AAU Håndbogen

Flytninger

Procedure for bestilling og gennemførelse af flytninger

Publiceret: 04.07.2018 (Sidst ændret: 11.05.2022)

Print som pdf

Indhold

Flytninger defineres som større eller mindre flytninger.

Alle flytninger registreres i AAU’s Lokaleplan og i tegningsdatabasen. Disse opdateres i henhold til Procedure for Tilgang af arealer.

Større flytninger er flytninger, hvor flytteomkostningerne overstiger kr. 10.000 eksklusiv udgifter til reetablering af fraflyttede lokaler.

Mindre flytninger er flytninger, hvor flytteomkostningerne er under kr. 10.000 eksklusiv udgifter til reetablering af fraflyttede lokaler.

Større flytninger

En niveau 3-leder (eller en af denne bemyndiget person) rekvirerer flytning hos Campus Service. Campus Service udpeger Projektleder. Se drejebog for flytning samt flytteplan nedenfor.

Niveau 3-lederen (eller den bemyndigede) udpeger en kontaktperson, som sammen med Campus Service (projektlederen) udarbejder forslag til projektplan i samarbejde med andre relevante funktioner i Campus Service (Facility Supportere, transportafdeling, bygningsgruppen, planlægger, inventar, evt. gartner) og evt. eksterne leverandører (flyttefirma, eksterne håndværkere, møbelleverandører o.l.).

Projektplanen skal som minimum omfatte:

  • Vurdering af omfang
  • Økonomigrundlag for dispositionen, jf. nedenfor
  • Udarbejdelse af tidplan for flytningen
  • Koordinering af selve flytningen

Campus Service sørger i den enkelte sag for, at der udarbejdes et fuldstændigt økonomigrundlag for stillingtagen til dispositionen.

Økonomigrundlaget skal referere til budgettet og omfatte alle omkostninger, herunder flytteomkostninger, engangsinvesteringer (herunder til retablering og istandsættelse af lejemål), husleje, aktiverede omkostninger, (straks)afskrivninger, eventuelle konsekvenser for (større) materielle aktiver samt eventuelle særlige omkostninger (fx øget transporttid i arbejdstiden efter en flytning).

Afskrivningsperioder skal fastsættes, så de svarer til leje/anvendelses-perioden.

Tomgangsleje betales i overensstemmelse med fastsatte principper herfor, herunder fastsatte principper for selvvalgte fraflytninger.

Økonomigrundlaget skal omfatte såvel fællesskabsomkostninger som decentrale omkostninger.

Projektplanen inkl. projektøkonomi godkendes af niveau 3-lederen og hovedområdelederen. Såfremt det er en ikke selvvalgt flytning skal Campusdirektør også godkende projektplanen inkl. projektøkonomi.

Hvis flytteomkostningerne overstiger 100.000 kr., skal Campusdirektør (ved ikke selvvalgte flytninger) eller hovedområdelederen (ved selvvalgte flytninger) indhente godkendelser i overensstemmelse med følgende godkendelsesprocedurer:

Rektor (direktionen) skal godkende flytningen. Rektor kan godkende flytteomkostninger på op til 0,5 mio. kr.
Bestyrelsesformanden skal godkende flytningen, hvis flytteomkostningerne overstiger 0,5 mio. kr. Bestyrelsesformanden inddrager bestyrelsen, hvis dette findes nødvendigt.

Såfremt flyttebudgettet overskrides med mere end 10%, skal budgettet og begrundelser for overskridelsen fremlægges på ny for oprindelig beslutningstager.

Alle relevante dokumenter arkiveres i WorkZone.

Projektleder indgår aftale med transportafdelingen/eksterne flytteleverandør om flytningen, herunder hvordan flytningen skal foregå, hvad der skal flyttes hvornår og i hvilken rækkefølge, hvorledes flyttekasser, inventar m.m. skal mærkes. Instituttets flyttekoordinator/kontaktperson koordinerer/informerer internt til instituttet og til andre relevante funktioner i fakultetet.

Transportafdelingen/eksternt flyttefirma leverer flyttekasser og labels m.v., på den adresse, der skal fraflyttes og afhenter efter flytningen alle flyttekasser igen.

Er det en selvvalgt flytning faktureres hovedområdet/instituttet/afdelingen for alle udgifter i forbindelse med flytningen, herunder også genopretning af fraflyttet bygning evt. nyt inventar og gardiner. 

Fakturaen sendes til hovedområdet/ instituttet/afdelingen umiddelbart efter opgaven, inkl. genopretningen af evt. fraflyttede lokaler er genindført.

Er det ikke en selvvalgt flytning afholder Campus Service alle omkostninger.

Mindre flytninger

Rekvirenten bestiller flytning hos Facility Support kontoret eller transportafdelingen.

Flytninger af 1-2 kontorer/grupperum i samme bygning rekvireres flytningen hos Facility supporterene
Flytninger af mere end en 2 kontorer/grupperum eller flytning til anden bygning rekvireres flytningen hos transportafdelingen

Rekvisitionen skal som minimum indeholde:

  • Hvem skal flyttes
  • Hvad skal flyttes
  • Hvorfra og hvorhen
  • Hvornår skal der flyttes

Ved selvvalgt flytning udarbejder Facility supporterene eller transportafdelingen et internt prisoverslag for selve flytningen som sendes til rekvirenten pr. mail.

Det interne prisoverslag accepteres af rekvirenten inden arbejdet igangsættes enten ved at underskrive prisoverslaget eller acceptere pr. mail. I forbindelse med accepten, skal rekvirenten oplyse hvem der skal modtage intern faktura. Prisoverslaget og accepten heraf tilføjes som bilag til rekvisitionen.

Såfremt prisoverslaget overskrides med mere end 10%, skal nyt prisoverslag og begrundelser herfor fremlægges på ny for oprindelig beslutningstager. Disse arkiveres sammen med rekvisitionen.

Instituttet stiler en flyttekoordinator til rådighed, som er til stede under selve flytningen, med mindre andet aftales med betjente/transportafdelingen.

Facility Supportere/transportafdelingen aftaler med rekvirenten, hvornår flytningen skal gennemføres, herunder hvordan flytningen skal foregå, hvad der skal flyttes hvornår og i hvilken rækkefølge, hvorledes flyttekasser inventar m.m. skal mærkes m.m.

Facility Supportere/transportafdelingen leverer flyttekasser og labels m.v., på den adresse, der skal fraflyttes, og afhenter efter flytningen alle flyttekasser igen.

Såfremt lokalerne skal istandsættes før eller efter indflytningen, kan Facility Supporterne være behjælpelige med at rekvirere håndværker og rengøring.

Aktion ved afvigelser

Ved ændringer/afvigelser af tidspunkt for flytning, omfang eller andet skal aftalen tillrettes i samarbejde med Facility Supportere, transportafdeling eller ekstern flytteleverandør.

Ved større flytninger er det projektlederen, der har ansvaret for ændringen af aftalen og indhente evt. nyt tilbud fra enten transportafdelingen eller fra eksterne leverandør samt efterfølgende at få ændret projektplan, herunder evt. ændring i økonomi, godkendt efter reglerne herom.

Ved mindre flytninger er det rekvirent, der aftaler ændringen og evt. konsekvenser med Facility Supportere eller transportafdelingen ved at udfylde en ny rekvisition og efterfølgende godkende evt. ændret prisoverslag.

Oprindelse, baggrund og historik

Dokument dato: 19.12.2013

Godkendt dato: 19.12.2013 af Peter Plenge

Kontakt og ansvar

Campus Service, Mary Christensen, mch@adm.aau.dk

 

 

Begrebsdefinitioner

Fællesskabsrelaterede flytninger defineres af AAU’s Lokaleplan og eventuelle ad hoc rokadeplaner, som godkendes i overensstemmelse med procedurerne for tilgang og afgang af arealer.

Større flytninger:

Større flytninger defineres som flytninger, hvor flytteomkostningerne overstiger kr. 10.000 eksklusiv udgifter til reetablering af fraflyttede lokaler.

  • Bestyrelse/direktion/dekan/institutleder beslutter flytning
  • Institutleder rekvirerer flytning
  • Campus Service udpeger projektleder fra anlægsgruppen
  • Dekan/institutleder godkender projektplan
  • Instituttet stiller flyttekoordinator/kontaktperson til rådighed.

Mindre flytninger:

Mindre flytninger defineres som flytninger, hvor flytteomkostningerne er under kr. 10.000 eksklusiv udgifter til reetablering af fraflyttede lokaler.

  • Institutleder /eller anden rekvirent beslutter flytningen
  • Flytning rekvireres hos Facility supportere eller i transportafdeling
  • Rekvirent godkender prisoverslag
  • Rekvirent er til stede under flytning

Ved ikke selvvalgte flytninger afholder Campus Service alle flytteomkostninger, ved selvvalgte flytninger afholder fakultet/ instituttet alle flytteomkostninger.

Gruppeleder af Bygningsservice i Campus Service har ansvaret for at proceduren følges og løbende vedligeholdes.

Campus Service opdaterer rokadeplan og tegningsdatabase.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Journalisering
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Krænkende adfærd
  • Løn
  • Personalepolitik
  • Rekruttering
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • eforms
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd