AAU logo

AAU Håndbogen

Qlikview: Systemanvendelsesrapport

I denne QlikViewrapport kan du få et overblik over, i hvor høj grad e-handelssystemet bliver anvendt og hvor høj en fakturamatch, der er opnået.

Publiceret: 27.11.2018 (Sidst ændret: 27.11.2018)

Print som pdf

Indhold

I denne QlikViewrapport kan du få et overblik over, i hvor høj grad e-handelssystemet bliver anvendt og hvor høj en fakturamatch, der er opnået. Hvis rapporten bruges aktivt, kan den kan være med at sikre både en højere systemanvendelse og opnå en højere fakturamatch. 


Qlikview rapportens indhold

Gå ind i QlikView
Søg efter rapporten ”Systemanvendelsesrapport”
Du kan vælge mellem at se: Forside, Fakturamatch, Køb uden om E-handelssystemet, Holdårsager, Varemodtagelse, Udeladte leverandører, Enheder – sammenligning eller Vejledning.


OlikViews forside

Klik på fanebladet ”Forside” 

Forsiden giver dig nøgletal for den seneste måned, fakturamatch for de seneste 12 måneder og giver dig afgræsningsvalgmuligheder.

Du kan altid klikke på vejledning, når du står på forsiden.

Hvis du ikke afgrænser under valgmuligheder, vil du se værdierne for hele AAU.


Nøgletal for systemanvendelse og fakturamatch

Systemanvendelsesgraden viser i hvor høj grad, e-handelssystemet er blevet anvendt i den seneste måned. Den ændrer sig alt efter afgrænsning, dog ikke perioden. Systemanvendelsesgraden er målt ved antallet af fakturaer, der er koblet sammen med en ordre.

Fakturamatch viser i hvor høj grad, en faktura er blevet matchet automatisk uden nogen manuel håndtering ud over kvittering for modtagelse. Hvis der er fakturamatch har leverandør anvendt korrekt placeret ordrereference, og der har ikke været et hold ift. priser på linje eller ordrens sum.


Disse grafer viser systemanvendelse og fakturamatch over de seneste 12 måneder. Den ændrer sig alt efter afgrænsning. 


Valgmuligheder og aktuelle valg

Klik på prikken ud for ”Hovedområde”, hvis du vil se detaljer for Hovedområder  

Du får nu vist de hovedområder, du kan vælge.

Vælg fx HUM.
Hovedområde bliver nu vist under ”Aktuelle valg”.

Du kan fjerne det akutelle valg ved at klikke på viskelæderet 

Det aktuelle valg afgrænser altid de øvrige valg. Det betyder, at når du kun får vist enheder under HUM.

Bemærk at du aldrig kan fjerne ”UDELADT”. Det er leverandører, som bevidst er udeladt i rapporten, fx kommunale institutioner. Du kan se dem under fanebladet ”Udeladte leverandører”.


Afgrænsningsmuligheder

Du kan afgrænse din rapport på:

Hvis du sætter kryds i Ja i valgmuligheden Ehandel, viser den kun nøgletallene for de leverandører, som er oprettet som indkøbsleverandører.

Bemærk, at dine valg har indflydelse på visning af de øvrige dele af rapporten på andre faneblade.


Fakturamatch

Klik på fanebladet ”Fakturamatch” 

Denne side viser detaljer om fakturamatch

Valgmuligheder og aktuelle valg

Denne boks med valgmuligheder fungerer som boksen på forsiden. Der er i denne tilføjet andre og flere valgmuligheder.

Du kan afgrænse på følgende muligheder:

 Se flere detaljer om holdene under Holdårsager.


Topscorere manglende fakturamatch (max. 10)

Denne tabel viser en top 10 over de leverandører, hvor der ikke er fakturamatch. Tabellen sorterer fra størst til mindst antal. Der vises kun de første 10, der kan sagtens være flere, der ikke har fakturamatch.


Topscorere manglende systemanvendelse (max. 10)
 

Denne tabel viser en top 10 over de leverandører, hvor der ikke er handlet gennem indkøbssystemet. Tabellen sorterer fra størst til mindst antal. Der vises kun de første 10, der kan sagtens være flere, der ikke er købt igennem i e-handelssystemet.

Hvis der på forsiden er valgt ”Ja” i E-handel, kunne alle viste leverandører i denne tabel være købt igennem e-handelssystemet. 

Tabel over fakturaoplysninger

Denne tabel viser detaljer om fakturaen, fx leverandør, fakturanr. og fakturadato.
Den viser også, om leverandøren indsætter ordrenummer korrekt på fakturaen, og om der har været en forskel i priser, både på ordrelinjeniveau og på ordreniveau.

Hvis leverandøren har indsat ordrenummer korrekt på faktura, ville der stå det samme ordrenummer i både kolonne ”Ordrenr. fra ØSS” og ”Ordrenr. fra faktura”.

Hvis der står ”Nej” i begge kolonner, er fakturaen hverken koblet til en faktura i økonomisystemet, og leverandøren har heller ikke indsat en AAU ordrereference på fakturaen.


Køb uden om E-handelssystemet

Klik på fanebladet ”Køb uden om E-handelssystemet” 

Denne side viser detaljer om køb uden om E-handelssystemet.


Tabel over yderligere fakturaoplysninger, uden ordretilknytning

Denne tabel viser alle fakturaer, hvor der ikke er en kobling til en ordre i e-handelssystemet. Den viser også data fra fakturaen, såsom navnereferencer eller medarbejdernumre, samt den ansvarlige for EAN-nummeret, som eventuelt har konteret fakturaen (i kolonnen distributør


Tabel over Topscorere – navnereferencer på fakturaer med køb uden om e-handel (max. 10 vises)

Denne tabel viser navnereference fra fakturaer, hvor der ikke er en ordrekobling.


Holdårsager

Klik på fanebladet ”Holdårsager” 

Denne side viser detaljer om årsager til tilbageholdelse af fakturaer.

Det kan være hold på grund af manglende kvittering for varemodtagelse, for høj pris for en vare, fragt eller for meget faktureret for en fritekstordre.

Tabellen opdateres ikke, når tilbageholdelse er frigivet, så alle hold, der har været på en faktura vil fortsat være vist.

Hold pga. fejl i enhedspris: Varens pris er højere end den fakturerede pris (på den enkelte ordrelinje). Det kan fx være fordi fragt eller andre gebyrer er lagt til den fakturerede pris på den enkelte ordrelinje, eller flere fakturalinjer kan være lagt sammen til en ordrelinje. Det kan også være fordi leverandøren har faktureret i en anden enhed, end der er bestilt.

Hold pga. fejl i samlet pris: Summen af fakturalinje(rne) er mere end 250 kr. højere end summen af den linje, disse/denne er matchet til. Det kan fx være fordi fragt eller andre gebyrer er lagt til den fakturerede pris på den enkelte ordrelinje, eller flere fakturalinjer kan være lagt sammen til en ordrelinje.

Hold pga. forskel i valutakurs: Det er kun udenlandske fakturaer, der kan få dette hold. Kursen har været afvigende og dermed den samlede pris er for høj

Det kan fx være fordi fragt eller andre gebyrer er lagt til den fakturerede pris på den enkelte ordrelinje, eller flere fakturalinjer kan være lagt sammen til en ordrelinje.


Varemodtagelse

Klik på fanebladet ”Varemodtagelse”.

Denne side viser alle fakturaer, hvor der ikke har været kvitteret for varemodtagelse før faktura er indlæst i ØSS.Bemærk, at den opdateres ud fra de afgrænsede valgmuligheder på de øvrige faneblade. Tabellen opdateres ikke, når tilbageholdelse er frigivet, så alle hold, der har været på en faktura vil fortsat være vist.


Udeladte leverandører

Klik på fanebladet Udeladte leverandører 

Denne side viser alle leverandørfakturaer, der er udeladt. Bemærk, at den opdateres ud fra de afgrænsede valgmuligheder på de øvrige faneblade. 


Enheder - sammenligning

Klik på fanebladet ”Enheder – sammenligning”.

Denne side viser nøgletal for alle enheder og antal af fakturaer.

Fra 0-25 % markeres med rød farve. Fra 25-60% markeres med gul. Fra 60-100% markeres med grøn.

Perioden følger den/de perioder, der er afgrænset til under valgmuligheder.

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd