AAU logo

AAU Håndbogen

Ompostering af rejser og udlæg for afsender

Denne procedure beskriver, hvordan du omposterer rejser og udlæg, når du sender en ompostering til en anden bruger, som skal have udgiften.

Publiceret: 06.11.2018 (Sidst ændret: 24.05.2019)

Print som pdf

Indhold

Denne procedure beskriver, hvordan du omposterer rejser og udlæg, når du sender en ompostering til en anden bruger, som skal have udgiften. Det betyder, at du skal tilbageføre den oprindelige transaktion.

Du kan se en oversigt over andre transaktioner, der kan omkonteres.

Omposteringer

Du skal lave en ompostering pr. transaktion ved, at du søger efter den pågældende transaktion.

Afsender af ompostering

Gå ind i ansvarsområdet ”Intern Handel og Ompostering-decentral” for at starte Omposteringen op. Du skal vælge ”Intern handel og ompostering” for at starte en ny transaktion.

Klik i feltet ”Transaktionstype” og tryk ”F9” eller på de små prikker.

Dette vindue popper op. Du skal vælge en type med omp. Det kan du gøre ved at skrive omp efter % i søgefeltet og så trykke OK.

Vælg transaktionstypen ”Ompostering sendes..”.eller ” Omp. 141015 – Sendes”, hvis din transaktion er med art 141015.

Øverste del af skærmbilledet

Feltet ”Dato i Finans” udfyldes automatisk med dags dato. Alternativt kan du ændre datoen ved at skrive en dato eller trykke F9 og vælge datoen i kalenderen. ”Dato i Finans” er afgørende for, hvilken periode OMP’en bliver bogført i.

Se proceduren for Periodisering

Feltet ”Fakturadato” udfyldes automatisk med dags dato, men du kan vælge en anden dato. Det kan være en fordel, at beholde feltet med dags dato, da det på denne måde vil være nemt at se, hvornår en bilag er oprettet.

Feltet ”Bilagsbeløb” udfyldes automatisk og skal altid være 0.

Feltet ”Beskrivelse” kan du udfylde med en god forklaring. Det er dog ikke dette felt, som kommer med på diverse transaktionslister, men det kan bruges til at give en evt. modtager en information.

Feltet ”Modtager” skal du udfylde med modtageres navn.

Klik i modtagerfeltet og tryk ”F9” eller på de små prikker. Søg på navnet med % omkring og tryk ”Søg”, som vist herunder:

Søg original transaktion

Du skal søge den originale transaktion frem ved at trykke på ”Søg i Finans”.

Udfyld de felter, du har oplysningerne på og tryk ”Søg”.

Du vil nu se et pop–up-vindue med ”Annullér”. Hvis du trykker på ”Annullér”, stopper du søgningen. Undlad at trykke på den, medmindre du vil stoppe din søgning.

Ovenstående er et eksempel på en rejseafregning. Det kan være en god ide at udfylde ”konto” også, da dette vil gøre søgningen hurtigere. Udfylder du kontofelterne, skal du sætte hele kontostrengen ind, da systemet ikke kan finde ud af at søge i intervaller eller på blanke felter.

Du skal nu markere den linje, du ønsker med et flueben i venstre side og tryk ”Omposter valgte”.



Har linjen tidligere været omposteret, kan du ikke vælge den. Det kan du se nederst  i skærmbilledet:

Er transaktionen alligevel ikke omposteret, men blot har været valgt på en anden OMP, skal du lave et versurbilag på transaktionen, som du skal sende med en begrundelse til bogholderiet. Du finder "omkonteringsbilag – versur" på www.okonomi.aau.dk/blanketter/ →  Omkonteringsbilag – versur 

Linje 1 og 2 oprettes automatisk i systemet. 
Linje 1 er tilbageførslen af original transaktionen. Den skal du udfylde under ”Anviser” med dit navn.
Linje 2 er den nye linje, som Modtager skal udfylde.

Herefter trykker du på ”Start Godkendelse/Anvisning”. 

Tryk OK. Nu er transaktionen færdig for dig som Afsender. .

Der bliver sendt en underretning og en workflow mail til Modtager om, at der ligger en OMP til behandling. OMPén er først færdigbehandlet, når modtager har ”Modtaget” og konteret den. Efterfølgende kan OMPén findes i Kreditor GUI.  OMP’en søges frem på samme måde som Kreditorfakturaer. OMP nr. = fakturanr. Se procedure for Find en Kreditor Faktura

Tilbagekald Ompostering

Indtil modtager har ”Modtaget” bilaget på arbejdslisten, har du mulighed for at tilbagekalde OMPén.

OMPén skal søges frem i skærmbilledet Intern Handel og Ompostering.

Tryk F7 og indtast enten OMP nr. eller brugernavn (Bogstaverne skal være med stort) og trykke F8.

Har du søgt på dit brugernavn, kan du have flere OMP’er. Du kan bladre i dem, ved at bruge pil op og ned.

Tryk på ”Tilbagekald”.

tilbagekald

Tryk ”OK”.

Der bliver sendt en workflow mail til modtager om, at bilaget er tilbagekaldt.

Inden du kan rette OMP’en skal den opdateres. Det gør du ved at søge efter den igen. Tryk F7, skriv OMP nr. i feltet ”Transaktions nr.” og tryk F8.

Herefter kan du ændre modtager, beløb, kontering m.m. Transaktionstypen kan IKKE ændres.
Hvis der er behov for en anden transaktionstype, skal du slette OMP’en og du skal lave en ny.

Du skal igen trykke på ”Start godkendelse/Anvisning”, når rettelserne er lavet, og systemet sender igen en underretning og workflowmail ud til modtager.

Sådan sletter du en OMP

Du sletter OMP’en ved at stå på transaktionsnr. og derefter trykke på   øverst i menulinjen. Bilaget skal være aktivt hos dig, før det kan slettes.

Vær opmærksom på, at alle linjerne skal være slettede inden selve OMPén kan slettes. Du sletter linjerne slettes ved at stå på den enkelte linje og trykke  øverst i menulinjen.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd

Relaterede dokumenter

Ompostering af rejser og udlæg for modtager

Denne procedure beskriver, hvordan du omposterer rejser og udlæg, når du modtager en ompostering fra en anden bruger, som har tilbageført transaktionen.

Læs mere

Ompostering af rejser og udlæg for dine egne omkostningssteder

Denne procedure beskriver, hvordan du omposterer rejser og udlæg inden for dine egne omkostningssteder. Du laver selv hele omposteringen (OMP’en).

Læs mere