AAU logo

AAU Håndbogen

Intern handel som afsender

Her kan du se, hvad du skal gøre, hvis du skal have penge fra en anden i forbindelse med en intern handel

Publiceret: 07.11.2018 (Sidst ændret: 22.05.2019)

Print som pdf

Indhold

Formål og afgrænsning

Denne procedure beskriver, hvordan du laver en Intern Handel, som skal sendes til en kollega. Som afsender er det som regel dig, der skal have indtægten.  

Internt salg/køb af varer og tjenesteydelser kan foregå mellem afdelinger og/eller mellem drift og projekter. Foregår handlen mellem driften bruges arterne 81xxxx/86xxxx. Foregår handlen fra driften til et projekt bruges arterne 71xxxx/76xxxx.

Du kan se oversigten af transaktioner i dette dokument.

Skærmbillederne i proceduren er anonymiseret ved, at der er indsat en grøn kasse over navnene.

Afsend en Intern Handel (OMP)

Gå ind i ansvarsområdet ”Intern Handel og Ompostering - decentral” for at starte en OMP op.

Du skal vælge ”Intern handel og ompostering” for at starte en ny transaktion

Klik i feltet ”Transaktionstype” og tryk ”F9” eller på de små prikker.


Nedenstående vindue popper nu op. Du skal tage stilling til, hvilken transaktionstype din OMP’en skal have.


Når du har valgt en transaktionstype, kan du se artskontiene for den valgte transaktionstype ved at trykke på ”Vis Kombinationstabel”.

Transaktionstypen kan ændres ved at klikke i feltet ”Transaktionstype” og trykke F9.

Typen kan ikke ændres, når der er tastet i linjerne. Er der tastet i linjerne skal de slettes, og herefter kan du ændre i transaktionstypen.

Øverste del af skærmbilledet

Feltet ”Dato i Finans” udfyldes automatisk med dags dato. Alternativt kan du ændre datoen ved at skrive en dato eller trykke F9 og vælge datoen i kalenderen. ”Dato i Finans” er afgørende for, hvilken periode OMP’en bliver bogført i.

Feltet ”Fakturadato” udfyldes automatisk med dags dato, men du kan vælge en anden dato. Det kan være en fordel, at beholde feltet med dags dato, da det på denne måde vil være nemt at se, hvornår en bilag er oprettet.

Feltet ”Bilagsbeløb” udfyldes automatisk og skal altid være 0.

Feltet ”Beskrivelse” kan du udfylde med en god forklaring. Det er dog ikke dette felt, som kommer med på diverse transaktionslister, men det kan bruges til at give en evt. modtager en information.

Feltet ”Modtager” skal du ikke udfylde, da den ikke skal sendes til en anden bruger.

Klik i modtagerfeltet og tryk ”F9” eller på de små prikker. Søg på navnet med % omkring og tryk ”Søg”, som vist her under:

Afsenders kontering

Du er nu klar til at lave linjerne i din OMP. Du skal skrive 1 i ”Linjenr.” ”Type” udfyldes automatisk med vare. ”Beløb” udfyldes med – (minus) foran, da det bliver ført i kredit hos Afsender, som er dig.

Du er nu klar til at lave linjerne i din OMP. Du skal skrive 1 i ”Linjenr.” ”Type” udfyldes automatisk med vare. ”Beløb” udfyldes med – (minus) foran, da det bliver ført i kredit hos Afsender, som er dig.

Feltet ”Konto” udfyldes ved, at trykke F9 eller de 3 små prikker for at åbne konteringsvinduet og kontostreng indsættes:

I ”Anviser” skal du ALTID vælge dig selv.

I ”Beskrivelse” udfyldes med en god forklaring. Denne forklaring kommer med på diverse transaktionslister.

Herefter trykke du pil ned og der kan laves endnu en linje. Du kan som Afsender lave alle de linjer du ønsker. Beløbsfeltet, som automatisk summeres, overskrives blot med det ønskede beløb (i minus).

Når du ikke ønsker flere linjer, skal der laves én linje til modtager med det samlede beløb. Dette gøres også ved pil ned. Det samlede beløb udfyldes automatisk i beløbsfeltet. Der skal sættes et flueben i fetet ”Ompost. Linie” (debetbeløb) - (som vist med rødt i ovenstående skærmbillede).

Der trykkes på ”Start godkendelse/Anvisning”, når OMP’en er klar til afsendelse/færdigbehandlet.

Denne pop up kommer efterfølgende

Tryk OK. Herefter er transaktionen færdig for dig som Afsender.

Der bliver sendt en underretning og en workflow mail til Modtager om, at der ligger en OMP til behandling. OMPén er først færdigbehandlet, når modtager har ”Modtaget” og konteret den. Efterfølgende kan OMPén findes i Kreditor GUI. Se dokumentet Find en kreditorfaktura/OMP eller Valg af periode

Tilbagekald bilag

Indtil modtager har ”Modtaget” bilaget på arbejdslisten, har du, mulighed for, at tilbagekalde OMPén.

OMPén skal søges frem i skærmbilledet Intern Handel og Ompostering.

Tryk F7 og indtast enten OMP nr. eller brugernavn (Bogstaverne skal være med stort) og trykke F8.

Har du søgt på dit brugernavn kan du have flere OMP’er. Du kan bladre i dem, ved at bruge pil op og ned.

Tryk på ”Tilbagekald”.

tilbagekald

Tryk ”OK”.

Systemet sender automatisk workflowmail til modtager om, at bilaget er tilbagekaldt.

Inden du kan rette OMP’en skal den opdateres. Det gør du ved at søge efter den igen. Tryk F7, skriv OMP nr. i feltet ”Transaktions nr.” og tryk F8.

Herefter kan du ændre modtager, beløb, kontering m.m. Transaktionstypen kan IKKE ændres.
Hvis der er behov for en anden transaktionstype, skal du slette OMP’en og du skal lave en ny.

Du skal igen trykke på ”Start godkendelse/Anvisning”, når rettelserne er lavet, og systemet sender igen en underretning og workflowmail ud til modtager.

Sådan sletter du en OMP

Du sletter OMP’en ved at stå på transaktionsnr. og derefter trykke på   øverst i menulinjen. Bilaget skal være aktivt hos dig, før det kan slettes.

Vær opmærksom på, at alle linjerne skal være slettede inden selve OMPén kan slettes. Du sletter linjerne slettes ved at stå på den enkelte linje og trykke  øverst i menulinjen.

Formål og afgrænsning

Internt salg/køb af varer og tjenesteydelser kan foregå mellem afdelinger og/eller mellem drift og projekter. Foregår handlen mellem driften bruges arterne 81xxxx/86xxxx. Foregår handlen fra driften til et projekt bruges arterne 71xxxx/76xxxx.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd

Relaterede dokumenter

Intern handel til dine egne omkostningssteder

Denne procedure beskriver, hvordan du laver en Intern Handel til dig selv. Du laver selv hele OMP’en.

Læs mere

Intern handel som modtager

Her kan du se, hvordan du laver en intern handel som modtager

Læs mere