AAU logo

AAU Håndbogen

LØNBUDGETPROCEDURE - RES

Når lønbudgetteringen skal igangsættes, skal nedenstående følges for at sikre budgettet bliver retvisende og relevante aktører inddrages med kendskab til budgetlægningen og dens udformning.

Publiceret: 05.07.2018 (Sidst ændret: 10.01.2019)

Print som pdf

Indhold

Forberedelse af lønbudgettering i RES 

Når lønbudgetteringen skal igangsættes, skal nedenstående følges for at sikre budgettet bliver retvisende og relevante aktører inddrages med kendskab til budgetlægningen og dens udformning. Organiseringen på det enkelte institut kan være forskellige og derfor kan rollerne hos de enkelte enheder være fordelt over flere personer og/eller blive varetaget af enkeltpersoner. Nedenfor er angivet de vigtigste opgaver der ligger i forlængelse af lønbudgetteringen, og rollerne skal ses som værende der hvor opgaven ligger nærmest. I praksis kan rollerne være svære at adskille skarpt, hvorfor de forventes løst i samarbejde imellem hinanden.: 


Ansættelser og løn (Rolle - HR medarbejder og/eller økonomimedarbejder) 

  • Er listen i RES komplet (for få/for mange etc.)?
  • Er ansættelsesperioderne korrekte (fratrædelser, forlængelser etc.)?
  • Er ansættelsesforholdene korrekte (orlov, nedsat tid etc.)?
  • Er planlagte stillinger opdaterede (slettet, opdaterede etc.)?
  • D-VIP/Timelønnede – budgetteres fra B2018 i RES. Er stillingskortene opdateret og skal der eventuelt tilføjes flere.
  • Er grundlønnen korrekt?
  • Er der kendte kommende anciennitetsstigninger, tillæg, vederlag etc.?
  • Feriepenge i forbindelse med fratrædelser?
  • Feriepenge i forbindelse med tiltrædelser?
  • Lønstigninger i forbindelse med 2. kvartalsforhandlinger?

Frikøbene (Rolle – Projektmedarbejder)

  • Afspejler frikøbene i RES forventningen til frikøbene for året (er frikøbene gennemgået med områdeledere/sektionsledere)?
  • Er der taget stilling til bufferfrikøb (er disse reduceret i takt med oprettelse af projektnumre)?

Budgettering af planlagte stillinger (RES) 

Alle stillinger, der på budgetteringstidspunktet ikke udgør en kontraktlig forpligtelse, SKAL markeres med flueben i disponeret. Forlængelser på projekter af allerede eksisterende medarbejdere, kan ske i samme stillingskategori blot ved markering af disponeret. Ved skift af stillingskategori skal der anvendes et NN kort i én af nedenstående kategorier. 
Til budgetprocessen 2019 introduceres der en ny håndtering af registreringen af planlagte stillinger, såle-des at der ved oprettelsen af stillingskort påføres typen af planlagte stillinger. Dette har til formål at skabe en mere stringent datakvalitet ift. bl.a. QlikView rapporterne, således at man kan trække sine dispone-rede stillinger entydigt i rapporterne. Der bibeholdes tekstlogikken, jf. nedenstående, således at man kan udsøge de disponerede stillingstyper i rapporterne (filter i f.eks. exceludtræk) som bruger. Processen har til formål skabe bedre overblik i budgetprocessen. 

I nedenstående skærmbillede dump fra RES kan I se, hvordan registreringsbilledet ser ud – her er det vigtigt, at man markerer ”ja” i disponeringsfeltet, når det er en planlagt stillingskort, herefter at man vælger, hvilken type der er tale om. Det er vigtigt, at der også følges den rette tekstlogik, jf. nedenstående afsnit, således at når der trækkes rapporter stadigt kan filtrere på navne og udefra disponeringstype. 

For at sikre en ens og hensigtsmæssig registrering af planlagte stillinger skal nedenstående tekstdifferentiering ske på alle planlagte stillinger i budgetprocessen, jf. foregående afsnit. Denne registrering er afgørende i forhold til den efterfølgende rapportering, hvor den vil sikre en entydig og bedre opfølgning på realiseringen af de planlagte stillinger, sammenholdt med ovenstående registrering på typen i det øje-blik hvor oprettelsen sker af stillingskortet. 

B19_NN1_[institut]_[fri tekst] – stillinger, der skal i opslag med ansættelsesprocedure og uden forvent-ning om interne ansøgere. 
B19_NN2_[institut]_[fri tekst] – stillinger, der skal i opslag med ansættelsesprocedure men med for-ventning om interne ansøgere.  
B19_NN3_[Institut]_[fri tekst] – stillinger, hvor en medarbejder konstitueres uden opslag. 
B19_NN4_[institut]_[fri tekst] – PROJEKT-ansættelser, hvor finansiering sker helt eller delvist af eksterne projekter. 
Ovenstående tekstskabelon skal således anvendes ved oprettelsen af alle planlagte disponerede stillinger i budgetprocessen. 

Realisering af disponeret stillinger (RES) 

I budgetprocessen er det vigtigt at angive og korrekt registrere planlagte stillinger for det/de kommende budgetår. I takt med at realiseringen af planlagte stillinger sker, er det vigtigt at flytte/omdøbe de planlagte stillingskort med de faktiske medarbejdere der bliver ansat. Det er vigtigt at understrege, at brugeren, der har opgaven, husker at redigere den planlagte disponeret stillingskort til ”nej”. Ellers vil man i den efterfølgende rapportering ikke kunne lave sondringen og dermed vil opfølgningen give et forkert rapporteringsgrundlag.
 
I nedenstående vises i hovedtræk de funktionaliteter der understøtter ændringen fra disponeret til realiseret. Nedenstående scenarier viser flowet der kan anvendes til denne proces, dog kan fremhæves at visse steder slettes de disponerede stillingskort og erstattes af nye faktiske. Dette kan ikke anbefales, idet historikken på sine budgettastninger går tabt og kan ikke følges transaktionshistorisk. 

Ved stillinger, hvor det er nye medarbejdere, der ikke er kendte i forvejen, sker registreringen i RES i følgende steps. Først opretter man medarbejderen i RES – med korrekt CPR-nummer, korrekt navn, medarbejder navn (hvis kendt på indtastningstidspunktet) samt ansættelsesår. Herefter bliver man guidet videre stillingskort stamdata fanen, hvor institut/enhedstilknytning m.v udfyldes. 

Herefter søger man det disponerede stillingskort frem, og påbegynder flytningen af stillingskortet over på medarbejderen man har oprettet.

HUSK – det er vigtigt, at man først redigerer stillingskortet og ændrer stillingskortet fra disponeret til ikke disponeret.

Samme proces følges ved kendte medarbejdere der allerede har et medarbejderkort, her følger man ”flyt” stillingskortprocessen.

Ved ovenstående flow bibeholder man stillingskortets historik, og instituttet og enheden har mulighed for at kunne se historikken og bevægelsen ved de forskellige  opfølgninger der sker i løbet af budgetåret.

Budgettering af feriepenge – ved fratrædelse og ansættelse (RES)

Ved fratrædelse

Er det bekendt, at en medarbejder fratræder, og skal have feriepenge med ved fratrædelsen, skal dette registreres på vedkommendes løndata-kort. Dette gøres ved at klikke på den månedsløn, hvor feriepengene forventes udbetalt, jf. nedenstående skærmbillede.

Det angivne beløb på løndatafanen, skal være den samlede forventede udgift til feriepenge.

Eksempel: Hvis en medarbejder er ansat som adjunkt i perioden 01.12.2012 - 30.11.2015,  vil ansættelsesperioden være angivet på det oprindelige stillingskort. I november 2015 angives feriepengebeløbet.

Feriepenge beregnes som 15% af den ferieberettigede løn: løn + ferieberettigede tillæg + eget pensionsbidrag (= 1/3 af pensionsbidraget på transaktionslisten). Ferie optjenes i løbet af kalenderåret og afvikles i ferieåret, som starter i det følgende år den 1. maj og løber frem til den 30. april året efter. Allerede afholdt ferie kan oplyses af ferieregistranten i den pågældende enhed eller i særlige tilfælde af lønkontoret.

Beløbet skal afspejle restferie fra indeværende ferieår + optjent til næste ferieår.

Ved ansættelse

Ved nyansættelser skal lønnen nedjusteres, når vedkommende holder ferie, idet nyansatte får udbetalt feriepenge via feriekort/feriebevis fra et eventuelt tidligere job. Vedkommende trækkes derfor i løn i de dage/uger vedkommende holder ferie. Vær opmærksom på, at det er pågældende medarbejders timeløn gange antal afholdte timer, der modregnes i lønnen.

Månedslønnen nedjusteres ved at klikke på den månedsløn, hvor ferien afholdes, jf. nedenstående skærmbillede. Vær opmærksom på at rette månedslønnen tilbage til månedslønnen de efterfølgende måneder, da de ”arver” den nedjusterede månedsløn.

Budgettering af puljer (RES)

Lønbudgettering af puljer I RES sker på hhv. VIP-  og TAP puljer. Der kan på de enkelte fakulteter foreligge regler for i hvilke måneder puljebeløbene skal placeres.

