Kreditor - Papirfakturaer: Sådan behandler du papirfakturaer

Indhold

Udenlandske fakturaer

Udenlandske fakturaer skal modtages på papir, dog er nogle leverandører undtaget jf. aftale med kreditorbogholdeiret. Ved udenlandske fakturaer forstås, at der er tale om betalingsoverførsel til udlandet, hvis fakturaen er i udenlandsk valuta til en dansk konto, eller hvis det er en udenlandsk leverandør. 

Ved en udenlandsk faktura skal konterer og godkender være særligt opmærksomme på, at:

• Fakturaen opfylder de gældende fakturakrav.
• Betalingsoplysningerne fremgår tydeligt.
• Fakturaen skal påføres en kontering
• Er der flere perioder åbne i ØSS, kan det påføres fakturaen, hvilken periode fakturaen skal i.
• Fakturaen skal have to underskrifter (evt. to OK’er i en mail) en fra kontereren og en fra godkenderen samt lokalnr. på de personer som underskriver.

Danske fakturaer

De danske leverandører skal sende elektroniske fakturaer via EAN-nr. Har de ikke selv mulighed for at sende til et EAN-nr. kan de bruge virk.dk eller et indscanningsbureau. Har I tekniske problemer med at sende via EAN-nr., kan I kontakte bogholderiet. 

Formål og afgrænsning

I denne procedure kan du læse om, hvordan du behandler papirfakturaer.

En faktura er et dokument, som vi modtager fra en leverandør på en modtaget vare eller ydelse. En kreditnota er et dokument vi modtager, når vi skal have nogle af pengene retur igen, fx hvis der er fejl i den leverede vare.

En faktura skal som minimum konteres og godkendes af to forskellige personer, for at blive betalt. Der må ikke modtages fakturaer fra personer med tilhørsforhold til AAU fx ansatte, studerende og deres familier.

Det er kontereren og distributørens ansvar at behandle fakturaerne rettigdigt, så de kan blive betalt til tiden. 

Overordnede rammer

Fakturakrav 

Fakturaer, der er matchet med en indkøbsordre, kommer ikke til behandling i ØSS-EF. De får konteringen og godkendelsen fra Indkøbssystemet.
Du kan finde vejledningen her: http://www.okonomi.aau.dk/indkob/e-handel/quickguides-dk/
Læs om repræsentation og interne ydelser her: http://www.okonomi.aau.dk/bogholderi/oss-ef/
Find Kontoplanen her: http://www.okonomi.aau.dk/
Konteringsvejledning
Momsvejledning
Regnskabsinstruksen
Omkontering af kreditorfakturaer
EAN-nr.
Anlægsregistrering http://www.okonomi.aau.dk/oea-it/oss/anlaeg/
Virk.dk

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til denne procedure, er du velkommen til at kontakte Kreditorbogholderiet på:
oea-kreditor@adm.aau.dk eller find telefonnumre her.