Kreditor - Papirfakturaer: Sådan behandler du papirfakturaer

Indhold

Udenlandske fakturaer

Udenlandske leverandører må meget gerne sende elektroniske fakturaer til Aalborg Universitet via EAN nr. Det er ikke et krav men en mulighed, som du gerne må opfordre din leverandør til at benytte.

De udenlandske papirfakturaer skal fremover sendes til E-handel og Kreditor på mail oea-kreditor@adm.aau.dk med oplysning om hvem der skal behandle fakturaen. Fakturaerne skal ikke være konteret og anvist, som du manuelt har gjort hidtil. De udenlandske fakturaer vil blive sat i flow i fakturagatewayen ligesom de elektroniske fakturaer.

Du skal sikre dig af fakturaen opfylder fakturakravene inden du sender den til Kreditor og E-handel. Se fakturakravene her.

Danske fakturaer

De danske leverandører skal sende elektroniske fakturaer via EAN-nr. Har de ikke selv mulighed for at sende til et EAN-nr. kan de bruge virk.dk eller et indscanningsbureau. Har I tekniske problemer med at sende via EAN-nr., kan I kontakte bogholderiet. 

Formål og afgrænsning

I denne procedure kan du læse om, hvordan du behandler en elektronisk faktura(e-faktura) eller kreditnota. En faktura er et dokument, som vi modtager fra en leverandør på en modtaget vare eller ydelse. En kreditnota er et dokument vi modtager, når vi skal have nogle af pengene retur igen, fx hvis der er fejl i den leverede vare.

De danske leverandører skal sende en e-faktura til et af AAU’s EAN-nr. Til hvert EAN-nr. er opsat en distributør, som både kan distribuere eller kontere fakturaen. At distribuere fakturaen betyder, at fakturaen sendes videre til en anden person, mens at kontere en faktura betyder at behandle fakturaen og sende den til godkendelse. En faktura skal som minimum konteres og godkendes af to forskellige personer, for at blive betalt.

Der må ikke modtages fakturaer fra personer med tilhørsforhold til AAU fx ansatte, studerende og deres familier. Det er kontereren og distributørens ansvar at behandle fakturaerne rettidigt, så de kan blive betalt til tiden.

Når der i denne procedure skrives Konterer/kontering, menes der også rekvirent/rekvirere og når der skrives Godkender/godkendelse, menes der også Anviser/anvisning.

Overordnede rammer

Fakturakrav 

Fakturaer, der er matchet med en indkøbsordre, kommer ikke til behandling i ØSS-EF. De får konteringen og godkendelsen fra Indkøbssystemet.
Du kan finde vejledningen her: http://www.okonomi.aau.dk/indkob/e-handel/quickguides-dk/
Læs om repræsentation og interne ydelser her: http://www.okonomi.aau.dk/bogholderi/oss-ef/
Find Kontoplanen her: http://www.okonomi.aau.dk/
Konteringsvejledning
Momsvejledning
Regnskabsinstruksen
Omkontering af kreditorfakturaer
EAN-nr.
Anlægsregistrering http://www.okonomi.aau.dk/oea-it/oss/anlaeg/
Virk.dk

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til denne procedure, er du velkommen til at kontakte Kreditorbogholderiet på:
oea-kreditor@adm.aau.dk eller find telefonnumre her.