AAU logo

AAU Håndbogen

Periodisering

Procedure: Sådan håndterer du periodiseringer

Publiceret: 29.11.2018 (Sidst ændret: 29.11.2018)

Print som pdf

Indholdsfortegnelse

Indhold

Grundlæggende information om PERIODISERING

Håndteres af Økonomiafdelingen:

Periodisering af flex-jobrefusion – Dette foretages af Økonomicentret hos ØA hver måned.

Periodisering af flex-jobbidrag – Der kommer en faktura kvartalsvis på flex-jobbidrag.

Fordeling fortages af Økonomicentret hos ØA.

I Indkøbssystemet bliver der hver måned, automatisk dannet filer der i batchnavn hedder: Omkostningsstyring A XXXXXX XXXXXXX. (se under jeres omkostningssted).
Det er periodiseringer på bestilte ordre, som er varemodtaget, hvor der endnu ikke er en faktura, der er bogført.
Selvom dette udføres, skal I stadig tjekke, om der kan være beløb, som ikke er kommet med.

Når der skal periodiseres så bemærk:

  • Det er finans-dato, der tages udgangspunkt i og ikke betalingsdato.
  • Lav inden periodiseringen et udtræk for måneden på jeres omkostningssteder, på beløb, på over 100.000.
  • Her skal der tages stilling til, om beløbet skal periodiseres. (Husk, at der ved alle beløb, over 100.000, indsættes en note ved konteringen, hvorpå der påføres, hvilken periode beløbet dækker).
  • Der må gerne periodiseres beløb på under 100.000.
  • Der må ikke laves periodiseringer mellem afdelinger (Gøres via Intern Handel).
  • Dog er det ok, hvis det er midler, som er tilført Universitet, fra andet firma/organisation, som skal viderefordeles til andre områder på Universitet.
  • Periodiseringerne samles i ØA, og indlæses i ØSS via en elektronisk fil.
  • Periodiseringsposterne tilbageføres måneden efter af ØA.
  • Hvis der er ”forudbetalte” eller forud fakturerede fakturaer som løber længere frem i tiden end 1 måned, bliver beløbet løbende tilbageført af ØA.

Periodiseringsark som sendes til ØA:

  • Beløbet der skal periodiseres, er kun dét af beløbet, der skal placeres længere frem i tiden, end dén måned hvor periodiseringen foretages.
  • Mht. kontering, skriv kun i de hvide felter og husk altid mindst jeres omkostningssted.
  • Husk at vælge den rigtige regnskabsbetegnelse i Drop Down feltet i kolonne P, SKAL VÆLGES
  • Husk Fakturanummer og Firmanavn på linjen i periodiseringsfilen.
  • Påfør altid aktivitetsperiode i periodiseringsfilen.
  • Kopier af fakturaer/eller andet bilag indsættes som PDF-bilag i fanerne Dokumentation i periodiseringsfilen (opret selv flere). Fanerne navngives med periodiseringsbeløbet.
  • Hvis der endnu ikke foreligger dokumentation på periodiseringen, laves udregning og/eller forklaring i fanen Dokumentation.

Indtægter (ikke stats- og projekter) - UK10-90:

  • Det er vigtigt, at man fakturerer rettidigt i gennem året, så indtægten/udgiften er placeret i samme måned, som ydelsen er leveret eller modtaget.
  • Hvis faktura ikke kan sendes/eller ikke er modtaget, i samme måned, som ydelsen er udført, skal der indsendes periodisering, under (9A/9B2) i Periodiseringsarket.
  • Hvis der er faktureret indtægter/udgifter før ydelsen har fundet sted, skal der indsendes periodisering under (9E/9B1) i Periodiseringsarket.

Endnu ikke fakturerede indtægter, Salg af varer og tjenesteydelser (Bilag 9A)

  • Indtægter der ikke er faktureret gennem Debitor.
  •  UK 10 og 90. (Aldrig UK95 OG 97)
  •  Udlæg der skal refunderes
  •  Fakturering af løn som konsulentydelser til fx UCN
  •  Fakturering af IV (uk90)
  •  Manglende refusion (nederste del af bilag 9A)
  •  Løntilskud
  •  Barsel
  •  Langtids sydom
  •  IKKE refusion på Flexjob ansatte (HR beregner)

EKSEMPEL:

Hvis en enhed på forhånd ved, at der fremadrettet vil komme en ca. indtægt, som først vil bliver faktureret senere og dækker periode før fakturering.
Skal enheden dele beløbet med det antal måneder som beløbet strækker sig over.
Den første måned, hvis udgiften løber over et år, skal der indsættes en periodisering i bilag (9A, Endnu ikke fakturerede indtægter)) på 1/12 af beløbet, den næste måned 2/12 af beløbet og sådan fremdeles hver måned, indtil udløb (hvor faktura bliver udstedt).
Bemærk, hvis fakturaen dækker for et helt år, og fakturaen udstedes i f.eks. oktober, skal der periodiseres et beløb i oktober, for de sidste 2 måneder af året, under Forud fakturerede Indtægter (Bilag 9E)

Forud fakturerede indtægter, Salg af varer og tjenesteydelser (Bilag 9E)

  • Bogførte indtægter der dækker for en periode der ligger fremad i tiden
  • UK 10 og 90. (Aldrig UK95 OG 97)
  • Fakturering af løn vedr. f.eks. konsulentydelse, fx 6 mdr., hvor kun 3 er gået.
  •  Kompetencefonden, ubrugte midler
  •  Konferencer, som faktureres forud.

EKSEMPEL:

Disse periodiseres med det beløb, som skal placeres efter den måned der periodiseres for.
Hvis der er udstedt faktura på en ydelse, som bliver udført efter bogføringsdatoen.
Faktura udstedes i april, ydelse udføres fra april til og juli. I april periodiseres ¾ af beløbet. Vi tilbageføre det periodiserede beløb med 1/3 i maj, juni og juli.

Omkostninger (ikke stats- og projekter) - UK10-90:

Forudbetalte omkostninger, UK10 og 90 (Bilag 9B1)

  • Bogførte omkostninger der dækker en periode der ligger fremad i tiden
  •  Husleje for næste måned, eller kvartal
  •  Div. Forbrugsomkostninger
  •  Abonnementer, fx for 6 eller 12 måneder.
  •  Serviceaftaler for fx 12 måneder.

EKSEMPEL:

Faktura med finansdato i periodiseringsmåneden, hvor ydelsen/udgifter dækker frem i tiden.
Periodiser hele det beløb der ligger efter periodiseringsmåneden. Hvis den f.eks. dækker for 1 års abonnement og den første måned er periodiseringsmåneden, skal der periodiseres 1/11 af beløbet. Vi vil så tilbageføre beløbet over den næste 11 måneder.
 

Skyldige omkostninger, UK10 og 90 (Bilag 9B2)

  • Omkostninger der ikke er modtaget faktura på ved månedens afslutning.
  •  Varer der er modtaget.
  •  Ydelser der er modtaget. Fx Rådgivning
  •  Husleje der er bagud afregnet. (BYGST)
  •  Forsyning
  •  Rest af Bevilling (ubrugte midler)
  •  Indkøbsordre der er varemodtaget og som ikke med på journalimport vedr. omkostningsstyring

EKSEMPEL SKYLDIG OMK.:

Hvis en enhed på forhånd ved, at der fremadrettet vil komme en ca. udgift, som først vil bliver faktureret senere og dækker periode før fakturering. Skal enheden dele beløbet med det antal måneder som beløbet strækker sig over. Den første måned, hvis udgiften løber over et år, skal der indsættes en periodisering i bilag (9B2, Skyldige omkostninger) på 1/12 af beløbet, den næste måned 2/12 af beløbet og sådan fremdeles hver måned, indtil faktura er konteret og godkendt.
Husk hvis beløbet så dækker længere frem i tiden, at det beløb der ligger senere bliver periodiseret under ”Forudbetalt” omkostninger. (Bilag 9B1)

Hensatte forpligtelser (Bilag 9F)

Bemærk: Det er kun midler som er afsat til trediepart, uden for universitet, eller midler som er hensat til et bestemt formål. Interne midler f.eks. strategiske puljer, som ikke bliver anvendt i løbet af året, kan ikke periodiseres til året efter.

Morten Winterberg/Morten Bang Henriksen vurderer om formålet er ok, for periodisering.

  • Ekstra ordinære hensættelser, til fx retssager eller andre forpligtelser.
  • Anvendes ikke løbende månedsvis, men skal overvejes til årsafslutning

Beordret overarbejde eller skyldige lønomkostninger (Bilag 9H1)

  • Lønomkostninger vedr. fritstillelse. (Hvis medarbejder arbejder i opsigelsesperioden, skal der ikke hensættes til løn, her).
  • Større forpligtelser i forbindelse med lønforhandlinger, der ikke når udbetaling i dec.
  • Kan godt tilbageføres løbende månedsvis, hvis der påføres periode

 
Periodisering af omkostninger på uk95 og uk97:

  • Der må IKKE periodiseres på projekter u. juridisk binding.
  • Der må IKKE periodiseres Medfinansiering
  • Der må IKKE periodiseres beløb til samarbejdspartner (63XXXX)
  • Der må IKKE periodiseres på OVERHEAD
  • Eksterne finansieringer periodiseres her
  • Tidregistrering skal anvendes i videst mulig omfang.
  • Hvor det ikke er muligt, indsendes periodisering af det frikøb der ikke er registreret på projektet.
  • Projekter, der er under oprettelse, og hvor det pga. tidspunkt for igangsættelse af projektet, endnu ikke har været muligt at få timerne igennem tidsregistrering, periodiseres også her.
  • Husk at tage højde for evt. medfinansiering inden indsendelse af periodisering af frikøb

Skyldige omkostninger, Eksterne projekter (Bilag 9C1)

  • Lønomkostninger der faktureres fra UCN eller Regionen.
  •  Varer der er modtaget.

Omkostninger på projekterne, hvor der endnu ikke har kunne bogføres på.

Skyldige omkostninger, omkontering fra uk10 (Bilag 9C2)

  • Omkostninger (løn eller varer) som er bogført på uk10, men som burde være konteret.
  •  Timer for en tidligere periode, man opdager ikke er bogført på projektet.
  •  Projekter hvor underskrift ER modtaget, men oprettelse trækker ud.
  •  Der periodiseres IKKE på projekter uden juridisk binding.

Her er der kun bogførte beløb, der periodiseres

Skyldige omkostninger, omkontering fra projekt til uk10 (Bilag 9C3)

  • Omkostninger som er bogført på projektet, men som burde være konteret på uk10.
  •  Fejl man opdager på timer, som først kan rettes med næste lønkørsel.

Her er der kun bogførte beløb, der periodiseres.

Formål og afgrænsning

Fordi vi på AAU laver månedlige økonomiopfølgninger, skal der også laves månedlige periodiseringer.

Du kan læse mere på okonomi.aau.dk/okonomistyring/periodeopfoelgning/

Søg i AAU håndbogen

Målgruppe

  • Det Humanistiske Fakultet
  • Det Ingeniør- og Naturvidenskabelife Fakultet
  • Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
  • Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet
  • Ansatte på AAU
  • Det Tekniske Fakultet for IT og Design
  • Fælles Service
  • Institutter
  • Skoler
  • Studienævn

Kategori

  • Fysiske forhold
  • Bolig til udenlandske studerende og ansatte
  • Byggeri og bygningsdrift
  • Fysisk arbejdsmiljø
  • Lejemål
  • Lokaler
  • Miljø
  • Sikkerhed
  • Udendørs arealer
  • Organisation
  • Forsikring
  • GDPR
  • Strategi og udvikling
  • Styrelsesspørgsmål
  • Styrende organer
  • Personale
  • Ansættelse
  • Arbejdsmiljø
  • Barsel
  • Ferie
  • Fratrædelse
  • Internationale medarbejdere
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejde
  • Sygdom
  • Kommunikation
  • Design og logo
  • Intern kommunikation
  • Markedsføring
  • PR og presse
  • Sprog og oversættelse
  • Forskning
  • Forskningsregistrering i VBN
  • Input fra fakulteterne
  • Ph.d.
  • Økonomi
  • Anlæg
  • Bogholderi
  • Budget
  • e-handel
  • Indkøb
  • Projektøkonomi
  • Prophix
  • Qlikview
  • Regnskab
  • Rejser
  • RES
  • RUS2
  • Statistik
  • Økonomistyring
  • Uddannelse
  • Hjemmesider om uddannelse
  • Internationalisering
  • Klager dispensationer og disciplinære foranstaltninger
  • Kvalitetssikring og akkreditering
  • Optagelse orlov og udmeldelse
  • Undervisning eksamen og merit
  • IT
  • Hjemmesider
  • IT - diverse
  • IT Services
  • Scanpas-vejledninger

Type

  • Politik
  • Procedure
  • Regel
  • Et godt råd