AAU logo

AAU Håndbogen

RUS2: Afregn tidligere udbetalt forskud

Sådan afregner du tidligere udbetalt forskud i RUS2

Publiceret: 12.10.2018 (Sidst ændret: 14.02.2019)

Print som pdf

Indhold

Har du fået udbetalt forskud i forbindelse med din tjenesterejse, skal det eller de indsættes på din rejseafregning, når du kommer hjem og afregner tjenesterejsen i RUS2.

1: Du skal nu have indsat den e-transaktion, der blev dannet, da du fik udbetalt forskuddet. Klik på "Udgifter" og derefter enten på det blå plus midt på siden, eller + Ny i øverste venstre hjørne.

Klik på "Udgifter" og derefter plus

Vælg ”Tilføj korttransaktion”, og du får nu en oversigt over ubehandlede e-transaktioner.  

Tilføj korttransaktion

Når du har klikket på ”Tilføj korttransaktion” vil du se følgende:

Side med udbetalt forskud

Marker den/de relevante e-transaktioner af, og klik på Tilføj.

Klik på tilføj

Herefter får du nedenstående skærmbillede.Konteringen vil, som tidligere ved udbetalingen, være præudfyldt. Du skal derfor blot klikke på Gem.

Klik på gem

2: Du skal nu have indsat dine udgifter til udligning af forskuddet. Det gør du ved at klikke på "Udgifter" og derefter enten på det blå plus i nederste højre hjørne, eller + Ny i øverste venstre hjørne.
Klik på "Udgifter" og derefter plus
 

3: Udfyld de generelle detaljer om udgiften med:

  1. Dato for udlægget. Husk det altid er den dato, der står på bilaget.
  2. Omkostningstype (vælg den omkostningstype der er sigende for din udgift enten ved at klikke på pilen udfor omkostningstype, eller ved at påbegynde indtastningen, hvis du kender navnet på omkostningstypen)
  3. Formål nedarves fra forsiden og skal kun ændres, hvis udgiften ikke er afholdt i det land, som du har valgt på forsiden – typisk hvis du rejser via flere lande, inden du når din slutdestination.
  4. Beskrivelse af udgiften påføres. 
  5. Betalingsmiddel er foruddefineret, og skal derfor ikke ændres.

Generelle detaljer

4: Tilføj bilag ved at klikke på Upload bilag.

Tilføj bilag
Tilføj bilaget ved at vælge den sti, og det Filnavn du har gemt dit bilag under (bilaget bliver nu synligt i højre sideafvisningen). Påfør en Beskrivelse. Klik til sidst på GEM enten øverst til venstre eller nederst i skærmbilledet.

Vælg sti og filnavn
Skærmbillede beskrivelse
 

5: Indtast beløb i den valuta som fremgår af dit bilag.

Udgangspunktet i dette eksempel er en rejse til Tyskland, derfor er valuta automatisk udfyldt med EUR, men da købet er foretaget i DKK, er det denne valutaart beløbet du skal indsætte. Start derfor med at ændre Valuta fra EUR til DKK, så forsvinder de øvrige muligheder som automatisk beløbsberegning, automatisk kursberegning osv. og angiv herefter Beløb.

Se evt. separat vejledning for angivelse af valuta og ændring af kurs.



Skærmbillede ændre valuta

6: Nu mangler konteringen, hvis der ikke skal ske ændringer, klikker du på Gem.

7: Udgiften er nu oprettet og modregnes med forskuddet, der tidligere er udbetalt. Du har selvfølgelig mulighed for at påføre yderligere udgifter, rejsedage (diæter) samt kørsel ved at trykke på den pågældende overskrift.
Se evt. separate vejledninger til oprettelse af rejsedage eller kørsel.

Skal der ikke påføres yderligere, skal du trykke på den hvide papirflyver øverst i højre hjørne.

Tryk på den hvide papirflyver
8: Du kan nu tjekke om din afregning ser rigtig ud, og sende den til godkendelse hos din rejsegodkender.

Se i ”Opret rejseafregning” punkt 15, hvordan du vælger godkender.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd

Relaterede dokumenter

RUS2: Opret et forskud

Du kan få udbetalt et forskud før din rejse, fx hvis du har betalt et konferencegebyr.

Læs mere

RUS2: Video - Afregn et forskud

Se en video om, hvordan du afregner du et forskud

Læs mere