Enhedens anmodning om lukning af projekter i ØSS

Indhold

Projektlukning

Når et projekts faglige aktivitet og økonomiske afrapportering er afsluttet og AAU har modtaget bevillingen, skal projektnummeret lukkes i ØSS. Lukningen iværksættes af enhedens projektadministrator ved elektronisk indsendelse af lukningsanmodning til Projektøkonomi.

Lukningsanmodninger for hhv. IV- og FIK-projekter finder du på Projektøkonomis hjemmeside.

Egenkontrol

Før du kan sende projektet til lukning, skal du foretage følgende kontroller:

• Er alle omkostninger bogført, og er den sidste bogføringsperiode lukket i ØSS? Dvs. overhead, timer og evt. medfinansiering er bogført.
• Er alle omkostninger bogført på korrekt UK og omkostningssted? Hvis ikke skal der foretages omkontering, før du sender projektet til lukning.
• Har projektet modtaget den andel af bevillingen vi er berettiget til? Først herefter kan projektet lukkes.

Ved projekter med krav om regnskabsaflæggelse: Er afsluttende regnskab sendt til bevillingsgiver/koordinator?

Du foretager kontrollerne med udgangspunkt i Qlikview-rapporten Projektstatus.

Lukningsanmodning

Blanketterne til anmodning om lukning af hhv. FIK- og IV-projekter er bygget op omkring en række formler, der automatisk generer de afsluttende posteringer, der foretages af Projektøkonomi. Det er derfor vigtigt, at du sender blanketten som Excel-fil til projektlukning@adm.aau.dk med teksten Lukning projektnr. xxxx. For at lette processen hos os, beder vi om, at hver mail kun indeholder anmodning om lukning af ét projekt eller en projektnummerrække.

Der er udelukkende krav om institutleders underskrift på lukningsanmodningen i de situationer, hvor en restbevilling skal returneres til bevillingsgiver (se nedenfor).

Over-/underskud

Et eventuelt over- eller underskud, der ikke skal afregnes med bevillingsgiver, må ikke henstå på projektet efter projektets afslutning, men skal overføres til enhedens drift (UK 10). Det påvirker enhedens almindelige virksomhed, og det er derfor af stor betydning, at lukningen sker umiddelbart efter eller i forbindelse med afslutningen af den faglige del af projektet.

Ved lukning af et projekt med underskud bogføres underskuddet på projektets omkostningssted på en kontostreng, enheden selv påfører lukningsanmodningen. Hvis enheden ønsker underskuddet fordelt på flere konteringer, oplyser du dette på blanketten.

Såfremt der er overskud på projektet, som skyldes manglende bogføring af projektrelaterede udgifter, skal disse bogføres, før du kan sende lukningsanmodningen til Projektøkonomi.

Er der tale om et reelt overskud, som ifølge bevillingsbetingelserne kan beholdes, overfører Projektøkonomi overskuddet til enhedens almindelige virksomhed (UK10) i forbindelse med lukningen. Her skal du blot sætte den ønskede kontostreng på lukningsanmodningen.

Returnering af restbevilling til bevillingsgiver

Ved afslutning af et projekt med overskud kan der være krav fra bevillingsgiver om tilbagebetaling af restbevillingen. I så fald skal du føre det beløb, der skal returneres, på lukningsanmodningen. Du skal udskrive lukningsanmodningen, skrive under og få institutleders underskrift. Herefter sender du den indscannede version sammen med Excel-filen til projektlukning@adm.aau.dk. Du skal også vedhæfte dokumentation for bevillingsgivers bankoplysninger. Bankoplysningerne skal være skriftligt bekræftet af bevillingsgiver fx i mail fra bevillingsgiver eller udtræk fra bevillingsgivers hjemmeside. Projektøkonomi sørger så for, at tilbagebetalingen sker og lukker efterfølgende projektet.

Afsluttende posteringer og lukkemail

I forbindelse med lukningen af projekter sørger Projektøkonomi for at beregne og bogføre de afsluttende posteringer i ØSS.

For FIK-projekter med asymmetrisk medfinansiering overføres over-/underskud til enhedens UK 10 og evt. overhead beregnes, såfremt overheadbeløbet er på min. kr. 1.000.

Ved lukning af FIK-projekter med symmetrisk medfinansiering vil over-/underskud blive bogført på UK 10 med projektnummer. Her beregnes ikke overhead af beløbet.

Ved IV-projekter beregnes og bogføres fortjeneste.

Når Projektøkonomi har godkendt lukningsanmodningen lukker vi projektet i ØSS. Efterfølgende modtager du en lukkemail med oplysning om de afsluttende posteringer. Såfremt over-/underskud ekskl. overhead er på kr. 50.000 eller derover, sættes institutleder også på lukkemailen.

Tilbageførsel af tabshensættelse

Når projekter, hvor der allerede er hensat til tab, lukkes, kan tabshensættelsen tilbageføres i den pågældende måned frem for at vente til næste periodeopfølgning. For at få tilbageført tabshensættelsen i den måned, hvor du lukker projektet, skal du henvende dig til Projektøkonomi. Se i øvrigt Procedure for enhedens håndtering af tabshensættelser på projekter.

Oprindelse, baggrund og historik

Proceduren erstatter Vejledning i lukning af projekter i ØSS, v. 1.2, januar 2015. 

Formål og afgrænsning

Formålet med denne procedure er at beskrive, hvordan projektadministrator anmoder ØA Projektøkonomi om lukning af projektnumre i ØSS, hvilke kontroller der skal foretages før lukning samt hvordan ØA Projektøkonomi bogfører over-/underskud for enheden.

Målgruppen for proceduren er enhedernes projektadministratorer.

Proceduren er udelukkende gældende for lukning af projektnumre, der er tilknyttet underkonto 90, 95 og 97.

Overordnede rammer

Regnskabsinstruks for Aalborg Universitet

Finansministeriets budgetvejledning 2016

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål til denne procedure, er du velkommen til at kontakte Projektøkonomi.

Bilag

Du kan finde en pdf-version i Workzone her.