AAU logo

AAU Håndbogen

RUS2: Opret et forskud

Du kan få udbetalt et forskud før din rejse, fx hvis du har betalt et konferencegebyr.

Publiceret: 30.05.2018 (Sidst ændret: 12.11.2018)

Print som pdf

Indhold

Skal du på tjenesterejse i forbindelse med din ansættelse på AAU, har du mulighed for at få udbetalt et forskud. Du kan få udbetalt forskuddet før rejsen, hvis du eksempelvis har betalt et konferencegebyr eller umiddelbart før du begynder rejsen, så du kan betale udgifter under opholdet.

1: Vælg ”Opret udlægsrapport”.

2: Tryk på det blå plus midt på siden for at oprette en ny afregning.


3: I feltet ”Afregningsnavn” skal du skrive en sigende tekst for den afregning, du er ved at oprette.

4: Vælg ”4 – Forskud” ved Afregningsskabelon.

5: Ved Formål vælger du ”2 – EU-land” fordi du har rejst til Tyskland.



6: Udfyld punktet ”Rejseoplysninger”.

7: Kontering vil automatisk være udfyldt. Da der er tale om et forskud, skal der ikke ændres i konteringen. Du skal derfor blot i klikke på "Gem".

8: Du skal nu have indsat dit forskud. Det gør du ved enten at klikke på det blå plus midt på siden, eller + Ny i øverste venstre hjørne.
      
Vælg manuel udgift

manuel udgift

9: Udfyld ”Generelle detaljer” med Dato for udlægget og en beskrivelse. Omkostningstype, Formål og Betalingsmiddel er udfyldt på forhånd og skal ikke ændres.


 

10: Tilføj bilag ved at klikke på Upload bilag.


Du vil herefter se nedenstående skærmbillede:

Tilføj bilaget ved at vælge den sti, og det Filnavn du har gemt dit bilag under. Du kan nu se bilaget  i højre side af visningen. Påfør en Beskrivelse. Klik til sidst på GEM enten øverst til venstre eller nederst i skærmbilledet.

11: Indtast det beløb (i DKK) du ansøger om i forskud. 

Herefter scroller du ned til kontering – enten ved at trække i den grå bjælke i midten, eller ved at klikke på den grå pil nederst i billedet.

12: Kontering er udfyldt på forhånd, du skal derfor blot ignorere kontering og klikke på Gem.


13: Forskuddet er nu oprettet og skal sendes videre til godkendelse. Klik på den hvide papirflyver øverst i højre hjørne.

14: Du kan nu tjekke om din forskudsanmodning ser rigtig ud og sende den til godkendelse hos din rejsegodkender.

Se i "Opret rejseafregning" punkt 15, hvordan du vælger godkender.

Eller se en video om, hvordan du vælger godkender.

Når forskudsanmodningen er færdigbehandlet, dvs. godkendt af rejsegodkender og efterfølgende finansgodkendt af Rejsekontoret, bliver der dannet en e-transaktion. Denne skal sættes ind på den endelige rejseafregning, når tjenesterejsen har fundet sted. Du vil kunne finde E-transaktionen under Kreditkortarkiv. Se separat vejledning for afregning af forskud.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd

Relaterede dokumenter

RUS2: Afregn tidligere udbetalt forskud

Sådan afregner du tidligere udbetalt forskud i RUS2

Læs mere

RUS2: Video - Opret et forskud

Her kan du se, hvordan du får opretter et forskud i RUS2

Læs mere