Eksempler på puljer:

På TAP-området er der 2. kvartalsforhandlinger, som ofte udmøntes i juni måned, men kan være med tilbagevirkende kraft til 1.1.

På VIP-området er der 4. kvartalsforhandlingerne, som enten udmøntes i december eller januar, men kan være med tilbagevirkende kraft til forhandlingsårets 1.1.

Puljerne skal nedskrives i takt med, at de realiseres.

Det vides ikke, hvilke medarbejdere der vil få del i årets lokallønsmidler, hvorfor denne udgift blot budgetteres som en samlet pulje for enheden. Dette gøres ved at oprette et stillingskort pr. stillingstype. Puljen placeres i de måneder, hvor lokallønsmidlerne udbetales.

Ved budgettering af puljer er det vigtigt, at nedenstående tekststreng anvendes ved oprettelsen.

B19_NN5_[institut]_[fri tekst] som ikke er knyttet til en specifik medarbejder. Det er en samlet sum til honorering af eksempelvis lønforhandlinger mv.

I løbet af budgetperioden vil institutterne således skulle nedskrive puljen og samtidigt opskrive de berørte personers stillingskort, der har fået del i puljen.

Budgettering af timelønnede (DVIP)

Fra og med B2018 budgetteres nedenstående fem DVIP stillingstyper i RES, imens de resterende fortsat budgetteres i Prophix (Løn – Templates – Indtastning – Timelønnede_Ny).

Fra B2018 indtastes der stillingskort i RES (enten revision af allerede eksisterende eller tilføjelse af endnu ikke oprettede stillingskort i RES). Ønskes et samlet overblik over DVIP puljen kan rapporten ”institut – budget – budget” trækkes. Rapporten giver et overblik over de samlede indtastninger og de enkelte stillingskort kan ses undervejs i processen.

(111141) Undervisningsassistent
(111143) Ekstern lektor
(111144) Studenterunderviser
(111145) Klinisk lærer
(111148) Gæsteforelæser

Hvis ikke alle DVIP er kendte på budgetteringstidspunktet, kan der oprettes en DVIP pulje. Der skal i så fald oprettes et stillingskort pr. semester og studienævn. Stillingskortene navngives og skal angives som disponeret:

B19_NN6_Institut_Studienævn_semester_[fri tekst]

Det er vigtigt at stillingskortet oprettes som disponeret, idet timerne der budgetteres og tilhørende lønkroner i budgetperioden dermed følger samme logik som ved øvrig budgettering planlagte stillinger. I takt med DVIP puljerne realiseres er det vigtigt at korrigere sit flydende budget ved at nedskrive timetallene på sine disponerede stillingskort, og realisere timerne på de faktiske DVIP´er der ansættes de pågældende semestre.

For de fire første stillingskategorier er angivet en timesats i RES, så på timesedlen angives et samlet timetal der ganges på den angivne timetakst for stillingskategorien. Gæsteforelæsere ansættes ofte til et aftalt engangsbeløb. Dette engangsbeløb angives på løndata og på timesedlen angives 1 time i den måned, hvor engangsvederlaget forventes udbetalt.

Vær opmærksom på, at kontostrengen skal tilrettes ved oprettelse af stillingskategorierne studenterunderviser og gæsteforlæser, idet disse ofte skal budgetteres på de enkelte studienævn. Kontostrengen ændres under fanen ”Konteringer” – tryk på ”Opret” under ”Default kontering (Stillingskort)”, jf. billedet.

Tekststrengen ”B19_NN6_Institut_Studienævn_semester” gør det muligt efterfølgende at identificere sit planlagte DVIP forbrug, samt i takt med at semestrene planlægges at nedskrive puljen. Nedskrivningen af puljen skal således erstattes af stillingskort med de rigtige personer, der ansættes som DVIP. Er det en kendt DVIP medarbejder, der tidligere har været ansat, vil man således skulle oprette et reguleringskort med de faktiske timer der planlægges.

Timekort og Timesedler

I RES opereres der med to typer reguleringskort når det gælder DVIP – Timekort og timesedler. Timekort anvendes til eksterne lektorer, hvor aftalte timer pr. semester angives. For undervisningsassistenter, studenterunderviser og klinisk lærer anvendes timesedler.

Timekort for eksterne lektorer anvendes, idet timetallet er aftalt pr. semester og vil komme til udbetaling, uanset faktiske forbrug af timer.

Timesedler angiver det maximalt forventede timetal for pågældende person og stillingstype. Her vil man som regel have et forventet timetal, og et maximalt timetal for hver ansættelse. I RES anvendes det maximale timetal i oprettelsen af reguleringskortet for den pågældende DVIP medarbejder.

Timekort:

For at oprette et timekort tilgås medarbejder (eller NN-pulje for DVIP stillingskort) à stillingskort à fanen ”reguleringer” hvorefter timekort for semestret oprettes:

Herefter kan man fordele de aftalte timer på det pågældende timekort. RES vil herefter automatisk beregne lønbudgettet udefra timeprisen på DVIP´eren og gange det med antallet af timer indtastet. Det er dette beløb der via indlæsningslinjerne til Prophix vil udgør budgettet.

Timeseddel:

For at oprette timeseddel tilgås medarbejder (eller NN pulje for DVIP stillingskort)  à stillingskort à fanen ”reguleringer”, hvorefter timeseddel vælges (her er det vigtigt at huske à RES genererer automatisk timesedler for de semestre hvor den pågældende medarbejderes start- og slutdato er aktive) à ønskede timeseddel (semester)


Herefter kan man fordele timerne og man vil i samme billede kunne se lønbudgettet for det tastede timetal.

Der dannes i forlængelse af oprettelsen af timesedlen, automatisk indlæsningslinjer for de pågældende relevante måneder. Disse udgør de budgetbeløb der udstilles videre til Prophix.

Prophix:

Der tastes fortsat på følgende i Prophix;

  • (111146) Bedømmelsesudvalg
  • (111147) Censor
  • (111162) Studentermedhjælp
  • (111163) Eksamenstilsyn
  • (111165) Bestyrelsesmedlem
  • (111167) Studenterstudievejleder/RUS-instruktør
  • (529012) Scholarstipendier
  • (529014) EU-stipendier / Andre stipendier
  • (111119) Patentvederlag

Nedenstående rapport giver mulighed for at danne overblik over den samlede sum (fordelt på stillingskortene), der eksporteres til Prophix.

Rapporten kan genereres kun for DVIP-kategorierne.

Budgettering af refusioner (Prophix)

Refusioner skal fortsat budgetteres direkte i Prophix (Løn – Templates – Indtastning – Refusioner_Ny), jf. Prophix vejledningen.

  • (120000) B. LØNREFUSIONER
  • (121183) Refusion vedr. ansættelse med løntilskud
  • (124107) Barselsfonden, tilskud fra
  • (124199) Periodisering refusioner
  • (128101) AUB-refusion
  • (128102) Refusion vedr. kursusdeltagelse
  • (128107) Barsel (refusion kommune)
  • (128109) Refusion vedr. sygdom
  • (128183) Arbejdsgiverkompensation
  • (129109) Refusion vedr. sygdom - fleksjob
  • (129181) Refusion vedr. fleksjob - kommunen
  • (129182) Refusion vedr. fleksjob – økonomistyrelsen

Der henvises i øvrigt til de respektive økonomicentres vejledninger i budgettering af refusioner.

Der skal budgetteres på artsniveau og der må ikke foretages nettobudgettering. Dette er for at give et bedre overblik på de enkelte delarter under refusioner, og give et bedre grundlag for at sikre en bedre budgettering ved at skelne og vurdere de enkelte typer under refusionsarten.

Projekter

Når budgetprocessen påbegyndes, er det vigtigt at skabe sig et overblik over de eksisterende projekter, der er i gang, samt at planlægge og budgettere på planlagte projekter for det kommende budgetår og efterfølgende budgetår. Ved eksisterende projekter kan der ligge en opgave i at opdatere og checke lønbudgetteringen på de pågældende aktiviteter, for at sikre de stadigt er gældende og retvisende.

Der ligger også en opgave i at skabe et overblik over projekter, der påtænkes iværksat for det kommende budgetår, og lave sin planlægning af lønbudgettet i RES.

RES henter stamdata på de enkelte projektnumre fra ØSS, og forudfylder relevante stamdata på projekterne.

Medarbejdere ansat direkte på projekter (Prophix)

Hvis en medarbejder er ansat direkte på et projekt (dvs. at den faktiske omkostning registreres direkte her) tastes lønomkostningen i Prophix (Projektadministration – Templates – Indtastning – Projektbudget UK95-97_Ny). Denne mulighed eksisterer for følgende stillingskategorier:

  • (111162) Studentermedhjælp
  • (529012) Scholarstipendier

Generelt om registrering af frikøb

Når man registrerer frikøb som timer, andele/procenter (særligt for nyansatte medarbejdere, der er budgetteret med løntræk i forbindelse med afholdelse af ferie) skal man være opmærksom på at timesatsen ikke er korrekt, da denne er beregnet ud fra en fuldtids-bruttoløn. For disse medarbejdere anbefales at frikøbet registreres som et fast beløb.

I finansieringsplanen i RES understøtter funktionaliteten disse beregningstyper.

Registrering af frikøb på Symmetriske projekter (RES)

Find medarbejderen i RES og gå til konteringsfanen, hvor finansieringsplanen for den enkelte medarbejder findes/genereres. Her vælges OPRET NY. I feltet ”Hent Projektstamdata” tastes projektnummeret efterfulgt af tryk på knappen OPDATER PROJEKTSTAMDATA.

Herefter returneres UK, OMK.STED, PROJEKTNR. og medfinansieringsprocent (som ikke efterfølgende kan redigeres) fra projektstamdata. De øvrige segmenter i kontostrengen udfyldes manuelt.

Herefter tages stilling til, hvilken periode samt hvilken andel eller frikøbsbeløb, der skal budgetteres på projektet. Husk at det er det fulde frikøbsbeløb/andel, der skal angives, da Prophix automatisk laver medfinansieringskørslen, der flytter medfinansieringsbeløbet fra projektet (UK95/97) til driften (UK10).

I eksemplet nedenfor udgør det samlede frikøbsbeløb 120.000 kr. RES foretager beregningen af SFG´en automatisk og fordeler udgiften på beløb og SFG.  

Nedenfor er med grønt angivet hvilke beløb der eksporteres til Prophix og med rødt de beløb, der ikke gør. Grunden til at de røde beløb fremgår af indlæsningslinjerne i RES er udelukkende et spørgsmål om at have et fuldstændigt overblik i RES over medfinansieringsforpligtigelsen.

Medfinansiering og OH beregnes automatisk i Prophix ved den natlige kørsel.

Registrering af frikøb på Asymmetriske projekter (RES)

Find medarbejderen i RES og gå til konteringsfanen, hvor finansieringsplanen for den enkelte medarbejder findes/genereres. Her vælges OPRET NY. I feltet ”Hent Projektstamdata” tastes projektnummeret efterfulgt af tryk på knappen OPDATER PROJEKTSTAMDATA.

Herefter returneres UK, OMK.STED, PROJEKTNR. og medfinansieringsprocent - fra projektstamdata. Medfinansieringsprocenten vil i udgangspunktet ved asymmetriske projekter  være 0. Medfinansieringsprocenten ændres til den sats, der er indgået aftale om med bevillingsgiver. Der er endvidere markeret et flueben ved Asymmetrisk frikøb. De øvrige segmenter i kontostrengen udfyldes manuelt. Når frikøbets andel eller beløb indtastes skal det være et bruttobeløb, da den procentsats, som er angivet i medfinansieringsfeltet vil blive beregnet ud fra bruttobeløbet og aflaste projektet og belaste driften. Både frikøbs- og medfinansieringsbeløbet eksporteres til Prophix.

I eksemplet nedenfor udgør det samlede frikøbsbeløb 200.000 kr.

Nedenfor er med grønt angivet hvilke af indlæsningslinjernes beløb, der eksporteres til Prophix.

OH beregnes automatisk i Prophix.

Registrering af frikøb på buffer-projekter (RES)

Frikøb på buffer-projekterne skal registreres og behandles på samme måde som frikøb på asymmetriske projekter. Dog er det nødvendigt at være opmærksom på, at der ikke returneres stamdata på disse projekter, dvs. at der skal tastes i alle kontostrengens segmenter.

Forventes det, at bufferprojektet skal oprettes som et asymmetrisk projekt, skal der huskes at sætte en markering i feltet ”Asymmetrisk frikøb” og angive en medfinansieringsprocent udover frikøbsandelen eller frikøbsbeløbet. Frikøbsbeløbet og medfinansieringsbeløbet vil blive eksporteret til Prophix – husk at taste overhead ind i Prophix (Projektadministration – Templates – Indtastning – Projektbuffer_Ny).

Forventes det derimod, at projektet oprettes som et symmetrisk projekt, vil det beregnede medfinansieringsbeløb (art 7120xx/7620xx) ikke blive overført til Prophix, men skal tastes sammen med overheadbeløbet (Projektadministration – Templates – Indtastning – Projektbuffer_Ny).

Bufferprojekterne kategoriseres i følgende kategorier:

  • Projekter med lav risiko budgetteres på projektnummer 9997xx (999700-999729)
  • Projekter med mellem risiko budgetteres på projektnummer 9998xx (999800-999829)
  • Projekter med høj risiko budgetteres på projektnummer 9999xx (999900-999929).

Denne opsplitning fremgår også af kontoplanen.

Registrering af frikøb på ikke navngivne eksisterende medarbejdere (RES)

Alle frikøb budgetteres på navngivne medarbejdere (herunder også planlagte stillinger).

Hvis dette ikke er muligt, kan der budgetteres med en samlet frikøbssum både på kendte projekter og bufferprojekter. Projektet vil blive belastet med et frikøbsbeløb og driften aflastes med et tilsvarende beløb.

Registreringen af et sådant frikøb gøres på følgende måde:

Gå ind på INSTITUT/BUDGET/BUFFERFRIKØB i RES og vælg OPRET NY og følgende skærmbillede fremkommer:


Projektnummeret indtastes i feltet ”Hent Projektstamdata” efterfulgt af et tryk på OPDATER PROJEKTSTAMDATA og der returneres de oprettede stamdata.

Der skal også tages stilling til hvilken periode bufferfrikøbet skal dække. Som det fremgår nederst på eksemplet, så er et sådant bufferfrikøb koblet op på et institut og en dertil knyttet forskningsenhed.Til sidst indtastes det ønskede frikøbsbeløb.

Når frikøbet er gemt, og efterfølgende søges frem, så vises det som ovenfor.

Debiteringen vil blive placeret på den angivne projektkontostreng og krediteringen vil blive placeret på forskningsenhedens default-kontostreng. Begge kontostrenge og beløb vil blive eksporteret til Prophix.

Ved at gå til INSTITUT/BUDGET/BUDGET vil det være illustreret hvilken betydning ovennævnte registrering får for det samlede lønbudget.

Som det fremgår, var den oprindelige lønomkostning på driften (UK10) 2,2 mio. kr., men registreringen af bufferfrikøbet gør, at der forventes en samlet lønomkostning på driften svarende til 1,7 mio. kr., dvs. at lønomkostningen er reduceret med 0,5 mio. kr. som i stedet er finansieret af projektet på UK95.

Registrering af frikøb på ikke juridisk bindende projekter (RES)

For projekter uden juridisk binding føres alle omkostninger til UK10. Anbefalingen er derfor, at der benyttes et bufferprojektnummer til at registrere projektet indtil underskift forelægger.

Registrering af medfinansiering på driften i relation til et projekt (RES)

For projekttyper, hvor der udover registrering af frikøb direkte på projektet for nogle medarbejdere, også er krav om registrering af timer leveret som medfinansiering af øvrige medarbejdere, er der mulighed for at budgettere med dette.

Dette gøres ved at finde medarbejderen i RES og gå til konteringsfanen, hvor finansieringsplanen for den enkelte medarbejder findes/genereres. Her vælges OPRET NY. I feltet Hent projektstamdata tastes projektnummeret efterfulgt af tryk på OPDATER PROJEKTSTAMDATA.

Herefter returneres UK, OMK.STED, PROJEKTNR. og medfinansieringsprocent fra projektstamdata. Medfinansieringsprocenten vil i udgangspunktet stå med et 0. Underkontoen ændres til UK10, jf. nedenstående.

Herefter tages stilling til hvilken periode, der skal budgetteres på projektet i. Der sættes et flueben i feltet ”Medfinansiering (UK10)” samt angives 100 % i medfinansiering. Herefter tastes frikøbsbeløb svarende til den medfinansiering, der skal registreres – i nedenstående eksempel den fulde løn (andel 100).

Nu viser indlæsningslinjerne, at bruttolønnen for medarbejderen består af to UK10-registreringer – den ene registrering uden projektnummer (default-kontostreng) og den anden med et projektnummer, men totalomkostningen pr. måned er den samme.

Finansiering > 100 % (RES)

Det er muligt at udarbejde finansieringsplaner, hvor frikøbene for en enkelt medarbejder tilsammen overstiger 100 %.

Når en medarbejder overfinansieres vil det blive illustreret med en gul advarselsnotifikation, der ser ud som følgende:

I nedenstående eksempel er medarbejderen frikøbt med 150 %. Med en månedlig løn på 42.800 kroner bliver frikøbet i januar måned således på 64.200 kr. og finansieringslinjerne ser således ud I RES:

Lønfremskrivning i RES

Pris- og lønreguleringen (PL – fremskrivning) beregnes i RES ved en automatisk kørsel (primo juli). Den procentsats der reguleres efter sker ud fra den overenskomstmæssige sats og kan korrigeres med en generel udligning af lønforskellen imellem det private og statslige arbejdsmarkeds lønudvikling. Stillingstypeløn (systemets defaultløn) samt PL regulering for de enkelte år kan findes under punktet ”System”-”Typer”-”Stillingstyper”. For B2019 er der ved budgetprocessen anvendt resultaterne fra OK 18 forhandlingerne, hvorfor den faktiske regulering for 2018 er kendt, og der anvendt foreløbige prognoser for de resterende.

For B2018 har ØA således taget moderniseringsstyrelsens foreløbige tal for den forventede stigning i 2018 og lagt til grunds for fremskrivningen. Tallene udregnes pba. af finansministeriet økonomiske redegørelse for Maj, 2017 og anvendes generelt i staten til fremskrivninger i budgetterne.

I nedenstående tabel fremgår den aftalte lønudvikling for de kommende 3 år. RES vil således fremskrive den aftalebaserede lønstigning, og vil i løbet af budgetperioden korrigere for den udligning der som regel sker ved de aftalebaserede stigninger for at udligne eventuelle spænd imellem det statslige og private arbejdsmarked. I tabellen fremgår prognosen for denne regulering, men medtages ikke i RES fremskrivningen.


*Reguleringsprocenten beregnes årligt ift. at udligne differencen imellem stigninger i lønnen på det private arbejdsmarked og det offentlige, beregningen foretages af finansministeriet.

Kilde;

Til baggrund for ovenstående er følgende kilde materiale anvendt:
https://www.djoef.dk/tema/ok18/nyheder/se-alle-ok18-resultater.aspx

Her kan ifølge den historiske udvikling på lønområdet inden for staten:
http://www.modst.dk/OEAV/2-Bevillingslove/25-Indeks/251-Fastprisberegninger

Bag lønfremskrivningen i RES ligger følgende forudsætninger:

  • Lønnen (Linjen ”Løn” – se nedenfor) er løn for en fuldtidsansættelse pr. måned inkl. pension og feriepenge. Lønnen skal således ikke reguleres for evt. nedsat beskæftigelsesgrad. I linjen ”Løn” skal der reguleres for evt. lønstigninger så vidt angår anciennitetsstigninger, tillæg etc.  Har en medarbejder nedsat beskæftigelsesgrad, så skal dette registreres via et reguleringskort med typen ”Orlov/Nedsat tid”. Vær opmærksom på at RES automatisk beregner AUB (AER) bidraget.
  • Herudover korrigeres Særlig Ferie Godtgørelsen (SFG) % satsen til 1,1% imod de 1,5% i dag. Dette sker for at korrigere beregningen i, at RES beregner SFG´en på baggrund af bruttolønnen (inkl. Pension) for det foregående års løngrundlag i RES, hvor den realiseret SFG beregnes på baggrund løn af uden pension. Den nye %-sats skal således give et bedre beregningsgrundlag for SFG´en og brugerne vil opleve den retvisende i forhold den reelle SFG der udbetales i april. I denne forbindelse er det vigtigt at påpege at stillingskort med reguleringskort (nedsat tid e.l.) beregner SFG´en på baggrund af en fuldtidsstilling løn, samt at medarbejdere med to aktive stillingskort (f.eks. ved ansættelse på to omkostningssteder) ligeledes vil tage to fuldtidsstillinger i udgangspunktet for beregningen af SFG´en. Ved begge tilfælde skal der således foretages en manuel til rettelseaf SFG´en så den bliver korrekt.  

Til budget 2019 (2020-2021) er lønnen månedsspecifik og kan således tilrettes på månedsbasis. Eventuelle rettelser i én måned videreføres til efterfølgende måneder.

Den fremskrevne løn findes under den enkelte medarbejder på løndatafanen, jf. eksempel på dette nedenfor.

Som det fremgår af ovennævnte eksempel er udgangspunktet for 2016 december lønnen i 2015 – 24.666,28 kr. I april stiger lønnen med de 0,8% i P/L fremskrivningtil 24.863,61 kr. Særlig feriegodtgørelse beregnes som 1,5 % af forrige års løn plus engangsvederlag i dette tilfælde som 295.663,86•0,015. I april stiger lønnen til 30.000 kr., som automatisk videreføres til de efterfølgende måneder.

Når der foretages ændringer i lønbeløbet, vil dette stå med sort skrift i kolonnen længst til højre. Det vil altid være beløbet (kan være sort, blåt eller gult) længst til højre, der indgår i lønbudgettets beregninger. Farvemarkeringen står forklaret i lønfanen i RES.

Reduktion i lønomkostninger uden belastning på eksterne projekter (Prophix)

I særlige situationer kan der være behov for at angive en besparelse på driften uden, at der er et projekt, der kan afløfte omkostningen (f.eks. påtænkte afskedigelser). Hvis der er tale om en påtænkt besparelse på TAP-området anvendes template 4 ”Indtastning – TAP NN medarbejder” under løn. Er der derimod tale om påtænkt besparelse på VIP-området anvendes template 5 ”Indtastning – VIP NN medarbejder”, der angives med et negativt beløb. Det er vigtigt at taste eventuelle påtænkte besparelser som negative beløb.

Husk at der efter udfyldelse af kontosegmenterne skal angives et beløb med negativt fortegn, jf. nedenstående.

Opdateringsfrekvens RES og Prophix

RES genererer indlæsningslinjerne en gang i timen – fra 5 minutter i hel – således, at de er klar, når Prophix henter data fra RES 10 minutter over hel i tidsrummet 06.00 – 22.00, alle ugens dage. Overførslen tager ca. 10 minutter. I Prophix er der påført datostempler for sidste RES opdatering på udvalgte rapporter. Datostemplerne er udarbejdet i følgende templates: Konsolidering – Detaljer_Ny, Konsolidering – Overblik_Ny, Rapport – Projektopfølgning UK90-95-97, Rapport – Projektoverblik UK90 og Rapport – Projektoverblik UK95-97.

Prophix opdaterer data mellem kuberne hver hele og halve time i tidsrummet 06.00 – 23.00 for indeværende budgetår. Her beregnes også overhead og medfinansiering på baggrund af projektstamdata.  Hvis der er sket ændringer i stamdata for projektet sker opdatering dog først under den natlige kørsel. For overslagsårene vil opdateringen kun finde sted ved den natlige kørsel. Tidsrummet for den natlige opdatering er 01:00-07:00. Herefter sender Prophix data til QV og henter data i ØSS.

I perioden 1/9 til og med 30/11 indlæses der desuden friske budgettal i rapporterne ”Flerårig budgetoversigt”, ”Frikøb budgetopfølgning 2018” og ”Løn 2014-2019 med budget” hver dag kl. 12:15 og 16:15. Tallene kan ses i QV ca. 12.30 og 16.30. De øvrige rapporter i Qlikview vil have opdaterede data efter en natlig kørsel.

Oprindelse, baggrund og historik

Budgetproceduren for B2018 er udarbejdet i et samarbejde imellem ØA og ØC´erne. Baggrunden for ud-arbejdelsen har været et behov for at sikre en tværgående budgetprocedure på AAU, en E2E logik sy-stemmæssigt (RES – Prophix – QV) og en afklaring begrebsmæssigt af budgetelementerne. 

Arbejdet med en fælles budgetprocedure er opstået ved, at der med RES og Prophix er to fælles administrative budgetsystemer, der anvendes på tværs af universitetets hovedområder og decentrale enheder. Særskilte uafhængige vejledninger hos hovedområderne har medført, at der er opstået divergens i procedurerne og begreberne, der danner rammen om budgetproceduren. 

Med denne første version af en fælles budgetprocedure er målet at skabe en fælles ramme for budgetprocessen samt efterfølgende mulighed for at kunne lave en valid fælles rapportering på tværs af universitetet. 

Formål og afgrænsning

Denne procedure udgør den overordnede ramme for lønbudgetteringen på samtlige hovedområder og institutter på AAU. Budgetproceduren træder i kraft til B2018. For at sikre valide og ensartede data på tværs af alle enheder er det nødvendigt med en ensartet tilgang til lønbudgetlægning på AAU, hvilket denne procedure imødekommer. Budgetproceduren er udarbejdet i et samarbejde imellem ØA og hovedområdernes økonomicentre. Proceduren beskriver, hvordan lønbudgetteringen i RES, samt den afledte øvrig lønbudgettering i Prophix, skal håndteres. Der findes særskilte tekniske vejledninger til systemerne. Der henvises til de af økonomicentrene udmeldte og gældende deadlines for budgetprocessen. Yderligere kan der på specifikke områder suppleres med tekniske vejledninger på de enkelte hovedområder. Disse skal ses i sammenhæng med denne procedure. I dette dokument vil man kunne finde links til øvrige relevante dokumenter og procedurer, jf. ovenstående. Budgetproceduren kvalitetssikres i ØA og ØC´erne via høringer og dialogmøder, først internt i arbejdsgruppen og efterfølgende godkendes den endelig version af det relevante ledelsesforum for ØA/ØC. Der er mulighed for, at de enkelte økonomicentre kan udarbejde yderligere detaljerede vejledninger, der understøtter lokale behov.

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til lønbudgetproceduren, er du velkommen til at kontakte Kristian Korsgaard fra Planlægning og proces i Økonomiafdelingen. 

Begrebsdefinitioner

Disponeret ifm. planlagte stillinger: Denne markering afkrydses når et stillingskort endnu ikke er besat (kontraktligt bindende) og indikerer således den forventede startdato, samt slutdato hvis relevant for den specifikke stillingskort. 

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd