Tabshensættelser på projekter

Indhold

Tre gange om året i forbindelse med periodeopfølgningerne og årsafslutningen skal institutterne/enhederne gennemgå alle eksterne projekter med henblik på at få hensat til tab.

ØA Projektøkonomi klargør og udsender projektlisterne til kommentering og samler efterfølgende op og sikrer korrekt bogføring af hensættelserne. Instituttets/enhedens opgave er at kommentere på listerne med henblik på at få foretaget retvisende tabshensættelse på de eksterne projekter.

Denne procedure beskriver enhedens opgaver ifm. tabshensættelserne. Proceduren er primært rettet mod projektadministratorer og projektansvarlige. 

Proceduren erstatter tidligere forretningsgang for hensættelse til tab på projekter, publiceret 12.12.2017.

Generelt om tabshensættelser på projekter

Det er instituttets/enhedens ansvar at vurdere, om der skal hensættes til tab på et projekt.

Der skal hensættes til tab, hvis der på balancedagen er en retslig eller faktisk forpligtelse som resultat af en tidligere begivenhed og det er sandsynligt, dvs. over 50% sikkert, at projektet vil resultere i et tab, der påvirker driften (UK10) og som kan opgøres pålideligt.

ØA kræver hensættelse ved tab på mere end kr. 50.000. Hvis instituttet/enheden ønsker hensættelse af lavere beløb gør vi det.

Der hensættes ikke til fremtidigt tab. Det er først når tabet påvirker driften (UK10), at der kan hensættes.

Der hensættes til tab inklusiv overhead.

Ved gennemgangen af, om der skal hensættes til tab på projekterne, skelnes der ikke mellem reelt tab, hvor bevillingsgiveren eventuelt er gået konkurs, eller om der er tale om for meget medfinansiering ført på projektet. Uanset årsagen, så belastes driften, hvorfor der skal hensættes til tab.

Det er den projektansvarliges ansvar at sikre, at institutleder er informeret om hensættelser til tab, herunder om primær årsag til tabet. Det forudsættes, at de løbende hensættelser er godkendt af institutleder.

På indtægtsdækket virksomhed (UK90) skal du være opmærksom på, at der kan være ubetalte fakturaer. Disse vil i så fald indgå i bogholderiets normale rykker procedure, og der skal derfor ikke foretages tabshensættelse.

Projektlister til kommentering

ØA Projektøkonomi udsender projektlisterne tre gange om året: Til hver periodeopfølgning (april og august) samt til årsregnskabsafslutningen. Listerne trækkes pr. marts, juli og november.

De udtrukne lister sendes til enhedernes projektansvarlige med kopi til ØAs partnerkollegium. Når den projektansvarlige returnerer listerne med svar, skal instituttets økonomipartner hos ØA sættes i kopi på mailen.

Ved hver periodeopfølgning skal instituttet/enheden følge tæt op på egen projektportefølje.  De udsendte lister skal derfor gennemgås nøje.

Listerne indeholder følgende oplysninger:

• Enhed
• Projekt UK
• Projektnr.
• Projektnavn
• Omk.sted
• Bevillingstype
• Bevillingsgiver
• Bevillingshaver
• Projektadministrator
• Kontrakt startdato
• Kontrakt slutdato
• Forventet lukkedato
• Bevilling
• Indbetalinger PJTD
• Omkostninger PJTD

---

• Saldo A (bevilling – omkostninger)
• Saldo B (indbetalinger – omkostninger)
• Hensættelse PJTD
• Ny reguleret hensættelse (den fulde hensættelse)
• Omk – bevilling >= 50.000
• Omk – Indb >= 50.000
• Forudbetalinger > 100.000
• Enhedens kommentarer
• ØA’s bemærkninger
• Stamdata opmærksomhed

Tilbagemeldingerne fra enheden skal udelukkende tastes i:

Kolonne S: Ny reguleret hensættelse (indtast den fulde hensættelse i kroner)

Kolonne W: Enhedens kommentarer. Her skal kommentaren klart og tydeligt give en forklaring på, hvorfor der ønskes en hensættelse eller på hvad grundlag man vurderer, at der ikke skal hensættes. 

Der er pr. 2018 tilføjet tre nye kolonner til arket, som beskriver særlige fokusområder, som enheden skal forholde sig til:  

Kolonne X: ØA’s bemærkninger:	Handling:
Der tidligere er hensat til tab (beløbet fremgår af kolonnen Hensættelse PJTD).	Her skal beløb tastes i kolonne S og forklaring tilføjes i kolonne W. Hvis beløbet er uændret, skal der ikke gives kommentar.  Tag stilling til om der fortsat skal hensættes til tab.  Tag stilling til om der skal ændres på hensættelsen. Er der tidligere hensat for lidt eller for meget i forhold til eventuelt ændrede forhold på projektet?
Underskud både ift. bevilling og indbetalinger på over 50.000. Der bør hensættes til tab.	Hvis der skal hensættes til tab på projektet, tastes beløb i kolonne S. Uanset om der skal hensættes eller ej, skal der tilføjes forklaring i kolonne W. Det er vigtigt at få gjort klart, om der skal hensættes til tab her.  Er der evt. en tillægsbevilling, der ikke er registreret i projektets stamdata?  Er der flere, projekter der hører sammen, og er økonomien på disse samlet set ok?
Underskud ift. indbetalinger på over 50.000. Forventes bevillingen at kunne hentes hjem? Hvis nej bør der hensættes til tab.	Hvis der skal hensættes til tab på projektet, tastes beløb i kolonne S. Uanset om der skal hensættes eller ej, skal der tilføjes forklaring i kolonne W.  Det er vigtigt at få gjort klart, om der skal hensættes til tab her. Er bevillingen højere end omkostningerne – og forventer vi bevillingen kommer? Hvornår skal vi afrapportere til bevillingsgiver igen? Hvornår forventer vi der kommer en indbetaling mere fra bevillingsgiver? Er der flere projekter der hører sammen, og er økonomien på disse samlet set ok?
Underskud ift. bevillingen på over 50.000. Der bør hensættes til tab.	Hvis der skal hensættes til tab, tastes beløb i kolonne S. Uanset om der skal hensættes eller ej, skal der tilføjes forklaring i kolonne W. Det er vigtigt at få gjort klart, om der skal hensættes til tab her. Er der evt. en tillægsbevilling, der ikke er registreret i projektets stamdata? Er der flere projekter der hører sammen, og er økonomien på disse samlet set ok?
Underskud ift. indbetalingerne på over 50.000. Husk at sende faktura.	Underskud i forhold til indbetalingerne på over 50.000. Hvis ikke der faktureres løbende på IV-projekterne, vil det give et underskud på aktiviteten, da der ikke indtægtsføres i takt med forbruget, som det er tilfældet på UK95/97-projekter. Dette er blot en reminder på at huske at fakturere. Her skal ikke kommenteres.

Kolonne Y: Stamdata opmærksomhed:	Handling:
Forventet lukkedato i tidligere regnskabsår. Send anmodning om lukning til projektlukning@adm.aau.dk	Her skal ikke kommenteres. Hvis stamdata skal ændres i ØSS følges procedure herfor.
Indbetalingerne er væsentligt større end bevillingen. Skal bevillingen forhøjes i ØSS stamdata? Hvis ja, send anmodning til kontrakt@adm.aau.dk	Her skal kun kommenteres, hvis der ønskes hensættelse. I så fald skal beløbet tastes i kolonne S og forklaring tilføjes i kolonne W. Hvis stamdata skal ændres i ØSS følges procedure herfor. Har vi fået en stor forudbetaling? Er projektet forsinket? Er der risiko for evt. at skulle tilbagebetale pengene til bevillingsgiver? Er der tale om et projekt, hvor vi er koordinator, og skal vi derfor viderefordele penge til partnere? Hvis dette er tilfældet er det vigtigt at tage stilling til, om vi får dækket vores egne omkostninger.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Øvrige særlige opmærksomhedspunkter

Hvis et projekt er sendt til lukning i samme måned som hensættelserne bogføres (dvs. april, august eller december/periode 13), og projektadministrator har modtaget lukkemail fra ØA Projektøkonomi, skal der ikke hensættes på projektet. Hvis projektadministrator er i tvivl om, hvorvidt lukningen når at komme med, kan ØA Projektøkonomi kontaktes. 

Der kan være projekter, som ikke slår negativt ud på de tilsendte lister, men hvor der alligevel skal hensættes til tab, eksempelvis hvis den budgetterede eksterne medfinansiering ikke forventes realiseret, og vi derfor heller ikke kan få den fulde bevilling. 

Har der været udskiftning blandt projektadministratorerne, og har der ikke været en tilstrækkelig over-dragelsesforretning, er det relevant for projektansvarlige at vurdere tabsrisikoen.

Bogføring af hensættelsen og nedlukning af projekter med tidligere tabshensættelse

ØA Projektøkonomi modtager og gennemgår kommenterede projektlister i henhold til udmeldt deadline og foretager tabshensættelserne ud fra disse kommentarer. Deadline oplyses i den mail, der sendes ud med projektlisterne.

Hensættelserne bogføres på projektets omkostningssted, på projektnummer 999999.

Når projekter, hvor der allerede er hensat til tab, lukkes, kan tabshensættelsen tilbageføres i den pågældende måned frem for at vente til næste periode. For at få tilbageført tabshensættelsen i den måned, hvor man lukker projektet, skal projektadministrator henvende sig til Projektøkonomi. Hvis det ikke sker inden perioden lukker, vil tabshensættelsen blive stående til næste gang der udsendes projektlister.

Særligt ved årsafslutning

Erklæringer

I forbindelse med årets sidste gennemgang af projektlisterne udsendes en erklæring, som institutleder skal underskrive. I erklæringen bekræfter institutleder, at man har gennemgået projektlisten, og at man hensætter kr. x til imødegåelse af allerede konstaterede tab på projektporteføljen.

Hensættelser primo efterfølgende år

Hensættelserne der foretages i periode 13 registreres som hensættelser primo efterfølgende år. Du kan få overblik herover i Qlikview Projektportefølje, hvor du også løbende kan følge hensættelserne.

Stamdata

Ud over det primære formål at få hensat til tab på projekterne, er det afledte formål at få lukket afsluttede projekter og evt. opdateret stamdata i ØSS. Projektadministrator kan med fordel følge op på, om informationen på følgende stamdata i projektlisten er retvisende:

• Bevillingshaver 
• Projektadministrator
• Kontrakt start- og slutdato
• Bevillingens størrelse
• Omkostningssted

Hvis der er ændringer til projektets stamdata, som er udløst af en ændring af aftalen, eksempelvis aftalebeløb eller nye tillægsaftaler, meldes disse til Projektøkonomi via Kontraktenheden. Drejer det sig om ændringer i stamdata vedrørende eksempelvis ny projektadministrator, ændring af omkostningssted eller lignende, kontaktes Projektøkonomi direkte.

Det er vigtigt, at der faktureres rettidigt. Det kan være svært at holde styr på deadlines for hele projektporteføljen. En mulighed er, at projektadministrator taster deadlines i ØSS Stamdata i fanebladet Opfølgningsdatoer. Når deadlines er tastet, kan der trækkes et overblik via Qlikviewrapporten Projektportefølje 201x.

Oprindelse, baggrund og historik

Rev. 4: Afsnit Projektlister til kommentering opdateret.
Rev. 3: Afsnit Øvrige særlige opmærksomhedspunkter udvidet. Afsnit Særligt ved årsafslutning udvidet.
Rev. 2: Ændret procedure ved udsendelse af projektlister. 
Rev. 1: Første udgave

Proceduren erstatter tidligere forretningsgang for hensættelse til tab på projekter, publiceret 12.12.2017.

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til denne procedure, er du velkommen til at kontakte Projektøkonomi.

Bilag

Du kan finde dokumentet i denne Workzone-sag.

AAU retningslinjer for ændring til stamdata på projekter
Regnskabsinstruks for Aalborg Universitet
Finansministeriets budgetvejledning 2016
Moderniseringsstyrelsen: Den regnskabsmæssige håndtering af hensatte forpligtelser, december 2016