres der til at anvende ”ikke til stede”-funktionen og angive, hvem man evt. kan kontakte i fraværsperioden – gerne både på dansk og engelsk.
  • Ved kommunikation af fortrolige, følsomme eller semi-følsomme oplysninger inden for AAU er det vigtigt, at der kun sendes til personer, der er autoriseret til at modtage disse oplysninger. I tilfælde,hvor flere personer har adgang til samme mailkonto, kan der være enkelte situationer (f.eks. meget følsomme sager), hvor det kan være nødvendigt at kryptere interne mails.
  • E-mail må kun anvendes til kommunikation med eksterne postsystemer, hvis evt. fortrolige, følsomme eller semi-følsomme oplysninger sendes krypteret. For at sende krypterede data anvendes f.eks. medarbejdersignatur, der kræver en installation på pc. Medarbejdersignatur kan bestilles gennem AAU It-Services.
  • E-mails, der efter universitetets gældende retningslinjer for arkivering og informationsformidling skal journaliseres, journaliseres via AAUs fælles ESDH-system Captia.
  • Hvis medarbejderen modtager forkert adresseret post, skal det meddeles afsenderen, og samtidig er modtageren forpligtet til at forsøge at finde rette modtager på AAU og fremsende mail hertil.


God ”postskik”

 

  • Skriv altid en dækkende tekst i emnefeltet
  • Skriv kun det, du vil stå ved - husk at modtageren kan videresende din mail
  • Postsystemet er virusbeskyttet, men som bruger bør man være kritisk overfor links eller vedhæftede filer i modtagne mails
  • Brug CC eller BCC med omtanke, så du sikrer, at kolleger er orienteret om relevant information uden at blive ”spammet” med irrelevant information
  • Brug gerne prioritering (høj, neutral, lav) – dette kan hjælpe kolleger med at prioritere din mail
  • Hold en god tone og undgå at bruge mails til at udstille eller miskreditere andre over for tredjepart
  • Brug forward med omtanke - ikke alt er velegnet til videresendelse eller tiltænkt andre
  • Ved svar på andres mail skal tilføjelse af andre deltagere i strengen overvejes nøje
  • Angiv tydeligt i emnefeltet, hvis der er tale om en fortrolig mail


Retningslinjer for funktionspostkasser


For at en gruppe af ansatte kan varetage en bestemt funktion i fællesskab, f.eks. i et sekretariat, kan der
med fordel oprettes en funktionspostkasse med adgang for flere ansatte. Funktionspostkassen sikrer, at
mailhenvendelser kan besvares i tilfælde af personaleskift, ferier og ved sygdom.


3. Kalenderpolitik


Postsystemet er etableret med henblik på arbejdsrelateret brug. Kalenderen må gerne bruges til privat
brug, men private aftaler bør evt. beskyttes gennem anvendelse af Privat via menuen.


Retningslinjer for anvendelse af kalender


Aftaler i arbejdstiden skal registreres i kalenderen, så kolleger kan se, hvornår det er muligt at booke en
aftale.

Arbejdskalenderen har en standardopsætning, hvor kalenderaftaler for andre ansatte fremstår som
Free/Busy. Der kan yderligere åbnes for emneindhold. En enhed kan selv vælge, om medarbejderne som
standard skal kunne se mere, evt. hele kalenderindholdet.

Hvis der er givet kalenderadgang ud over Free/Busy/Emne til andre, skal det undgås at notere oplysninger
eller vedhæfte notater mm., der indeholder fortrolige, følsomme eller semi-følsomme oplysninger, i
kalenderen.

Arbejdskalenderen er ikke en tilstedeværelsesindikator, og man skal således ikke registrere i løbet af dagen,
hvis man forlader sit kontor

Ud fra arbejdsmæssige hensyn kan den enkelte kalenderejer også åbne adgang til sin kalender for andre, fx
samarbejdsparter uden for AAU. 2  Dette bør dog ske i meget begrænset omfang.

Studerende på AAU har kun adgang til at se aftaler i ansattes arbejdskalender som Free/Busy.


Den ansattes ansvar

 

  • Man skal anvende kalenderen til at booke interne og eksterne mødeaftaler, undervisning og andet,hvor man ikke er tilgængelig
  • Man skal inden for rimelig tid svare på mødeindkaldelser, således at arrangøren af møder orienteres om afvisning eller accept
  • Man skal registrere sine ferie- og fridage i kalenderen
  • Man skal sikre, at kun relevante kollegaer har adgangsrettighed til at se oplysninger i kalenderen ud over Free/Busy og evt. Emnefelts-visning


Vedtaget af direktionen den 22. april 2013

1 (www.captia.aau.dk eller andet AAU fælles registreringssystem)

2 Det er en forudsætning, at AAU har indgået en formel aftale med samarbejdspartneren, samt at gældende lovgivning og AAU’s interne regler overholdes. Det er desuden en forudsætning, at samarbejdspartnerens adgang til kalenderen på forhånd er godkendt. Anmodning om godkendelse tilsendes informationssikkerhedschefen, der får sagen behandlet i informationssikkerhedsudvalget.

 

 

 

 

 

 

 

 

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd