Kreditor - Find en kreditorfaktura/OMP

Indhold

Find faktura som endnu ikke er godkendt

Der kan være flere årsager til, at man gerne vil se, hvor en faktura er havnet (fx hvis der er flere godkendere på én faktura). Her kan du også finde fakturaer, som er godkendt inden for samme dag.

Til det bruges ansvarsområdet ”Decentral forespørgsel kreditor GUI”.

• Her vælger du ”Kvikfakturaer”.

• Tryk på ”Ryd” og derefter på ”X”.

• Tryk F7 for at gøre felterne søgbare.
• Nu kan du skrive fx fakturanr., leveradnørnr. eller fakturabeløb ind.

• Tryk ”F8” for at sætte søgningen i gang. Herefter vil du se fakturaen.

Står felterne ikke, som vist her, kan det skyldes mappeopsætningen. Du kan se, hvordan du ændrer mappeopsætningen i dokumentet ”Mappeopsætning”.

Søger du fx på leverandør, kan der komme flere søgeresultater, som du kan du bladre i ved at bruge piletasterne op og ned.

”REJECTED” betyder, at linjen er afvist. Står der ”APPROVED” i stedet, betyder det, at fakturalinjen er godkendt. I feltet ”Aktiv hos” kan du se, hvem fakturaen står ved til behandling. I dette tilfælde står den ved kontereren.

Du kan også se, hvornår fakturaen er sendt til godkendelse første gang. Er ovennævnte felter blanke, har fakturaen aldrig været kontereret og sendt til anvisning.
Når en faktura er blevet afvist, bliver der også tilknyttet en note på fakturaen. Den kan du finde ved at trykke på   øverst i skærmbilledet:

Find færdigbehandlet faktura i workbenchen (kreditor)

En færdigbehandlet faktura eller OMP, som har været igennem natkørslerne vil blive overført til kreditor workbenchen, hvor du kan se forskellige oplysninger om fakturaen.

• Vælg ”Decentral forespørgsel kreditor GUI” → ”Faktura” →”Faktura”:

Du kan søge forskellige parametre fx OMP nr., fakturanr., leverandør og beløb.

• Tryk herefter på ”Søg”

Nu kan du se fakturaen/OMP'en:

I skærmbilledet er der mange forskellige oplysninger, hvor de vigtigste er beskrevet herover.

I fane 3 kan du se tilbageholdelserne, som er på fakturaen:

Der kan være forskellige tilbageholdelser på en faktura, som gør, at en faktura ikke bliver bogført og betalt. I dette tilfælde er det ”Modtaget mængde”, hvilket næsten altid skyldes, at ordren mangler at blive varemodtaget.

Har du spørgsmål til de forskellige tilbageholdelser, kan du kontakte kreditorbogholderiet.

Vælger du fanebladet ”2 linjer”, kan du se det her:

Her ses konteringerne på fakturaen, men vil man være sikker på at se alle konteringer, vil det være en god ide at vælge ”Alle konteringer” (markeret med rødt i skærmbilledet her over). Står felterne ikke, som vist her, kan det skyldes mappeopsætningen.

Du kan se, hvordan du ændrer mappeopsætningen i dokumentet ”Mappeopsætning”.

Der kan også være tilfælde, hvor det ser sådan ud i fane 2:

Fakturaen er matchet med en indkøbsordre (markeret med grønt i skærmbilledet ovenfor), og derfor kan du ikke se konteringen her. Konteringen kan du se i ”Alle konteringer” (markeret med orange i skærmbillede her over).

Vælg fanebladet ”4 Vis betalinger”:

Her kan du se, at fakturaen er betalt d. 26. februar 2018. Hvis der ikke stod noget her, er fakturaen ikke betalt. Det kan ske, at fakturaen er betalt sammen med andre fakturaer og kreditnotaer.

Derfor er det en god ide at tjekke ”Betalingsoversigt” (markeret med orange i skærmbilledet herover).

Du kan se, at fakturaen er betalt alene, da der kun står ét fakturanr. i oversigten. Et eksempel på en faktura, som er betalt sammen med andre fakturaer kan være:

Vælger du fanebladet ”5 Planlagte betalinger”, kan du se:

Du kan i skærmbilledet se, hvornår fakturaen har forfaldsdato i systemet, og dermed bliver trukket ud til betaling (en forudsætning for at fakturaen betales er dog, at den er konteret, godkendt, og at der ikke er nogle tilbageholdelser på den). Stemmer forfaldsdato ikke overens med forfaldsdatoen på fakturaen skal du kontakte Kreditorbogholderiet.

 

Vedhæftning af noter eller fil på færdigbehandlet fakturaer/OMP

Når du står på en OMP/faktura, kan du tilføje en note eller en fil til fakturaen.

For at vedhæfte en note eller fil trykker du på ikonet, som er markeret med orange i skærmbilledet:

Her kan du se fakturaen og de filer, som er tilknyttet fakturaen i forvejen:

• For at vedhæfte en ny note eller fil, laver du en ny linje ved at trykke pil ned:

Du indsætter en kategori og evt. titel. Du kan også indsætte noten i det store felt:

Skal du vedhæfte en fil, trykker du   indtil feltet ”Datatype” kommer frem.

• Her skriver du ”Fil” i stedet for ”Kort tekst”:

Det er vigtigt, at du ikke trykker ”Ja” til boksen, før filen er uploadet.

Du får nu nedenstående skærmbillede frem. Vær opmærksom på, at det måske kan gemme sig i menulinjen: Tryk ”Gennemse…” og find den gemte fil:

• Tryk ”Afsend”:

• Tryk ”Ja” i boksen:

Filen er tilknyttet fakturaen:

Formål og afgrænsning

Denne procedure beskriver, hvordan du finder en konkret faktura. Der er forskellige muligheder for at søge efter konkrete fakturaer, alt efter hvor i processen fakturaen er.

Skærmbillederne i proceduren er anonymisteret ved, at der indsat en grøn kasse over navnet.

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til denne procedure, er du velkommen til at kontakte Kreditorbogholderiet på:
oea-kreditor@adm.aau.dk eller find telefonnumre her: http://www.okonomi.aau.dk/oea-it/oss/kreditor/