AAU logo

AAU Håndbogen

Indkøbspolitik for Aalborg Universitet

Publiceret: 01.06.2018 (Sidst ændret: 20.08.2019)

Print som pdf

Indhold

Formål

Det overordnede formål med AAU’s indkøbspolitik er at skabe rammerne for, at AAU som helhed kan købe varer og tjenesteydelser i den ønskede kvalitet på de økonomiske mest fordelagtige vilkår. AAU’s indkøb skal ske i henhold til gældende love, bekendtgørelser, direktiver mv. Derudover skal alle indkøb blandt andet foretages ud fra forretningsmæssige principper og ledelsesmæssige beslutninger – og under vurdering af service, kvalitet, leveringssikkerhed, pris, miljø- og arbejdsmiljøforhold, social ansvarlighed og etiske forhold.


Gyldighed

Indkøbspolitikken omfatter samtlige indkøb af varer og tjenesteydelser, som foretages på Aalborg Universitet og er således gældende for alle universitetets ansatte. Undtaget fra Indkøbspolitikken er udlæg foretaget i forbindelse med tjenesterejser, der reguleres særskilt i ”Regelsæt om anvendelse af kreditkort i forbindelse med tjenesterejser og småindkøb”.


Regelgrundlag

EU’s udbudsdirektiv af 2004 og Tilbudsloven afsnit II er blevet erstattet af udbudsloven.

De mest markante ændringer i udbudsloven, angår indkøb med en værdi op til kr. 1.645.367. Annonceringspligten for indkøb til en værdi mellem kr. 500.000 og kr. 1.645.367 udgår delvist. Hertil kommer at en række indkøb er blevet omfattet af et nyt Light Regime, som omfatter indkøbsområder, som EU har vurderet bør have en højere tærskelværdi. Udbudsloven tilskriver at:

  • Har indkøbet en værdi op til 1.645.367 kr. enten som enkelt køb eller over en fireårig periode skal der, ifølge udbudsloven, sondres imellem, hvorvidt indkøbet har grænseoverskridende interesse.
  • Ved indkøb omfattet af Light Regimet til en værdi op til 5.583.825 kr. enten som enkelt køb eller over en fireårig periode skal der, ifølge udbudsloven, sondres imellem, hvorvidt indkøbet har grænseoverskridende interesse.

Har indkøbet klar grænseoverskridende interesse skal indkøbet annonceres på www.udbud.dk og foretages med involvering af indkøbsenheden.

  • Ved indkøb over 1.645.367 kr. enten som enkelt køb eller over en fireårig periode skal der, ifølge den nye udbudslov gennemføres EU-Udbud.
  • Ved indkøb omfattet af Light Regimet til en værdi over 5.583.825 kr. enten som enkelt køb eller over en fireårig periode skal der, ifølge den nye udbudslov gennemføres Udbud efter Light Regimet.

Udbuddene skal offentligøres på ted.europa.eu og foretages med involvering af indkøbsenheden.

På AAU har vi valg at implementere loven på følgende måde. Sådan gør du:

  • Har AAU har en indkøbsaftale på et givent område, så skal denne indkøbsaftale anvendes uanset indkøbets værdi. 
  • Har indkøbet en værdi af kr. 25.000 kr. eller derunder, enten som enkelt køb eller over en fireårig periode, så købes med almindelig sund fornuft og god købmandsskab. Der er ingen krav til dokumentation i forbindelse med disse indkøb.
  • Har indkøbet en værdi af mere end kr. 25.000, men mindre end kr. 100.000, enten som enkelt køb eller over en fireårig periode, skal der på baggrund af en markedsdækning indhentes tilbud fra mindst 2 og maksimum 3 leverandører, der er uafhængige af hinanden, således at der dokumenterbart er opnået det mest fordelagtige tilbud i forbindelse med indgåelsen af aftalen. Se infoguide til indkøb over kr. 25.000 men under kr. 100.000
  • Ved indkøb til projekter under Horizon 2020 med en værdi af mindre end 100.000 kr. enten som enkelt køb eller over en fireårig periode, skal der på baggrund af en markedsdækning indhentes tilbud fra mindst 2 og maksimum 3 leverandører, der er uafhængige af hinanden, således at der dokumentérbart er opnået det mest fordelagtige tilbud i forbindelse med indgåelsen af aftalen.
  • Hvis indkøbet har en værdi på mere end 100.000 kr. enten som enkelt køb eller over en fireårig periode, kontakt indkøbsenheden.

Alle indkøbsaftaler indgået af AAU skal underskrives jf. AAU’s regnskabsinstruks.


Særlige regler for ansatte

Ansatte ved AAU, der er identiske med eller pårørende til en tilbudsgiver/leverandør må ikke vedr. denne leverandør indhente tilbud, behandle tilbud eller foretage kontrol med en leverance eller et arbejde.
En virksomhed, der er ejet helt eller delvist af en ansat eller studerende ved AAU, må ikke levere varer og tjenesteydelser til universitetet, medmindre:

  • der enten er tale om et børsnoteret aktieselskab
  • eller der foreligger særlig bemyndigelse fra Universitetsdirektøren.

