AAU logo

AAU Håndbogen

Bestil varer via fritekstbestillinger

Sådan bestiller du varer via fritekstbestillinger

Publiceret: 14.05.2018 (Sidst ændret: 12.04.2019)

Print som pdf

Indhold

Når du vil købe varer, som ikke findes på markedspladsen (enten via i et punchout eller i et varekatalog), kan du bestille varerne som fritekstbestillinger.

Bemærk, at fritekstbestillinger kun kan oprettes til leverandører, der er oprettet som indkøbsleverandører.

Findes leverandøren ikke, kan du se processen for oprettelse af nye leverandører på e-handelsteamets hjemmeside.

Under fanen ”Shop” og under fanen ”Butikker” trykker du på ”Fritekst bestillinger”.

Du skal nu vælge, hvilken type rekvisition du vil lave, fx ”Varer efter mængde”. Du skal altid kende pris og leverandør før, du kan oprette en fritekstbestilling.


 



Typer af fritekstbestillinger:

  • ”Varer efter mængde”: Benyttes ved køb af stykvarer
  • ”Services efter mængde”: Benyttes ved køb af en ydelse, som afregnes i timer (benyttes ikke ret tit)
  • ”Varer eller Services efter beløb”: Benyttes, hvis beløbet for varerne eller services kendes, fx hvis der er indhentet tilbud på en række varer eller på en håndværkerydelse.

I dette eksempel benytter vi ”Varer efter mængde”.

  • Tryk på ”Varer efter mængde”

En række forskellige felter vises, som du skal udfylde. Alle de felter, som har stjernemarkering *, skal udfyldes.

  • Tryk på ”Varer efter mængde”. Udfyld varebeskrivelse med en sigende tekst vedrørende varen, fx “Philips pære, Tornado spiral 8W 230V Sokkel E27”.

De steder, hvor der er en lup  , har du mulighed for at foretage en søgning.



Udfyld feltet ”Artskontering” via søgning

Du skal vælge en artskontering. Hvis du er i tvivl, kan du finde en vejledning øverst til venstre.

Du kan enten indtaste artskontoen eller søge efter den. Tryk på luppen ved siden af ”Artskontering”.

Når du har trykket på luppen, kommer et søgevindue frem.

Du kan vælge, om du vil søge i kategori (fx 148052) eller beskrivelse (fx Elpærer, lysstofrør). Tast START.


 

Ved at trykke på ”Start” uden at indtaste tekst vises alle kategorier. Du kan bladre frem og tilbage i siderne.

 

Du kan også sortere i kolonnerne ved at trykke på kolonneoverskriften.

Her har vi sorteret efter ”Beskrivelse”.

Vi vælger ”Elpærer, lysstofrør”. Dette gøres ved at trykke på ”KvikVælg”. Artskontoen overføres nu til fritekstbestillingen.

 

En anden mulighed er at udfylde starten af artskontoen og derefter trykke ”Tab” på tastaturet. Derefter vil systemet åbne et vindue, hvor der er foretaget en søgning på de indtastede tal.
 
Herefter udfyldes mængde. Vi ønsker 10 stk.


Vær opmærksom på måleenheden. Den kan ændres til andre enheder end ”Pr. stk.” Herefter udfyldes feltet pris, og i dette tilfælde er det pris pr. stk. Prisen indtastes uden moms.



 

Du kan evt. ændre valuta.

Du skal oplyse, hvilken leverandør, der skal modtage ordren. Du bør altid søge efter leverandøren.
Leverandøren kan søges via luppen. Det kan være nemmere at finde leverandøren ved at søge på dele af leverandørnavnet, evt. med % foran.


Man kan fx søge efter ”tele” i søgefelt, hvilket giver alle de oprettede leverandører, som begynder med tele.


Man kan også søge efter ”%belysning”, hvilket giver resultatet ”Dansk Belysnings Service”.

Vi vælger Dansk Belysnings Service ved at trykke på ”KvikVælg” 

Dansk Belysnings service overføres til fritekstbestillingen.

Hvis du kender leverandørvarenummeret, er det en fordel at indtaste nummeret, da det letter matchningen af fakturaen. Slet teksten ”Indtast varenummer” og indtast varenummeret.


Når du er færdig med at udfylde felterne, trykker du ”Tilføj til vogn”.

Du har mulighed for at tilføje flere varer til indkøbsvognen via ’Fritekst bestillinger’.

Når du er færdig med at tilføje til indkøbsvognen, trykker du ”Vis vogn og check ud”.

Du kan nu se, hvad indkøbsvognen indeholder. Du har stadig mulighed for at rette i rekvisitionen m.m.

Hvis du vil bestille varerne, så vælg ”check-ud”.
 

Du kan læse mere om processen i disse quickguides: 

Ændring af leveringsadresse, leveringsdato og rekvirent” og ”Kontering af rekvisition, vedhæft filer, afsend rekvisition til godkendelse”. 

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål, er du er velkommen til at kontakte vores e-handelsteam på ehandel@adm.aau.dk eller telefonnummer 3000.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd