AAU logo

AAU Håndbogen

Opret gæstebruger i RUS2

Som rejsegodkender kan du her se, hvordan du opretter afregninger på vegne af gæster/ikke AAU-ansatte

Publiceret: 26.10.2018 (Sidst ændret: 09.01.2019)

Print som pdf

Indhold

Skal du oprette afregninger på vegne af gæster/ikke AAU-ansatte, vælger du regnskabsenheden ”Aalborg Universitet – Gæster”.


Når du kommer ind på ”gæsteenheden” har du flere og andre rettigheder, end du som godkender har i regnskabsenheden ”Aalborg Universitet” Du har nemlig nu også den grønne boks ”Kreditkorttransaktioner” og den gule ”Administration”.


 

Oprettelse af gæstebruger:

For at oprette en afregning på en gæst, skal du først have oprettet en gæstebruger til denne gæst. Dette gør du på bagrund af de oplysninger, gæsten har afgivet på den underskrevne gæsteblanket.

1: Klik på ”Administration”


2: Vælg ”Kontor og brugere”


3: Klik på ”Ny”


Du vil se følgende skærmbillede:

4: Udfyld personoplysninger jf. den modtagne gæsteblanket, og fjern de to flueben, og angiv en adgangskode. (Adgangskode skal ikke bruges igen). 

Når dette er udfyldt – tryk ”Gem”.

OBS! Brugernavn og HR-nøgle skal være unikkke. Brugernavn skal derfor altid være lavet efter ovenstående skabelon, altså: ”G” efterfulgt af -dagsdato, -dit gæste nr. -et fortløbende nr. samt @gæst.dk. Gæsten i dette eksempel er den første gæstebruger denne rejsesekretær har oprettet den 25. juli 2018, derfor G250718-410001-1@gæst.dk. Oprettes der endnu en gæst samme dag, vil den få brugernavnet  G250718-410001-2@gæst.dk HR-nøglen skal altid være det samme som brugernavnet blot uden ”@gæst.dk”

Nu er gæsten oprettet og klar til at blive ajourført adresse, bankoplysning mv.

5: Søg gæsten frem under ”Nye brugere” til venstre i billedet.


 

 

Tilføj adresse på gæstebruger:

Ved ”Adresser” vælges ”Ny” samt hvilke ”Adresseformat” der er tale om. Der kan vælges mellem to forskellige adresseformater:

  • Nordisk
  • Udvidet

Nordisk adresseformat:

Hvis den gæst, du skal oprette har adresse i:

  • Danmark 
  • Finland
  • Island
  • Norge
  • Sverige

Vælger du ”Nordisk”. Du udfylder adressefelterne med de data, du har fået i gæsteblanketten og klikker på ”opret”.

Nordisk
 

Udvidet adresseformat:

Har gæsten adresse i et andet land, end et af dem der er nævnt ovenfor, vælger du ”Udvidet”, adressefelterne udfyldes jf. den modtagne gæsteblanket og klik på ”opret”.

Tilføj bankkonti på gæstebruger:

Ved ”Bankkonti” vælges ”Ny” samt, hvilken ”Betalingsmåde” der er tale om.


 

Der fremgår fire betalingsmåder af drop Down menuen, dog kan Nemkonto først anvendes, når der kommer CPR nr. i løsningen. Der skal således vælges mellem følgende:

Kontooverførsel

Betalingsmåde ”Kontooverførsel” anvendes, hvis der er tale om en gæst med en dansk bankkonto.

Vælg ”Ny” – ”Kontooverførsel” – udfyld felterne jf. den modtagne gæsteblanket og klik på ”Ny”.

Felterne ”Notat til kreditor” og ”Notat til en selv” skal ikke udfyldes.
 

International kontooverførsel m/IBAN
 

Til gæster med konto i udlandet, hvortil der er et IBAN nr. anvendes betalingsmåde ”International kontooverførsel m/IBAN”.

Vælg ”Ny” – ” International kontooverførsel m/IBAN” – udfyld felterne jf. den modtagne gæsteblanket og klik på ”Ny”.

Felterne ”Notat til kreditor” og ”Notat til en selv” skal ikke udfyldes.

 

International kontooverførsel u/IBAN

Til gæster med konto i udlandet, hvortil der IKKE er et IBAN nr. anvendes betalingsmåde ”International kontooverførsel u/IBAN”.

Vælg ”Ny” – ” International kontooverførsel u/IBAN” – udfyld felterne jf. den modtagne gæsteblanket og klik på ”Ny”.

Ovenstående er ikke et udtømmende eksempel. Alt efter hvilket land der skal overføres til, kan der kræves forskellige oplysninger, for at overførslen kan gå igennem til den udenlandske konto. Til USA og Canada, vil der typisk skulle anføres et ABA Routing no., dette påføres (som her) i feltet ”Reg. nr.”

Anfør gæstetype på gæstebruger

Nu mangler der blot at blive anført ”Gæstetype”. Dette gøres under fanen ”Udlægsrapport”.

 

Inden du går videre med oprettelse af afregningen:

Når gæstebrugeren er oprettet, og alle ovennævnte oplysninger er indtastet på brugeren, er den klar til brug.

Vær dog opmærksom på, at der kan gå op til 15 min. før brugeren er opdateret med alle bagvedliggende rettigheder. Derfor kan der gå lidt tid, før du som sekretær for gæsten kan ”underskrive på vegne af” og dermed få afregningen sendt videre til godkendelse.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd