AAU logo

AAU Håndbogen

Forskningsregistrering: Sådan opretter du og vedligeholder organisationer i Pure

Gode råd til indberetningsansvarlige og andre til oprettelse og vedligeholdelse af organisationer i Pure

Publiceret: 04.05.2018 (Sidst ændret: 15.11.2018)

Print som pdf

Indhold


Nye organisationer
 

Navn

Der bør angives navn på dansk og engelsk. Den danske udgave kan i enkelte tilfælde være det samme som navnet på engelsk. Et forkortet navn kan med fordel angives – letter fx søgning på organisationen. Beskrivelse af organisationen vedligeholdes på instituttet eller hos en organisationsansvarlig på sektions, faggruppe eller centerniveau.
 

Startdato

Udgangspunktet er at datoen for indhold (udgivelsesdato, projekt-startdato, dato for presseklip osv.), der ønskes tilknyttet organisationen, skal være større end eller lig startdato på organisationen.
 

Adresse og andet metadata

Undgå såvidt muligt adresse, telefon mm. på organisationer under institutniveau, da det skaber redundant information og ekstra vedligehold.
 

Plads i hierarkiet

  • Fakulteter placeres under AAU
  • Institutter placeres under et fakultet
  • Sektioner placeres under et institut
     

Organisationstyper

  • Institution – fx ”Aalborg Universitet” eller ”Aalborg Universitet København”
  • Faktultet – fx ”Det Humanistiske Fakutet” (anvendes i publikationsopgørelser)
  • Institut – fx ”Institut for Matematiske Fag” (anvendes i publikationsopgørelser)
  • Forsknings Afdeling/sektion – fx ”Automation & Control” (anvendes i publikationsopgørelser)
  • Forskningsfaggruppe – fx ”Human-Centered Computing” (anvendes i publikationsopgørelser)
  • Forskningscenter
  • Forskningsprogram – fx ”Aalborg U Robotics”
  • Hospital (anvendes i publikationsopgørelser) – fx ”Aalborg Universitetshospital”
  • Hospitals Klinik
  • Hospitals Speciale/afdeling
  • Administrativ afdeling – fx ”VBN-Teamet”


Når en organisation anvendes i publikationsopgørelser (fx BFI-opgørelser) gælder følgende:

  1. Publikationen (evt. publikationspoint) fraktioneres mellem interne forfattere og derefter mellem forfatterens organisationstilknytninger på samme niveau/af samme type. Det betyder at en person med flere faggruppetilknytninger på sine publikationer deler sine publikationer mellem disse faggrupper.
  2. Det tilstræbes i den udstrækning det giver mening, at alle publikationer på et givet niveu har en organisationstilknytning til et relevant underordnet niveau pr. forfatter. Fx skal alle forfattere på publikationer med tilknytning til Institut for Elektroniske Systemer have en tilknytning til en sektion under instituttet. Eller alle forfattere på en publikation med fakultetstilknytning skal have en tilknytning til mindst et institut.
  3. Som udgangspunkt er forfattere tilknyttet alle de aktuelle organisationer på et givet niveau ved indholdsoprettelse. Den enkelte skal ved oprettelsen af indhold fjerne relationen til ikke aktuelle organisationer – dette kan evt. ske centralt på institutniveau.
     

Struktur

Administrative afdelinger kan forekomme på flere niveauer i strukturen.

Nogle institutter kan have mere end ét fakultet som overordnet organisation. Centre og programmer er tværgående organisationer.
 

Vedligehold

Organisationer afsluttes ved at sætte en slutdato og evt. angives hvilken organisation, der afløser organisationen.

Organisationer, der ikke modtager slutdatoer på personer fra PDS, skal vedligeholdes manuelt. Et udtræk på personer med en slutdato > slutdato på en afsluttet organisation kan trækkes fra Administrationsmodulet i Pure.
 

Tjenestestedsid

Id’et placeres så langt nede i hierarkiet som muligt og på overliggende organisationer samt campusser.
 

Campus

Hvis et institut har medarbejdere på flere campusser sættes disse campusser (ikke Aalborg) som overordnet organisation på disse organisationer.
 

Ændringer i organisationer


Ophør

Der sættes en slutdato på organisationen og alt tilknyttet stamdata får en slutdato uagtet om der er en slutdato i fremtiden eller der ikke er en slutdato.
 

Nyt navn

Ved navneændring afsluttes organisationen med det tidligere navn og afløses af en ny organisation med det nye navn.
 

Typeændring og flytning i struktur

Typeændringer kræver ”split”, der er en kombination af ”afløsning” og manuelt arbejde. Når en organisation ændrer type afsluttes organisationen med den tidligere type. Et eksempel er Center for Industrial Produktion der skifter Der sker følgende:

  1. Tidligere organisation ændrer navn til [Tidligere navn (tidligere type)]
  2. Der oprettes en organisation med samme start- og slutdato som den tidligere. Navn: [Tidligere navn [ny type]]. Alt indhold (evt. kun publikationer) med tilknytning til den tidligere organisation får en tilknytning (manuelt) til den nye organisation.
  3. Organisationen [Tidligere navn (tidligere type)] afløses af organisation, der skal modtage indhold på tidligere type-niveau. Og organisationen [Tidligere navn (ny type)] afløses af  [Nyt navn (ny type)].
     

Afløsning af organisation

Eksempler på situationer, hvor ”afløst af” kan anvendes:

  • Navneændring
  • Flytning i struktur/Typeændring
  • Personers produktion overgår til en anden organisation

Ved afløsning overtager den nye organisation det indhold, der er tilknyttet den gamle.
 

Split af organisation

Ved typeændringer og reelle split af organisationer er der behov for en kombination af ”afløst af” og manuelt arbejde. Split af organisation kan ikke foretages automatisk i Pure. Når split sker med flytning af udelte underorganisationer er arbejdet mindre kompliceret end hvis opsplitningen sker på personniveau.
 

Ansvar for organisationsregistreringen

Ved organisationer med blot én overordnet organisation er det – i sidste ende – overordnede institut ansvarlig for hvilke personer, der skal tilknyttes, beskrivelse af organisationen, startdato, slutdato, tilknyttede publikationer, presseklip osv. gennem organisationens livscyklus.

Ved tværgående organisationer (fx Centre og Programmer) skal der findes en ansvarlig organisation/person.

Oprindelse, baggrund og historik

Udarbejdet af VBN-teamet den 8. marts 2018.

Formål og afgrænsning

Forskningsregistreringssystemet Pure indeholder et organisationshierarki for Aalborg Universitet med fakulteter, institutter, sektioner, forskningsfaggrupper, forskningscentre, hospitalsafdelinger mfl. Disse gode råd henvender sig til indberetningsansvarlige og andre, der opretter og vedligeholder organisationer i Pure.

Kontakt og ansvar

VBN-teamet: vbn@aub.aau.dk

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd

Relaterede dokumenter

Forskningsregistrering på Aalborg Universitet - hvorfor?

Forskning ved AAU skal registreres i systemet Pure

Læs mere

Forskningsregistrering: Sådan opretter du et ORCID ID i Pure

Gode råd til oprettelse af forsker-ID'et ORCID

Læs mere