Ompostering af rejser og udlæg for modtager

Indhold

Denne procedure beskriver, hvordan du omposterer rejser og udlæg, når du modtager en ompostering fra en anden bruger, som har tilbageført transaktionen.

Det betyder, at du som modtager skal lave den nye kontering og dermed får en udgift.

Du kan se en oversigt over andre transaktioner, der kan omkonteres.

Skærmbillederne i proceduren er anonymiseret ved, at der er indsat en grøn kasse over navnene.

Modtager af Intern Handel (OMP)

Du får en underretning og workflowmail, når der er sendt en OMP til dig i Intern Handel og Ompostering.

Modtagers godkendelse

Inden OMP’en kan konteres, skal bilaget ”modtages”. Det gør du via arbejdslisten i ansvarsområde ”Intern Handel og Omp. – decentral”.

Klik på linket, som er markeret herunder.

I skærmbilledet kan du ”Modtage” eller ”Afvise” OMP’en. Skal OMP’en afvises, skal du skrive en forklaring til afvisningen i kommentarfeltet. Der afsendes en workflowmail til Afsender af OMP’en, som herefter kan rette bilaget og derefter sende det igen.

Ved at trykke på ”Modtag” accepterer du OMP’en og den åbnes i skærmbilledet ”Intern Handel og Ompostereting”. Bilaget er nu aktivt hos dig og klar til kontering.

Kommer OMP’en ikke frem af sig selv, når du trykker ”Modtag”, kan det være nødvendigt selv søge efter bilaget.

Find OMP'en

Du skal søge efter OMP’en i skærmbilledet ”Intern Handel og Ompostering”.

Gå ind i ansvarsområdet ”Intern Handel og Ompostering - decentral” for at starte en OMP op. Du skal vælge ”Intern handel og ompostering” for at søge efter en OMP.

Tryk F7 og indtast enten OMP nr. eller brugernavn (Bogstaverne skal være med stort) og trykke F8.

Har du søgt på dit brugernavn, kan du have flere OMP’er. Du kan bladre i dem ved at bruge pil op og ned.

Linje 1 er tilbageførslen af original transaktionen, som Afsender har lavet.

Linje 2 er den nye linje, som du skal udfylde med en nye kontostreng og med dit navn i Anviser.

Linje 2 kan du dele op i flere linjer ved at bruge pil ned til at danne flere linjer. Beløbene retter du til så at Bilagstotalen give 0

Herefter trykker du på ”Start Godkendelse/Anvisning”.

Tryk ”OK”.

Transaktionen er nu færdigbehandlet. Den får status ”Behandlet”. Den vil blive stående i Intern Handel indtil den bliver overført i Kreditor. Overførelsen sker om aften.

Efterfølgende kan OMPén findes i Kreditor GUI. OMP’en søges frem på samme måde som Kreditorfakturaer. OMP nr. = fakturanr. Se procedure for Find en Kreditor Faktura

Videresend

Har du modtaget (accepteret) et bilag fra arbejdslisten og efterfølgende opdager, at det ikke er til dig, har du mulighed for at videresende bilaget ved at trykke på ”Videresend”.

Dette vindue poper up, og du kan søge på en bestemt person ved at skrive noget af navnet i søgefeltet og trykke ”Søg” og efterfulgt af ”OK”.

Systemet sender en workflowmail til Afsender med oplysning om, hvem OMP’en er videresendt til.

Der bliver også sendt en workflowmail og underretning til den nye modtager af OMP’en.

Kontakt og ansvar

Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Bogholderiet i Økonomiafdelingen.