AAU logo

AAU Håndbogen

RUS2: Opret en rejseafregning

Har du været på tjenesterejse, kan du få penge tilbage for de udgifter, du har haft. Se her, hvordan du opretter en rejseafregning.

Publiceret: 18.04.2018 (Sidst ændret: 30.10.2018)

Print som pdf

Indhold

Når du har været på tjenesterejse for AAU, skal du oprette en rejseafregning i RUS2 for at få refusion af dine tjenestelige merudgifter. Du kan også lave din afregning løbende, mens du er på rejse, så den er klar til at sende til godkendelse, så snart du er kommet hjem. 

1. Vælg ”Opret udlægsrapport”.

2. Tryk på det blå plus for at oprette en ny afregning.


3. I feltet ”Afregningsnavn” skal du skrive en sigende tekst for formålet med din tjenesterejse.

4. Vælg ”1 – Rejseafregning” i feltet Afregningsskabelon.

5. Ved "Formål" skal du vælge mellem ”1 – Indland”, ”2 – EU-land” eller ”3 – Øvrige udland” alt efter i hvilket land du har været på tjenesterejse.


6. Udfyld punktet ”Rejseoplysninger” med afrejsedato, hjemkomstdato, afrejseland og by samt hvilket land og by du har rejst til.


Husk, at det er dine faktiske rejsedatoer, du skal angive. Har du haft private dage i forbindelse med din tjenesterejse, reguleres der for dette i eventuelle diæter – se separat vejledning for oprettelse af diæter.  

7. Kontering vil være udfyldt på forhånd, som du kan se herunder. Omkostningssted er automatisk sat op til det omkostningssted, du er lønnet fra. Du skal kun ændre det, hvis det ikke er dette omkostningssted, der skal afholde udgifterne til den pågældende tjenesterejse. Vær også opmærksom på at ændre de andre felter under kontering, hvis du fx skal indtaste et projektnummer, formål og/eller analysenummer eller ændre stedkode, hvis den ikke skal være Aalborg.

8. Tryk på Gem, enten i øverste venstre hjørne eller nederst til højre.

Gem
Afregningen er nu oprettet og klar til, at du kan sætte dine udgifter mv. ind.

9. Du sætter dine udgifter ind ved at klikke på "Udgifter" og derefter enten på det blå plus midt på siden, eller + Ny i øverste venstre hjørne.

Har du ubehandlede e-transaktioner i RUS2, vil du herefter få nedenstående skærmbillede. Du får således mulighed for at vælge, om du hat købt med AAU-Kreditkort eller købt gennem Egencia. Er det tilfældet vælger du ”Tilføj korttransaktion”. Har du betalt kontant, skal du vælge ”Opret manuel udgift". Vælg den type der passer med den udgift, du ønsker at oprette. Denne vejledning tager udgangspunkt i et kontantudlæg – så der er valgt ”opret manuel udgift”.

Opret manuel udgift
 

10. Udfyld de generelle detaljer om udgiften med:

  • Dato for udlægget. Husk, at det altid er den dato, der står på bilaget.
  • Omkostningstype Vælg den omkostningstype, der er sigende for din udgift enten ved at klikke på pilen udfor omkostningstype, eller ved at begynde indtastningen, hvis du kender navnet på omkostningstypen.
  • Formål nedarves fra forsiden og skal kun ændres, hvis udgiften ikke er afholdt i det land, som du har valgt på forsiden – typisk hvis du rejser via flere lande, inden du når din slutdestination.
  • Betalingsmiddel er foruddefineret, og skal derfor ikke ændres.

Generelle detaljer
Når ovenstående er udfyldt, scroller du ned til bilag. 

11. Tilføj bilag ved at klikke på Upload bilag.

Her efter ser du nedenstående skærmbillede:

Tilføj bilaget ved at vælge den sti, og det Filnavn du har gemt dit bilag under. Du kan nu se bilaget i højre side af visningen. Indtast en Beskrivelse. Klik til sidst på GEM enten øverst til venstre eller nederst i skærmbilledet.
Bilag
12. Indtast beløb i den valuta som fremgår af dit bilag.

Udgangspunktet i dette eksempel er en rejse til Sverige, derfor er valuta præudfyldt med SEK, men da købet er foretaget i DKK, er det denne valutaart beløbet skal indsættes i. Start derfor med at ændre Valuta fra SEK til DKK, så forsvinder de øvrige muligheder som automatisk beløbsberegning, automatisk kursberegning osv. og angiv herefter Beløb.

Se evt. separat vejledning for angivelse af valuta og ændring af kurs.

 
13. Nu mangler konteringen – denne nedarves fra forsiden og vil kun i enkelte tilfælde skulle ændres. Hvis, der som i dette eksempel, ikke skal ske ændringer i konteringen, klikkes på Gem – enten øverst til venstre eller nederst på siden.

14. Udgiften er nu oprettet, og du har mulighed for at påføre flere udgifter, rejsedage (diæter) samt kørsel ved at trykke på den pågældende overskrift. Se evt. separate vejledninger til oprettelse af rejsedage eller kørsel.

Skal du ikke indtaste mere , skal du trykke på den hvide papirflyver øverst i højre hjørne.

15. Du kan nu tjekke om din afregning ser rigtig ud og sende den til godkendelse hos din rejsegodkender.

Tryk evt. på de små pile for en mere detaljeret oversigt. Ser afregningen tilfredsstillende ud, skal den sendes til godkendelse.

For at sende afregningen til godkendelse, skal du vælge din godkender. Ved du, hvem din godkender er, kan du blot begynde at skrive dennes navn i feltet ”Godkender”, og systemet vil finde mulige godkendere:

Ved at klikke på den lille knappenål ud for godkenders navn, kan du gøre denne til en favorit, så den altid står øverst på din liste over godkendere.

Kender du ikke navnet på din godkender, kan du søge blandt godkendere på dit hovedområde – her kaldet ”Kontor”.

  1. Klik på luppen, så listen over kontorer kommer frem.
  2. Vælg det kontor, din afregning er konteret på.
  3. Også her har du mulighed for at tilføje dit kontor til din favoritliste ved at klikke på den lille knappenål ud for det valgte kontor.
  4. Herefter skal du vælge din godkender ved at klikke på luppen (se billedet nedenfor). Da du har valgt kontor, får du nu liste frem med mulige godkendere i det valgte kontor. Har du ikke først valgt kontor, vil du få en liste med samtlige godkendere.

Du har mulighed for at skrive en kommentar til din godkender i feltet ”Kommentar”. Herefter er afregningen klar til at blive sendt videre til din godkender. Det gør du ved at trykke på "Send afregning" enten øverst til venstre eller nederst i skærmbilledet.

16. Når du har klikket på ”send afregning”, er afregningen sendt til godkendelse, og du vil se din oversigt over kladder. Oversigten vil være tom, hvis du ikke har andre afregninger i gang. 


Klikker du på Hovedmenu, kommer du til startbilledet igen. Den afregning du netop har sendt til godkendelse ligger nu under ”Mine til behandling”.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd

Relaterede dokumenter

RUS2: Video - opret rejseafregning

Se en video om, hvordan du opretter en rejseafregning

Læs mere

RUS2: Valutaændring

Sådan ændrer du valuta i RUS2

Læs mere