I henhold til Straffelovens § 144 er det ikke tilladt offentligt ansatte at modtage gaver, tilskud eller lignende fra leverandører. Der henvises til AAU håndbogens retningslinjer ”Gaver og andre fordele”.

Universitetets ansatte må ikke til privat brug benytte aftaler indgået af universitetet.


Miljø

AAU støtter alle tiltag for at forbedre miljøet. Det vil sige, at der tilstræbes at købe varer med miljømærkninger og som indgår i genbrugsordninger.


Roller og Ansvar

Aktørerne i indkøbsprocessen er:

  • Indkøbsenheden 
  • Kategoriansvarlige
  • Rekvirenter 
  • Godkender

Indkøbsenheden

Indkøbsenheden er organiseret i Økonomiafdelingen med reference til økonomidirektøren og er ansvarlig for:

  • At gøre det så let som muligt for AAU’s medarbejdere at foretage indkøb, der lever op til kravene i AAU’s indkøbspolitik
  • Gennemførelse af EU-udbudsforretninger og -annonceringer
  • Inddragelse af kategoriansvarlige ved valg af aftaler, herunder kommunernes og statens indkøbsaftaler
  • Indgåelse af indkøbskontrakter til en værdi under beløbsgrænserne for EU-udbud eller -annonceringer
  • Rådgivning om indkøbsopgaver generelt, herunder indkøb fritaget af udbudsdirektiverne
  • Vedligeholdelse af stamdata på leverandører/kreditorer i samarbejde med Regnskab/ØA
  • Rapportering inden for indkøbsområdet til ledelse og til relevante afdelinger
  • Årlig og løbende vedligeholdelse af planlægning af udbud samt deltagelse i og gennemførelse af udbud og andre lignende forespørgsler til leverandører
  • At sikre en effektiv og brugervenlig indkøbsproces, som overholder til enhver tid gældende regelsæt, herunder også løbende udvikling af denne. Heri indgår også funktionelle krav til IT-understøtning og rapportering
  • Implementering af nye indkøbsaftaler
  • Stille brugervenlig information om universitetets indkøbsaftaler til rådighed for rekvirenterne
  • Vedligeholdelse af Indkøbsenhedens hjemmeside.
  • Vedligeholde oversigt over indkøbsaftaler opdelt på produkttyper som Indkøbsenheden har kendskab til.
  • Evaluering af de indgåede indkøbsaftaler.

Indkøbsenhedens øvrige opgaver omfatter:

  • Varetage rollen som kategoriansvarlig for udvalgte kategorier

Kategoriansvarlige

En kategoriansvarlig er en AAU-ansat, som besidder specifikke kompetencer/viden om en varekategori. Ofte vil den kategoriansvarlige have baggrund i det faglige miljø, men kan dog i nogle tilfælde også sidde mere centralt.

Kategoriansvarlige udpeges af institutledere og administrative chefer på anmodning fra Indkøbsenheden. Kategoriansvarlig er ansvarlig for:

  • At sikre at aftaler er i overensstemmelse med AAU’s retningslinjer for indkøbsaftaler
  • At holde sig fagligt orienteret om aktører og trends i markedet for den pågældende kategori herunder vidensdeling med indkøbsenheden
  • At inddrage brugernne

 Kategoriansvarliges øvrige opgaver omfatter:

  • Medvirken i vurderingen af indkomne tilbud på gennemførte udbudsforretninger
  • Medvirken til implementeringen af indgåede indkøbsaftaler
  • Medvirken til at definere hvilket sortiment, hvilken mængde, hvilken kvalitet, behov for leveringstider mv. som nye indkøbsaftaler skal indeholde
  • Medvirken til efterlevelse af indkøbspolitikken
  • Medvirken til løbende udvikling af indkøbsprocessen
  • Medvirken til at sikre, at leverandørerne lever op til deres forpligtelser

Rekvirenter

En rekvirent udpeges af lederen af en økonomisk ansvarlig enhed og tildeles skriftligt af denne disponeringsret indenfor veldefinerede rammer (beløb og evt. varekategori, projekt og andre relevante rammer).

Rekvirent er ansvarlig for:

  •  Placering af indkøbsordrer inden for rammerne af gyldige aftaler og AAU’s handelsbetingelser
  • Orientere indkøbsenheden ved leverandørens manglende overholdelse af de kontraktuelle forpligtelser
  •  Modtagekontrol
  • Håndtering af reklamationer, herunder returnering af varer

Godkender

Godkender, er ansvarlig for:

• Godkendelse af fakturaer


Indkøbsproces

Nedenstående illustration redegør for indkøbsprocessen på AAU i overordnede træk:

 

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd