Kreditor - Elektronisk faktura - godkendelse

Indhold

Du kan finde arbejdslisten på første side, når du logger ind i ØSS:

Du kan også finde arbejdslisten ved at gå ind i ansvarsområdet ”Anviser i ØSS-EF”.

• Her vælger du ”Workflow” → ”Arbejdsliste”:

Her kan du se alle fakturaer, som er sendt til godkendelse ved dig.

• For at godkende eller afvise en faktura trykker du på teksten under ”Emne”:

I højre side af skærmen har du mulighed for at ”godkende” eller ”afvise” fakturaen. Valgmulighederne ”Omtildel” og ”Anmod om oplysninger” anvendes i øjeblikket ikke ved AAU.


 

Find en faktura som godkender

Det kan være nødvendigt for godkenderen at se den konkrete faktura for at vurdere om kontering mv. er korrekt. Det kan du gøre via linket i underretningen på arbejdslisten:

I det her tilfælde er det ”Læsevenlig kopi af OIOXML-fil,” der skal vælges, da den er læsbar. I nogle tilfælde kan der også være vedhæftet en tiff-fil eller en PDF-fil, som kan give yderligere information.

Har kontereren skrevet en tekstnote eller vedhæftet en fil i forbindelse med konteringen, vil denne også fremgå af underretningen på arbejdslisten.

Godkend fakturaen

• Skal du godkende en faktura, trykker du på ”Godkend”:

Fakturaen vil efter en natkørsel være klar til betaling samt blive bogført i Finans.

Afvisning

Er fakturaen derimod ikke konteret korrekt, ”Dato i Finans” er forkert, eller der er andre fejl, skal den afvises. Det gør du ved at skrive en kommentar i feltet nederst i skærmbilledet.

Det er vigtigt, at der altid er en kommentar, når en faktura bliver afvist. Kommentaren skal indeholde, hvad der præcist er galt med fakturaen, så kontereren kan ændre det.

Du trykker ”Afvis”på i nederste højre hjørne:

Fakturaen vil nu være tilgængelig i kontererens gateway igen.
 

Behandling af afvist faktura (kontereren)

Der kan være to forskellige grunde til, at en faktura bliver afvist. For det første kan godkender afvise fakturaen. Er fakturaen ikke godkendt eller afvist efter 8 dage, bliver den automatisk afvist, og fakturaen får automatisk en note påført, hvor der står at fakturaen er afvist på grund af timeout.

Når en faktura er afvist, kan kontereren søge efter den i fakturaoversigten.

I feltet ”Valgfri status” kan du søge på alle fakturaer, som er afvist:

Vælg fakturaen i fakturaoversigten og tryk ”Behandl fakturaer”:

Fakturaen er nu klar til at blive behandlet igen.
I noterne i øverst højre hjørne kan du se, at fakturaen er afvist.

• Klikker du på ”View Note” kommer noten frem:

• Tryk ”Luk”.

Nu kan du ændre fakturaen:

• Tryk ”Beregn moms” og ”Send til anviser”.

Er fakturaen afvist på grund af timeout, vil noten se sådan ud:

Formål og afgrænsning

Denne procedure beskriver, hvordan du godkender eller afviser en elektronisk faktura.

En faktura skal som minimum konteres og godkendes af to forskellige personer, for at blive betalt. Godkender modtager fakturaen, når kontereren har sendt den til godkendelse.

Der må ikke modtages fakturaer fra personer med tilhørsforhold til AAU fx ansatte, studerende og deres familier.

Godkenderen har ansvaret for, at behandle fakturaerne rettidigt, så de kan blive betalt til tiden. Er du godkender, skal du gå ind i ØSS minimum en gang om ugen, da underretningsmails fra systemet kan udeblive. Vær opmærksom på, at der ikke findes nogen afløserfunktion på godkendelsen af fakturaer.

Når der i denne procedure skrives Konterer/kontering, menes der også rekvirent/rekvirere og når der skrives Godkender/godkendelse, menes der også Anviser/anvisning.

Skærmbillederne i proceduren er anonymisteret ved, at der indsat en grøn kasse over navnet.

Overordnede rammer

Fakturaer, der er matchet med en indkøbsordre, kommer ikke til behandling i ØSS-EF. De får konteringen og godkendelsen fra Indkøbssystemet. Du kan finde vejledningen her

Læs om repræsentation og interne ydelser her: http://www.okonomi.aau.dk/bogholderi/oss-ef/
Find Kontoplanen her
Konteringsvejledning
Momsvejledning
Regnskabsinstruksen
Omkontering af kreditorfakturaer
EAN-nr.
Anlægsregistrering 
Virk.dk

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til denne procedure, er du velkommen til at kontakte Kreditorbogholderiet på:
oea-kreditor@adm.aau.dk eller find telefonnumre medarbejderne her.